Een korte handleiding voor het kiezen van een CMMS

Een CMMS-software kiezen

Dit bericht beschrijft alles wat u moet weten over het kiezen van een CMMS, met tips, strategieën, scoresjablonen en meer om u te helpen de juiste keuze te maken.

Inhoudsopgave

1. Hoe deze handleiding te gebruiken
2. Fase #1:Stel je team samen
3. Fase #2:Bepaal je doelen
4. Fase #3:CMMS-opties evalueren
5. Waar het op neerkomt

Het kiezen van de juiste CMMS-software kan het verschil betekenen tussen uw onderhoud onder controle krijgen en veel tijd en geld verspillen. Daarom is het cruciaal om een ​​CMMS te kiezen dat goed bij uw bedrijf past.

Er is veel onderhoudssoftware beschikbaar, dus het kan gemakkelijk zijn om je verloren of overweldigd te voelen bij het kiezen van een CMMS. Maar vrees niet! We hebben een aantal trefzekere strategieën voor het evalueren van onderhoudssoftware uitgelicht, zodat u zich snel kunt oriënteren en het beste CMMS voor uw team kunt vinden.

Hoe deze handleiding te gebruiken

De onderstaande fasen helpen u te weten hoe u een CMMS kiest dat past bij uw bedrijf, budget en onderhoudsactiviteiten:

1. Eerst bekijken we hoe we de belangrijkste belanghebbenden kunnen raadplegen en de steun van uw team kunnen krijgen.
2. Vervolgens helpen we u uw doelen te begrijpen, zodat u uw zoekopdracht kunt richten.
3. Ten slotte begeleiden we u bij het evalueren van CMMS-software op pasvorm, kosten, functies en implementatie.

Fase #1:Je team samenstellen

Het is belangrijk om na te denken over elke persoon die met de software zal omgaan, hoe ze denken over het adopteren van een nieuw proces en wat ze nodig hebben in een CMMS. In dit gedeelte wordt beschreven wie u bij elkaar moet brengen en hoe, zodat u zich kunt inzetten en ervoor kunt zorgen dat de belangrijkste belanghebbenden op één lijn zitten.

Wie moet worden geraadpleegd bij het kiezen van een CMMS

Door de juiste mensen in de vroege stadia van uw onderzoek te raadplegen, komt u een stap dichter bij het kiezen van een CMMS op basis van een meer holistische benadering van onderhoud.

Systeembeheerders en onderhoudsmanagers :Deze mensen zullen toezicht houden op het dagelijkse gebruik van het CMMS, dus het is super belangrijk om ze vroeg in het proces te betrekken om buy-in te krijgen en de acceptatie van het systeem te verbeteren.

Technici :Dit zijn de mensen die het CMMS het meest zullen gebruiken, dus hun mening over functies, bruikbaarheid en openheid om software te gebruiken zijn cruciaal.

Operators :Operators moeten een grote rol spelen in het proces van werkorders en werkaanvragen, daarom moet hun inbreng worden overwogen.

Betrouwbaarheidsingenieurs :Betrouwbaarheidsingenieurs zijn essentieel om een ​​CMMS optimaal te benutten en een succesvol preventief onderhoudsprogramma te realiseren.

Voorraadbeheerders :Voorraadbeheer is een groot deel van de functie van een CMMS, daarom moeten voorraadbeheerders worden geraadpleegd bij het selecteren van een CMMS.

Gezondheids- en veiligheidspersoneel :Het is vooral belangrijk om met deze teamleden te praten bij het kiezen van een CMMS als u zich in een branche bevindt die zwaar wordt gecontroleerd.

IT-team :Uw IT-team zal veel inzicht hebben in of en hoe een CMMS kan aansluiten bij de bestaande technologische infrastructuur van uw faciliteit.

Directieleden :CEO's, CFO's en ander management op directieniveau gebruiken vaak CMMS-software om gegevensgestuurde beslissingen te nemen over de toekomst van het bedrijf.

Vragen voor het verkrijgen van inzicht en buy-in van belanghebbenden

1. Beantwoord de vraag "What's in it for me?" voor elke systeemgebruiker. Vraag iedereen die te maken heeft met een CMMS hoe zij de software voor zich zien en welke uitdagingen zij zien bij de invoering ervan.
2. Zal uw organisatiecultuur de overstap naar een CMMS ondersteunen? Buy-in, van boven naar beneden, is uiterst belangrijk voor een succesvolle CMMS-implementatie. Identificeer eventuele bezwaren tegen onderhoudssoftware en kom tot een oplossing voor deze zorgen.
3. Welke systemen, processen en bronnen kunnen de acceptatie van CMMS vergemakkelijken? Het is van vitaal belang om iedereen in uw instelling op te leiden en in staat te stellen de waarde van een CMMS te begrijpen. Het opstellen van een activabeheerbeleid, het delen van nuttige artikelen en het betrekken van belanghebbenden bij demo's en gratis proefversies zijn enkele manieren om dit te bereiken.

Een CMMS kiezen dat het beste bij uw team past

Een CMMS is slechts zo effectief als de mensen die het gebruiken. Als de software niet over de tools beschikt die uw team nodig heeft of als gebruikers weigeren zich aan te passen aan een nieuwe manier van werken, is uw investering voor niets. Daarom is het belangrijk om te beslissen wie geraadpleegd moet worden bij het kiezen van een CMMS en wat ze nodig hebben aan onderhoudssoftware. Met dit inzicht kunt u verschillende opties evalueren met een goed afgerond beeld van hoe een CMMS uw operatie zal beïnvloeden.

Het kiezen van het juiste CMMS kan het verschil betekenen tussen uw onderhoud onder controle krijgen en veel tijd en geld verspillen.

Fase #2:Bepaal je doelen

Je kunt de juiste oplossing niet vinden als je niet weet met welke problemen je te maken hebt. De jacht op een CMMS begint met het definiëren van de problemen die u wilt oplossen en het vaststellen van korte- en langetermijndoelen.

Vragen voor het definiëren van uw doelen

1. Wat zijn de langetermijndoelen van uw onderhoudsafdeling en bedrijf?
2. Wat is het grootste probleem of de grootste frustratie voor uw onderhoudsteam?
3. Welke onderhouds-KPI's of doelen wilt u bereiken?
4. Heeft uw bedrijf meerdere vestigingen? Hoeveel activa en onderdelen heb je?
5. Welke onderhoudsstrategie gebruikt u nu en wat wilt u in de toekomst gebruiken?
6. Wat is de dagelijkse werklast van uw onderhoudsteam?
7. Aan welke gezondheids- en veiligheidsvoorschriften moet uw bedrijf voldoen?

Tips om uw doelen te begrijpen

1. Praat met besluitvormers in uw bedrijf over hoe zij succes op korte en lange termijn definiëren en waar zij uw branche naartoe zien gaan.
2. Kwantificeer uw prestaties zo veel mogelijk, identificeer zwakke punten (zoals te veel uitvaltijd of ongepland onderhoud) en zoek uit wat deze zwakke punten veroorzaakt.
3. Controleer uw onderhoudssystemen en -processen. Zoek uit wat goed werkt en wat niet. Praat met uw onderhoudsteam over de dagelijkse obstakels waarmee ze worden geconfronteerd.
4. Maak een lijst van uw top vijf doelen voor de komende één, drie en vijf jaar.

Met welk CMMS kunt u uw doelen bereiken?

Het is nog te vroeg om het beste CMMS te kiezen, maar dit proces helpt je te ontdekken of je er zelfs een nodig hebt. Uw huidige oplossing kan voldoende zijn, vooral als uw bedrijf klein en succesvol is en in staat is om op te schalen voor de toekomst. Aan de andere kant zal dit deel van het proces duidelijk maken of er een technologisch hiaat is in uw onderhoudsteam, en u op weg helpen om dat hiaat op te vullen.

Fase #3:uw CMMS-opties evalueren

Tot nu toe hebben we de 10.000 voet genomen om een ​​CMMS te kiezen. De volgende paragrafen brengen u naar de grond, zodat u de details van elke softwareoptie kunt onderzoeken, van de manier waarop deze bij uw instelling past tot hoeveel het kost, welke functies het heeft en hoe het kan worden geïmplementeerd.

Een CMMS kiezen dat aan uw eisen voldoet

Deze vragen en tips kunnen u helpen het speelveld te verkleinen en een handvol oplossingen te identificeren die u kunnen helpen uw doelen te bereiken (we zullen het hebben over het nog verder verkleinen van deze lijst in de volgende stap).

Vragen om uw vereisten te helpen definiëren

1. Wat is het maximale dat u jaarlijks kunt uitgeven aan een CMMS?
2. Kunt u de prestaties van uw bedrijfsmiddelen meten?
3. Wat is uw tijdlijn voor het aanschaffen en implementeren van een CMMS?
4. Heeft u IT-middelen en -systemen die een CMMS op locatie kunnen ondersteunen?
5. Welke systemen en processen zijn er om de adoptie van nieuwe software te ondersteunen?

Tips voor het vaststellen van uw vereisten

1. Beschrijf een vijfjarenbudget voor het CMMS om te zien wat u realistisch kunt uitgeven.
2. Inventariseer uw bedrijfsmiddelen en beoordeel de kritiek, faalwijzen en het vermogen om te integreren met technologie.
3. Stel een deadline in voor het kiezen en implementeren van een systeem. Geef aan wat u in de eerste 30, 60 en 90 dagen wilt bereiken.
4. Praat met uw IT-team over de mogelijkheid van uw instelling om software op locatie of in de cloud te installeren.
5. Bekijk alle bestaande SOP's, beleidsregels, communicatiekanalen en andere systemen en processen. Maak een lijst van alle updates of nieuwe bronnen die nodig zijn voor de acceptatie van CMMS.
6. Probeer de vraag te beantwoorden:"What's in it for me?" voor elke persoon die met de software zal communiceren. Dit omvat onderhoudsmanagers, technici, operators, betrouwbaarheidsingenieurs, voorraadbeheerders, gezondheids- en veiligheidspersoneel en leidinggevenden.

Welk CMMS voldoet aan de behoeften van uw bedrijf?

U zou nu een duidelijker beeld moeten hebben van wat u wilt in een CMMS. Op dit punt kunt u elke optie die financieel niet realistisch is elimineren en bepalen of on-premise of cloudgebaseerd de ideale oplossing voor u is. Als u niet over de middelen beschikt om een ​​oplossing op locatie te implementeren, zoals interne IT-ondersteuning, kunt u die optie van uw lijst verwijderen.

De werkelijke kosten van een CMMS begrijpen

De meeste CMMS-platforms besparen u op de lange termijn geld, maar de juiste zal u helpen de ROI nu en naarmate uw bedrijf groeit te maximaliseren. Dit gedeelte helpt u de werkelijke kosten van software te achterhalen, zodat u de beste CMMS kunt vinden.

Vragen om de kosten van een CMMS te begrijpen

1. Wat is uw budget voor een CMMS? Welke factoren zullen dit aantal in de toekomst beïnvloeden?
2. Hoeveel mensen zullen het CMMS gebruiken en hoe zal dit aantal in vijf jaar groeien?
3. Welke KPI's worden gebruikt om het rendement op de investering te meten?
4. Wat zijn de totale kosten van elke CMMS-optie (aankoop, abonnementen, training, ondersteuning en upgrades)?
5. Wat zijn de prijsstructuren van elke CMMS-optie? Is de prijsstelling flexibel of zit je vast aan een contract?
6. Wat zijn de indirecte kosten van elke CMMS-optie? (tijd, IT-infrastructuur, nieuwe medewerkers)?

Tips om de kosten van een CMMS te begrijpen

1. Er bestaan ​​gratis CMMS-platforms en veel providers bieden gratis versies van hun CMMS-software aan. Er zijn echter vaak limieten voor gebruikers, activa, werkorders, functies en ondersteuning. Begrijp deze limieten en hoe ze uw werking beïnvloeden bij het kiezen van een CMMS.
2. Omdat de meeste CMMS-prijsstructuren zijn gebaseerd op het aantal gebruikers, is het belangrijk om te weten wie het systeem gaat gebruiken en hoe dit aantal in de toekomst zal groeien.
3. Zorg ervoor dat u de installatiekosten, IT-infrastructuur, ondersteuning, training, upgrades, integraties, apparatuur (zoals extra hardware of mobiele apparaten zoals tablets) en de tijd die nodig is om het systeem correct te implementeren, begrijpt. Sommige CMMS-providers omvatten ondersteuning in de abonnementskosten en andere niet. Onverwachte ondersteunings- en implementatiekosten kunnen uw budget gemakkelijk laten ontsporen.
4. Het gebruik van onderhoudssoftware leidt vaak tot besparingen elders, zoals inventaris en arbeid. De statistieken die u gebruikt om de waarde van uw CMMS te kwantificeren, helpen u een budget te bepalen en te bepalen welke functies de kosten waard zijn.

Een CMMS kiezen voor uw budget

Hier kun je echt beginnen met het verkleinen van de keuzes. Een CMMS is waarschijnlijk uit de running als het meer kost dan je budget. Hetzelfde geldt voor een CMMS dat niet financieel duurzaam is naarmate uw organisatie groeit.

Je kunt de juiste oplossing niet vinden als je niet weet met welke problemen je te maken hebt. De jacht op een CMMS begint met het definiëren van de problemen die u wilt oplossen en het vaststellen van korte- en langetermijndoelen.

Kenmerken en voordelen van een CMMS beoordelen

Elke CMMS heeft tientallen functies met verschillende niveaus van mogelijkheden en aanpassingsmogelijkheden. Door simpelweg een lijst met alle tools te lezen, komt u niet dichter bij het kiezen van een CMMS dat het beste bij uw bedrijf past. Dit gedeelte helpt u CMMS-functies strategisch te evalueren en te bepalen welke software het beste bij uw bedrijf past.

CMMS bevat scoresjabloon

Onze uitgebreide scoresjabloon voor CMMS-functies kan u helpen elke CMMS-provider te evalueren op hun beschikbare functies, hun waarde en hoe ze presteren op basis van de doelen en prioriteiten van uw instelling. Klik op de afbeelding hieronder om onze scoresjabloon voor CMMS-functies te downloaden.

Andere dingen om te overwegen bij het evalueren van CMMS-functies

1. Aarzel niet om contact op te nemen met een provider als je vragen hebt over een functie. Ze kunnen uitleggen of die functie beschikbaar is en hoe deze eruitziet in actie.
2. Controleer of elke CMMS-optie een mobiele versie heeft. Een mobiele CMMS-app stelt u in staat om onderweg te werken en kan een uiterst waardevol hulpmiddel zijn.
3. Denk na over andere systemen die moeten worden geïntegreerd met uw CMMS (zoals softwaresystemen van andere afdelingen) en kijk of die integraties mogelijk zijn met elke optie.
4. Elk CMMS-prijsniveau wordt geleverd met extra functies. Zorg ervoor dat de functies die u evalueert, beschikbaar zijn in het niveau dat bij uw budget past.
5. Bij sommige CMMS-providers kunt u bepaalde functies aanpassen, zoals dashboards of rapporten. Zoek uit of elke oplossing die optie biedt.
6. Wees realistisch. Mogelijk hebt u een bepaalde functie nodig of wilt u deze, maar dat betekent niet dat u deze met de beschikbare middelen en expertise met succes kunt gebruiken.
7. Denk na over functies buiten het CMMS-platform, zoals training en ondersteuning.

Welk CMMS biedt de meeste waar voor uw geld?

Elke CMMS die veel minder scoort dan andere kandidaten op de evaluatiekaart, moet van uw lijst worden verwijderd. Je zou in de verleiding kunnen komen om enkele van de lager scorende opties te behouden als ze minder kosten. Als ze echter niet over de functies beschikken die u nodig hebt, zullen ze de investering niet tegen elke prijs waard zijn. Trim uw lijst met CMMS-koplopers naar de top twee tot vijf. De volgende stap is om te zien of een van uw finalisten te mooi is om waar te zijn. Dat is de vraag die we in onze volgende sectie willen beantwoorden.

De reikwijdte van uw CMMS-implementatie definiëren

Het kiezen van een CMMS draait niet alleen om de cijfers. Ja, prijzen zijn belangrijk en dat geldt ook voor functies, maar de menselijke factor moet ook worden overwogen bij het kiezen van het beste CMMS. In dit gedeelte wordt onderzocht hoe u door het menselijke element kunt navigeren bij het kiezen van een CMMS.

Vijf dingen om te overwegen voor CMMS-implementatie

1. Hoe gemakkelijk is het om het CMMS te gebruiken? Technici, operaties en anderen zullen de software niet goed (of helemaal niet) gebruiken als deze niet gebruiksvriendelijk is. Vraag CMMS-leveranciers om een ​​gratis proefversie en ontdek zelf hoe eenvoudig het is om te werken.
2. Hoe zien de implementatie-, training- en ondersteuningsprocessen eruit? Jij en je team hebben hulp nodig bij het opzetten en gebruiken van de software. Onderzoek hoeveel hulp CMMS-providers bieden voor installatie, training en ondersteuningsbronnen (digitaal helpcentrum, trainingsvideo's, klantenondersteuning, enz.).
3. Wat kan er mis gaan? De weg naar CMMS-succes zal niet zonder uitdagingen zijn. Als u weet welke obstakels u te wachten staan, kunt u zich daarop voorbereiden. Vraag CMMS-providers naar de veelvoorkomende uitdagingen bij het implementeren van hun systeem. Praat met bedrijven die de software gebruiken en vraag naar eventuele obstakels waarmee ze te maken hebben gehad.
4. Wat nu? Bepaal hoe de volgende stappen eruit zouden zien als je morgen voor een CMMS zou kiezen. Bedenk wie er op de hoogte moet worden gesteld en stel een tijdlijn op voor implementatie.
5. Wat gebeurt er na implementatie? Het implementeren van software is slechts het begin van uw reis naar CMMS-succes. U moet beslissen hoe u resultaten wilt bijhouden, ervoor zorgen dat het systeem correct wordt gebruikt, nieuwe medewerkers aan boord nemen en opschalen voor groei. Vraag potentiële leveranciers naar ondersteuning en middelen die ze in het verleden hebben geïmplementeerd.

Welke CMMS is de winnaar?

Dit is het einde van de weg. De laatste daad. Beslissingstijd. Je hebt je onderzoek gedaan, de juiste vragen gesteld en met iedereen gesproken. De laatste vraag komt neer op het kiezen van een CMMS om aan uw meest dringende zakelijke behoeften op korte en lange termijn te voldoen, met de services en het team om u bij de overgang te ondersteunen.

Waar het op neerkomt

Het kiezen van een CMMS kan in het begin eng lijken. Wekenlang staren naar dollartekens en nadenken over implementatie kan één grote hoofdpijn zijn. Als het allemaal te veel lijkt, neem dan een diepe duik en volg drie eenvoudige stappen:

1. Raadpleeg de belangrijkste spelers terwijl ze een buy-in krijgen
2. Definieer je doelen
3. Evalueer de software op basis van pasvorm, kosten, functies en implementatie.

Met al deze informatie en inzicht zullen de onweerswolken uiteenvallen en kunt u er zeker van zijn dat het CMMS dat u selecteert het beste bij uw bedrijf past.