Drie manieren waarop inkoopteams bedrijfskosten kunnen verlagen

Uit een onderzoek van Deloitte uit 2014 bleek dat 69 procent van de Chief Procurement Officers kostenbesparing als hun belangrijkste prioriteit voor de volgende 12 maanden beschouwde. In 2018 toonde hetzelfde onderzoek aan dat het aantal was gestegen tot 78 procent - een stijging van 9 procent in slechts vier jaar.

Het vermogen om uitgaven te begrijpen, besparingsdoelen te stellen en sourcing te beheren om die doelen te bereiken, wordt essentieel. Om daar te komen, stappen organisaties over op een nieuwe generatie sourcingplatforms om de manier waarop inkooporganisaties werken fundamenteel te veranderen. Investeren in een oplossing die sourcingprocessen stroomlijnt en uitbreidt, maakt kritische veranderingen en nieuwe benaderingen mogelijk, waaronder dynamische onderhandelingen, nauwkeurige analyses, omgekeerde veilingen en nieuwe niveaus van transparantie en samenwerking. Deze veranderingen resulteren in geplande, gerichte kostenbesparingen en andere strategische voordelen.

Hier zijn een paar manieren waarop strategische oplossingen inkoopteams kunnen helpen om meer impact te hebben op de onderneming als geheel.

Transparantie helpt bij het identificeren van mogelijkheden voor kostenbesparing. Het nemen van weloverwogen beslissingen over risico's en kostenbesparende mogelijkheden is bijna onmogelijk voor inkoopteams zonder een eenvoudig, gestroomlijnd en gedeeld inzicht in leveranciersrelaties, contracten en verplichtingen. Onhandige, handmatige en verouderde contracttools verlengen de procestijd en verminderen het concurrentievoordeel en kostenbesparende mogelijkheden. Met legacy tools zijn de verbindingen tussen leveranciers, verplichtingen en documenten moeilijk te vinden, laat staan ​​te beheren en te optimaliseren.

Daarentegen kunnen oplossingen waarmee teams kunnen samenwerken en realtime inzicht hebben in alle leveranciersactiviteiten, een eenvoudige en efficiënte manier zijn voor sourcingleiders en contractmanagers om een ​​360-graden beeld te krijgen van de leveranciersrelatie. Bovendien krijgen sourcingprofessionals een naadloze en effectieve manier om contracten voor hun zakelijke belanghebbenden te beheren en bieden ze doorlopend end-to-end zichtbaarheid.

Wanneer juridische zaken, belanghebbenden, leveranciers en verkopers volledige transparantie hebben, kunnen inkoopteams naar een meer gestroomlijnd end-to-end proces gaan, omdat alle partijen over de informatie beschikken die ze nodig hebben, wanneer ze die nodig hebben. Teams kunnen prioriteiten stellen en de voortgang in elke fase volgen, en uiteindelijk succesvolle bedrijfsresultaten voorspellen. Dit niveau van transparantie verlaagt op zijn beurt de kosten voor bedrijven, omdat ze meer kostenbesparende mogelijkheden kunnen vinden en sneller communicatielussen kunnen sluiten.

Besparingen door omgekeerde veilingen en dynamische onderhandelingen. Nieuwere benaderingen, zoals omgekeerde veilingen en dynamische onderhandelingen, hebben een grote impact op de hele onderneming. Ze bieden nieuwe inkoopmiddelen, met name voor volume en lopende reguliere inkoop. Beide methoden waren in het verleden notoir moeilijk, maar nieuwe platforms kunnen processen vereenvoudigen en ze in handen geven van de meeste inkooporganisaties. Deze oplossingen kunnen zorgen voor de juiste balans tussen prijs, kwaliteit en andere belangrijke factoren. Volgens een Scout RFP-enquête uit 2017 geven bedrijven die met succes omgekeerde veilingen houden prioriteit aan hoge kwaliteit voor een goede prijs, in plaats van automatisch toe te kennen aan de laagste bieder.

Wanneer omgekeerde veiling en dynamische onderhandelingen integrale onderdelen zijn van een inkoopplatform in plaats van op zichzelf staande tools, maximaliseren ze niet alleen de kostenbesparingen, maar helpen ze ook de relaties met leveranciers te bevorderen, aangezien prijsstelling en onderhandelingen kunnen worden gedaan in de context van historische ervaring en bovendien geïdentificeerde mogelijkheden voor het toevoegen van waarde. Kopers en leveranciers hebben de zichtbaarheid die ze nodig hebben om een ​​succesvolle en rechtvaardige veiling te houden; leveranciers hebben een duidelijk inzicht in de eisen en kopers kunnen due diligence doen op de veilingen, waardoor de punten voor alle betrokken partijen naadloos op elkaar aansluiten. Bedrijven die een omgekeerde veilingstrategie gebruiken, besparen tussen de 10-20 procent in hun inkoopproces. Een wereldwijd retailbedrijf bespaarde bijna $ 400.000 in een grondstoffenveiling van 30 minuten, omdat het de onderhandelingen kon bespoedigen.

Samenwerking tussen alle partijen. Samenwerking is de belangrijkste standaard inkoopgebeurtenis, evenals meer geavanceerde vormen, zoals die met omgekeerde veiling. Het zorgt voor nauwkeurigheid en efficiëntie, en verenigt zelfs belanghebbenden in een virtuele groep die werkt aan het beste resultaat. Vragen en problemen kunnen snel worden beantwoord, waardoor veel van de start/stop-problemen die bij traditionele inkoop voorkomen, worden geëlimineerd.

Als uw onderneming een sourcingplatform gebruikt dat samenwerking tussen alle partijen niet mogelijk maakt, is het tijd om de tools die u gebruikt te heroverwegen. Samenwerking tussen zakelijke belanghebbenden is van cruciaal belang voor een succesvol inkoopproces dat kostenbesparingen kan behalen en kan voldoen aan de eisen van interne klanten. Zonder samenwerking kan sourcing lastig en een constante irritatie worden voor alle betrokkenen. Het resulteert vaak in het missen van een belangrijk element of het produceren van minder dan ideale resultaten.

Door samenwerking kunnen zakelijke belanghebbenden deel uitmaken van het hele proces. Zakelijke belanghebbenden zijn meer geïnvesteerd, voelen zich gewaardeerd en worden een bijdrage in plaats van louter toeschouwers aan het proces. Het resultaat is een betere communicatie in de hele onderneming, wat uiteindelijk de algehele kaspositie en de zakelijke impact van het project ten goede komt.

Uit een recent onderzoek onder inkoopleiders over de hele wereld blijkt dat ze een jaarlijkse besparing van 40 procent verwachten met geautomatiseerde inkoopoplossingen. Met deze belangrijke strategieën in het achterhoofd en de juiste oplossingen, zullen inkoopteams een grotere impact hebben op de hele onderneming, wat leidt tot succes voor alle betrokken partijen en een meetbare impact van jaar tot jaar.

De combinatie van transparantie, nieuwere inkooppraktijken zoals omgekeerde veiling en dynamische onderhandelingen, en volledige samenwerking tussen het inkoopteam en alle zakelijke belanghebbenden, creëert een omgeving die bevorderlijk is voor het stimuleren van significante veranderingen. Ondersteund en verbeterd door een nieuwe generatie sourcingplatforms, maakt het kostenbesparingen mogelijk die direct leiden tot impact op de winst. Tegelijkertijd mogen besparingen niet ten koste gaan van andere belangrijke overwegingen. Risico's en compromissen moeten worden verduidelijkt en gezamenlijk worden overwogen. Ook andere factoren, zoals kwaliteit, snelheid en toegevoegde waarde, moeten in overweging worden genomen. Met al deze kwaliteiten kan een nieuw soort sourcing ontstaan ​​dat zal bijdragen aan het succes en de levensduur van de onderneming.

Stan Garber is president en mede-oprichter van Scout RFP, een leverancier van sourcing- en inkoopsoftware.