4 best practices voor het volgen van onderwijsmiddelen

We beschouwen scholen niet vaak als een bijzonder grote entiteit, maar steeds meer onderwijsinstellingen vullen tot de rand met dure middelen om onze steeds veranderende, technologisch gedreven wereld beter bij te houden. Voorbij zijn de dagen van compositieboeken en potloden langs de planken van klaslokalen; het is niet ongewoon om zelfs een peuter de 'ABC's' te zien leren op een tablet van hun kleuterschool. Daarom wordt de noodzaak van het bijhouden van leermiddelen in snel tempo een noodzaak voor alles, van kleine, particuliere instellingen tot grote openbare schooldistricten en universiteiten.
Dus, hoe ga je als beheerder om met het implementeren van een hulpmiddel voor het volgen van leermiddelen managementprogramma dat past bij zowel de logistieke als de financiële behoeften van uw instelling? Om hier een antwoord op te krijgen, moet u verder kijken dan de standaardprocedures van onderwijsinstellingen en in plaats daarvan beginnen te doen wat de beste supply chain-managers van bedrijven al jaren hebben bij het beheren van de activa van hun bedrijf. Volg deze vier best practices om hun doorgewinterde knowhow te integreren in uw unieke onderwijsinstelling:

1. Ontwikkel een transparant systeem om uw gegevens te centraliseren
2. Implementeer scanprocedures voor uw mobiele inventaris
3. Stel een verantwoordingssysteem op dat werkt voor uw instelling
4. Geef alle werknemers een rol in uw plan voor het volgen van leermiddelen

Ga verder om meer te lezen over hoe het opstellen van een plan voor het volgen van onderwijsactiva uw instelling kostbare tijd en geld kan besparen.

1. Ontwikkel een transparant systeem om uw gegevens te centraliseren

Ongeacht de grootte of reikwijdte van uw onderwijsinstelling, het is belangrijk dat u investeert in of een systeem ontwikkelt waartoe uw medewerkers te allen tijde toegang hebben. Daarin hebben ze de mogelijkheid om nieuwe activa toe te voegen en in realtime over hun omstandigheden te rapporteren. Dit werkt vooral goed voor grote organisaties die hun software en technologie voortdurend upgraden.
Deze medewerkers moeten ook de bevoegdheid hebben om beschrijvingen van de activa toe te voegen, een manier om schade of diefstal te melden en eventueel onderhoud dat nodig is in de toekomst, zoals abonnements- en garantievervaldatums. Door dit systeem volledig transparant te maken, met gespecialiseerde logins voor elke medewerker, zal uw organisatie beter in staat zijn om de specifieke activa bij te houden die wel of niet bijdragen aan uw algehele succes. Door vast te houden aan een consistent systeem worden budgettaire beoordelingen, audits en belastingtijd ook veel eenvoudiger en nauwkeuriger.

2. Scanprocedures implementeren voor uw mobiele activa

Naarmate onze technologische wereld blijft evolueren, moeten onderwijsinstellingen dat ook doen, vooral degenen die dure mobiele activa hebben in de vorm van laptops, tablets, audio- en visuele apparatuur, enz. We weten allemaal dat het bezit van deze apparaten een zegen kan zijn en een vloek; hoewel de apparaten de leermiddelen van een student een boost zullen geven, zijn ze helaas extreem kwetsbaar voor diefstal.
Om dit te verhelpen, kiest u voor een holistische benadering om uw dure mobiele activa in de gaten te houden met een oplossing voor het taggen van activa en het scannen van streepjescodes. Dit geeft werknemers een manier om in- en uitcheckinformatie toe te voegen aan uw gecentraliseerde gegevenssysteem met een eenvoudige scan van een streepjescode, die zal dienen als waardevolle historische gegevens voor elk van uw mobiele activa.

3. Een verantwoordingssysteem opzetten dat werkt voor uw instelling

Het is geen geheim dat velen die in de onderwijssector werken, zich vaak overweldigd voelen door de dagelijkse druk, waardoor het idee van activaverantwoordelijkheid een gevoelig onderwerp is om aan te snijden. Dat gezegd hebbende, zelfs de meest complete geautomatiseerde systemen voor het volgen van leermiddelen voor het onderwijs vereisen samenwerking.
Plan driemaandelijkse of maandelijkse herinneringen om ervoor te zorgen dat al uw medewerkers duidelijk zijn over de middelen waarvoor ze verantwoordelijk zijn, en geef ze altijd met gedegen instructies over hoe u het transparante datasysteem het beste kunt gebruiken. Als een leraar bijvoorbeeld 30 laptops, 20 tablets en een televisie in haar klas heeft, garandeer dan dat ze weet dat elk van deze apparaten moet worden gevolgd op conditie, huidige locatie, diefstal, enz. Onthoud dat duidelijkheid het belangrijkste is eerste stap in het bevorderen van aansprakelijkheid.

4. Geef alle werknemers een rol in uw plan voor het volgen van leermiddelen

Degene die verantwoordelijk is voor het beheer van uw asset-trackingplan, moet alle medewerkers die vaak toegang hebben tot mobiele assets, met name een rol daarin geven. Kijk goed naar elk van de afdelingen van uw instelling; de kans is groot dat er dagelijks dure activa worden doorgegeven aan een of meerdere afdelingen. Het kan een noodzaak zijn, maar daarin schuilt de inherente dreiging van verloren of gestolen eigendommen.
Door alle medewerkers de touwtjes in handen te geven bij uw asset-trackingplan, geeft u direct een gevoel van verantwoordelijkheid, ongeacht hun officiële functie. Soms is het enige dat een werknemer nodig heeft om de veiligheid van activa te beschermen directe kennis van de waarde die het toevoegt aan de instelling.
Houd uw werknemers op de hoogte door hen een transparant volgsysteem te bieden, en ook u zult gerust zijn wetende dat uw activa goed worden beheerd en beschermd.

Gerelateerde berichten:

1. Wat is activa-identificatie? Methoden voor activa-identificatie, best practices en meer
2. 5 manieren om barcodevoorraadbeheer onder de knie te krijgen:de juiste tools, technologie en training voor naadloze implementatie van barcodevoorraadbeheer
3. 3 essentiële tips voor het volgen van bedrijfsmiddelen voor scholen en docenten:automatiseren, plannen en samenwerken met IT
4. Activabeheer gebruiken om het onderhoud te verbeteren en kosten te verlagen