Dole Sunshine:een frisse benadering van indirecte inkoop

De digitale transformatie van de indirecte inkoop van Dole Sunshine Company belooft een duurzamere, zichtbare en winstgevendere waardeketen

Een nieuw tijdperk breekt aan bij Dole Sunshine Company, een wereldwijd toonaangevend bedrijf in voedingsmiddelen en dranken met een gedurfde missie, het vertegenwoordigen van de wereldwijde belangen en gecombineerde inspanningen van Dole Asia Holdings, Dole Food &Beverage Group en Dole Fresh Produce. De buitengewone geschiedenis van kwaliteit en innovatie van het bedrijf gaat terug tot 1899, toen James Dole, een pas afgestudeerde Harvard-student met een fascinatie voor landbouw, ananas begon te telen op Hawaï. In 2012 werd Dole Asia Holdings opgericht, toen Itochu de wereldwijde onderneming voor verpakte levensmiddelen en Aziatische verse producten van Dole overnam.

Flash forward meer dan 120 jaar en Dole blijft een synoniem voor ananas, bananen en verpakte fruitproducten, en behoudt een hoge reputatie op het gebied van versheid en kwaliteit. Vanuit het perspectief van een bedrijf dat zo oud is als Dole, verandert de wereld snel, maar Dole gaat de uitdaging aan om dit in te halen door zich te concentreren op het ontwikkelen van formele standaard inkoop- en sourcingprocessen en tegelijkertijd de digitalisering te stimuleren. In juni 2020 trad Naissa von Pein toe tot het bedrijf om een ​​programma te leiden dat aan deze doelstellingen is gewijd. De Global Director for Indirect Categories and Procurement Excellence leidt een fundamentele herziening van indirecte inkooppraktijken, terwijl ze Dole's inkoopcentrum van excellentie opbouwt, taken die volgens haar "heel verschillend zijn in hun werkterrein, maar complementair vanwege de aard van indirecte zeer versnipperd en lokaal beheerd. Fragmentatie van informatie is de grootste uitdaging voor een strategische inkoopaanpak.”

"We maken een periode van evolutie door bij Dole, een bedrijf dat in het verleden traditioneel was met een gedecentraliseerde structuur en beperkte zichtbaarheid vanwege het gebrek aan systemen", voegt ze eraan toe. "We werken nu aan centralisatie en processtandaardisatie, terwijl we automatisering stimuleren via inkooptools en ons richten op een meer strategische inkoopaanpak voor relevante categorieën. Onze inkoopteams krijgen de ondersteuning die ze nodig hebben voor strategische transformatie-initiatieven, met als doel de aanvoerlijnen soepel te laten stromen en tegelijkertijd de nodige kostenbesparingen te realiseren.”

Dole bevindt zich nog in de beginfase van zijn digitale transformatie, geeft von Pein toe, en een groot deel van de focus van haar eerste jaar bij het bedrijf was besteed aan het uitkristalliseren van de fundamenten van de best practices van indirect categoriebeheer, terwijl ze e-sourcingstrategieën gebruikte om te digitaliseren en versnelt strategische inkoopprocessen. Maar door de implementatie en versterking van Ivalua's platform, Dole's primaire digitale investering en de centrale inkooptool, zijn er grote eerste stappen gezet.

“Door de software van Ivalua te implementeren, hebben we prioriteit kunnen geven aan kostenbesparingen door middel van inkoopgestuurd uitgavenbeheer en concurrerende inkoopinitiatieven. We zijn er ook in geslaagd om automatisering en standaardisatie voor leverancierskwalificatie en contractbeheer verder mogelijk te maken”, zegt von Pein. “Mijn huidige focus vanuit het oogpunt van uitmuntendheid op het gebied van inkoop heeft betrekking op het stroomlijnen van processen, automatisering en het verbeteren van het profiel en de zichtbaarheid van inkoop binnen het bedrijf. We evalueren inkoopprocessen om manieren te identificeren om tijdrovende taken te elimineren door het gebruik van geautomatiseerde systemen en analyses, evenals het identificeren van zwakke schakels in de bestaande toeleveringsketen, waardoor we ons als functie versterken en tijd vrijmaken om ons te concentreren op de lange termijn initiatieven. We moeten ervoor zorgen dat het team Ivalua zo goed mogelijk gebruikt, terwijl we de digitale routekaart opstellen voor verdere verbeteringen om onze automatiserings- en efficiëntiedoelen te bereiken.”

Het Ivalua-systeem werd vóór haar benoeming geïmplementeerd, aanvankelijk op drie productielocaties in Azië, en is van cruciaal belang geweest bij het behalen van de kortetermijndoelstellingen van inkoop. Maar von Pein heeft een ambitieuzere visie. “Ik wil ervoor zorgen dat ons team de tool optimaal gebruikt. Het komt terug op verandermanagement, en zoals bij elke nieuwe tool-implementatie, als dit niet goed wordt geleid door het management, en als we niet de voordelen benadrukken voor de mensen en teams die het gebruiken, zullen we uiteindelijk niet de resultaten die we verwachten. Ik heb dit in het verleden zien gebeuren, maar we hebben dit jaar al geweldige resultaten geboekt.”

Nu de fundamenten snel verbeteren, richt von Pein zich op uitmuntende inkoop, de overkoepelende doelstelling van Dole voor de komende twee tot vier jaar. “Een van de belangrijkste pijlers bij het bouwen van ons centre of excellence is het definiëren van onze categoriestructuur, op basis van de uitgaven- en risicoprofielen binnen onze toeleveringsketen. We nemen een proactieve stap op het gebied van leveringsrisicobeheer en bouwen wederzijds voordelige langetermijnpartnerschappen op met leveranciers", zegt ze.

Een van de grootste ontwikkelingen van het afgelopen jaar komt voort uit een nieuwe strategische benadering van indirecte categorieën, waarbij de structuur en effectiviteit van lokale, regionale en wereldwijde leveranciers opnieuw worden beoordeeld. Te beginnen met lokale leveranciers, waar inkoopteams al aanwezig waren, zegt von Pein dat de eerste uitdaging was om indirecte uitgaven weer onder controle te krijgen van inkoop.

"Door voortdurende betrokkenheid en het aantonen van het voordeel van de betrokkenheid van inkoop bij de andere belanghebbenden, zijn we erin geslaagd om verantwoordelijkheid te nemen voor die indirecte uitgaven", zegt ze. "De verschillende categorieën werden voorheen lokaal beheerd over verschillende functies, met een beperkte strategische benadering, maar door het onder onze controle te brengen, hebben we nu een veel beter begrip van de kansen, met een volwassen benadering van strategische sourcing en uitgavenbeheer."

“Op regionaal niveau zijn we erin geslaagd om uitgaven te consolideren in categorieën zoals logistiek, MRO, PBM, kantoorbenodigdheden, professionele diensten en andere. Op mondiaal niveau ligt de focus vooral op logistiek, financiële dienstverlening, juridische dienstverlening en IT. Natuurlijk hebben we het afgelopen jaar niet de tijd gehad om ze allemaal aan te pakken, maar door deze nieuwe zichtbaarheid en het bouwen van een strategie hebben we een duidelijk stappenplan.”

Zoals met elk ander bedrijf in de afgelopen 18 maanden, bracht de COVID-19-pandemie zijn eigen unieke reeks uitdagingen met zich mee die deze roadmaps en ontwikkelingsplannen dreigden te laten ontsporen. "Het was een verrassingsfactor en we hadden het allemaal moeilijk", geeft von Pein toe. Maar het fungeerde wel als een katalysator voor de implementatie van een "supply chain risk-resilience and business continuity framework". Het doel van Von Pein is om mogelijke veranderingen in toeleveringsketens te identificeren en de mogelijkheid te creëren om behandelplannen te implementeren en inkoopprocessen opnieuw te ontwerpen om risico's te verminderen. Leveranciers worden nu beoordeeld op een aantal factoren op basis van onder andere hun geopolitieke, vraag-, aanbod- en milieu-impact.

"Op basis van dat resultaat werken we nauw samen met de leveranciers aan een bedrijfscontinuïteitsplan en bouwen we de nodige partnerschappen op om ervoor te zorgen dat onze toeleveringsketen niet wordt verstoord door verdere verrassingen", legt von Pein uit. Het systeem heeft al zijn vruchten afgeworpen door het bewaken en beheren van de levering ketengebeurtenissen, met aandacht voor potentiële risico's (zoals recente pieken in grondstoffenmarkten, bijvoorbeeld verpakkingen) die leiden tot algemene verbeteringen in de prestaties van de toeleveringsketen. 

De Dole-belofte 

Dole verenigde zijn engagementen voor een duurzamere en rechtvaardigere toeleveringsketen met de lancering van het Dole Promise-initiatief in 2020.  

“Vorig jaar lanceerden we Dole Promise met als kernwoorden:people, planet en welvaart. Een van onze belangrijkste doelen is het leveren van gedeelde waarde voor alle belanghebbenden binnen onze waardeketen”, zegt Naissa von Pein. “Als leider in ons inkoopprogramma voor excellentie, ben ik ook verantwoordelijk voor het opbouwen van ons duurzaam inkoopproces. We hebben BSR ingeschakeld als partner, een zeer bekende duurzaamheidsadviseur, om ons te ondersteunen in deze reis. Het succes van Dole's bedrijf hangt af van vele duizenden mensen. Boeren, gemeenschappen en leveranciers moeten allemaal de waarde inzien van het werken met Dole, en aandeelhouders moeten blijvende bedrijfswaarde in ons bedrijf zien.”

In de komende 18 maanden hoopt von Pein de vele efficiëntieverbeteringen van digitalisering verder te benutten, en hoe dit van invloed kan zijn op Dole's duurzaamheidsstreven, een belofte onder de vlag van Dole Promise. “Duurzaam inkopen heeft op dit moment prioriteit”, zegt ze. “We willen ervoor zorgen dat we het juiste proces ontwikkelen om onze leveranciers aan boord te krijgen en een goed inzicht krijgen in de duurzame risico's die we in onze toeleveringsketen hebben. Op die manier kunnen we ze verminderen en ernaar handelen terwijl we doorgaan.

“De digitalisering speelt opnieuw een belangrijke rol, aangezien we op een transparante en efficiënte manier toegang hebben tot duizenden leveranciers. Ik ben er volledig van overtuigd dat door geautomatiseerd en digitaal te worden, we de zichtbaarheid krijgen die onze teams nodig hebben om de juiste strategische beslissingen te nemen. Terugkomend op indirecte inkoop, denk ik dat de grootste uitdaging de slechte kwaliteit van informatie is, omdat ik vandaag weinig zicht heb op hoeveel en waar we kopen en tegen welke kosten. Het is nog steeds veel handmatig werk, maar over twee jaar zullen we in een veel betere positie verkeren om in toenemende mate te profiteren van de ongrijpbare kansen van op inkoop gebaseerde, zakelijke prestatieverbeteringsprojecten."