Vier manieren waarop elektronische vrachtbrieven de toeleveringsketen ten goede komen

De vrachtbrief is een van de belangrijkste documenten in de logistieke sector. Het beschermt de behoeften van drie belangrijke partijen in een transactie - verladers, vervoerders en detailhandelaren - in alle stadia van het proces. Fysieke BOL's verhogen echter de drive- en verblijftijd en kunnen leiden tot onnauwkeurigheden in de levering.

Hoewel fysiek papierwerk al lang de meest gebruikte vorm van communicatie is binnen de supply chain-industrie, wordt verwacht dat elektronische BOL's in de toekomst de standaard zullen worden. Ze creëren zichtbaarheid en efficiëntie bij verladers, vervoerders en detailhandelaren, verminderen de gezondheids- en veiligheidsrisico's van chauffeurs, maken ruimte vrij en verminderen de impact op het milieu.

Zichtbaarheid

Het uit het oog verliezen van een pakket in het verzendproces kan frustrerend zijn voor consumenten. Leveranciers en retailers voelen hetzelfde wanneer ze een vrachtwagen met een verwachte lading niet kunnen vinden. Zolang de supply chain blijft vertrouwen op fysieke BOL's om kritieke informatie door te geven, zoals de locatie van de bestuurder en de verblijfstijd, blijft de latentie van die informatie bestaan. Elektronische BOL's zorgen voor duidelijke en nauwkeurige informatie van ophalen tot afleveren. Door realtime informatie te verstrekken, kunnen verladers, vervoerders en detailhandelaren realtime beslissingen nemen over het routeren van materialen naar productiefabrieken, het plannen van aanvullingen, het afhandelen van klachten van klanten en het zorgen voor tijdige betaling. Maar om de zichtbaarheid te behouden, moet de integratie van elektronische BOL's worden overgenomen door elke partner in de toeleveringsketen. Zonder industriestandaardisatie zullen systeemcomplexiteit, gegevensbeheer en interoperabiliteit een grotere uitdaging worden.

Efficiëntie

Net als een stoplicht of een verkeersopstopping tijdens een roadtrip, hebben fysieke BOL's invloed op de hoeveelheid rijtijd van een vervoerder. Als het nodig is om de cabine in en uit te gaan om fysieke BOL's af te leveren, kunnen chauffeurs het gevoel hebben dat ze meer tijd besteden aan het achtervolgen van papier dan aan de weg naar hun volgende halte. Het gebruik van elektronische BOL's daarentegen stelt een chauffeur in staat om in de cabine te blijven terwijl hij de nodige informatie aflevert en ontvangt, waardoor er minder tijd hoeft te worden besteed aan het wachten op de goedkeuring en ondertekening van de fysieke BOL's. Deze voordelen blijken niet alleen gunstig voor de bestuurder, maar ook voor de vervoerder, verzender en ontvanger.

Daarnaast genereren elektronische BOL's belangrijke gegevens via key performance indicators (KPI's), waaronder rijuren, gemiddelde laadtijd en voorraadniveaus. Hoewel veel bedrijven KPI's volgen om de algehele klantervaring te bewaken, zijn de gegevens ook belangrijk om een ​​soepele bedrijfsvoering te behouden. Vaak gebruiken verzendmanagers het om de kans te verkleinen dat een faciliteit wordt stilgelegd vanwege schendingen van de naleving, of om te voorkomen dat teams zonder voorraden in het magazijn komen te zitten.

Duurzaamheid

De uitdrukking "verdrinken in papierwerk" komt zeker uit de toeleveringsketen. Hoewel BOL's het belangrijkste stuk papierwerk zijn, worden ze aan het eind van de dag vaak in een doos, op een plank of in het magazijn gegooid. Als gevolg hiervan zijn bedrijven genoodzaakt extra ruimte aan te schaffen om de duizenden dozen die gedurende het jaar zijn verzameld, op te slaan. Elektronische BOL's kunnen daarentegen worden opgeslagen op een computer, externe harde schijf of zelfs in de cloud, waardoor ruimte wordt bespaard die een groter doel kan dienen voor het bedrijf of de gemeenschap. Bovendien resulteert de eliminatie van papier in een sterk verminderde impact op het milieu.

Gezondheid en veiligheid

In de huidige pandemie zijn face-to-face interacties onverstandig. Het gebruik van fysieke BOL's dwingt bestuurders echter in precaire situaties, waardoor ze zichzelf en anderen in gevaar brengen. Bij elke stop moet de chauffeur meerdere mensen tegenkomen, waaronder die in de wachthut, het hoofdkantoor en het laadperron. Na verloop van tijd verhogen deze montage-interacties de risicofactor voor de bestuurder aanzienlijk. Door elektronische BOL's te gebruiken, kunnen chauffeurs in de cabine blijven terwijl ze de nodige informatie blijven uitwisselen, zonder dat er persoonlijke interactie nodig is.

De afgelopen jaren is de elektronische BOL populairder geworden, en terecht. Met de impact van COVID-19 op de industrie, zoeken verladers, vervoerders en retailers naar manieren om hun werknemers veilig te houden en leveringen op schema te houden. Elektronische BOL's zorgen voor meer zichtbaarheid, efficiëntie, gezondheid en veiligheid. Maar alleen de tijd zal leren hoe lang het duurt voordat ze de industriestandaard worden.

Will Chu is medeoprichter en CEO van Vector, een contactloos ophaal- en bezorgplatform.