Hoe CMMS in de gezondheidszorg kan navigeren door het doolhof van zijn regelgeving

Kwaliteit en efficiëntie zijn altijd afhankelijk van goed onderhoud, maar nergens is dit duidelijker dan in een ziekenhuis. Bijna alles wat onderhoudspersoneel doet, is van invloed op de naleving, en routineonderhoud zoals schoonmaken, inspecteren en op de juiste manier opslaan van apparatuur kan voor patiënten het verschil tussen leven en dood betekenen. Een checklist voor ziekenhuisonderhoud is een goed begin om de procedures op orde te houden.

Een ziekenhuis vertrouwt op zijn minst op efficiënte processen om een ​​consistente stroom van patiëntenzorg te behouden en ervoor te zorgen dat een bepaald aantal patiënten volgens een vast schema wordt gezien. Uitval van apparatuur en gemiste taken kunnen de wachttijd van de patiënt verlengen en belasten het ziekenhuispersoneel en back-upapparatuur.

Software voor het beheer van ziekenhuisfaciliteiten is een fundamenteel hulpmiddel dat door organisaties wordt gebruikt om te voldoen aan de nalevingsnormen van de regelgeving en om de kosten te verlagen door processen te centraliseren. Hoewel veel ziekenhuizen al onderhoudsbeheersoftware gebruiken, gebruiken sommige organisaties nog steeds gedecentraliseerde handmatige methoden. Als uw organisatie nog niet op de CMMS-trein is gesprongen, lees dan verder om meer te weten te komen over de voordelen van onderhoudsbeheersoftware voor ziekenhuizen.

Heeft uw ziekenhuis moeite om aan de regelgeving te voldoen?

Ziekenhuizen behoren tot de meest gereguleerde voorzieningen en de onderhoudsafdeling speelt een belangrijke rol bij het voldoen aan die regels. De Health Insurance Privacy and Portability Act (HIPAA) is een wet die onder andere een sterke bescherming voor de persoonlijke en medische geschiedenis van patiënten verplicht stelt. Deze vereisten zijn niet direct van toepassing op onderhoudsafdelingen, maar ze kunnen routinetaken zoals schoonmaken en preventief onderhoud. Om routinetaken te vereenvoudigen, moeten een onderhoudsbeleid en procedurehandleiding van het ziekenhuis worden gevolgd. Als het werk niet zorgvuldig wordt gepland, komen werknemers terecht in gebieden waar ze worden blootgesteld aan Protected Health Information (PHI). Dit plaatst ze binnen de reikwijdte van HIPAA, waardoor extra training en veiligheidsmaatregelen nodig zijn en de risico's op een inbreuk nodeloos toenemen.

Onderhoudstaken met betrekking tot IT-apparatuur of gebieden waar gegevens zijn opgeslagen, moeten zorgvuldig worden behandeld om het risico op een inbreuk te minimaliseren. Dit vereist aanvullende protocollen om ervoor te zorgen dat werkstations worden uitgelogd of archiefkasten worden vergrendeld voordat onderhoud wordt uitgevoerd. HITECH-compliance legt extra onderhoudslasten op om effectief gebruik van technologie te garanderen. Computers, netwerken en andere IT-bronnen hebben regelmatig onderhoud nodig om ervoor te zorgen dat ze te allen tijde veilig en in goede staat zijn.

Bovendien zijn er regels van het ministerie van Volksgezondheid, vereisten van de Joint Commission, HCAHPS-enquêtes die van invloed zijn op de publieke perceptie van het ziekenhuis en optionele normen zoals Life Safety Code-vereisten waaraan veel ziekenhuizen willen voldoen.

Met zo'n complex doolhof van regels en voorschriften is het niet genoeg om dingen op te lossen als ze breken. Onderhoudsmanagers moeten in staat zijn om normen te omschrijven en taken te prioriteren om ervoor te zorgen dat nalevingsgerelateerde reparaties en preventief onderhoud worden uitgevoerd. Geautomatiseerde software voor onderhoudsbeheer is een effectief hulpmiddel dat ervoor zorgt dat niets over het hoofd wordt gezien en door de kieren valt.

Deze case study over Philhaven Health Care illustreert wat de juiste CMMS-software kan doen. Deze gedragsmatige zorgverlener worstelde om hun snelle groei het hoofd te bieden met behulp van traditionele methoden voor onderhoudsbeheer. Met 12 locaties, waaronder een ziekenhuis met 103 bedden, waren papieren werkbonnen en Excel-spreadsheets niet meer voldoende. Jim Ipsen, Director of Facilities bij Philhaven, legt uit:

"Om de onderhoudsactiviteiten in onze faciliteiten effectief en efficiënt te beheren en naleving van de overheidsinstanties aan te tonen, hadden we een flexibeler onderhoudsbeheersysteem nodig om de status van taken vast te leggen en te rapporteren."

Met Hippo-software voor onderhoudsbeheer kon Philhaven "de communicatie tussen alle partijen die betrokken zijn bij het maken, uitvoeren en verwerken van werkorders vereenvoudigen". Dankzij de functie voor asset- en apparatuurbeheer konden ze het onderhoud van hun faciliteiten bijhouden, zodat er geen onderhoudstaken werden overgeslagen. Dit maakte het niet alleen gemakkelijker om de naleving te controleren, het zorgde ook voor een grotere efficiëntie. Dat betekent een hogere zorgstandaard, lagere nalevingsrisico's en lagere uitgaven in de hele organisatie.

Heeft uw ziekenhuis geen processtandaardisatie? In het onderhoudsbeheer van ziekenhuizen moet elke taak passen in de juiste stappen en benchmarks. Alles wat van invloed is op de naleving, veiligheid of de missie van het ziekenhuis - het steriliseren van hulpmiddelen, het onderhouden van medische apparatuur en zelfs het controleren van noodapparatuur - moet op een zeer specifieke manier worden gedaan om risico's te minimaliseren en de kwaliteit van de zorg te maximaliseren. Zelfs taken met een lage complexiteit moeten stap voor stap gedetailleerd worden uitgewerkt.

Mond-tot-mondreclame of hands-on instructie is niet betrouwbaar. Ziekenhuizen hebben tientallen tot honderden mensen die verantwoordelijk zijn voor het onderhoud. Taken zoals het onderhouden van complexe diagnostische apparatuur of het uitvoeren en bewaken van IT-beveiliging worden meestal gedaan door externe contractanten, en vaak wordt routinematig onderhoud aan de faciliteiten uitbesteed. De omzet is vaak hoog en het ziekenhuis kan op elk moment van leverancier veranderen of taken uitbesteden die voorheen intern werden gehouden.

Zelfs met SOP's voor elk apparaat, is het moeilijk om ze af te dwingen zonder software voor onderhoudsbeheer. Als ze in een spreadsheet of map worden bewaard, is er vaak geen praktische manier voor werknemers om ze te openen wanneer dat nodig is; het is niet voor iedereen praktisch om terug te rennen naar het onderhoudskantoor om de procedures nogmaals te controleren en ervoor te zorgen dat alles goed is. Het geheugen wegwerken leidt tot fouten en over het hoofd gezien stappen, terwijl het gebruik van een op papier gebaseerd systeem omslachtig is om te organiseren en ernaar te verwijzen.

Krachtige on-demand werkorderbeheersoftware maakt het gemakkelijk om ervoor te zorgen dat taken tijdig worden voltooid, ongeacht de toegewezen werknemer - van fulltime onderhoudsmedewerkers tot externe aannemers die slechts één of twee keer per jaar komen. Werkorders hebben aanpasbare velden, waardoor facility managers zo weinig of zo veel informatie kunnen specificeren als nodig is. Noodzakelijke hulpmiddelen, documenten, veiligheidskwesties en andere gegevens zijn toegankelijk op werkorders, zodat werknemers alle informatie kunnen raadplegen die bij die reparatie hoort.

Werkorders zijn toegankelijk voor interne onderhoudsmedewerkers of externe leveranciers. Alle gebruikers kunnen overal waar ze een internetverbinding hebben werkorders ontvangen met de mogelijkheid om werkorderinformatie vanuit het veld bij te werken met behulp van een mobiele CMMS-app. Beheerders kunnen de voortgang van werkorders sorteren, volgen en bekijken, om ervoor te zorgen dat iedereen op schema ligt en dat alles wordt gedaan.

Bent u in staat om werknemers en leveranciers verantwoordelijk te houden? Het volgen van werkorders, reparatiegeschiedenis en andere factoren helpt niet alleen onderhoudsmedewerkers; het biedt het management ook de zichtbaarheid die nodig is om de verantwoordelijkheid in de hele organisatie te waarborgen. Dankzij diepgaande onderhoudsrapporten kunnen managers de status van alle werkorders in één oogopslag zien, gefilterd op door de gebruiker te definiëren categorieën in gebruiksvriendelijke grafieken. Het is gemakkelijk om te zien welke taken zijn voltooid, vervallen of te laat zijn — sorteer op prioriteit, type taak en andere criteria.

CMMS-rapporten maken het eenvoudig om onderhoudsgeschiedenisgegevens op te halen. Gebruikers kunnen de kosten onderzoeken en deze uitsplitsen naar reguliere en overuren, gebruikte onderdelen en materialen en facturen. Onderhoudsgeschiedenisrapporten geven ook nauwkeurig inzicht in de belangrijkste prestatie-indicatoren. Met deze gegevens is het gemakkelijk om de leverancier met de meest concurrerende prijs te vinden, werknemers met de beste staat van dienst te promoten of slecht presterende werknemers in te huren voor aanvullende training. Het helpt ook om meer strategische personeelsbeslissingen te nemen, waardoor managers aannemers en werknemers onderling kunnen vergelijken.

Onderhoudsbeheersoftware is net zo handig bij het beheren van onderdelen en andere inventaris als bij het plannen van werknemers. Met de functie inventarisrapporten kunnen managers in één oogopslag de volledige voorraad bekijken en sorteren. Wanneer onderdelen en materialen bijna op zijn, worden waarschuwingen via e-mail naar de juiste mensen gestuurd voor nabestellingen, zodat kritieke onderdelen altijd beschikbaar zijn. CMMS-voorraadbeheermodules slaan ook contactgegevens van leveranciers op, dus als onderdelen en materialen moeten worden aangevuld, kan dit zonder vertraging worden gedaan.

De zichtbaarheid en verantwoordelijkheid van rapporten is een cruciaal kenmerk geweest voor veel facility managers, waaronder Reynold Peters van de Manitoba Regional Health Authority, Southern Health. De organisatie bestrijkt bijna 27.000 kilometer en werkt volgens een decentraal model, wat unieke uitdagingen met zich meebrengt. Hoewel een centrale autoriteit toezicht houdt op sommige van hun faciliteiten, worden veel van hun ziekenhuizen, klinieken en centra voor begeleid wonen onafhankelijk beheerd, dus het is moeilijk om consistente prestaties te verifiëren binnen hun onderhoudsafdeling.

Met behulp van Health Care CMMS-software hebben ze een revolutie teweeggebracht in hun onderhoudsafdeling. Volgens Peters, Manager Bouw en Energiebesparing, kunnen ze met onderhoudssoftware zien "wie de werkorder heeft uitgegeven en weten naar wie ze moeten gaan als er problemen zijn met de documentatie." Ze kunnen rapporten en benchmarks gebruiken om de prestaties van faciliteiten te vergelijken en problemen met kwaliteitscontrole op te sporen voordat ze een serieus probleem worden. En ze zijn erin geslaagd om dit te doen terwijl ze nog steeds werken met de lokale autonomie waardoor elke faciliteit het beste kan voldoen aan de behoeften van zijn gemeenschap.

Heeft u een preventief onderhoudsprogramma aangenomen? In een industrie als productie, waar een defecte machine de productie kan stilleggen, begrijpt iedereen de voordelen van preventief onderhoud, maar veel zorgorganisaties verwaarlozen het nog steeds. Maar ziekenhuizen hebben ook een bedrijfskritische infrastructuur die regelmatig moet worden onderhouden. Het is niet alleen de belangrijkste uitrusting zoals levensondersteuning waar falen rampzalig kan zijn; een onverwachte storing van de HVAC-infrastructuur, back-upvoedingen of decontaminatieapparatuur kan ook de productiviteit verlagen en de patiëntenzorg ernstig beïnvloeden.

Zelfs als er geen levens op het spel staan, levert preventief onderhoud grote voordelen op voor ziekenhuizen. Van MRI's tot koelunits, het hebben van een geformaliseerd gepland onderhoudsprogramma zal de levensduur van activa verlengen. Dit bespaart geld en minimaliseert verstoringen, waardoor zorginstellingen een hogere, consistentere zorgstandaard kunnen bieden.

Met de juiste software voor preventief onderhoud kunnen ziekenhuizen één enkel systeem gebruiken voor het plannen, volgen en bevestigen van regelmatige reparaties, van het bloedlab tot de keuken van de cafetaria. Werkorders worden gepland op basis van een kalenderfrequentie of meterstanden, met variabele opties ingesteld om toekomstige werkorders aan te passen op basis van de meest recente onderhoudsdatum.

Met een CMMS worden werkorders voor preventief onderhoud zo ingesteld dat ze automatisch worden toegewezen aan de juiste medewerker of technicus, of worden verzonden naar een beheerder die ze vervolgens kan toewijzen. Vervaldatums, geavanceerde herinneringen voor meldingen en andere planningsfuncties maken het gemakkelijk om vooruit te plannen, zodat werknemers prioriteit kunnen geven aan belangrijke onderhoudstaken zonder hun reguliere taken te onderbreken.

Onderhoudsbeheersoftware ondersteunt alles wat uw ziekenhuis doet. Het maakt het gemakkelijker om nalevingsdoelstellingen te halen, bevordert de aansprakelijkheid, maakt strategische beslissingen over leveranciers en personeel mogelijk en verlengt de levensduur van ziekenhuis- en onderhoudsapparatuur.

Hippo Health Care CMMS is gespecialiseerd in het leveren van onderhoudsmanagementsystemen voor de gezondheidszorg. Het is met succes geïmplementeerd in meer dan 200 ziekenhuizen, bejaardentehuizen, klinieken en instellingen voor begeleid wonen. Neem contact op met Hippo CMMS voor meer informatie over onze eenvoudige onderhoudsbeheersoftware voor zorginstellingen.