Effectieve werkinstructies:5 goede praktijken om ze te schrijven

Elke organisatie vertrouwt op efficiënte en hoogwaardige documentatie om te kunnen werken, vooruit te komen en voortdurende verbetering te bereiken . In de industrie worden de essentiële documenten van verschillende aard gemaakt, waaronder de werkinstructies zijn echte bewaarplaatsen voor alle actoren van het bedrijf:de arbeiders, nieuwe werknemers , supervisors, management en de besluitvormers.

Maar hoe zorg je ervoor dat de instructies die we moeten maken, efficiënt en gebruikt zijn? Hoe schrijf je ze? Hier zijn 5 best practices om tot effectieve werkinstructies te komen...

1. Houd het simpel!

Eenvoud en efficiëntie lopen vaak samen in de industriewereld. In een notendop houdt het in dat het document wordt ontdaan van alle overbodige informatie, van alle gegevens die de ondersteuning bezwaren. Maar ook het risico dat de gebruiker problemen veroorzaakt door hem in verwarring of fouten te brengen.

Het heeft ook een gestandaardiseerde . nodig minimalistische structuur in het creatieproces met alleen de elementen van de werkinstructies en de integratie referenties die nodig zijn.

2. Schrijf duidelijke en nauwkeurige documenten

Duidelijkheid en precisie. Dit zijn de twee woorden die je moet onthouden als het gaat om verbeteren enoptimaliseren efficiëntie, tijd en het verminderen van de kans op fouten. Je moet de operaties en de werkprocedure . beschrijven die wordt uitgevoerd door middel van duidelijke en nauwkeurige beelden om eventuele interpretaties te elimineren die de lezer kan hebben, die dus echt wordt geleid in de vervulling van zijn missie binnen zijn functie.

Dit maakt ook verder verduidelijken en vereenvoudigen job-to-job koppelingen mogelijk in al hun verschillende aspecten:betrokken posten, de verwachte passagetijd bij elke post, de volgorde van interventie voor elke post, koppelingsvoorwaarden, overdrachtsmiddelen van station naar station. Met andere woorden, duidelijkheid en precisie vergemakkelijken de werkprocedure .

3. Ga papierloos!

Vertrouwen op ondersteuning die zowel betrouwbaar, praktisch als gemakkelijk te updaten . is is van vitaal belang voor de leden van een bedrijf. Het doel is om fouten, storingen en defecten te verminderen of zelfs te elimineren vooral vanwege documenten die in hun oude versies zijn achtergelaten zonder revisie . Over één ding moeten we duidelijk zijn. Het valt niet te ontkennen dat het gebruik van klassiek papierformaat kan niet meer aan dit soort eisen voldoen. Digitale media zijn nu al meerdere jaren favoriet, en dit om verschillende redenen:centralisatie van informatie inclusief een gemakkelijkere toegang ertoe en vooral voor mobiele schermen (tablets, smartphones …) en vooral voor een veiligheidskwestie.

Adopteren up-to-date papierloos / dematerialisatie voor het maken van de werkinstructies voldoen aan dezelfde regelgeving vereisten en dezelfde logica in de digitalisering van werkomgevingen, die kenmerkend is voor de 4.0-industrie .

4. Maak van de werkinstructies een van de pijlers van het kwaliteitssysteem van het bedrijf.

Het QMS (Quality Management System) zoals gedefinieerd door de ISO 9001-norm richt zich op de ontwikkeling, onderhoud en soorten onderhoud voor effectieve kwaliteitsdocumentatie . De werkinstructies zijn een van de essentiële onderdelen van een kwaliteitsdocumentatie. Dit is de norm die hierboven vermeld staat in de vorm van een documentaire piramide met bovenaan het kwaliteitshandboek. Dit is de reden waarom de werkinstructies de pijlers worden van het vermogen van een organisatie om haar meetbare te bereiken kwalitatieve doelstellingen en zorgen voor efficiëntie

5. Verplaats je in de schoenen van de gebruiker

Bij het maken van een werkinstructie ligt het voor de hand om te denken aan de persoon die deze gaat bekijken en inzet hen. Het is alleen door jezelf in de schoenen van de gebruiker te verplaatsen, maar ook door hem te betrekken bij de ontwikkeling en rekening te houden met zijn observaties die in het veld zijn verzameld , dan kun je een configureerbare . schrijven document  over het onderwerp zo dicht mogelijk bij de werkelijkheid.

6. (Bonus) Gebruik een digitale werkinstructie software

Een goede manier om effectieve werkinstructies te schrijven, is door speciale software te gebruiken. Picomto is digitale werkinstructiesoftware waarmee u visuele en interactieve werkinstructies kunt maken. Aarzel niet om contact op te nemen met onze expert voor meer informatie over onze oplossing.