Hoe het automatiseren van crediteurenadministratie supply chains kan helpen floreren

Supply chain managers hebben lang met uitdagingen te maken gehad als het gaat om crediteuren- en procure-to-pay (P2P)-processen. Ondanks de verschuiving naar digitaal die in alle sectoren plaatsvindt, vertrouwen veel organisaties nog steeds op handmatige, op papier gebaseerde AP-processen om facturen goed te keuren en te betalen. Dit zorgt voor een hele reeks problemen, zoals een gebrek aan controle over de timing van betalingen aan leveranciers, uitzonderingen op facturen die kostbare tijd van het personeel in beslag nemen, en slechte zichtbaarheid voor zowel de financieel directeur als leveranciers.

Door over te stappen op digitaal in het crediteurenadministratieproces van uw organisatie, kunt u het trage en foutgevoelige proces elimineren dat de oorzaak is van veel problemen met uw leveranciers. Door dit te doen, kunt u kosten besparen, de cashflow optimaliseren, realtime inzicht krijgen in uitstaande schulden en potentiële verstoringen van de toeleveringsketen voorkomen voordat ze zich voordoen.

Van het verbeteren van de winstgevendheid en het optimaliseren van de cashflow tot het creëren van een stabielere supply chain, AP/P2P-automatisering biedt supply chain-managers een aantal voordelen. Hieronder volgen drie van de meest overtuigende.

Elimineer uitzonderingen op facturen. In een ideale wereld zouden uitzonderingen op facturen zeldzaam zijn. Maar voor veel organisaties die nog steeds vertrouwen op verouderde AP-processen, is dat gewoon niet het geval. Uit een recent onderzoek van Ardent Partners blijkt dat 62% van de AP-professionals het ermee eens is dat factuuruitzonderingen hen de grootste hoofdpijn bezorgen in hun dagelijkse werk.

Het oplossen van factuuruitzonderingen kost niet alleen veel tijd, ze leiden ook tot inconsistente betalingscycli. Stel je voor dat leveranciersfacturen in de wacht staan ​​omdat de goederen niet zijn ontvangen en AP geen three-way match kan uitvoeren. In dit scenario zullen veel leveranciers klanten op een tegoed zetten. Sommigen kunnen zelfs helemaal stoppen met het verzenden van extra goederen.

Zelfs als het niet zo extreem wordt, worden uw leveranciers niet op tijd betaald. In het beste geval leidt dit tot slechte leveranciersrelaties en instabiliteit voor degenen die zich in moeilijke kasposities bevinden.

Schaal mogelijkheden voor vroegbetaalde kortingen. Tijdens de wereldwijde pandemie heeft niet elk bedrijf dezelfde pijn gevoeld. Degenen die geautomatiseerde processen hadden met behulp van SaaS-platforms (Software-as-a-Service), konden met weinig moeite snel overstappen naar een extern personeelsbestand. Op het gebied van AP betekende dit dat medewerkers overal en op schaal facturen konden afhandelen.

Traditioneel was het geen probleem als een financieel manager honderden of duizenden leveranciers vervroegd wilde betalen om te profiteren van een vroegbetalingskorting. Aan de andere kant, als het optimaliseren van de cashflow het doel was, was het gemakkelijk om de betaling tot de laatst mogelijke dag binnen de termijnen te plannen.

Zorg voor inzicht in AP- en P2P-processen. Hoe meer inzicht u heeft in uw toeleveringsketen, hoe gemakkelijker het is om de cashflow te voorspellen, potentiële verstoringen te identificeren voordat ze zich voordoen en gegevensgestuurde beslissingen te nemen. Maar wanneer u vertrouwt op papieren factureringsworkflows, is het vrijwel onmogelijk om op een bepaald moment te zien waar de zaken staan.

Door digitale transformatie naar uw AP-afdeling te brengen in de vorm van AP/P2P-automatisering, krijgt u 24/7 inzicht in het gehele factuurproces. Dit elimineert verrassingen, verbetert de business intelligence en stelt u in staat uw activiteiten continu te optimaliseren door gebruik te maken van realtime inzichten.

Als uw organisatie nog steeds op papier gebaseerde AP-workflows gebruikt, is het onmogelijk voor uw toeleveringsketen om zo efficiënt mogelijk te zijn. Door te investeren in tools die het AP-proces automatiseren, kunt u een digitale verbinding met uw leveranciers tot stand brengen waarmee u:

• Verstoringen in de toeleveringsketen voorkomen door te omzeilen dat ze op krediet worden gezet of helemaal worden stopgezet.
• Gestroomlijnd leveranciersgegevensbeheer door alle relevante gegevens (zoals W-9 en bankrekeninggegevens) op één plek te hebben, met efficiënte rapportagemogelijkheden.
• Verbeter relaties met leveranciers door leveranciers inzicht te geven in de betalingsstatus en ervoor te zorgen dat ze op tijd worden betaald.
• Verhoog de efficiëntie in P2P-processen door transacties te digitaliseren om operaties te stroomlijnen en menselijke fouten te verminderen.
• Elimineer uitzonderingen op facturen om het proces verder te optimaliseren en ervoor te zorgen dat AP, interne inkopers en afdelingsmanagers alleen tijd besteden aan activiteiten die waarde toevoegen.

Uiteindelijk is AP-automatisering een gemakkelijke manier om ervoor te zorgen dat uw toeleveringsketen efficiënt blijft draaien, terwijl de productiviteit en winstgevendheid worden verhoogd.

Shan Haq is vice-president van bedrijfsstrategie en -ontwikkeling bij Transcepta , een cloudgebaseerd procure-to-pay-platform.

Supply chain managers hebben lang met uitdagingen te maken gehad als het gaat om crediteuren- en procure-to-pay (P2P)-processen. Ondanks de verschuiving naar digitaal die in alle sectoren plaatsvindt, vertrouwen veel organisaties nog steeds op handmatige, op papier gebaseerde AP-processen om facturen goed te keuren en te betalen. Dit zorgt voor een hele reeks problemen, zoals een gebrek aan controle over de timing van betalingen aan leveranciers, uitzonderingen op facturen die kostbare tijd van het personeel in beslag nemen, en slechte zichtbaarheid voor zowel de financieel directeur als leveranciers.

Door over te stappen op digitaal in het crediteurenadministratieproces van uw organisatie, kunt u het trage en foutgevoelige proces elimineren dat de oorzaak is van veel problemen met uw leveranciers. Door dit te doen, kunt u kosten besparen, de cashflow optimaliseren, realtime inzicht krijgen in uitstaande schulden en potentiële verstoringen van de toeleveringsketen voorkomen voordat ze zich voordoen.

Van het verbeteren van de winstgevendheid en het optimaliseren van de cashflow tot het creëren van een stabielere supply chain, AP/P2P-automatisering biedt supply chain-managers een aantal voordelen. Hieronder volgen drie van de meest overtuigende.

Elimineer uitzonderingen op facturen. In een ideale wereld zouden uitzonderingen op facturen zeldzaam zijn. Maar voor veel organisaties die nog steeds vertrouwen op verouderde AP-processen, is dat gewoon niet het geval. Uit een recent onderzoek van Ardent Partners blijkt dat 62% van de AP-professionals het ermee eens is dat factuuruitzonderingen hen de grootste hoofdpijn bezorgen in hun dagelijkse werk.

Het oplossen van factuuruitzonderingen kost niet alleen veel tijd, ze leiden ook tot inconsistente betalingscycli. Stel je voor dat leveranciersfacturen in de wacht staan ​​omdat de goederen niet zijn ontvangen en AP geen three-way match kan uitvoeren. In dit scenario zullen veel leveranciers klanten op een tegoed zetten. Sommigen kunnen zelfs helemaal stoppen met het verzenden van extra goederen.

Zelfs als het niet zo extreem wordt, worden uw leveranciers niet op tijd betaald. In het beste geval leidt dit tot slechte leveranciersrelaties en instabiliteit voor degenen die zich in moeilijke kasposities bevinden.

Schaal mogelijkheden voor vroegbetaalde kortingen. Tijdens de wereldwijde pandemie heeft niet elk bedrijf dezelfde pijn gevoeld. Degenen die geautomatiseerde processen hadden met behulp van SaaS-platforms (Software-as-a-Service), konden met weinig moeite snel overstappen naar een extern personeelsbestand. Op het gebied van AP betekende dit dat medewerkers overal en op schaal facturen konden afhandelen.

Traditioneel was het geen probleem als een financieel manager honderden of duizenden leveranciers vervroegd wilde betalen om te profiteren van een vroegbetalingskorting. Aan de andere kant, als het optimaliseren van de cashflow het doel was, was het gemakkelijk om de betaling tot de laatst mogelijke dag binnen de termijnen te plannen.

Zorg voor inzicht in AP- en P2P-processen. Hoe meer inzicht u heeft in uw toeleveringsketen, hoe gemakkelijker het is om de cashflow te voorspellen, potentiële verstoringen te identificeren voordat ze zich voordoen en gegevensgestuurde beslissingen te nemen. Maar wanneer u vertrouwt op papieren factureringsworkflows, is het vrijwel onmogelijk om op een bepaald moment te zien waar de zaken staan.

Door digitale transformatie naar uw AP-afdeling te brengen in de vorm van AP/P2P-automatisering, krijgt u 24/7 inzicht in het gehele factuurproces. Dit elimineert verrassingen, verbetert de business intelligence en stelt u in staat uw activiteiten continu te optimaliseren door gebruik te maken van realtime inzichten.

Als uw organisatie nog steeds op papier gebaseerde AP-workflows gebruikt, is het onmogelijk voor uw toeleveringsketen om zo efficiënt mogelijk te zijn. Door te investeren in tools die het AP-proces automatiseren, kunt u een digitale verbinding met uw leveranciers tot stand brengen waarmee u:

• Verstoringen in de toeleveringsketen voorkomen door te omzeilen dat ze op krediet worden gezet of helemaal worden stopgezet.
• Gestroomlijnd leveranciersgegevensbeheer door alle relevante gegevens (zoals W-9 en bankrekeninggegevens) op één plek te hebben, met efficiënte rapportagemogelijkheden.
• Verbeter relaties met leveranciers door leveranciers inzicht te geven in de betalingsstatus en ervoor te zorgen dat ze op tijd worden betaald.
• Verhoog de efficiëntie in P2P-processen door transacties te digitaliseren om operaties te stroomlijnen en menselijke fouten te verminderen.
• Elimineer uitzonderingen op facturen om het proces verder te optimaliseren en ervoor te zorgen dat AP, interne inkopers en afdelingsmanagers alleen tijd besteden aan activiteiten die waarde toevoegen.

Uiteindelijk is AP-automatisering een gemakkelijke manier om ervoor te zorgen dat uw toeleveringsketen efficiënt blijft draaien, terwijl de productiviteit en winstgevendheid worden verhoogd.

Shan Haq is vice-president van bedrijfsstrategie en -ontwikkeling bij Transcepta , een cloudgebaseerd procure-to-pay-platform.