Retransform-oprichter legt uit hoe digitale innovatie de vastgoedsector revolutioneert

Data en analytics, digital twins, IoT en RPA zijn slechts enkele van de technologieën die transformatie in de vastgoedindustrie drijven.

Onderzoeken hoe technologie-innovatie traditionele sectoren zoals vastgoed ontwricht, sprak Information Age met de oprichter van Retransform – de mondiale vastgoeddienstverlener die management, technologie, proptech-oplossingen en software aanbiedt aan commercieel, retail en residentieel vastgoed – Rohan Bulchandani, over het bedrijf en zijn ambities, de impact van de pandemie en de grote technologie-trends die transformatie in de vastgoedindustrie zullen drijven.

Kunt u het Information Age-publiek introduceren tot Retransform?

Retransform is een multinationale firma die vastgoedbedrijven helpt hun operaties te verbeteren om bottom-line voordelen te drijven. We doen dit met een driedelige benadering.

1. Technologie

De eerste richt zich op technologie – hier bieden we een reeks technologie-oplossingen, variërend van onze eigen producten en platforms, alsmede het implementeren en ondersteunen van systemen die door onze partners worden geleverd. De technologie-oplossingen kunnen variëren van vastgoedbeheer tot faciliteitsbeheer, data-analytics, RPA, digital twins en nog veel meer.

2. Business process management

De tweede benadering is wat we onze processen of business process management noemen. Hier optimaliseren we processen rond back-office taken en functies die vastgoedbedrijven nodig hebben voor hun dagelijkse operaties; deze gaan grotendeels om Help Desk-functies, lease-administratie, financiële datamodellering en zelfs boekhoudfuncties.

Om dit business process management te faciliteren incorporeren we Six Sigma – een set technieken om nauw ~100% nauwkeurigheid te bieden. Omdat we data remote benaderen zijn onze oplossingen ook ISO 27001 gecertificeerd voor databeveiliging. Dit stelt onze vastgoedpartners in staat om te vertrouwen op de nauwkeurigheid van ons werk en te vertrouwen op de snelheid en beveiliging van onze oplossingen.

3. Mensen

Het derde focusgebied centreert zich om mensen. Zodra we door een klant ingeschakeld worden, worden onze teamleden diep inbed in de organisatie van de klant en functioneren essentieel als leden van hun eigen teams. Hier wordt bekwaamd personeel erg belangrijk. We draaien robuuste trainingsinitiatieven voor al onze teamleden, wat gedaan wordt via het Real Estate Management Institute (REMI), een sister concern van Retransform.

Vandaag de dag ondersteunen we actief meer dan 300 klanten over vier continenten, met een team van ruwweg 600 individuen. Voor 2020 had ik misschien gezegd dat we dit via acht kantoren doen. Echter, onze kantoren worden langzaam redundant met 99% van onze workforce momenteel remote opererend.

Wat mijn rol betreft, ik ben de oprichter van het bedrijf. Ik besteed tijd aan klanten en teamleden gelijk, tijdens deze pandemie gegeven reispermissies heb ik meer tijd besteed aan onze innovatiegroep, gefocust op product- en platforminnovatie, alsmede de ontwikkeling van nieuwe technologieën. Ik geniet er enorm van!

Hoe reageerde Retransform op de ontwrichting door de pandemie?

Eerst, omdat onze eigen werknemers een vitaal en essentieel deel vormden van onze klantorganisaties, wilden we ze beveiligen en zorgen dat onze mensen veilig waren.

Zodra het nieuws over de pandemie brak, en er geruchten over lockdowns waren, triggerten we onmiddellijk onze business continuity-plannen, die vereisten dat mensen van huis werkten en we deze virtuele werkruimtes heel snel vestigden. Om de gezondheid en welzijn van het personeel te waarborgen, boden we een dokter-op-roep faciliteit. Recenter in India hebben we zuurstofconcentrators beschikbaar gesteld aan onze teams en heeft iedereen toegang tot een counsellor. Ons HR-team voert ook proactieve outreach-programma's uit om ieders gezondheid en welzijn te tracken.

Dit werd gedaan om te verzekeren dat het werk dat voor onze klanten gedaan werd, niet op enige manier belemmerd werd.

Het volgende wat we anticipeerden was de behoefte om cross-functionele training te deployen voor het geval iemand ziek viel, zodat iemand anders de rol voor een specifieke klant direct kon opvullen. Voor het grootste deel bleef dit volledig geïsoleerd van onze klanten die dingen zagen als business as usual, wat het onderliggende thema is voor elk business continuity-plan.

Terwijl we al dit deden, upgraden we ook onze infrastructuur. We waren al ingesteld om remote werken te faciliteren, maar we boden verhoogde data-toegang aan gebruikers en paste een extra laag cyber-intelligentie en cyberbeveiliging toe. Dit werd dan gekoppeld aan wijzigingen in onze standaard opererende procedures, specifiek rond communicatie; we vestigden procedures rond videoconferentie-etiquette en ondernamen outreach-programma's om ervoor te zorgen dat onze werknemers, klanten en leveranciers allemaal comfortabel waren met deze nieuwe manier van werken.

Hoe hebben jullie vastgoedklanten geholpen de ontwrichting door de pandemie te beperken?

We hebben onze vastgoedklanten geholpen de ontwrichting door de pandemie te beperken op diverse manieren. Natuurlijk was er geen one-size-fits-all benadering voor elke klant en moesten we iets andere oplossingen deployen voor elk van hen. Er waren echter terugkerende thema's.

We begonnen met kijken naar de strategie van ons eigen bedrijf, en hoewel het gefocust is op vastgoed, was het opgedeeld in drie gebieden: de klanten, teamleden en leveranciers.

Voor sommige klanten wat technologie betreft, migreerden we kritische applicaties die on-premise stonden naar een cloud-infrastructuur, met adequate redundantie. Voor hun teams hielpen we bij de opzet van een virtual desktop infrastructure (VDI), waarna oplossingen geïmplementeerd werden voor collaboratie zoals het creëren van virtuele, private netwerken binnen de cloud.

Een ander focusgebied was backup en recovery. Hier zetten we systemen op gebaseerd op wat klanten zouden bepalen als hun recovery time objectives en recovery point objectives. We back-upden en boden redundantie aan alle data in de cloud en pasten dan advanced threat level protection toe op de cloud-infrastructuur – het managen van web app firewalls, data leakage prevention, intrusion prevention en threat intelligence services – om de data van onze klant te beschermen.

Een voorbeeld van wat we deden aan de business process management-kant – sommige corporate (tenant-side) klanten wilden dat we door alle huurcontracten keeken en informatie over huurverlichtingsbepalingen uithaalden. We gebruikten onze business process management-tools om door diverse honderden, zo niet duizenden, huurcontracten en hun taal te gaan om de gronden voor huurvermindering door Covid-19 te begrijpen.

Een ander voorbeeld van de verhuurder (eigenaar / property manager) kant, waren gevallen waar huurders hun huur uistelden door de pandemie, de ruimte niet bezetten en recht van force majeure uitoefenden, en dus verhuurders en asset managers wilden begrijpen wat voor impact dit op hun business en portefeuilles zou hebben. Hier moesten we kijken naar huurcontracten van de verhuurder-kant, om te begrijpen hoe deze verschillende huurbedragen de property management en portefeuillestaten zouden impacteren. De uigestelde huurdata werd in hun property management-systeem gezet, rapporten werden dan gemaakt en geanalyseerd om de ultieme business en financiële impact specifieker te bepalen.

Wat zijn de belangrijkste tech-trends die de transformatie van de vastgoedindustrie drijven?

Voorafgaand aan deze discussie sprak ik met onze sales-teams in meerdere geografische gebieden om te begrijpen wat de grote tech-trends zijn die ze bespreken met onze klanten.

Heel breed is een van de meest voorkomende tech-trends het verhoogde gebruik van data en analytics. Vastgoedbedrijven zitten op veel data en deze informatie zit vaak in silos van uiteenlopende systemen. Er is een verhoogde vraag geweest om zin te geven aan deze data om besluitvorming te drijven, alsook inzichten en voorspellingen over de toekomst te leveren. Oplossingen in deze gebieden benutten de kracht van machine learning en kunstmatige intelligentie om de data te helpen interpreteren en zin te geven, wat gestructureerd kan zijn of vaker ongestructureerd. Een van onze oplossingen hiervoor heet 4see analytics, wat helpt bij de analyse van deze data.

De tweede grote tech-trend die we zien is de opkomst van de digital twin en het Internet of Things (IoT). We geloven dat er significante adoptie zal zijn van IoT-gebaseerde sensoren die data in digital twins voeden, en de visuele interface voor deze digital twins zal zowel virtual reality als augmented reality benutten. De opkomst van 5G-netwerken zal ook de potentieel inschakelen om virtuele interacties binnen een digital twin te hebben. Als voorbeeld hiervan, zullen werknemers in staat zijn om virtueel door een 3D-werkruimte op hun computer te navigeren en collega's te zien aan hun bureau zitten, met hen te interacteren en te collaboreren.

De duw naar duurzaamheid en net zero drijft ook de vraag naar Digital Twins, omdat veel van de IoT-sensoren informatie meten over de koolstofvoetafdruk van gebouwoperaties. Door de digital twin krijgt men zichtbaarheid in deze data om dan interventies te triggeren om emissies te reduceren.

Een derde tech-trend in de vastgoedindustrie is robotische procesautomatisering (RPA).

RPA in vastgoed stelt een snellere en efficiëntere elektronische workforce in staat, een die de mogelijkheid van menselijke fouten in bepaalde gebieden aanzienlijk reduceert. Door machine learning te gebruiken, kunnen deze 'robots' een gestructureerde reeks stappen uitvoeren zonder menselijke interventie. Als voorbeeld, we hebben factuurautomatisering genomen die typisch drie tot vier dagen zou kosten voor een mens, terwijl onze Rebot, de RPA voor vastgoed, het in 30 minuten doet. De tijdsbesparingen zijn opmerkelijk en op geaggregeerd niveau behoorlijk ontzagwekkend.

Dit artikel is geschreven als onderdeel van een betaalde content partnership met Retransform