7 manieren om liefde te tonen aan je CMMS

Valentijnsdag staat voor de deur en naast het overladen van je geliefde, vriend of familie met hartjes en kusjes op deze heerlijke duvey-dag, vinden wij hier bij Hippo CMMS het belangrijk om liefde te tonen aan je trouwe CMMS-software. Uw onderhoudsbeheersoftware voelt zich misschien buitengesloten als u al een tijdje geen werkorder hebt gemaakt of uw apparatuurrecords hebt bijgewerkt, dus wat is een beter moment om te reorganiseren en weer op het goede spoor te komen dan nu?

Om je in de stemming te brengen, hebben we ons fijne team voor data-integratie en training ondervraagd over manieren om je bestaande CMMS-systeem beter te stroomlijnen. Ze kwamen met een aantal veelvoorkomende problemen die klanten hebben als ze niet genoeg tijd besteden aan hun software en eenvoudige manieren om dit te verhelpen.

1. LIEFDE IS PATINT– Het kost tijd om je account in te stellen

Als u net een CMMS-software voor uw onderhoudsafdeling hebt gekocht, moet u er rekening mee houden dat u er veel tijd aan zult besteden. Een juiste CMMS-implementatie vereist een systematisch proces om ervoor te zorgen dat alle gebruikers, activa, apparatuur, inventaris en bijbehorende documenten, ID-tags en afbeeldingen worden toegevoegd. Wat de meeste tijd kost, is het verzamelen van al deze gegevens en het vervolgens invoeren in uw database. Wees geduldig met dit proces en begrijp dat uw tijdlijn afhankelijk is van vier hoofdfactoren; of u al dan niet bestaande onderhoudssoftware hebt, uw implementatiebudget, het vereiste tijdsbestek en of u een toegewijde interne resource hebt of niet. In ons bericht over vier factoren die de installatie beïnvloeden, worden deze items gedetailleerder uitgelegd.

Naast geduld in de installatiefase, moet je ook rekening houden met de lange tijd die het kan kosten om al je gebruikers goed in het systeem te trainen. Als u een groter onderhoudsteam heeft, kan het plannen van sessies die relevant zijn voor elke functie enige tijd in beslag nemen en als een werknemer belangrijke softwarefuncties beheerst, laat staan ​​ALLE modules, vereist dit een aanzienlijke investering van manuren. Ons artikel over hoe u de training voor uw team kunt optimaliseren, biedt geweldige suggesties om uw personeel zo snel mogelijk aan de slag te krijgen met een CMMS.

Het punt hier is om te begrijpen dat het tijd kan kosten om nieuwe systemen op te zetten en kennis te verspreiden naar de rest van uw team. Geloven dat u binnen een maand na aankoop een volledig functioneel CMMS zult hebben, is misschien niet realistisch. Pas redelijke tijdschema's toe voor zowel training als setup, en wees geduldig met de voortgang.

2. LIEFDE MOET NIET GECOMPLICEERD ZIJN – Ruim je database op

Staat uw CMMS vol met verouderde apparatuur, gebruikers die al 2 jaar met pensioen zijn en een lijst met preventieve onderhoudstaken die u maanden geleden hebt voltooid? Als dat klinkt als uw database, dan is het tijd om wat winterschoonmaak te implementeren. Op de hoogte blijven van afdelingsveranderingen betekent dat u uw CMMS moet updaten om de huidige praktijken na te bootsen, uw software moet immers een digitale weerspiegeling zijn van uw onderhoudsactiviteiten. Voor een juiste CMMS-implementatie neemt u de tijd (we raden u aan om eenmaal per maand) oude apparatuur uit het systeem te verwijderen, de contactgegevens van gebruikers bij te werken en de frequentie te wijzigen waarmee uw PM's worden gegenereerd. In ons artikel over CMMS-valkuilen wordt uitgelegd hoe u uw database kunt opruimen en uw systeem weer op de rails kunt krijgen.

3. LIEFDE IS CONSISTENTE EN FREQUENTE - Voeg regelmatig consistente gegevensopmaak toe

Een goed functionerend gebruiksvriendelijk CMMS krijgt regelmatig de aandacht die het verdient. Uw systeem moet worden opgenomen in de dagelijkse onderhoudsactiviteiten en niet op het laatste moment. Zo voorkom je dubbele invoer of het inhalen van wijzigingen in werkorders, het afvinken van taken op je lijst en het bijhouden van je arbeidsuren. Het gebruik van een mobiele CMMS-app om gegevens in te voeren is een eenvoudige manier om te zorgen voor consistente en tijdige updates van uw systeem, aangezien informatie die via de app wordt bijgewerkt onmiddellijk over het hele systeem wordt verspreid.

Afgezien van veelvuldig gebruik van uw systeem, moet u uw best doen om consistentie te behouden bij het invoeren van gegevens. Dit kan zo gedetailleerd zijn als ervoor zorgen dat alle apparatuur dezelfde naamgevingsconventie gebruikt, d.w.z. Air Handler Unit in plaats van AIR HANDLER-eenheid, of het kan op grotere schaal zijn, zoals ervoor zorgen dat elke PM een juiste taakchecklist heeft of dat altijd prioriteitsniveaus voor werkorders worden gebruikt. Bepaal de juiste invoer wanneer u voor het eerst gegevens aan uw systeem toevoegt en houd u aan die opmaak. Bewijs dat u uw informatie leest voordat u deze opslaat of laat een toegewijde medewerker informatie consequent invoeren. Dit maakt het vinden van informatie veel gemakkelijker en verandert een rommelige oogpijn in een informatieve lijst.

4. LIEFDE IS VRIENDELIJK– Toon uw onderhoudsteam wat liefde

Naast vriendelijk zijn voor uw CMMS, neemt u ook de tijd om uw personeel te waarderen. Je team werkt hard om ervoor te zorgen dat de dagelijkse taken worden voltooid en dat de algehele faciliteit soepel verloopt, dus toon ze af en toe wat liefde. Onze post over 31 manieren om uw onderhoudsafdeling te motiveren heeft een aantal geweldige ideeën over leuke teamuitjes of het bijbrengen van eigenaarschap en doelgerichtheid bij uw medewerkers. Het herkennen van de inspanningen van uw team kan zo simpel zijn als het schrijven van een korte notitie aan uw onderhoudstechnicus in het opmerkingengedeelte van een werkorder of ze meenemen voor de lunch om een ​​speciale prestatie te vieren. Een gelukkig personeelsbestand is de sleutel tot productiviteit en een hogere werkkwaliteit.

5. LIEFDE IS IN DE DETAILS– Voeg documenten, afbeeldingen, ID-tags en meer toe aan uw database

Bent u regelmatig op zoek naar O&M-handleidingen of papieren gegevensbladen in uw archiefkasten? Raakt u in de war tussen de ene luchtbehandelingsunit en de andere? Als u een beetje moeite besteedt aan het zoeken naar informatie, moet u uw proces serieus opnieuw beoordelen. Een van de beste onderdelen van een CMMS-software is de mogelijkheid om documenten, ID-tags en afbeeldingen te koppelen aan hun respectievelijke activa of apparatuur. Via het systeem is snel en eenvoudig toegang te krijgen tot informatie die aan apparatuur is gekoppeld. U kunt facturen, contracten en meer aan elke werkorder toevoegen, zodat deze documenten nooit verloren gaan in een reeks mappen of kasten. Neem de tijd om belangrijke materialen toe te voegen aan middelen die u vaak gebruikt. Een goede vuistregel is om een ​​document/afbeelding aan het systeem toe te voegen als je het ooit meer dan eens nodig hebt. Om dit proces beter beheersbaar te maken, geeft u uzelf doelen voor het invoeren van documenten/afbeeldingen, zoals het toevoegen van vijf nieuwe veelgebruikte documenten per dag aan uw systeem. Als u meer tijd vooraf besteedt, bespaart u in de toekomst waardevolle tijd.

Bonustip:in plaats van uw kantoor door te spitten om belangrijke documenten zoals O&M-handleidingen te vinden en te scannen of uren door uw faciliteit te lopen om foto's van apparatuur/ID-tags te maken, kunt u ze online zoeken. De meeste instructies en O&M-handleidingen kunnen worden gedownload van de website van de leverancier, terwijl voor afbeeldingen van apparatuur een eenvoudige Google-zoekopdracht voor afbeeldingen vereist is. Vertrouw ons, het scheelt enorm veel tijd en je technici zullen je dankbaar zijn dat je ze meer informatie binnen handbereik hebt gegeven.

6. LIEFDE HEEFT ZIJN GRENZEN– Ken de beperkingen van uw systeem

Zoals alle goede dingen heeft een CMMS-systeem zijn beperkingen. Software is zo goed als de data die je erin stopt. Het zal uw werkorders niet op magische wijze via telepathie weergeven - iemand moet handmatig gegevens in de velden invoeren en op opslaan drukken. Hoewel spraakherkenningssoftware en automatische schrijfhulpmiddelen een lange weg hebben afgelegd, is niets zo goed als een mens. Het gaat erom dat u de kenmerken en functies van uw systeem begrijpt voordat u het aanschaft. Weet welke gegevens automatisch worden bijgewerkt en welke handmatig moeten worden ingevoerd, zodat u duidelijke verwachtingen heeft van de mogelijkheden van de software.

Als uw software u niet alle functionaliteit biedt die uw bedrijf nodig heeft, moet u mogelijk opnieuw toegang krijgen tot uw softwarekeuze of misschien is het een kwestie van wat meer geld uitgeven aan gegevensintegratie. De meeste CMMS-leveranciers bieden volledige gegevensintegratiediensten, waarbij de leverancier verantwoordelijk is voor het verzamelen van gegevens (uploaden van uw O&M-handleidingen, het inventariseren van uw inventaris van reserveonderdelen, het toevoegen van alle apparatuur, enz.) en het instellen van een account. Het uitbesteden van dit werk kan uw organisatie veel tijd besparen en ervoor zorgen dat uw database direct goed is ingericht en geoptimaliseerd. Ontwikkeling op maat kan ook de huidige beperkingen van uw systeem overwinnen. Veel leveranciers zullen met u samenwerken om tegen een prijs aangepaste modules voor uw organisatie te maken. Als deze nieuwe tool waarde biedt voor andere klanten, kan de leverancier ermee instemmen de ontwikkelingskosten te splitsen. Verken uw opties en begrijp hoe u het beste met beperkingen kunt omgaan.

7. LIEFDE IS AVONTUURLIJK– Probeer een nieuwe module uit

Technologie evolueert voortdurend en wordt steeds gestroomlijnder en gebruiksvriendelijker voor alle soorten technische vaardigheidsniveaus. Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van nieuwe functies die uw CMMS-leverancier heeft ontwikkeld sinds u het systeem voor het eerst kocht. Het kan zijn dat u uitzonderlijke waarde kunt halen uit een barcodesysteem of interactieve plattegronden zonder dat u meer hoeft te betalen voor de functie. Als je je niet avontuurlijk genoeg voelt om geavanceerde functies te gebruiken, probeer dan te profiteren van een meer basale functie waar je geen tijd voor hebt gehad om je in te verdiepen. Krachtige rapportagetools kunnen inzicht geven in alle aspecten van uw onderhoudsactiviteiten en, nog beter, ze zijn zeer eenvoudig te maken. U kunt het zelfs "instellen en vergeten" door rapport-e-mails te activeren met een frequentie naar keuze. Maak een wandeling op de wilde kant en duik in een nieuwe functie, uw bedrijf zal zeker profiteren van het gebruik van functies die verder gaan dan eenvoudig werkorderbeheer.

Door liefde voor uw systeem te tonen, kunt u er meer uit halen, of het nu gaat om het benutten van nieuwe functies of het aanscherpen van het database-onderhoud. Door vooraf meer tijd te besteden aan het correct toevoegen van informatie over activa en het opruimen van een rommelige interface, zullen u en uw team later veel efficiënter werken. Onthoud dat iedereen zich graag gewaardeerd voelt, en uw CMMS-software is daarop geen uitzondering.

Voor meer informatie over het optimaliseren van uw CMMS, contact ons vriendelijke ondersteuningsteam.