Groeien met de cloud: 3 cruciale voordelen die elk bedrijf moet kennen

Organisaties staan te profiteeren van meerdere voordelen door hun software en computing-infrastructuur naar de cloud te verplaatsen.

IDC voorspelt dat de wereldwijde datasfeer in 2025 163 zetabytes (een triljoen gigabytes) zal overschrijden, ongeveer tien keer de grootte van 2016. Bedrijven lopen het risico nog verder achter te raken in hun vermogen om te bepalen wat belangrijk is, alles wat gevoelig is te beveiligen, en sleuteldata in hun moment van nood te lokaliseren. Naarmate data groeit, groeien de kosten en complexiteit van on-premise beheer, wat effectief informatiebeheer een toprioriteit maakt voor transport- en logistiekeorganisaties. Een cloud-gebaseerde enterprise content management (ECM) dienst kan helpen.

Tal van experts bevestigen het financiële voordeel van de cloud. Nucleus Research, een firma die gespecialiseerd is in het beoordelen van de financiële opbrengst op technologie-investeringen, schat dat de cloud 3,2 keer meer waarde oplevert dan on-premise software. Toch zijn veel transport- en logistiekebedrijven traag in het adopteren van clouddiensten, zodat het financiële voordeel niet volledig gerealiseerd wordt. Cloud-gebaseerd ECM kan ook helpen compliance met regelgeving te waarborgen, cyberbeveiliging te verbeteren, en vlootbeheer te vereenvoudigen.

Voordelen van vertrouwen op de cloud omvatten:

Compliance met regelgeving waarborgen.

Tal van overheidsregelgevingen vereisen dat bedrijven gevoelige data beschermen, inclusief werknemersdossiers, klantinformatie en financiële records. Bijvoorbeeld, de Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) vraagt dat chauffeurs in staat zijn een elektronisch logboek van activiteit te leveren wanneer gevraagd door law enforcement-personeel. En het U.S. Department of Transportation schrijft bepaalde recordbewaaractiviteiten voor, inclusief de opslag van zakelijke records door diverse retentieperiodes, afhankelijk van het recordtype. Compliance met deze standaarden waarborgen kan complex zijn, vooral in een omgeving waar papieren documenten de norm zijn.

Records converteren naar een elektronisch formaat kan compliance met regelgeving dramatisch vereenvoudigen. Veel documentmanagementsystemen staan gebruikers toe toegang tot informatie te vergrendelen, wat de bescherming van personally identifiable information (PII) waarborgt. Bovendien kunt u automatische record-retentieplannen instellen die u notificeren wanneer een document lang genoeg opgeslagen is, en u de mogelijkheid geven om vernietiging te autoriseren. Ten slotte stellen elektronische documenten opgeslagen in de cloud mobiele toegang tot records zoals chauffeurslogboeken in staat, wat ze beschikbaar maakt zoals nodig — zelfs tijdens de rit.

Cyberbeveiliging boosten.

Van vlootbeheerdossiers, zoals voertuigonderhoud en chauffeurslogboeken, tot algemene zakelijke documenten zoals werknemers- en financiële records, is elk transport- en logistiekebedrijf overstroomd met informatie die zorgvuldig beheerd moet worden. Bepaalde informatie moet vertrouwelijk gehouden worden, en datalekken kunnen verwoestend zijn voor zowel consumentenvertrouwen als bedrijfsfinanciën. Het aantal Amerikaanse bedrijven getroffen datalekken verdubbelde bijna tussen 2016 en 2017, van 24 procent tot meer dan 46 procent, met een gemiddelde kosten van $3,62 miljoen per inbreuk.

Documenten verplaatsen naar een cloud-gebaseerde ECM-dienst kan de bescherming van gevoelige informatie verbeteren. Uit noodzaak zijn cloud-providers experts in cyberbeveiliging. Veel systemen bieden meerdere beschermingen, inclusief encryptie, sterke wachtwoordafdwinging, en content-specifieke toegang, wat bestanden en zelfs individuele documenten beperkt tot geautoriseerde viewers. In de meeste gevallen vinden bedrijven hun beveiliging verbetert wanneer informatie van hun eigen bedrijfsnetwerk naar een clouddienst verplaatst wordt.

Vlootbeheer vereenvoudigen.

Vlootbeheer is een van de meest kritische functies voor logistiekebedrijven, die huidige en geprojecteerde voertuiglocaties moeten tracken, klant- en verzendrecords managen, en chauffeursveiligheid waarborgen, allemaal terwijl goederen op tijd geleverd worden. Een opkomende klasse technologie genaamd robotic process automation (RPA) kan zowel vlootbeheer vereenvoudigen als de kosten ervan verlagen. RPA gebruikt elektronische gebruikersaccounts genaamd "bots" om in te loggen in diverse applicaties, om data te verifiëren en te delen, en handmatige taken zoals data-invoer automatisch uit te voeren. Gecombineerd met cloud-gebaseerd ECM, kunnen de technologieën de kosten dramatisch verlagen door routingprocessen te stroomlijnen en werknemers in staat te stellen over te gaan op hogere waarde-toevoegende taken.

Naarmate uw data groeit, zult u betere tools nodig hebben om uw bedrijf te managen. Terwijl u uw bedrijfs- en afdoeldoelen overweegt, vraag uzelf: Waar kan de cloud u helpen de resultaten te bereiken die u nodig hebt?

Christina Robbins is marketing manager bij Digitech Systems LLC, een aanbieder van enterprise content management (ECM) software.