Process Mining:een sleutel tot continue waarderealisatie in uw automatiseringstraject

Door de veranderende verwachtingen van de klant, de intensivering van de concurrentie, de veranderende marktdynamiek en de uitbreiding van de wettelijke dekking en striktheid, moesten bedrijven slanke, veerkrachtige en flexibele bedrijfsmodellen bouwen. COVID-19 heeft overlevingsproblemen en bedrijfscontinuïteitsrisico's die bestaan ​​in verouderde bedrijfsmodellen verder aan het licht gebracht. Bijgevolg willen ondernemingen in verschillende sectoren de verschuiving naar digitale, geautomatiseerde en intelligente bedrijfsprocessen versnellen.

Hoewel veel ondernemingen met succes initiatieven hebben uitgeprobeerd voor gebruikssituaties met een lage complexiteit, blijven ze worstelen met het opschalen van deze projecten naar bedrijfsbrede programma's. Bijgevolg blijft de gerealiseerde waarde van deze initiatieven veel lager dan hun totale potentieel.

Hoewel ondernemingen verschillende uitdagingen tegenkomen in hun automatiserings- en digitale transformatietrajecten, blijft het identificeren en onderhouden van een gezonde pijplijn van procesoptimalisatie en automatiseringsmogelijkheden een belangrijke belemmering voor schaalvergroting en waarderealisatie. Zonder een gezonde pijplijn hebben organisaties alleen grote doelen en de urgentie om te veranderen, maar geen duidelijke routekaart voor succes.

Uitdagingen bij het creëren van een gezonde automatiseringspijplijn

Een gezonde automatiseringspijplijn is veel meer dan een heleboel gebruiksscenario's en kansen en bestaat uit vier belangrijke vereisten:

1. Op feiten gebaseerde benadering om as-is-processen op schaal te ontdekken op zowel macro- (d.w.z. bredere organisatorische workflows) als micro- (d.w.z. taak- of eindgebruikersactiviteit) niveaus

2. Mogelijkheid om procesoptimalisatie en automatiseringspotentieel op een geïntegreerde manier te identificeren

3. Holistische kijk op de ROI (d.w.z. verder gaan dan kostenbesparingen) terwijl prioriteit wordt gegeven aan procesoptimalisatie en automatiseringsmogelijkheden

4. In staat om continu de daadwerkelijke impact en ROI van de geïmplementeerde initiatieven en automatiseringen te monitoren. Het maakt een continu feedbackmechanisme mogelijk dat helpt bij het valideren en verfijnen van de transformatiepijplijn en roadmap op een agile manier

We constateren dat organisaties niet in staat zijn een gezonde transformatiepijplijn te creëren vanwege een grote afhankelijkheid van handmatige, op interviews gebaseerde technieken. Deze veelgebruikte benadering wordt geplaagd door verschillende beperkingen en uitdagingen, zoals extreem veel tijd en middelen, subjectief, op perceptie gebaseerd, mogelijk bevooroordeeld, niet in staat om alle procesvarianten te vatten en weerstand van belanghebbenden bij het verstrekken van de nodige details.

Behoefte aan process mining

Process mining helpt de beperkingen van handmatige technieken en uitdagingen bij het bouwen van een gezonde pijplijn te overwinnen, omdat het:

• Volgt een op feiten gebaseerde benadering

• Biedt meer diepte en breedte van informatie

• Is gemakkelijker op te schalen en kosteneffectiever dan handmatige technieken

• Maakt continue monitoring van procesprestaties en ROI mogelijk

Process mining-technologieën kunnen worden ingedeeld in drie categorieën:klassieke process mining, desktop process mining (ook wel task mining genoemd) en hybride process mining.

De classificatie van deze tools wordt bepaald door het type procesgegevens dat wordt verzameld, het inzicht dat wordt afgeleid uit de verzamelde gegevens en de bijbehorende gebruiksscenario's die de inzichten ondersteunen.

Klassieke process mining

Deze oplossingen leggen procesgerelateerde informatie vast uit gebeurtenislogboeken die zijn gegenereerd door bedrijfssystemen zoals enterprise resource planning (ERP), customer relationship management (CRM) en supply chain management (SCM). De vastgelegde details worden gebruikt om as-is-processen te reconstrueren en om processtromen, stapherhalingen en variaties op macroniveau te visualiseren. Deze oplossingen helpen verder om procesprestatiestatistieken en key performance indicators (KPI's) continu te monitoren en mogelijkheden voor procesverbetering te identificeren.

Desktop process mining/task mining

Deze oplossingen leggen procesgerelateerde informatie vast uit interacties van eindgebruikers met werkplektoepassingen. Dit omvat toetsaanslagen, muisklikken, toepassingsobject-ID's, scherminformatie en andere mogelijke activiteiten op systeemniveau. Deze granulaire data geven inzicht in de taken en activiteiten die komen kijken bij het uitvoeren van een proces op microniveau. De inzichten van desktop process mining helpen bij het identificeren van automatiseringsmogelijkheden op taakniveau, het genereren van procesdocumentatie en het bewaken van processen en de productiviteit van medewerkers.

Hybride process mining

De vraag naar een uniforme en holistische kijk op as-is-processen voedt de behoefte aan een hybride process mining-oplossing die gebruikmaakt van zowel gebeurtenis- als gebruikersinterfacelogboeken (UI) om het beste van twee werelden te bieden. Hoewel dergelijke oplossingen zich nog in een vroeg stadium van volwassenheid bevinden, wordt verwacht dat ze snel zullen evolueren.

Toepassingen van process mining

Process mining speelt een cruciale rol in alle stadia van de digitale transformatielevenscycli van ondernemingen om de time-to-value-realisatie, ROI en schaal te versnellen. Process mining kan de volgende voordelen bieden:

• Ontdek: onthult of valideert bestaande processtromen samen met bijbehorende afwijkingen, uitzonderingen, afwijkingen en essentiële stapinformatie (zoals tijd, kosten, volume en frequentie). Ze kunnen ook worden gebruikt om procesdocumentatie te maken of bij te werken, die kan worden gebruikt voor use-cases zoals het opleiden van nieuwe werknemers en het overdragen van processen in outsourcingscenario's.

• Optimaliseren: vergelijkt as-is-processen met gedefinieerde Standard Operating Procedures (SOP's) voor conformiteitscontroles en analyse van afwijkingen in termen van pad, tijd en kosten. Het helpt processen te stroomlijnen en opnieuw te ontwerpen door uitzonderingen, blinde vlekken en proceskwetsbaarheden te identificeren en door het aantal geïdentificeerde varianten te rationaliseren. Process mining helpt ook om inzichten te verkrijgen in de samenwerking tussen medewerkers, die kunnen worden gebruikt voor een betere toewijzing van middelen en het delegeren van werk.

• Automatiseren: legt uitgebreide procesinformatie vast, zoals volume, kosten, tijd en frequentie van procespaden en -stappen. Deze informatie wordt geanalyseerd door de process mining-tool met behulp van geschikte kaders om automatiseringsmogelijkheden te identificeren en het vertrouwen op ingevingen en meningen te elimineren.

• Evalueren: simuleert verschillende procesoptimalisatie- en automatiseringsscenario's om de ROI te voorspellen en de businesscase te creëren of te valideren. Veelgebruikte benaderingen voor simulatie-analyse omvatten het configureren van wat-als-scenario's door bepaalde attributen te definiëren, procesfilters te gebruiken om stappen te vergelijken en de impact op relevante KPI's zoals doorlooptijd en herbewerking te onderzoeken. Deze simulaties minimaliseren het risico van het implementeren van verbeteringsprojecten zonder te weten hoe ze de realtime operaties zullen beïnvloeden.

• Uitvoeren: vermindert de hiaten in de uitvoering door automatisch acties te activeren op basis van gegenereerde inzichten. Helpen om te handelen naar de gegenereerde inzichten wordt een essentieel onderdeel van process mining, dat ook de integratie stimuleert met verschillende complementaire oplossingen zoals robotic process automation (RPA), workflowautomatisering en casemanagement. Dientengevolge kan een breed scala aan acties worden geactiveerd, afhankelijk van het gebruik, waaronder:

  • Waarschuwingen en meldingen over gebeurtenissen die aandacht vereisen (bijv. KPI-schendingen, schendingen van serviceniveauovereenkomsten, enz.) via e-mail en dashboardweergaven

  • Taken toewijzen aan relevante gebruikers of tickets maken

  • RPA-bots en automatiseringen activeren om bepaalde taken uit te voeren (bijv. zeer ernstige taken wanneer een gebruiker niet binnen een bepaalde tijd handelt)

• Monitor: stelt een organisatie in staat om de procesprestaties continu te bewaken en een routekaart te maken voor continue procesoptimalisatie en automatisering. Door processen in bijna realtime te monitoren, kunnen ondernemingen knelpunten detecteren en eventuele uitdagingen voorspellen bij het voldoen aan kritieke Service Level Agreements (SLA's) of mogelijke KPI-inbreuken, en plannen voor oplossingen.

De process mining-reis begrijpen

De acceptatie van process mining kan worden aangedreven door ad-hocbehoeften om een ​​paar processen te analyseren of als onderdeel van een organisatiebrede strategie om operaties te transformeren. In beide gevallen kunnen ondernemingen hun process mining-trajecten opsplitsen in deze vijf verschillende stappen voor meer succes en waarderealisatie:

• Begrijp de huidige staat :ondernemingen moeten inzicht hebben in de huidige staat van hun process mining-mogelijkheden en -resultaten, evenals mogelijk haalbare resultaten

• Maak een businesscase voor het gewenste resultaat :als volgende stap moeten ondernemingen processen identificeren die geschikt zijn voor de implementatie van process mining, een businesscase creëren voor de gewenste resultaten en de status van de beoogde uitkomst verfijnen als de businesscase niet standhoudt

• Bepaal de doelstatus van het vermogen :nadat de haalbare resultaten zijn vastgesteld, moeten ondernemingen de bijbehorende capaciteitsvereisten in kaart brengen om deze te bereiken. Everest Group evalueert process mining-mogelijkheden voor meer dan 25 belangrijke elementen van de process mining-trajecten van ondernemingen en vier volwassenheidsniveaus. Organisaties kunnen meerdere sprints van verschillende duur ondergaan om van de ene staat naar de andere te gaan. Ze kunnen verschillende niveaus van volwassenheid hebben in al hun capaciteitselementen

• Identificeer alle determinanten en breng het pad in kaart :gezien dezelfde huidige en doeltoestanden, kan het process mining-traject voor verschillende ondernemingen verschillende routes volgen, afhankelijk van omgevingsfactoren zoals organisatiestructuur, mens/procesgerichtheid, initiërende belanghebbenden, risicobereidheid, gevoeligheid voor verandering en technologisch inzicht

• Uitvoeren tegen het toegewezen pad :na het best passende uitvoeringspad in kaart te hebben gebracht, kunnen ondernemingen gebruikmaken van verschillende best practice-kaders en -hulpmiddelen voor een succesvolle uitvoering

De process mining-markt blijft snel groeien, gedreven door een groter bewustzijn en volwassenheid van process mining-oplossingen. Ondernemingen in verschillende regio's en sectoren zijn zich bewust geworden van hun rol bij het versnellen van automatisering en digitale transformatietrajecten en het stimuleren van continue procesbewaking, wat van cruciaal belang is om de flexibiliteit en veerkracht van het bedrijf te waarborgen. Bovendien heeft de integratie met automatiseringsoplossingen haar rol in het stimuleren van op feiten gebaseerde en resultaatgerichte acties uitgebreid.

Everest Group's Process Mining Playbook stelt ondernemingen in verschillende stadia van hun procesautomatisering en transformatietrajecten in staat met inzichten, methodologieën en praktisch advies om de beste resultaten van process mining te bereiken.

Ontvang uw gratis exemplaar van het Everest Group Process Mining Playbook.