Inkoop en HR:een cruciaal partnerschap in de toeleveringsketen

Ondanks alle verschillen tussen inkoop, met zijn pragmatische, kwantitatieve en beste prijs voor beste aanbod-mentaliteit, en human resources, met zijn kwalitatieve benadering van de mensen en relaties van de organisatie, moet er veel meer worden nagedacht over waar ze vandaan komen samen.

In feite hebben de functies veel meer raakvlakken dan die stereotypen doen vermoeden, en voortbouwen op hun connecties kan in de loop van de tijd grote voordelen opleveren voor groeiende bedrijven.

Dit geldt met name nu de strategie en het management van de toeleveringsketen een integraal onderdeel van de organisatie worden.

Een efficiënt presterende supply chain is een van de belangrijkste kosten van inkoop, omdat het contracten onderhandelt en beheert en ervoor zorgt dat alle gerelateerde taken optimaal worden uitgevoerd. Voor zover er mensen voor nodig zijn om dat mogelijk te maken, en het vinden en behouden van hen een belangrijke HR-taak is, is er een aanzienlijke gemeenschappelijke basis voor gedeelde interesses.

Als het verenigen van belangen niet organisch gebeurt, wordt het gepromoot door het senior management, vooral bij grotere organisaties met meer dan 1.000 werknemers. En wanneer de twee teams leren met te werken , niet in de buurt , elkaar, kan dit tot positieve resultaten leiden.

Hoe kan dit gebeuren? Het meest voor de hand liggende uitgangspunt zijn contracten, die vooral belangrijk zijn in het licht van de behoefte van HR om de kostenbeheersing van de organisatie te ondersteunen. De kosten van zorgverzekeringen gaan al jaren gestaag omhoog, te midden van onduidelijke verwachtingen over de manier waarop programma's voor personeelsbeloningen worden uitgevoerd. Het wordt van cruciaal belang om makelaars te evalueren met een bewezen staat van dienst in het beheersen van kosten, onderhandelen over contractvoorwaarden en het beheren van de kleine lettertjes. Zowel H.R. als inkoop hebben veel toegevoegde waarde.

Als HR-leiders terughoudend zijn om inkoop aan deze specifieke tafel uit te nodigen, komt dit meestal voort uit zorgen over het vermogen om in het midden te vergaderen, gezien de sterk uiteenlopende perspectieven van elk team. De waargenomen neiging van Procurement om te neigen naar "laagst mogelijke kosten" is prima voor een jaaraanbod van widgets. Onderhandelen over voorwaarden voor een zakelijke relatie vereist echter meer genuanceerde parameters.

Bovendien, zoals HR- en juridische specialisten op het gebied van naleving van de werkplek zullen benadrukken, kan "lage kosten" een gevaarlijke standaard zijn wanneer het wordt toegepast op personeelsbeloningen. Volgens waarschuwingen van het Amerikaanse ministerie van Arbeid bestaat het risico dat het gebruik ervan de fiduciaire verantwoordelijkheden van het plan onder de ERISA-regels schendt.

De nuances van het onderhandelen over een makelaar en voordelenrelatie kunnen een grotere zorg zijn. Dat maakt het van cruciaal belang voor HR om ervoor te zorgen dat terwijl inkoop aan tafel plaatsneemt, het team is uitgerust om de minder tastbare kwalificaties te begrijpen die een deal kunnen maken of breken. Doelstellingen en verwachtingen moeten worden uitgewerkt voordat de presentaties van de makelaars beginnen, en die gebieden bestrijken als:

• De kwalificaties, ervaring en expertise van de potentiële partner, vooral die van de teamleider, maar ook van andere leden.
• De aantoonbare kennis van het team van uw branche en de positie van uw organisatie daarin. Dit strekt zich uit over uw structuur en financiën, de omvang van uw personeelsbestand en het bewustzijn van uw specifieke uitdagingen, vooral die met betrekking tot werknemers en secundaire arbeidsvoorwaarden, werving/retentie van werknemers en nog veel meer.
• Uw toegang tot een solide netwerk van gespecialiseerde adviseurs voor diensten met toegevoegde waarde, zoals communicatie- en welzijnsprogramma's. U zult dergelijke diensten niet vinden in het basisaanbod van makelaars met beperktere budgetten.
• Plan begeleiding die kwaliteitsdenken, diepgaande kennis van de ruimte voor personeelsbeloningen en sterke strategische oplossingen demonstreert.
• Duidelijk gearticuleerde protocollen voor clientbeheer.
• Gebruik van innovatieve analyses om meer aangepaste voordelenprogramma's te stimuleren.
• Identificatie van specifieke tools en mogelijkheden die moeten worden ingezet voor uw voordelenprogramma.
• Garantie voor gespelde servicekosten.
• Ervaar het maken van virtuele open-inschrijvingscampagnes.

Een geavanceerde interne planning om op dergelijke details te focussen, zal helpen om een ​​sterk, langdurig partnerschap tussen H.R. en inkoop tot stand te brengen. Dit biedt de tijd om de specifieke sterke punten van elk team te leren kennen. Het is ook een kans om te identificeren waar maximale waarde kan worden gecreëerd voor, tijdens en na het selectieproces. Inkoop kan zeker van onschatbare waarde zijn om door de contractvereisten te loodsen, zowel wat betreft kosten als service, zodra de nieuwe adviseur is geselecteerd.

Als er niets anders is, kunnen organisaties profiteren van een gemengde, gefaseerde aanpak tijdens het Request for Proposal (RFP)-proces. De HR-specialisten van een organisatie beheerden bijvoorbeeld de voorkant van het RFP-proces van de makelaar, inclusief het vaststellen van verwachtingen over de resultaten en de relatie. Inkoop werd in de tweede fase een integrale teamspeler en nam de verantwoordelijkheid op zich voor het vormgeven van de financiële voorwaarden van het contract en het beheer van de interne naleving, inclusief vertrouwelijkheidsovereenkomsten.

Inkoop speelt zeker een rol als partner van H.R. Zie het als het helpen verlichten van stress en het bieden van extra handen. Wanneer de lasten worden gedeeld, worden duidelijk gedefinieerde gedeelde doelstellingen beter haalbaar. Uiteindelijk openen de deuren naar de beste kansen voor een geoptimaliseerde HR- en werknemerservaring - en ook voor een soepel werkende toeleveringsketen.

Joseph Torella is voorzitter van de afdeling personeelsbeloningen bij Hub International Northeast, een verzekeringsmakelaardij en onderdeel van Hub International Limited .