6 best practices voor het volgen van zorgactiva

Zorgorganisaties vertrouwen op apparatuur, hulpmiddelen en andere middelen om patiënten hoogwaardige gezondheidszorg te bieden. Dat omvat meer dan alleen de medische apparatuur die in de directe zorg wordt gebruikt, maar ook de computers en andere bedrijfsmiddelen waarop zorgbedrijven vertrouwen voor het beheren van patiëntendossiers, medische facturering en andere processen die op de achtergrond plaatsvinden.
Effectief volgen van bedrijfsmiddelen is een must voor zorgorganisaties om een ​​efficiënte dienstverlening te garanderen en verloren en gestolen apparatuur te verminderen. Schattingen geven aan dat verloren en gestolen apparatuur Amerikaanse ziekenhuizen momenteel ongeveer $ 4.000 per bed kost, en diefstal van apparatuur kost ziekenhuizen minstens $ 52 miljoen per jaar. Volg deze best practices om de processen voor het volgen van zorgactiva te verbeteren.

1. Voer een volledige voorraadcontrole uit en tag alle activa met unieke identificatienummers.

Categoriseren van activa op type, documenteren van activawaarde, jaren in dienst, fabrikantinformatie, onderdelenleveranciers, en andere informatie over elk activum maakt het gemakkelijker om activa in de loop van de tijd te beheren. De bestaande operationele status van alle activa moet worden gedocumenteerd, evenals eventuele eerdere onderhoudsgegevens.
Het categoriseren van activa op type is cruciaal tijdens de initiële inventarisaudit, aangezien activa van verschillende typen unieke onderhoudsschema's vereisen, evenals andere afzonderlijke procedures voor activabeheer die uniek zijn voor het activatype of de categorie. Een volledige inventarisatie-audit en tagging van alle bestaande bedrijfsmiddelen is de basis van goede praktijken voor vermogensbeheer voor zorgorganisaties en ondersteunt de andere best practices die hieronder worden beschreven.

2. Kies activatags en barcodelabels die geschikt zijn voor de toepassing.

Gezondheidszorgactiva kunnen onderhevig zijn aan regelmatige ontsmettingsprocedures of andere gevaren voor het milieu, dus het is absoluut noodzakelijk om activatags te selecteren die bestand zijn tegen regelmatige blootstelling aan deze omstandigheden. Er zijn ook asset tag-oplossingen die zijn ontworpen voor hoogwaardige apparatuur die vaak wordt verloren of gestolen. Vernietigbare vinyllabels en verzegelde barcodelabels laten bijvoorbeeld duidelijk bewijs van geknoei achter, waardoor diefstal wordt ontmoedigd.
Folielabels en polyester barcodelabels zijn geschikte opties voor het labelen van veel zorgactiva, zoals computerapparatuur, terwijl Metalphoto ® Aluminium Asset Tags en Metalphoto® Foil Labels zijn ideaal voor het labelen van waardevolle activa voor langdurige duurzaamheid, en tweedelige activatags zijn handig voor het vereenvoudigen van documentatie en archivering, een veelvoorkomend pijnpunt als het gaat om de algehele efficiëntie in de gezondheidszorg sector.

3. Optimaliseer het gebruik van apparatuur met een oplossing voor voorraadbeheer.

Veel ziekenhuizen investeren uiteindelijk te veel in activa om te compenseren voor de moeilijkheid om snel essentiële activa te lokaliseren. Door een ziekenhuisinventarisbeheersysteem te implementeren, kunnen organisaties overbodige, onnodige apparatuuraankopen verminderen (of zelfs elimineren) door het gebruik van apparatuur te optimaliseren.
Door activa te labelen en apparatuurlocaties in een centrale database te documenteren, kunnen medewerkers de tools gemakkelijk vinden , benodigdheden en apparatuur die ze nodig hebben voor een efficiënte zorgverlening. Het maakt het ook eenvoudiger om het complexe proces van testen, inspectie en onderhoud te beheren dat zorgorganisaties nodig hebben om aan de regelgeving te voldoen.

4. Ontwikkel een beheersysteem voor de levenscyclus van activa.

Assettracering, in combinatie met softwareoplossingen voor activabeheer, kan worden gebruikt om de levenscyclus van activa te beheren voor verschillende soorten activa. Met behulp van deze methode bewaken zorgorganisaties de toestand van bedrijfsmiddelen, beheren ze onderhoudsschema's en volgen ze de levensduurkosten van unieke bedrijfsmiddelen. Organisaties kunnen ervoor kiezen om activa te vervangen nadat ze volledig zijn afgeschreven om de veiligheid te verbeteren door oudere activa uit dienst te nemen voordat ongevallen of permanente storingen optreden.
Het beheer van de activalevenscyclus levert ook waardevolle gegevens op voor zorgorganisaties die als basis kunnen dienen voor toekomstige investeringen in apparatuur. Zorgverleners met robuuste historische activagegevens kunnen bijvoorbeeld gemakkelijk de activa identificeren die beter presteren dan andere van hetzelfde type, waardoor kopers fabrikanten kunnen selecteren die de beste levenslange waarde bieden wanneer het tijd is om verouderde apparatuur te vervangen.

5. Preventief onderhoud implementeren.

Ziekenhuizen en andere zorgorganisaties beheren een groot aantal hoogwaardige activa. Het volgen van activa kan het beheer van preventieve onderhoudsprogramma's stroomlijnen, waardoor de frequentie van onverwachte storingen kan worden verminderd door potentiële apparatuurproblemen te identificeren voordat ze onderbrekingen veroorzaken. Bovendien verlengt doorlopend preventief onderhoud doorgaans de bruikbare levensduur van die kostbare activa door ze in optimale staat te houden. Oplossingen voor het volgen van activa kunnen ziekenhuizen en andere aanbieders ook helpen bij het bijhouden van ontsmettingsprocedures om ziekenhuisinfecties te verminderen.

6. Implementeer een in- en uitchecksysteem.

Wanneer activa worden gelabeld met unieke identificatienummers, kunnen zorgorganisaties in- en uitchecksystemen implementeren om realtime beschikbaarheid en locatie-informatie binnen handbereik van zorgverleners en medewerkers te brengen. Gegevens die in de loop van de tijd zijn verzameld, maken het mogelijk investeringen te optimaliseren:activa die vaak gevraagd worden en wanneer nodig niet beschikbaar zijn, zijn activa die moeten worden gedupliceerd in de inventaris van een zorgorganisatie.
Als er meerdere identieke activa bestaan, maar zelden allemaal tegelijk in gebruik zijn, zijn de meeste organisaties verkleinen het aantal activa in hun inventaris wanneer deze bestaande activa buiten gebruik worden gesteld. Het resultaat? Lagere apparatuurkosten zonder in te boeten op de beschikbaarheid van vitale apparatuur.
Zorgorganisaties kunnen op veel manieren profiteren van het volgen van activa, maar het volgen van best practices voor het volgen van zorgactiva zorgt voor gestroomlijnd activabeheer, verlaagt de kosten en verbetert uiteindelijk de zorgverlening.