Drie banen kostende hoofdpijn die technologie kan oplossen

Nauwkeurige tijdregistratie is van cruciaal belang voor het beheersen van arbeidskosten om winstgevendheid voor bouwbedrijven te bereiken, waardoor succesvolle bedrijven worden onderscheiden van de rest van het peloton.

Als de arbeidskosten niet aan het juiste project of de juiste taak worden toegewezen, of als de hoeveelheid voltooid werk niet klopt, is het moeilijk om het budget van het project te beheersen. Nauwkeurigheid heeft een directe invloed op de winst of het verlies van een project.

Effectieve taakkostenberekening en tijdregistratie zijn slechts zo goed als de gegevens die worden verzameld. Gelukkig kunnen de realtime cloudgebaseerde oplossingen van vandaag deze processen stroomlijnen en andere belangrijke datapunten van het bedrijf verbinden. Door de integratie van boekhoudprogramma's, salarisadministratie, taakkostenberekening, tijdregistratie, activabeheer en ERP-programma's, zorgt de juiste oplossing voor een grotere zichtbaarheid over de hele linie en voor betere besluitvorming in het proces.

Hieronder volgen drie scenario's die hoofdpijn veroorzaken waarmee aannemers en supervisors vaak worden geconfronteerd bij het omgaan met taakkosten- en tijdregistratiesystemen, samen met inzichten over hoe up-nivellering stress kan verminderen, menselijke fouten kan verminderen en de projectwinsten kan helpen vergroten.

Hoofdpijn nr. 1:Arbeidsuren bijhouden en voortdurend wisselende taken. Het bijhouden van de arbeidsuren en productiviteit van een team hangt af van het nauwkeurig bijhouden van een op papier of spreadsheet gebaseerde prikkaart. Maar deze vragen niet alleen kostbare tijd om in te vullen, ze hebben ook meer kans op inconsistenties. Vaak worden deze prikkaarten dagen of zelfs weken later ingevuld, nadat het werk is gedaan. Ook kunnen de teamleden per ongeluk inactieve kostencodes typen of schrijven, uren weglaten of de tijd die ter plaatse wordt besteed of aan een specifieke taak wordt besteed, overschatten.

Realtime, cloudgebaseerde tijdregistratie elimineert dit probleem door echte kosten voor bouwprojecten te realiseren. In plaats van te wachten om papieren urenstaten of een spreadsheet in te vullen, opent elk teamlid een cloudgebaseerde app op hun telefoon, authenticeert het met een pincode, selecteert het project waaraan ze werken, kiest de taak die ze zullen uitvoeren en selecteert het stuk van de apparatuur die ze zullen gebruiken om hun werk voor die dag uit te voeren. Nadat ze hun invoer hebben bevestigd, maakt de app een selfie van de medewerker en bevestigt de fysieke locatie. De gezichtsherkenningsfunctie van de app vergelijkt de selfie-foto van de werknemer met zijn/haar profielfoto en signaleert eventuele problemen met een mismatch-waarschuwing.

Een oplossing voor tijdregistratie met gezichtsherkenning maakt de taakkosten nauwkeuriger, omdat aannemers weten dat de juiste persoon de arbeidsuren volledig nauwkeurig aan het juiste project toewijst. Wanneer een tijdregistratie-app integreert met een enterprise resource planning- of salarissysteem, zijn de taakkostengegevens beschikbaar en goedgekeurd in de cloud. Vervolgens wordt de informatie uiteindelijk in de bijbehorende gegevensvelden geduwd voor verwerking en rapportage. Wanneer het team van taak naar taak overschakelt, zoals het mengen van cement tot het gieten van het cement, kiest elk teamlid gewoon de volgende taak zonder dat het nodig is om uit de vorige taak te klokken. Elke taakwijziging duurt minder dan drie seconden om te voltooien. De werknemer hoeft pas uit te klokken als hij klaar is met werken voor die dag.

De beste manier om de meest nauwkeurige taakkosten te krijgen, is door gegevens over de taakkosten op het juiste moment te verzamelen. Werknemers kunnen nog steeds de jobkosten vastleggen en in- en uitklokken wanneer het gebeurt, zelfs als er geen internettoegang of adequate mobiele dataservice is.

Realtime tracking geeft aannemers de beste gegevens voor nauwkeurige taakkostenrapporten en legt realtime voortgang van projecten vast, waardoor problemen zo vroeg mogelijk worden onthuld. Dit geeft aannemers de beste kans om de winst van het project te beschermen.

Hoofdpijn nr. 2:omgaan met gegevens die niet synchroon lopen tussen applicaties. Aannemers gebruiken al jaren technologie om de nauwkeurigheid van de kostenberekening te vergroten. Sommigen gebruiken nog steeds papier. Anderen gebruiken spreadsheets of andere zelfstandige software. Er kunnen matige verbeteringen zijn van het overstappen naar spreadsheets in plaats van handgeschreven verzamelmethoden, maar de meeste spreadsheets bevatten reken- of invoerfouten. Veel bedrijven verzamelen gegevens op papier, voegen die gegevens toe aan spreadsheets en voeren ze vervolgens opnieuw in de software in.

Er zijn nog steeds veel mogelijke fouten en hiaten die tijd verspillen en nauwkeurigheidsproblemen veroorzaken. Een simpele dataverzameling of invoerfout kan leiden tot kostbare aannames. Ter vergelijking:een modern geïntegreerd systeem, met bedieningselementen, zorgt ervoor dat alle taakkostengegevens synchroon blijven. Vangrails zoals deze helpen aannemers hun inspanningen op het gebied van het kostendekkend te verbeteren, zodat de prognoses die ze maken nauw aansluiten bij het werk dat uiteindelijk zal worden gedaan.

Wanneer ERP- en salarissystemen in realtime worden geïntegreerd met de tijdregistratie-app, ontstaat er een onderling verbonden systeem waarbij de projectkostenstructuur hetzelfde is. Dit zorgt ervoor dat de manier waarop u de gegevens uit het veld verzamelt, overeenkomt met de gegevensstructuur voor taakkostenrapporten in de ERP voor nauwkeurige taakkostenrapportage en salarisverwerking. Als er midstream nieuwe taken aan het project worden toegevoegd vanwege een wijzigingsopdracht, zal de ERP-integratie de taak automatisch toevoegen aan de tijdregistratie-app zodat de buitendienstmedewerker de nieuwe taak kan selecteren. Bovendien zouden meer geavanceerde integraties alleen de projectspecifieke kostencodes tonen, om te voorkomen dat medewerkers de verkeerde kostencode selecteren.

De oplossing voor tijdregistratie weerspiegelt de projectkostenstructuur in het ERP, zodat supervisors zich bewust zijn van de invloed van hun projectarbeidsbudget, terwijl ze ook in afwachting van budgetoverschrijdingen vroeg genoeg kunnen detecteren om tijdige beslissingen te nemen om hun project draaiende te houden. budget.

Hier is een hypothetisch voorbeeld:een betonnen stoepploeg komt opdagen om te werken. Als ze inklokken, is er een nieuwe kostencode uit de ERP toegevoegd aan de tijdregistratie-app van de wijzigingsopdracht van gisteren, zoals het toevoegen van een wapeningsmat op het trottoir. De leidinggevende stelt de medewerker hiervan op de hoogte en de medewerker kan de nieuwe taak selecteren. Het is niet mogelijk om een ​​code verkeerd te typen of te gebruiken voor een ander project, op een andere dag of een ander tarief. Terwijl het team hun taken voltooit, delen de tijdregistratie-app en het ERP-systeem voortdurend gegevens, waardoor de supervisor continu op de hoogte is van hun arbeids- en productietotalen. Het belangrijkste is dat supervisors het geschatte budget kunnen vergelijken met hun werkelijke kosten, zodat ze op tijd en binnen het budget blijven, en ervoor zorgen dat alle arbeid factureerbaar en verantwoord is, terwijl ze nog steeds rekening houden met wijzigingen of toevoegingen halverwege het project.

Hoofdpijn nr. 3:Omgaan met inefficiënte handmatige processen. Het verplaatsen van gegevens van de ene plaats naar de andere op papier, spreadsheets of in een programma is ongelooflijk tijdrovend. Supervisors willen dat hun teams hun tijd aan een baan besteden en geen administratieve tijd verspillen. Vandaag, 26,4% procent van alle bouwbedrijven geeft aan dat geen van hun softwareoplossingen met elkaar communiceert. Dat is waar geïntegreerde oplossingen van pas komen, die werknemers helpen om eenvoudige taken snel en nauwkeurig uit te voeren.

In een cloudgebaseerd systeem met live veldgegevensverzameling worden taakkostenrapporten gemaakt op basis van de meest actuele gegevens, die de huidige status van elke taak in elk project weergeven. Met deze informatie krijgen aannemers duidelijkheid over wijzigingen in de projectstatus wanneer ze zich voordoen, en kunnen ze snel beslissingen nemen wanneer er aanpassingen moeten worden gedaan.

Een ander voorbeeld. Met behulp van papieren prikkaarten moet een salarisadministrateur de salarisgegevens handmatig invoeren in het salarissysteem, waarna een boekhoudkundig medewerker of projectmanager het aantal uren per kostencode moet invoeren en deze aan het juiste project moet toewijzen. Vervolgens moeten ze de productiehoeveelheden per kostencode invoeren in de ERP of calculatiesoftware of spreadsheet. De salarisadministrateur kan maximaal vijf minuten besteden aan het invoeren van gegevens per werknemer, en de boekhouder of projectmanager zou minstens zoveel tijd besteden aan het invoeren van de gegevens over de taakkosten in het ERP. Een realtime tijdregistratie-app registreert onmiddellijk hun tijdinvoer, voltooide productie-eenheden en taakkostentoewijzingen, en integreert die gegevens in de salarisadministratie en het ERP-systeem.

De werknemers van een steigerbedrijf besteedden vier tot vijf uur per dag aan het handmatig invoeren van loongegevens en om ervoor te zorgen dat de tijd van hun werknemers voor het juiste project werd gecodeerd. Ze moesten ook het papierwerk scannen en ordenen voor digitale opslag. Toen ze overstapten naar een cloudgebaseerde app voor tijdregistratie en de arbeids- en taakkosten in realtime verzamelden, brachten ze de handmatige processen terug tot één uur per dag, wat resulteerde in een productiviteitsstijging van 78%.

Elk bouwproject heeft zijn set bewegende delen en kan de aandacht van een supervisor dun verspreiden. Of het nu gaat om het stroomlijnen van tijdregistratie, het verbeteren van de taakkosten of het overbrengen van vitale gegevens van de ene afdeling naar de andere, een realtime cloudgebaseerde oplossing elimineert ongedwongen fouten, maakt biedingen concurrerender en verlicht onnodige kopzorgen.

Mike Merrill is mede-oprichter en chief operating officer van WorkMax .