Hoe technologie drie grote job-costing-uitdagingen elimineert

Accurate tijdregistratie is cruciaal voor het beheren van arbeidskosten om winstgevendheid te bereiken voor bouwbedrijven, wat succesvolle bedrijven scheidt van de rest.

Als arbeidskosten niet aan het juiste project of de juiste taak worden toegekend, of de hoeveelheid voltooid werk onjuist is, is het moeilijk om het budget van het project te controleren. Nauwkeurigheid heeft een directe impact op de winst of verlies van een project.

Effectieve job costing en tijdregistratie zijn alleen zo goed als de data die wordt verzameld. Gelukkig kunnen vandaag de dag realtime cloud-gebaseerde oplossingen deze processen stroomlijnen, evenals andere cruciale datapunten van het bedrijk verbinden. Door boekhouding, salarisadministratie, job costing, tijdregistratie, assetbeheer en ERP-programma's te integreren, stelt de juiste oplossing grotere zichtbaarheid overall in, en maakt betere besluitvorming mogelijk.

Hier zijn drie hoofdpijn-scenario's die aannemers en supervisors vaak tegenkomen bij job costing en tijdregistratiesystemen, samen met inzichten over hoe opwaardse schaalverandering stress kan verminderen, menselijke fouten mitigeren en projectwinst kan verhogen.

Hoofdpijn nr. 1: Arbeidsuren bijhouden en constant veranderende taken

Het bijhouden van arbeidsuren en productiviteit van een team hangt ervan af dat elk lid een papier- of spreadsheet-gebaseerd urenkaartje accuraat bijhoudt. Maar niet alleen nemen deze kostbare tijd in beslag om in te vullen, ze zijn ook geneigd tot inconsistenties. Vaak worden deze urenkaartjes dagen of zelfs weken later ingevuld, nadat het werk al gedaan was. Daarnaast kunnen teamleden per ongeluk inactieve kostencodes intypen of inschrijven, uren weglaten of de tijd die on-site of aan een specifieke taak is besteed, overschatten.

Realtime, cloud-gebaseerde tijdregistratie elimineert dit probleem door echte job costing voor bouwprojecten te bereiken. In plaats van te wachten om papier urenstaten of een spreadsheet in te vullen, opent elk teamlid een cloud-gebaseerde app op hun telefoon, authenticatie met een PIN, selecteert het project waar ze aan werken, kiest de taak die ze zullen uitvoeren, en selecteert het stuk apparatuur dat ze zullen gebruiken om hun werk voor de dag te verrichten. Na het bevestigen van hun invoer, maakt de app een selfie van de medewerker en bevestigt hun fysieke locatie. Het gezichtsherkenningsvermogen van de app vergelijkt de selfie-foto van de medewerker met hun profielfoto, en vlagt eventuele problemen met een mismatch-waarschuwing.

Een tijdregistratieoplossing met gezichtsherkenning maakt job costs nauwkeuriger, omdat aannemers weten dat de juiste persoon arbeidsuren toewijst aan het juiste project met volledige nauwkeurigheid. Wanneer een tijdregistratie-app integreert met een enterprise resource planning- of salarisadministratiesysteem, is de job cost data beschikbaar en goedgekeurd in de cloud. De informatie wordt uiteindelijk in de corresponderende datavelden geduwd voor verwerking en rapportage. Wanneer het team schakelt van taak naar taak, zoals van cement mengen tot cement gieten, kiest elk teamlid simpelweg de volgende taak zonder de vorige taak uit te klokken. Elke taakwisseling duurt minder dan drie seconden. De medewerker hoeft alleen uit te klokken wanneer ze klaar zijn met werken voor de dag.

De beste manier om de meest nauwkeurige job costs te krijgen, is job cost data verzamelen op het moment dat het gebeurt. Medewerkers kunnen nog steeds job costs vastleggen en in- en uitklokken zoals het gebeurt, zelfs wanneer er geen internettoegang of voldoende cellulair dataservice is.

Realtime tracking geeft aannemers de beste data voor nauwkeurige job cost rapporten, en vastlegt realtime voortgang op projecten, wat problemen op het earliest mogelijke moment onthult. Dit geeft aannemers de beste kans om de bottom line van het project te beschermen.

Hoofdpijn nr. 2: Omgaan met data die niet in sync zit tussen applicaties

Aannemers gebruiken al jaren technologie om de nauwkeurigheid van job costing te vergroten. Sommigen gebruiken nog steeds papier. Anderen spreadsheets of andere stand-alone software. Er kunnen matige verbeteringen zijn van het overstappen naar spreadsheets ten opzichte van handgeschreven verzamelmethoden, maar de meeste spreadsheets bevatten berekenings- of invoerfouten. Veel bedrijven verzamelen data op papier, voegen die data toe aan spreadsheets, en voeren het opnieuw in software in.

Er zijn nog steeds veel mogelijke foutpunten en gaten die tijd verspillen en nauwkeurigheidsuitdagingen veroorzaken. Een eenvoudige data-verzamel- of invoerfout kan leiden tot kostbare aannames. In vergelijking, stelt een modern geïntegreerd systeem, met controles, al de job cost data in sync. Dergelijke beschermingen helpen aannemers hun job costing-inspanningen te verbeteren, zodat de projecties die ze maken nauwkeurig zullen afstemmen op het werk dat uiteindelijk zal worden gedaan.

Wanneer ERP- en salarisadministratiesystemen in realtime geïntegreerd zijn met de tijdregistratie-app, creëert dit een interconnected systeem waar de projectkostenstructuur hetzelfde is. Dit zorgt ervoor dat de manier waarop u data uit het veld verzamelt, overeenkomt met de datastructuur voor job cost rapporten in de ERP voor nauwkeurige job cost rapportage en salarisverwerking. Ook, als er nieuwe taken aan het project worden toegevoegd halverwege door een change order, zal de ERP-integratie de taak automatisch aan de tijdregistratie-app toevoegen voor de veldmedewerker om de nieuwe taak te selecteren. Bovendien zouden geavanceerdere integraties alleen de project-specifieke kostencodes tonen, om medewerkers te beschermen tegen het selecteren van de verkeerde kostencode.

De tijdregistratieoplossing spiegelt de projectkostenstructuur in de ERP, zodat supervisors bewust zijn van hoe hun projectarbeidsbudget beïnvloed wordt, terwijl ze ook in staat zijn om lopende budgetoverschrijdingen vroegtijdig te signaleren om tijdige beslissingen te nemen om het project op budget te houden.

Hier is een hypothetisch voorbeeld: Een beton-trottoir-team komt aan op de werkplek. Wanneer ze inklokken, wordt een nieuwe kostencode uit de ERP aan de tijdregistratie-app van gisteren toegevoegd via een change order, zoals de toevoeging van een wapeningsmat aan het trottoir. De supervisor informeert de medewerker erover, en de medewerker kan de nieuwe taak selecteren. Er is geen mogelijkheid om te mistypen of een code voor een ander project, op een andere dag of een ander tarief te gebruiken. Naarmate het team hun taken voltooit, delen de tijdregistratie-app en het ERP-systeem continu data, wat de supervisor continue updates geeft over hun arbeids- en productietotalen. Belangrijkst van allen, het stelt supervisors in staat om het geschatte budget te vergelijken met hun werkelijke kosten, zodat ze op tijd en binnen budget blijven, en garanderen dat alle arbeid factureerbaar is en geregistreerd, terwijl nog steeds rekening wordt gehouden met mid-project wijzigingen of toevoegingen.

Hoofdpijn nr. 3: Te maken krijgen met inefficiënte handmatige processen

Data van de ene naar de andere plek verplaatsen op papier, spreadsheets of in een programma is ongelooflijk tijdrovend. Supervisors willen dat hun teams hun tijd besteden aan werken aan een job, niet aan administratieve tijd te verspillen. Vandaag de dag geven 26,4% van alle bouwbedrijven aan dat geen van hun softwareoplossingen met elkaar communiceren. Daar komen geïntegreerde oplossingen om de hoek kijken, die werknemers helpen eenvoudige taken met snelheid en nauwkeurigheid te voltooien.

In een cloud-gebaseerd systeem met live velddata-verzameling, worden job cost rapporten gemaakt van de meest up-to-date data, wat de huidige status van elke taak op elk project toont. Deze informatie geeft aannemers duidelijkheid in projectstatusveranderingen zodra ze zich voordoen, en stelt hen in staat om snelle beslissingen te nemen wanneer aanpassingen nodig zijn.

Nog een voorbeeld. Met papier urenkaartjes moet een salarisadministratiekracht de salarisinformatie handmatig in het salarissysteem invoeren, daarna moet een boekhoudkracht of projectmanager het aantal uren per kostencode intypen en toewijzen aan het juiste project. Vervolgens moeten ze de productiehoeveelheden per kostencode in de ERP of schattingsoftware of spreadsheet invoeren. De salarisadministratiekracht kan tot vijf minuten besteden aan data-invoer per medewerker, en de boekhoudkracht of projectmanager zou ten minste die hoeveelheid tijd besteden aan het invoeren van de job cost data in de ERP. Een realtime tijdregistratie-app registreert hun tijdsinvoeren, voltooid productie-eenheden en job cost toewijzingen direct, en integreert die data in salarisadministratie en het ERP-systeem.

Medewerkers van een steigerbouwbedrijf besteedden vier tot vijf uur per dag aan handmatig invoeren van salarisdata en ervoor zorgen dat de tijd van hun medewerkers gecodeerd was voor het juiste project. Ze moesten ook de papieren scannen en organiseren voor digitale opslag. Toen ze overstapten op een cloud-gebaseerde tijdregistratie-app en arbeids- en job costs in realtime verzamelden, verminderden ze handmatige processen tot één uur per dag, wat resulteerde in een 78% productiviteitsstijging.

Elk bouwproject heeft zijn set bewegende onderdelen, en kan de aandacht van een supervisor uitrekken. Of het nu gaat om het stroomlijnen van tijdregistratie, het verbeteren van job costing of het overdragen van vitale data van de ene afdeling naar de andere, een realtime cloud-gebaseerde oplossing elimineert ongedwongen fouten, maakt biedingen competitatiever, en neemt onnodige hoofdpijn weg.

Mike Merrill is co-founder en chief operating officer van WorkMax.