Toekomstbestendige Inkoop: 5 Essentiële Strategieën om Supply Chain Uitdagingen te Overwinnen

Meer dan 66% van de inkoopprofessionals zegt dat het navigeren door leveringsketens het grootste knelpunt was in het inkoopproces doorheen de COVID-19-pandemie, volgens een lopende enquête. Het is geen verrassing dat het navigeren door supply-chain-tekorten een algemeen thema werd, overwegend de hele wereld veel van dezelfde goederen en diensten nodig had om bedrijven zoals gewoonlijk te laten draaien, van handdesinfectmiddel tot PBP-pakken.

Het wordt verwacht dat supply-chain-uitdagingen zullen voortduren over het komende jaar, op minimaal, terwijl we collectief onze weg door de effecten van de pandemie blijven bewandelen. Als zodanig wenden inkoopteams zich nu meer dan ooit tot technologie om hun proces te digitaliseren en aan te passen. Het inkoop-digitaliseringsproces vindt plaats over drie opkomende fasen: reageren, herbeoordelen en toekomstbestendig maken. Inkoopteams kunnen zich in een andere fase bevinden gebaseerd op hun operationele opzet vóór COVID-19.

Reageren

Toen de COVID-19-pandemie het eerste keer sloeg, betekende dat dat inkoopteams moesten doen wat mogelijk was om processen business as usual te laten draaien, wat leidde tot reactieve beslissingen in plaats van strategische. De 'reageren'-fase van inkoop-digitale transformatie omvat initiatieven zoals:

• operaties stroomlijnen door ze online te brengen om efficiënter te reageren op dringende verzoeken die de volksgezondheid en veiligheid adresseren;
• betere telecommuting-mogelijkheden inschakelen tijdens remote werken of met beperkte toegang tot het kantoor;
• online bronnen zoals leveranciersdatabases gebruiken om leverancierspools te diversifiëren en uit te breiden midden in supply-chain-storingen, etc.

Sommige teams waren in staat om snel te reageren omdat ze de infrastructuur hadden om dat te doen, terwijl andere teams nieuwe tools en processen in een korte tijdspanne moesten adopteren om effectief met noodrespons om te gaan. Diegenen die de voorzichtigheid of strategische planning hadden om naar duurzame digitale processen te bewegen zoals gevalideerde e-inkooptools, kunnen ze in de toekomst blijven gebruiken met kleine aanpassingen. Terwijl diegenen die reageerden op de situatie in ietwat van een urgente paniek (zoals zoveel moesten!) zich nu kunnen herbeoordelen de tools en processen die ze gebruiken.

Herbeoordelen

Naarmate inkoopteams doorgaan met reageren op dringende verzoeken en behoeften gerelateerd aan COVID-19, moeten ze ook de tools en processen die initieel geadopteerd werden tijdens de "reageren"-fase, herbeoordelen, identificerend efficiëntiegaten, staatcompliance-tekortkomingen, en of deze oplossingen duurzaam zijn na de pandemie. In deze herbeoordelingsfase moeten inkoopteams hun operaties en tools beoordelen met vragen zoals:

• Zijn mijn end-to-end (d.w.z. intake tot contract management) operaties gedigitaliseerd en verbonden?
• Is mijn projectpijplijn gecentraliseerd op één plek en gemakkelijk toegankelijk?
• Zijn onze processen intuïtief en gemakkelijk te gebruiken voor alle interne klanten?

Daarnaast is de vraag naar digitale en no-touch diensten met 20% gegroeid in de VS volgens McKinsey, dus inkoopteams moeten deze vraag adresseren terwijl ze langetermijn-digitaliseringsprocessen bepalen. Inkoop's snelle reactie op COVID-19 door digitale betaling en levering van diensten te bieden (vooral voor diegenen in de publieke sector ruimte) heeft een precedent gezet dat klanten of componenten na de pandemie zullen verwachten.

Toekomstbestendig Maken

Ontwikkelingen zoals wijdverspreide vaccindistributie brengen het einde van COVID-19-beperkingen en lockdown in zicht, wat veel organisaties leidt om serieus na de pandemie te denken. COVID-19 heeft inkoop's kritische rol in tijden van crisis in de schijnwerpers gezet — ze zullen in organisaties waargenomen worden als kritieke en strategische spelers binnen het supply-chain-proces, in plaats van de noodzakelijke 'rode-lint' last die ze zo vaak worden voorgesteld. Inkoopteams zullen moeten bouwen op hun digitale transformatiefundering gefocust op efficiëntie, compliance en leveranciersbetrokkenheid om herstelbehoeften te bevredigen en opgroeiende eisen voor duurzaamheid, veerkracht en technologische aanpassing te beantwoorden.

Naarmate organisaties door deze drie fasen in het afgelopen jaar zijn bewogen, en zullen doorgaan met doorlopen door ze, hebben we een stijging gezien in vijf kerntrends die de inkoopfunctie binnen leveringsketens hebben omhuld. Deze trends moeten overwogen worden als organisaties de 'toekomstbestendige' fase betreden en technologie benutten als equalizer voor al hen:

1. Kostenbesparingsbeslissingen. Inkoop hoeft niet alleen meer met minder te doen, maar ook de strategie te leveren die de rest van hun agentschap helpt te bloeien ondanks beperkte middelen.

Omdat inkoopteams door heel Noord-Amerika hun strategische potentieel toonden in de vroege dagen van de COVID-19-pandemie, zullen ze onvermijdelijk opgeroepen worden om grote beslissemakers te zijn wanneer het gaat om kostenbesparing en planning en herprioritering van budgetten.

2. Telecommuting. COVID-19 heeft een nieuwe normalisatie van remote werk ingeklokt, wat relatief nieuw is voor publieke sector werknemers. Per 2019, waren bijvoorbeeld slechts 42% van de Amerikaanse federale werknemers geschikt voor telewerk. Maar doorheen 2020, heeft het Amerikaanse leger bijvoorbeeld een 400% toename in remote werk capaciteiten gezien.

Inkoop zal zonder twijfel opgeroepen worden om de benodigde producten en oplossingen te sourcen om de infrastructuur veilig en effectief te bouwen. Dit zal betekenen nauw samenwerken met IT-afdelingen om evolutieve werkeisen te ondersteunen.

3. Efficiëntie en Aanpasbaarheid. De volgende normaliteit van inkoop zal het heronderzoeken van inkoopprocessen omvatten, ze sneller en agieler maken voor de lange termijn — niet alleen in noodgevallen — om aan deze nieuwe verwachtingen van stakeholders en componenten te voldoen.

Als inkoopteams, met name die in de publieke sector, zich voorbereiden op de voorspelde economische turbulente in de komende maanden en jaren, stelt de capaciteit om meer tenders efficiënter te draaien uw agentschap in staat om sneller, sterker en productiever te zijn zelfs midden in budgetherprioritering en resource cuts.

4. Focus op DBE Contracten. Sociale rechtvaardigheidsbewegingen zoals Black Lives Matter hadden burgers zich wenden tot hun overheid voor verandering afgelopen jaar. Wat velen niet beseffen is dat inkoopafdelingen binnen de overheidsector de kans hebben om sociaal goed te bevorderen door een gelijk speelveld te creëren voor diverse leveranciers.

Benachte Bedrijven (DBEs) zijn altijd een focus geweest voor publieke inkoopteams, maar ze zijn een prioriteitsfocus geworden in het afgelopen jaar en we zullen de trend zien voortduren. Als zodanig kunnen teams technologie benutten (bijv: e-inkooptools) om als equalizer te fungeren voor contracttoekenning en auditing om een balans te waarborgen tussen DBE en non-DBE leverancierscontracten.

5. Data en AI. Inkoop is altijd een "jack of all trades, master of none" afdeling geweest, verwacht expertise te hebben in alles van bouw tot IT tot professionele diensten. Als resultaat kunnen inkoopagents vinden dat veel van hun tijd wordt besteed aan Google zoeken naar templates, of aan de telefoon met een peer van een ander agentschap om te zien hoe ze nieuwe categorieën benaderen.

De volgende normaliteit van inkoop zal meer data-gedreven besluitvorming omvatten om te helpen met het benaderen van benchmarks en data-inzichten van peers om hun interne klanten te leiden om de juiste vereisten te overwegen, en andere inkoop-best-practices toe te passen, zoals passende criteria-gewichten, om een succesvol resultaat te bereiken.

Wat betekent dit voor overheid, zakelijke leveranciers en burgers?

Deze trends hebben al begonnen de markt te grijpen en zullen dat blijven doen, zoveel zelfs dat ze inkoop's nieuwe normaliteit zullen worden, zoals aangegeven in het ebook The Rise of Procurement's Next Normal. Wanneer specifiek kijkend naar overheid inkoopoperaties, zullen teams agieler en strategischer worden; veel agentschappen kunnen de centralisering van aankopen zien die eerder gedecentraliseerd waren naarmate inkoop zijn reputatie als data-gedreven partner blijft ontwikkelen.

Overheid zal haar inkoopafdeling zien als een sleutel strategische speler, met de capaciteit om zowel sociale als economische beslissingen te beïnvloeden door budget- en contractbeheer. Zakelijke leveranciers zullen duidelijke communicatielijnen en zichtbaarheid in het inkoopproces hebben. Daarom zullen ze een beter begrip en waardering hebben van het leveranciersselectieproces, met name wanneer het gaat om DBEs. Ten slotte zullen burgers de rimpel-effecten van de beslissingen die gemaakt worden door overheid inkoopteams blijven ervaren. Echter, omdat inkoopbeslissingen efficiënter zullen zijn, zullen de impacten op burgers sneller ervaren worden dan voorheen. Het is ook belangrijk om te noteren dat economische veranderingen — en voordelen — zullen evolueren naarmate de trend van inkoop voor sociale gelijkheid opgaat om een drijvende prioriteit te worden voor veel overheid inkoopteams.

COVID-19 heeft veel bedrijven gedwongen tot lockdown en veel mensen om van huis te werken, maar het is ook de drijvende kracht achter de versnelde digitale transformatie die, op veel manieren, overheid inkoop op zijn onvermijdelijke pad heeft geduwd, al sneller dan iemand had kunnen voorspellen.

Omar Salaymeh is chief client en product officer bij Bonfire.