Uw CFO overtuigen om automatisering te omarmen: Een strategische gids (Deel 3)

Deze artikelserie is een diepgaande duik in een gesprek dat in bestuurskamers over de hele wereld plaatsvindt: hoe groot en hoe snel kunnen we gaan met automatisering? Chief Financial Officers (CFO's) erkennen terecht dat automatisering waarde levert en de meeste hebben al op een of ander niveau geïnvesteerd in robotische procesautomatisering (RPA). Maureen Fleming, een IDC-analist die software-robots volgt, zei: "Ik heb met niemand gesproken die geen automatisering doet als manier om competitief en veerkrachtiger te worden." Gartner rapporteerde recent in een persbericht dat de uitgaven aan RPA bijna 20% zullen stijgen ten opzichte van 2020, tot $1,89 miljard in 2021.

En toch...

Er is geen universele overeenstemming over hoe de waarde van automatisering te communiceren en te meten. Dit is problematisch omdat wanneer mensen verward zijn over hoe waarde te beschrijven, ze aarzelen om meer financiering aan te vragen. Dit artikel biedt een automatiseringswaarde-framework, waarmee u met vertrouwen en overtuiging met uw CFO kunt praten om goedkeuring te krijgen voor het volgende financieringsniveau op uw reis naar een fully automated enterprise™.

Begin met het eind in gedachten: de cashflow-projectie

Uw CFO helpen bij deze investeringsbeslissingen vereist data en doordachte analyse over het nu investeren van contant geld om in de toekomst meer contant geld te genereren. Het onderstaande voorbeeld toont een conservatief versus agressief scenario voor een investering in een breed transformatieprogramma waar automatisering een significante rol speelt.

Eerst zal een CFO naar dit model kijken en direct zien dat de financiële projecties gericht zijn op het genereren van contante inkomsten in de reeks van $25 miljoen tot $40 miljoen in Jaar 5. Om de vraag "hoe snel zal de organisatie klaar zijn om de waarde te leveren die door automatisering wordt beloofd?" te beantwoorden, zal de CFO snel merken dat waarderealisatie begint in Jaar 1. De positieve contante inkomsten beginnen in Jaar 2 in dit voorbeeldmodel.

CFO's weten dat investeringen nodig zijn om concurrentievoordeel te creëren. De CFO kan gemakkelijk het antwoord vinden op "hoeveel zal het kosten om deze capaciteit op te zetten" door te kijken naar Jaar 0 en hoeveel het kost om het programma over tijd te ondersteunen door de vijfjarige investeringsopbouw te volgen. Natuurlijk zult u alle ondersteunende details van die investering hebben, inclusief mensen, software, consultancy, technologische infrastructuur en change management-kosten. Het creëren van een voorspelbare kostenstructuur zal voor de CFO belangrijk zijn.

Het automatiseringswaarde-framework

Nu, hier komt het automatiseringswaarde-framework. De waarde die in Jaar 5 wordt geleverd is $80 miljoen tot $115 miljoen in het model. Dit zal voorspelbaar leiden tot de vraag: "Hoe zeker zijn we dat we de geprojecteerde waarde kunnen leveren?"

Veel mensen maken de fout om de CFO te presenteren met financieringsbeslissingen gebaseerd op een total cost of operations (TCO)-beoordeling alleen, of wat ik "Niveau 1" noem. De CFO wil waarde zien die door de hele organisatie wordt geleverd - niet alleen IT en total cost of ownership waarden.

Door productiviteitsvoordelen (Niveau 2) en business effectiviteitsimpact (Niveau 3) te ontdekken en te waarderen, neemt de kans op financiering aanzienlijk toe. Uiteindelijk wil de CFO het board en de CEO laten zien dat het programma concurrentievoordeel levert. De onderstaande grafiek toont de drie niveaus van automatiseringswaarde in het framework.

Zie een grotere versie van deze automatiseringswaarde-framework grafiek (gemaakt door UiPath).

Het is niet dat u niet over TCO zou moeten praten - dat moet u wel. U mag alleen niet alleen over TCO praten. Het bereiken van een Niveau 1-waarde gebeurt wanneer u een handmatige stap vervangt door een RPA-automatisering - wat kosten verwijdert, snelheid verhogt en de foutratio van die processtap verlaagt. Een Niveau 3-waarde wordt echter bereikt wanneer end-to-end processen worden heruitgevonden met automatisering, fundamenteel veranderend hoe het bedrijfsresultaat wordt bereikt.

Overweeg een proces dat begint met de klantorder in het frontoffice. Wanneer er handmatige stappen zitten in het hoog-volume order-naar-verzending proces, wordt het proces een productiviteitsdrain en vertraagt het de mogelijkheid voor debiteuren om betalingen te innen.

Hieronder is een vereenvoudigd overzicht van de processtappen die het end-to-end order-to-cash proces vormen.

Zoals u ziet, zullen de upstream productiviteitsverbeteringen in frontoffice revenue-operaties ook de productiviteit in de financiële afdeling ten goede komen. Deze Niveau 2-verbeteringen door automatisering richten zich op de metrics in het onderstaande diagram voor elke afdeling.

Waarde buiten TCO

Op het snijvlak van Niveau 2 en Niveau 3 automatiseringswaarde zit een concurrentievoordeel afgeleid van talentoptimalisatie. Een van de redenen dat automatisering een C-suite prioriteit is geworden, is de tastbare resultaten die het heeft op het herontwerpen van werk en werknemersactiviteiten. Senior executives noemen vaak een tekort aan talent als een van de grootste bedreigingen voor hun bedrijf, maar ze hebben onbenut potentieel binnen het bedrijf. Veel van de dagelijkse werkzaamheden van hun werknemers omvatten herhalende, laag-waarde activiteiten die talent dwarszitten.

Mensen zijn force-multipliers en wanneer ze werken aan wat er toe doet, kunnen ze de beweging van het bedrijf naar nieuwe markten versnellen, nieuwe producten introduceren, en een betere klantervaring bouwen.

Gerelateerde lezing: Ontdek hoe robots mensen gelukkiger maken, bedrijven productiever en werk beter

Het order-to-cash voorbeeld hierboven is gebaseerd op een echte klant. De Niveau 3-waarde die ze uiteindelijk bereikten was een betere klantervaring voor hun beste klanten. Door mensen vrij te maken van transactioneel werk in revenue-operaties (zoals het beheren van orderblokken) konden ze die rollen transformeren in klantgerichte rollen. De organisatie ontvangt nu hogere klanttevredenheidsscores van hun beste klanten vanwege hun high-touch model.

Ontdek hoe andere klanten automatisering gebruiken om hun organisaties te transformeren.

Scenario-analyse

Als we teruggaan naar het voorbeeld aan het begin van dit artikel, wat denkt u dat de CFO echt denkt wanneer hij uw cashflow-statement ziet? Het zou gemakkelijk zijn om te geloven dat de CFO denkt: "Oké, als ik ongeveer $20 miljoen investeer, dan krijg ik $100 miljoen of zo aan waarde in vijf jaar." En ons project zou goedgekeurd worden.

Val echter niet in deze val.

In plaats daarvan, anticipeer bezwaarden en wees klaar voor scenario-analyse.

Terwijl u uw $100 miljoen aan waarde presenteert, is mijn ervaring dat de CFO een reeks verwachte waardescenario's ontwikkelt zoals weergegeven in het onderstaande diagram.

Bijvoorbeeld, de CFO kan ambities hebben om de $100 miljoen waarde te overstijgen en een nieuwe best-case scenario van $120 miljoen te bouwen (Scenario 1). Scenario 2 is de CFO die een 40% reductie van de waarde overweegt om conservatief te zijn bij een $60M waardeprojectie. De bodem van de reeks die de CFO zou kunnen overwegen is geen waarde en verlies van de initiële investering (Scenario 3). Erger nog, als eerdere ervaringen de CFO hebben geleerd sceptisch te zijn over waardeprojecties, kan er een Scenario 4 in hun gedachte zijn van $30 miljoen verlies. Dit is een scenario waar geen waarde is, $20 miljoen verlies van initiële investering door projectmislukking plus een $10 miljoen negatieve spillover-effect.

De les is dat de scenario's die u presenteert (in dit geval conservatief vs agressief) slechts twee datapunten zijn en zeker niet alle mogelijke uitkomsten vertegenwoordigen. Het is belangrijk om deze andere scenario's te anticiperen, van worst case tot best case, en ze te kunnen adresseren.

De fully automated enterprise

In deel één van deze serie sprak ik over de noodzaak om bewustzijn te creëren van de grote visie voor automatisering met de CFO goed voordat er om een financieringsbeslissing wordt gevraagd.

U vergroot de kans op financiering voor automatisering door de grote visie te combineren met de bredere afstemming die in deel twee van deze artikelserie besproken wordt.

Het automatiseringswaarde-framework zal een belangrijk element zijn bij het pleiten voor automatisering bij de CFO. Ik schat dat TCO, of Niveau 1-waarde, voor hoogstens 40% van de volledige enterprise automatiseringswaarde staat.

De overige waarde komt van productiviteitswinst door herhalende taken over te dragen aan software-robots en het volledige potentieel van mensen vrij te maken. Hier komen nieuwe capaciteiten, nieuwe capaciteit en nieuwe kwaliteitsinitiatieven vandaan. De Niveau 3-transformaties worden vaak afgeleid van deze vrijgekomen bandbreedte die mensen hebben om innovatie te drijven. Beheer alle drie om een fully automated enterprise te worden.

Wilt u de interesse van uw CFO in automatisering verder aanwakkeren? Nodig ze uit om onze Reboot Work Festival Unplugged voor Finance Leaders virtuele evenement te bekijken. Het is nu on-demand beschikbaar voor gemakkelijke viewing.