Hoe automatisering van verkooporders stabiliteit kan creëren tijdens de pandemie

Volgens Accenture heeft meer dan 90% van de Fortune 1000-bedrijven te maken gehad met verstoringen in de toeleveringsketen als gevolg van de pandemie van het coronavirus. Vijfenzeventig procent van die bedrijven rapporteerde "negatieve of sterk negatieve gevolgen voor hun bedrijf".

Deze statistieken bevestigen alleen wat veel marktleiders al weten. Tijdens de pandemie is het transport zeer beperkt en zit kritiek personeel thuis vast. Het volume is tot stilstand gekomen en de levertijden zijn verlengd. Niets van dit alles is goed voor de goede werking van toeleveringsketens.

Hoe kunnen ondernemingen vakkundig reageren op deze ongekende druk in de toeleveringsketen en de bedrijfscontinuïteit garanderen? Door te beseffen dat de huidige druk digitale transformatieprojecten urgenter dan ooit maakt. Digitale transformatie is niet langer een modewoord, iets om volgend kwartaal op te focussen. Het is een essentiële vereiste.

De COVID-19-crisis dwingt distributeurs en fabrikanten om hun kosten te optimaliseren en niet-kritieke uitgaven waar mogelijk te verminderen. Idealiter willen organisaties hun operationele uitgaven verminderen, terwijl hun personeelsbestand intact blijft. Om dit te bereiken, moeten traditionele en verouderde processen direct worden geüpgraded naar moderne processen.

De toeleveringsketen is een complexe entiteit en niet alles valt binnen het vermogen van een onderneming om invloed uit te oefenen. In het deel van de toeleveringsketen dat ondernemingen kunnen beïnvloeden - waar de levering vanuit hun eigen magazijnen aan hun eindklanten plaatsvindt - blijft er echter veel ruimte om te opereren.

Een gebied waar digitale automatisering bijvoorbeeld een grote impact kan hebben, is de afhandeling van verkooporders.

De druk van COVID-19 heeft de schouders van fabrikanten en distributeurs zwaarder gemaakt. Omdat de levertijden in de war zijn geraakt, worden bedrijven overspoeld met vragen van klanten. Mensen zijn verward en in paniek, en ze eisen duidelijkheid.

Om klanten goed te blijven bedienen - en voor fabrikanten en distributeurs zijn klantrelaties alles - hebben ondernemingen hun klantenservicevertegenwoordigers (CSR's) op alle cilinders nodig. Dit is de enige manier waarop ze ordercyclustijden kunnen verkorten en stabiliteit en voorspelbaarheid kunnen tonen in een tijd waarin veel organisaties van streek zijn.

Vanwege de lockdown werken CSR's echter vanuit huis. Dit betekent dat ze hun kantooromgeving en toegang tot hun gebruikelijke tools missen. Ze zijn waarschijnlijk niet zo productief als normaal, met emotionele stress toegevoegd aan de mix. Bovendien zijn de vragen van klanten ongekend hoog en zijn ze complexer en nieuwer dan ooit. Juist op het moment dat CSR's zoveel mogelijk bandbreedte nodig hebben, zitten ze meer onder druk dan ooit.

Wat is echter een grote aanslag op de MVO-bandbreedte, zelfs zonder COVID-19? Handmatige orderverwerking. Gemiddeld heeft onze organisatie ontdekt dat CSR's een derde van elke werkdag besteden aan het handmatig invoeren van inkooporders van klanten.

De meeste fabrikanten en distributeurs vertrouwen op deze traditionele, handmatige methode. Dit proces was altijd traag en van oudsher gevoelig voor fouten. Achterstallige inkooporders zouden van de ene op de andere dag blijven liggen, of overuren kosten om te verwerken. De onnodige kosten kunnen oplopen tot $ 26 per bestelling. En op dit moment worden de kosteninefficiënties van deze gedateerde aanpak vergroot.

Simpel gezegd, de verwerking van verkooporders kan geautomatiseerd zijn. Met behulp van op maat gemaakte software kan een bedrijf automatisch en nauwkeurig e-mail inkooporders omzetten in verkooporders in het enterprise resource planning (ERP) systeem zonder tussenkomst of behandeling door een CSR. Door de kracht van automatisering en kunstmatige intelligentie wordt de orderverwerking van uren naar momenten versneld. Het wordt mogelijk om 100% nauwkeurigheid van gegevensextractie te bereiken.

Deze vorm van digitale automatisering versnelt het verkooporderproces aanzienlijk en helpt bedrijven duizenden uren menselijk kapitaal terug te winnen. Die uren kunnen vervolgens worden ingezet voor taken en prioriteiten die waarde toevoegen aan de organisatie, zoals echte, hoogwaardige klantenservice en andere inkomstengenererende processen.

Er zijn veel gebieden en veel bedrijfsprocessen waar automatisering digitale transformatieprojecten voor ondernemingen kan stimuleren en nieuwe efficiënties en mogelijkheden kan creëren. Of het nu verkooporders zijn of ergens anders, alle leiders moeten nadenken over waar ze nog worden belast met handmatige processen en hoe ze deze kunnen upgraden.

Terwijl de COVID-19-pandemie zich ontwikkelde tot een echt wereldwijde crisis, zei Sandy Shen, senior director-analist bij Gartner, het het beste:"Dit is een wake-up call voor organisaties die te veel focus hebben gelegd op dagelijkse operationele behoeften ten koste van investeringen in digitaal zakendoen en veerkracht op de lange termijn. Bedrijven die technologiecapaciteit en investeringen kunnen verschuiven naar digitale platforms, zullen de impact van de uitbraak verzachten en ervoor zorgen dat hun bedrijven nu en op de lange termijn soepel blijven draaien.'

De COVID-19-crisis leert ons dat digitalisering de route is waarlangs fabrikanten en distributeurs kritieke bedrijfsdoelstellingen kunnen veiligstellen en waarborgen in verstoorde tijden, en kunnen reageren op onregelmatigheden in de toeleveringsketens waarop ze vertrouwen.

Verstoringen van de supply chain brengen grote uitdagingen met zich mee die om snelle en effectieve oplossingen vragen. Wat distributeurs en fabrikanten nodig hebben, zijn initiatieven met een hoge impact en een hoog ROI die hen in staat stellen meer te doen met minder. Automatisering van verkooporders is een voorbeeld van een dergelijk initiatief. Het stelt ondernemingen in staat hun omzetkansen te maximaliseren en aanzienlijke kostenbesparingen te realiseren, zonder extra middelen of inspanningen te leveren. Het eindresultaat:bedrijfscontinuïteit en veerkracht van de toeleveringsketen — nu en na de crisis.

Ray Grady is CEO van Conexiom.