Dole Sunshine: Pioneers in Digitale Indirecte Inkoop voor Duurzaamheid en Winstgevendheid

De digitale transformatie van Dole Sunshine Company's indirecte inkoop belooft een duurzamere, zichtbaardere en winstgevendere waardeketen.

Een nieuw tijdperk breekt aan bij Dole Sunshine Company, een toonaangevend voedings- en drankenbedrijf op een vette missie, dat de mondiale belangen en gecombineerde inspanningen van Dole Asia Holdings, Dole Food & Beverage Group en Dole Fresh Produce vertegenwoordigt. Het bedrijf's buitengewone geschiedenis van kwaliteit en innovatie strekt zich uit tot 1899, toen James Dole, een pas afgestudeerde Harvard-graduate met een fascinatie voor landbouw, begon met ananas kweken in Hawaii. In 2012 werd Dole Asia Holdings opgericht, toen Itochu de Dole wereldwijde verpakte voedingsmiddelen en Aziatische verse producten overnam.

Spring vooruit meer dan 120 jaar en Dole blijft een synoniem voor ananassen, bananen, en verpakte fruitproducten, en behoudt een hoge reputatie voor versheid en kwaliteit. Vanuit het perspectief van een bedrijf zo oud als Dole, verandert de wereld snel, maar Dole is de uitdaging aangegaan om in te halen door zich te richten op het ontwikkelen van formele standaard inkoop- en sourcingprocessen, terwijl digitalisering wordt gedreven. In juni 2020 trad Naissa von Pein toe aan het bedrijf om een programma te leiden gewijd aan die doelen. De Global Director for Indirect Categories and Procurement Excellence leidt een fundamentele hervorming van indirecte sourcingpraktijken, terwijl ze Dole's inkoop centrum van excellentie opbouwt, taken die ze zegt "vanzelfsprekend verschillend in hun werkterrein, maar complementair door de aard van indirecte inkoop die zeer gefragmenteerd en lokaal beheerd is. Fragmentatie van informatie is de grootste uitdaging voor een strategische inkoopbenadering."

"We gaan door een evolutieperiode bij Dole, wat een bedrijf is dat in het verleden traditioneel was met een gedecentraliseerde structuur en beperkte zichtbaarheid door gebrek aan systemen," voegt ze toe. "We werken nu naar centralisatie en processtandaardisatie, terwijl we automatisering drijven door inkooptools en ons richten op een meer strategische inkoopbenadering voor relevante categorieën. Onze inkoopteams krijgen de ondersteuning die ze nodig hebben voor strategische transformatie-initiatieven, met als doel de toeleveringslijnen vlot te laten lopen terwijl de benodigde kostenbesparingen worden geleverd."

Dole is nog in de vroege fasen van zijn digitale transformatie, erkent von Pein, en veel van de focus van haar eerste jaar bij het bedrijf is besteed aan het kristalliseren van de fundamenten van indirecte categorieënmanagement's best practices, terwijl e-sourcing strategieën worden gebruikt om strategische sourcingprocessen te digitaliseren en te versnellen. Maar grote vroege stappen zijn gezet door de implementatie en versterking van Ivalua's platform, Dole's primaire digitale investering en centraal inkooptool.

"Het implementeren van Ivalua's software heeft ons in staat gesteld om bottom-line kostenbesparingen te prioriteren door inkoop-geleide besteedmanagement en competitieve sourcinginitiatieven. We zijn ook in staat geweest om automatisering en standaardisatie voor leverancierskwalificatie en contractmanagement verder mogelijk te maken," zegt von Pein. "Mijn huidige focus vanuit een inkoop-excellentie standpunt betreft processtroomlijning, automatisering, en het verhogen van inkoop's profiel en zichtbaarheid binnen het bedrijf. We herzien inkoopprocessen om manieren te identificeren om tijdrovende taken te elimineren door het gebruik van geautomatiseerde systemen en analyse, evenals zwakke schakels in de bestaande toeleveringsketen te identificeren, ons als functie te versterken en tijd vrij te maken om te focussen op lange-termijn initiatieven. We moeten ervoor zorgen dat het team Ivalua tot zijn volle capaciteit gebruikt, terwijl we de digitale roadmap tekenen voor verdere verbeteringen om onze automatiserings- en efficiëntiedoelen te bereiken."

Het Ivalua-systeem was geïmplementeerd voor haar aanstelling, initieel op drie productiesites in Azië, en is cruciaal geweest bij het bereiken van inkoop's korte-termijn doelen. Maar von Pein heeft een ambitieuzere visie. "Ik wil ervoor zorgen dat ons team het tool tot zijn volle capaciteit gebruikt. Het komt terug op change management, en zoals bij elke nieuwe tool implementatie, als dit niet goed geleid wordt door het management, en als we de voordelen niet benadrukken voor de mensen en teams die het gebruiken, dan zullen we uiteindelijk niet de resultaten bereiken die we verwachten. Ik heb dit in het verleden gezien gebeuren, maar we zien al geweldige resultaten dit jaar."

Met de fundamenten die snel verbeteren, keert von Pein haar focus naar inkoop-excellentie, Dole's overkoepelende doel voor de komende twee tot vier jaar. "Een van de sleutelpijlers van het bouwen van ons centrum van excellentie omvat het definiëren van onze categorisestructuur, gebaseerd op de besteed- en risicoprofielen binnen onze toeleveringsketen. We nemen een proactieve stap op toeleveringsketenrisicomanagement, en bouwen wederzijds voordelige langdurige partnerschappen met leveranciers," zegt ze.

Een van de grootste ontwikkelingen in het afgelopen jaar stamt van een nieuwe strategische benadering van indirecte categorieën, herbeoordeling van de structuur en effectiviteit van lokale, regionale en mondiale leveranciers. Beginnend met lokale leveranciers, waar inkoopteams al aanwezig waren, zegt von Peen dat de initiële uitdaging lag in het terugbrengen van indirecte besteed onder controle van inkoop.

"Door continue engagement en het bewijzen van het voordeel van inkoop's betrokkenheid met de andere stakeholders, wisten we die indirecte besteed in eigendom te nemen," zegt ze. "De verschillende categorieën werden eerder lokaal beheerd over verschillende functies heen, met een beperkte strategische aanpak, maar door het onder onze controle te brengen, hebben we nu een veel beter begrip van de kansen, met een volwassen benadering op strategisch sourcing en besteedmanagement."

"Op regionaal niveau wisten we besteed te consolideren in categorieën zoals logistiek, MRO, PPE, kantoorbenodigdheden, professionele diensten en anderen. Op wereldwijd niveau ligt de focus primair op logistiek, financiële diensten, juridische diensten en IT. Natuurlijk hebben we de tijd niet gehad om ze allemaal aan te pakken binnen het afgelopen jaar, maar alleen al door deze nieuwe zichtbaarheid en een strategie te bouwen, hebben we een duidelijke roadmap."

Net als elk ander bedrijf in de afgelopen 18 maanden, presenteerde de COVID-19 pandemie zijn eigen unieke set uitdagingen die deze roadmaps en ontwikkelingsplannen dreigden te ontsporen. "Het was een verrassingsfactor en we worstelden allemaal," erkent von Pein. Maar het deed ook fungeren als katalysator voor het implementeren van een "toeleveringsketen risico veerkracht en bedrijfscontinuïteitsraamwerk". Von Pein's doel is om mogelijke veranderingen in toeleveringsketens te identificeren en de capaciteit te creëren om behandelplannen te implementeren en inkoopprocessen te re-engineeren om risico's te mitigeren. Leveranciers worden nu beoordeeld op een aantal factoren gebaseerd op hun geopolitieke, toelevering, vraag, en milieu-impact, onder anderen.

"Op basis van die uitkomst werken we nauw met de leveranciers samen aan een bedrijfscontinuïteitsplan, de benodigde partnerschappen bouwend om ervoor te zorgen dat onze toeleveringsketen niet ontwricht kan worden door verdere verrassingen," legt von Pein uit. Het systeem heeft al dividend uitgekeerd door toeleveringsketenevenementen te monitoren en managen, met aandacht voor potentiële risico's (zoals recente piekken in grondstoffenmarkten, bijvoorbeeld verpakking) leidend tot algemene verbeteringen in toeleveringsketensprestaties.

De Dole Belofte

Dole verenigde zijn toewijdingen aan een duurzamere en eerlijker toeleveringsketen met de lancering van de Dole Promise initiatief in 2020.

"We lanceerden Dole Promise vorig jaar met de sleutelwoorden: mensen, planeet en welvaart. Een van onze hoofddoelen is om gedeelde waarde te leveren voor alle stakeholders binnen onze waardeketen," zegt Naissa von Pein. "Als leider in ons inkoop-excellentie programma, ben ik ook verantwoordelijk voor het bouwen van ons duurzame inkoopproces. We hebben BSR betrokken als partner, een bekende duurzaamheidsconsultant, om ons in deze reis te ondersteunen. Het succes van Dole's bedrijf hangt af van vele duizenden mensen. Boeren, gemeenschappen en leveranciers moeten allemaal de waarde zien van samenwerken met Dole, en aandeelhouders moeten lopende bedrijfswaarde in ons bedrijf zien."

In de komende 18 maanden hoopt von Pein de vele efficiënties van digitalisering verder te benutten, en hoe het Dole's duurzaamheidsdrijf kan beïnvloeden, een belofte onder de Dole Promise vlag. "Duurzame inkoop is op dit moment een prioriteit," zegt ze. "We willen ervoor zorgen dat we het juiste proces ontwikkelen om onze leveranciers on te boren en goede zichtbaarheid te krijgen over de duurzame risico's die we in onze toeleveringsketen hebben. Op die manier zullen we in staat zijn ze te mitigeren en erop te reageren naarmate we vooruitgaan.

"Digitalisering speelt opnieuw een belangrijke rol, omdat we duizenden leveranciers op een transparante en efficiënte manier benaderen. Ik geloof volstrekt dat door geautomatiseerd en digitaal te worden, we de zichtbaarheid krijgen die onze teams nodig hebben om de juiste strategische beslissingen te nemen. Terugkerend naar indirecte inkoop, denk ik dat de grootste uitdaging slechte kwaliteit van informatie is, aangezien ik vandaag de dag weinig zichtbaarheid heb op hoeveel en waar we kopen, en voor welke kosten. Het is nog steeds veel handwerk maar, twee jaar verderop, zullen we in een veel betere positie zijn om steeds meer te profiteren van de ontluikende kansen van inkoop-geleide, bedrijfsprestatie-verbeteringsprojecten."