Software voor het volgen van activa:lokaliseer en volg uw activa nauwkeurig

U heeft besloten om de software voor het volgen van activa te gebruiken. Dat is een slimme beslissing, want er zijn veel voordelen.

Wat is software voor het volgen van activa?

Software voor het volgen van activa biedt gebruikers manieren om de locatie van fysiek getagde activa digitaal te volgen. Het slaat ook activa- en voorraadgegevens op en kan managers waarschuwen wanneer de voorraad reserveonderdelen laag is.

Het kan helpen om software te gebruiken om deze activa bij te houden:

• Zorg ervoor dat gepland onderhoud op tijd wordt voltooid
• Stel waarschuwingen en meldingen in zodat het juiste personeel automatisch wordt toegewezen aan taken wanneer nieuwe werkorders worden gemaakt
• Houd de levenscyclus van activa bij. Informatie over de staat van de apparatuur, leeftijd en meer wordt ingevoerd en opgeslagen in het systeem
• Rapporten uitvoeren en afschrijving van machines berekenen

Waarom mensen software voor het volgen van activa gebruiken:

Het meest tijdrovende aspect van het opzetten van een preventief onderhoudsprogramma is het doorlopen van een faciliteit en het maken van een inventaris van alle relevante activa. Het gebruik van software voor het volgen van activa helpt u bij

• Voorraadbeheer: Gebruikers voeren gegevens in om fysieke tools, softwarelicenties en contracten te volgen. De resulterende database vereenvoudigt de controle. Instapdatums van activa en in- en uitcheckfuncties helpen verlies te voorkomen en regelmatige updates te promoten.
• Levenscyclusbeheer van activa: Breng gebruikers op de hoogte van verplichte of nuttige software-updates. Afstoting van activa beheren. Waarschuw belanghebbenden wanneer het tijd is om contracten op te zeggen of te verlengen.
• Centrale helpdesk: Creëer een digitaal papieren spoor om acquisities, verzoeken, updates, licentiebeheer, naleving, optimalisatiebehoeften en meer bij te houden.

Daarnaast helpt het bijhouden van vaste en mobiele activa u:

Zoek uw middelen snel, precies wanneer u ze nodig heeft

Software voor het volgen van activa kan u vertellen waar iets is of, met een eenvoudig in- en uitchecksysteem, wie het heeft of voor het laatst heeft gehad. Het is hetzelfde binaire systeem dat door uw lokale bibliotheek wordt gebruikt. Elk boek wordt geregistreerd als "in" of "uit", en als het uit is, weet het systeem ook wie het heeft. In facility management kunnen in- en uitchecksystemen worden opgezet voor gedeelde activa. Zo dragen de technici van de tablets tijdens hun diensten bijvoorbeeld toegang tot CMMS-software. De mogelijkheid om "verantwoordelijkheid te controleren" verlengt de levensduur van bepaalde soorten activa; iedereen is wat voorzichtiger als ze weten dat hun naam is gekoppeld aan de laatste keer dat iets is gebruikt.

Beslis over welke activa u in de toekomst wilt kopen

Leent de frontoffice constant de projector van de IT-afdeling? Heeft de onderhoudsafdeling geld uitgegeven aan een lasinstallatie die de afgelopen zes maanden niet is uitgecheckt? Het bijhouden van activa vertelt u meer dan alleen waar de dingen zijn. Het vertelt je waar ze zijn geweest, en bedrijven kunnen die informatie gebruiken om betere beslissingen te nemen over de activa waarin ze in de toekomst zullen investeren.

Beheer uw activa met snelle, nauwkeurige tellingen

Om succesvol te zijn in activabeheer, moet u up-to-date gegevens bijhouden van de onderdelen die de onderhoudsafdeling in voorraad heeft. Handmatige asset tracking is een langzaam en foutgevoelig proces. En het is niet moeilijk om te zien waarom. Denk aan je eigen keuken. Stel je nu de rommellade voor. Het is degene vol met kleine, zelden bruikbare, meestal waardeloze items. Hoe lang zou het duren om een ​​inventaris te maken zonder fouten te maken? Stelt u zich eens voor dat u elke losse stropdas en al die plastic lipjes om broodzakken gesloten te houden, handmatig inspecteert en opschrijft. Maar met software voor het volgen van activa hoeft u alleen maar elk item te scannen en u bent klaar.

Maar je weet dit allemaal, want je hebt al besloten om de asset management software te gebruiken.

Je weet ook dat hoe eerder je begint, hoe beter. Dat komt omdat hoe kleiner het aantal activa waarmee u begint, hoe sneller u ze allemaal in het systeem kunt krijgen. En uw bedrijf groeit, wat meer activa betekent, wat betekent dat hoe langer u wacht, hoe langer het proces zal duren.

Wist u dat asset maintenance management geld bespaart voor uw organisatie. Lees voor meer informatie onze blog over 4 manieren waarop Asset Maintenance Management uw organisatie geld bespaart.

Maar eerst moet er nog een belangrijke beslissing worden genomen. U moet beslissen welk type tags u wilt gebruiken. Er zijn er een paar om uit te kiezen, maar er is er maar één die het beste aan uw specifieke behoeften voldoet.

Activa bijhouden met streepjescodes

Met een lange en indrukwekkende geschiedenis zijn barcodes en barcodelezers vaak waar mensen aan denken als ze denken aan 'asset tracking'.

Het is gemakkelijk om aan de slag te gaan, aangezien scanners en tags steeds goedkoper worden. In feite kunt u waarschijnlijk uw eigen tags afdrukken, en de meeste moderne smartphones en tablets werken als lezers met behulp van hun ingebouwde camera's. Als je iets robuusters nodig hebt dan een papieren sticker, is het ook mogelijk om tags te kopen die zijn ontworpen voor zwaardere omgevingen, waaronder tags die zijn gemaakt van duurzaam plastic en metaal.

Maar het barcodesysteem is niet perfect, dat weet je al uit eigen ervaringen bij de self-checkout-lijn in de supermarkt. Het kan een uitdaging zijn om de lezers aan het werk te krijgen, vooral als de streepjescode is beschadigd. Soms maakt zelfs een kleine vervorming een barcode onleesbaar. Uiteindelijk is het vaak gewoon een kwestie van er een beetje handigheid in ontwikkelen. Merk je op hoe kassiers, die veel met de technologie hebben geoefend, nooit problemen lijken te hebben?

Ongeacht de kleine frustraties, zijn er goede redenen waarom barcodes zo gewoon zijn. De technologie is betrouwbaar en goedkoop. Mensen gebruiken het omdat het werkt en ze zich er prettig bij voelen.

Activa volgen met RFID

Radiofrequentie-identificatietags (RFID) hebben verschillende voordelen ten opzichte van traditionele streepjescodes, maar er zijn nadelen aan verbonden.

Barcodes kunnen slechts een kleine hoeveelheid informatie bevatten, wat meestal geen probleem is bij het gebruik van cloudgebaseerde EAM-software. Alle informatie over elk activum wordt hoe dan ook online opgeslagen. Maar in omgevingen waar internettoegang onbetaalbaar is, wordt deze beperking een groter probleem. RFID-tags kunnen echter veel meer informatie opslaan dan streepjescodes, waardoor ze een betere keuze zijn op afgelegen locaties. Kritieke service-informatie kan bijvoorbeeld op de tag zelf worden opgeslagen, waardoor offline, computergebaseerd onderhoudsbeheer mogelijk is. De tags kunnen ook zo worden ingesteld dat u ze niet alleen kunt lezen, maar ook kunt schrijven, waardoor er veel mogelijkheden zijn. Een tag kan u bijvoorbeeld vertellen wanneer deze voor het laatst is gescand.

Omdat RFID-technologie gebruik maakt van radiofrequenties, hebben scanners geen directe zichtlijn nodig. Sterker nog, een scanner en een tag hoeven niet eens dicht bij elkaar te staan. De afstand hangt af van de grootte en het specifieke type tag, maar scanners kunnen communiceren met kleine, goedkope tags van wel 100 meter ver. Dit maakt het scannen van tags veel gemakkelijker voor technici en stelt u ook in staat de tags beter te beschermen; de scanner heeft geen zichtlijn nodig, dus u kunt tags veilig onder beschermende plastic afdekkingen bewaren.

RFID-tags zijn ook sneller dan traditionele barcodes, omdat u er meerdere tegelijk kunt scannen. Weet je nog die rommellade in je keuken die je probeerde te inventariseren? Met behulp van streepjescodes moet u elk item oppakken en lezen. Met RFID-tags kunt u alle tags tegelijk scannen, aan de andere kant van de kamer.

Een meer gebruikelijk voorbeeld van een werkplek is het meubilair in een kantoorgebouw. Met streepjescodes zou je rond moeten lopen en alle activa moeten lezen, en dat kan betekenen dat je onder bureaus moet kruipen en stoelen om moet draaien op zoek naar streepjescodestickers. Met RFID-tags kunt u aan de deur van elk kantoor gaan staan ​​en alle tags tegelijkertijd scannen.

Als u besluit om met RFID-tags te gaan, moet u gaan kijken naar passieve en actieve versies. Passieve RFID-tags halen snel hun kracht uit de scanners; ze hebben geen eigen krachtbronnen. Dit verlaagt hun kosten, maakt ze kleiner en verlengt hun levensduur. Maar vertrouwen op externe voeding heeft ook de neiging om de afstand van waaruit ze kunnen worden gescand, te verkorten. Actieve tags bevatten wel hun eigen voedingen, waardoor ze over langere afstanden kunnen uitzenden. Er is echter een afweging. Zoals met bijna alles met een interne voeding, is de levensduur beperkter. Omdat actieve RFID-tags groter zijn en meer kosten, zijn ze uiteindelijk beter geschikt voor grotere activa.

RFID-tags zijn geweldig, maar niet perfect. De tags en scanners kosten veel meer dan barcodeapparatuur. Als u veel scanners of tags tegelijkertijd dicht bij elkaar uitzendt of ontvangt, kunnen de radiosignalen botsen. Er zijn manieren om dit probleem te omzeilen, maar het is iets dat in gedachten moet worden gehouden. Ook zijn er aanhoudende beveiligingsproblemen sinds de introductie van de technologie. Tags kunnen meer gegevens bevatten dan streepjescodes, maar het is nog steeds niet genoeg om versleuteling mogelijk te maken. Dit betekent dat onder bepaalde omstandigheden iedereen met de juiste apparatuur de tags kan scannen.

Dus, wat is de juiste tag voor het bijhouden van activa voor mij?

Zoals bij elke technologie zijn er voor- en nadelen aan barcode- en RFID-tags. Als u nadenkt over uw bedrijfsmiddelen, faciliteiten, workflows en budget, kunt u degene kiezen die het beste bij u past.

Een deel van het besluitvormingsproces zou moeten zijn om met uw CMMS-provider te praten. Ze zijn niet alleen vakexperts, maar ze kunnen je ook vertellen hoe je hun software het beste kunt gebruiken met verschillende soorten tags.

We begrijpen dat het vinden van nieuwe software voor het volgen van activa overweldigend kan zijn. Online directory's zoals Software Advice en Capterra helpen duizenden facility managers bij het kiezen van de juiste asset tracking software voor hun bedrijf. Lees de kopersgids van Software Advice en begrijp de algemene mogelijkheden van software voor het volgen van activa, evenals de factoren waarmee kopers rekening moeten houden bij de aankoop ervan.