Hoe RPA & software-robots de gezondheid van medewerkers beschermen tijdens COVID-19

David Neo is globale services-leider voor de Azië-Pazifik (APAC) regio bij UiPath.

Op het UiPath Peking-kantoor beginnen meerdere WeChat-meldingen over de vloer te pingeren. Het is een herinnering voor iedereen om de dagelijkse gezondheidsenquête in te vullen – een snel en eenvoudig proces dat slechts een paar minuten vereist.

UiPath is een van de vele bedrijven in de APAC-regio die de overheidsadviezen volgen om de dagelijkse lichaamstemperaturen van medewerkers te documenteren. Veel overheden in de APAC-regio hebben bedrijven geadviseerd om de temperaturen van medewerkers elk dag te documenteren wanneer ze het kantoor binnenkomen of thuiswerkende medewerkers hun reisplannen en eventuele gezondheidssymptomen aan hun werkgevers rapporteren.

Voor degene die de alert in het UiPath Peking-kantoor misten, klinkt het een uur later weer – medewerkers aanmanend om het gezondheidsformulier zo snel mogelijk in te vullen. Met de huidige coronavirus (COVID-19)-uitbraak die piek bereikt, is er een dringende behoefte voor iedereen om hun gezondheidsstatus dagelijks bij te werken.

Achter de schermen wordt het grote volume gezondheidsdata (uit de enquêtes) verzameld, in rapporten georganiseerd en geanalyseerd door een onzichtbare software-robot. Deze robot kan een cruciale tijdbesparing zijn, het verbeteren van de gezondheidsscreening-procedures voor bedrijven in China – het land op het epicentrum van het COVID-19-virus dat zich wereldwijd heeft verspreid.

In de drie maanden sinds het eerste nieuws over de epidemie naar boven kwam, heeft COVID-19 zich verspreid naar meer dan 50 landen, met bijna 84.000 geïnfecteerde mensen en meer dan 2.800 doden per 28 februari 2020. De wereldwijde economie lijdt ook, met zakelijk bedrag dat drastisch daalt in diverse industrieën, van toerisme tot logistiek. Internationale Monetair Fonds (IMF) hoofd Kristalina Georgieva zei dat het virus de "meest dringende onzekerheid" is die de wereldeconomie nu confronteert. De IMF "verlaagt wereldwijde groeiprognoses vanwege het virus."

Het is belangrijk om te noteren dat we vandaag beter voorbereid zijn om mondiale gezondheidskwesties aan te pakken dan in 2003, toen de Severe Acute Respiratory Syndrome coronavirus (SARS-CoV)-epidemie wereldwijde chaos veroorzaakte.

Zestien jaar na de SARS-CoV-epidemie werden maatregelen snel uitgerollen om de verspreiding van het COVID-19-virus te helpen stammen. Die maatregelen omvatten het implementeren van quarantaines, reisbeperkingen en temperatuurcontroles op luchthavens, treinstations, winkelcentra en meer in Azië. Sommige landen en steden sloten hun grenzen voor Chinese bezoekers, inclusief Hongkong, dat de hogesnelheidstreindienst tussen de stad en vasteland China opschorte, alsook alle grensoverschrijdende veerdiensten.

Technologie heeft ook een snel tempo ontwikkeld post-SARS-CoV om de verspreiding van ziekten te helpen reduceren. Een tool die de wereld nu beschikbaar heeft is de nieuwe UiPath Health Screening Bot, die in verschillende APAC-landen gelanceerd is. Met onze uitgebreide expertise in het toepassen van Robotic Process Automation (RPA) om uitdagende zakelijke en maatschappelijke problemen op te lossen, creëerden we de Health Screening-robot om bedrijfsgezondheidscontroles minder vervelend te maken. De robot stuurt en verzamelt enquêtes via software en kan gebruikt of aangepast worden door human resources (HR)-personeel om te passen bij de behoeften van hun organisatie. Voor degene die geen aanpassing vereisen, zijn er kant-en-klaar templates die gemakkelijk geïmplementeerd kunnen worden. Dit helpt geografisch verdeelde organisaties die beperkte middelen hebben, hen in staat stellend te profiteren van snelle implementatie.

Wil je de robot voor je eigen organisatie gebruiken? Krijg de UiPath Health Screening Bot vandaag.

Een geautomatiseerde reactie op een gezondheidscrisis

Onze Health Screening-robot biedt een oplossing voor werkplekken in Azië, waar een toenemend aantal organisaties heeft begonnen medewerkers toe te staan thuis te werken om contact tussen personeel te minimaliseren. Contact minimaliseren tussen personeelsleden is cruciaal om het infectierisico te reduceren.

In een nog strengere maatregel heeft de Singaporese overheid een "stay-home notice" aangekondigd, die burgers en langdurige pashouders die uit vasteland China zijn teruggekeerd verbiedt hun huizen 14 dagen lang te verlaten. Terwijl het veiliger is om thuis te werken, kan het bijhouden van de gezondheid van medewerkers in zo'n regeling een resource-intensieve taak zijn voor HR – vooral in grotere bedrijven, inclusief UiPath.

Eerder werden UiPath-medewerkers verwacht een formulier dagelijks in te vullen om hun gezondheidsstatus bij te werken. Ze moesten handmatig hun e-mail inboxen controleren, wat een gedoe was en het formulier kon verdwenen in hun zee van e-mails. Soms konden medewerkers vergeten de enquête in te vullen, wat het tijdrovend maakte voor HR om medewerkers te herinneren hun enquêtes in te dienen. Vertragingen in indiening kunnen ook ongewild leiden tot compliance-schendingen.

Maar vandaag stuurt de robot een enquête uit en houdt bij wie het heeft (en niet heeft) ingevuld. De bot zal ook proactief elk uur volgen via diverse communicatietools zoals Slack, WeChat en WhatsApp. Dit vrijmaakt tijd voor HR-personeelsleden om aan andere taken te werken, terwijl ook een veilige werkomgeving gewaarborgd wordt.

Met automatisering kan de gezondheidsstatus van alle medewerkers systematisch vastgelegd worden. De robot alerteert werkgevers op iedereen met ongewone hoge lichaamstemperaturen, wat bedrijven helpt sneller te reageren om de situatie te managen en te remediëren.

Tegelijkertijd hebben UiPath-klanten zoals AIA, Beijing Hyundai Information Technology, Deloitte, Dongfeng Nissan en Doosan Group aangegeven dat UiPath bedrijven professionele en betrouwbare oplossingen biedt tijdens de COVID-19-epidemie. Belangrijker nog, uit langetermijnperspectief, hebben bedrijven een end-to-end-oplossing gevonden die helpt handmatige operaties te automatiseren en interne en externe applicaties verbindt – het UiPath Enterprise RPA Platform.

Data goed georganiseerd houden

Om beter zin te geven aan de data uit de dagelijkse lichaamstemperatuurenquêtes die medewerkers in APAC momenteel invullen, organiseert de Health Screening Bot alle data in een samenvattend rapport aan het einde van de dag. De datasamenvattingen worden gepresenteerd in een makkelijk leesbaar visueel zoals taart- en staafdiagrammen – makkelijk te zien waar medewerkers werken (thuis of op kantoor) en hun temperaturen. En, omdat het proces geautomatiseerd is, worden de taken van HR-medewerkers om resultaten te reviewen en anomalieën te rapporteren veel makkelijker.

Door deze robot te implementeren, streven we ernaar proactieve gezondheidsmaatregelen voor bedrijven te vereenvoudigen, zodat bedrijven zich kunnen richten op de belangrijkere strijden, zoals het waarborgen van het welzijn van medewerkers en het draaiende houden van operaties. Tijd bespaard van vervelende taken kan beter benut worden om je bedrijf door deze turbulente tijden te navigeren. Met UiPath-robots blijven we innovatie en corporate compliance drijven om mensen en bedrijven gezond en productief te houden – zelfs in tijden van mondiale gezondheidsepidemieën. We hopen dat onze kleine bijdrage kan helpen snellere reactie op preventie en behandeling nu en in de toekomst te brengen.