Retransform oprichter Q&A:digitale transformatie in onroerend goed stimuleren

Gegevens en analyse, digitale tweelingen, IoT en RPA zijn slechts enkele van de technologieën die transformatie in de vastgoedsector stimuleren .

Information Age onderzocht hoe technologische innovatie traditionele sectoren, zoals onroerend goed, ontwricht, sprak met Rohan Bulchandani, de oprichter van Retransform, de wereldwijde dienstverlener op het gebied van onroerend goed die management, technologie, proptech-oplossingen en software aanbiedt aan commercieel, retail- en residentieel vastgoed. over het bedrijf en zijn ambities, de impact van de pandemie en de belangrijkste technologische trends die de transformatie in de vastgoedsector zullen stimuleren.

Kun je het publiek uit het informatietijdperk kennis laten maken met Retransform?

Retransform is een multinationale onderneming die vastgoedbedrijven helpt hun activiteiten te verbeteren om zo de winst te vergroten. We doen dit met behulp van een drieledige aanpak.

1. Technologie

De eerste is gericht op technologie - hier bieden we een groot aantal technologische oplossingen, variërend van onze eigen producten en platforms tot implementatie en ondersteunende systemen van onze partners. De technologische oplossingen kunnen variëren van vastgoedbeheer tot facility management, data-analyse, RPA, digitale tweelingen en nog veel meer.

2. Beheer van bedrijfsprocessen

De tweede benadering is wat we onze processen of business process management noemen. Hier optimaliseren we processen rond de backoffice-taken en -functies die vastgoedbedrijven nodig hebben om hun dagelijkse activiteiten uit te voeren; deze hebben grotendeels betrekking op helpdeskfuncties, leaseadministratie, financiële gegevensmodellering en zelfs boekhoudfuncties.

Om dit bedrijfsprocesbeheer te vergemakkelijken, nemen we Six Sigma op - een reeks technieken om bijna ~ 100% nauwkeurigheid te bieden. Omdat we op afstand toegang hebben tot gegevens, zijn onze oplossingen ook ISO 27001-gecertificeerd voor gegevensbeveiliging. Hierdoor kunnen onze vastgoedpartners vertrouwen op de nauwkeurigheid van ons werk en vertrouwen op de snelheid en veiligheid van onze oplossingen.

3. Mensen

Het derde aandachtsgebied draait om mensen. Zodra we betrokken zijn bij een klant, raken onze teamleden diep ingebed in de organisatie van de klant en functioneren ze in wezen als lid van hun eigen teams. Dit is waar geschoolde arbeidskrachten erg belangrijk worden. We organiseren robuuste trainingsinitiatieven voor al onze teamleden, die worden gedaan via het Real Estate Management Institute (REMI), een zusterbedrijf van Retransform.

Tegenwoordig ondersteunen we actief meer dan 300 klanten op vier continenten, met een team van ongeveer 600 personen. Voor 2020 had ik kunnen zeggen dat we dit via acht kantoren doen. Onze kantoren worden echter langzaamaan overbodig en 99% van ons personeel werkt momenteel op afstand.

Wat mijn rol betreft, ik ben de oprichter van het bedrijf. Ik breng tijd door met zowel klanten als teamleden. Tijdens deze pandemie, gezien de reisbeperkingen, heb ik meer tijd doorgebracht met onze innovatiegroep, waarbij ik me concentreerde op product- en platforminnovatie, evenals op de ontwikkeling van nieuwe technologieën. Ik geniet hier erg van!

Hoe reageerde Retransform op de verstoring veroorzaakt door de pandemie?

Ten eerste, omdat onze eigen medewerkers een vitaal en essentieel onderdeel vormden van onze klantorganisaties, wilden we ze beveiligen en ervoor zorgen dat onze mensen veilig waren.

Toen het nieuws over de pandemie eenmaal bekend was en er geruchten waren over lockdowns, hebben we onmiddellijk onze bedrijfscontinuïteitsplannen geactiveerd, waardoor mensen vanuit huis moesten werken, en we hebben deze virtuele werkruimten zeer snel opgezet. Om de gezondheid en het welzijn van het personeel te waarborgen, hebben we een dokterspost ter beschikking gesteld. Meer recentelijk hebben we in India zuurstofconcentratoren beschikbaar gesteld aan onze teams en heeft iedereen toegang tot een counselor. Ons HR-team voert ook proactieve outreach-programma's uit om ieders gezondheid en welzijn te volgen.

Dit werd gedaan om ervoor te zorgen dat het werk dat voor onze klanten werd gedaan op geen enkele manier werd belemmerd.

Het volgende dat we verwachtten, was de noodzaak om cross-functionele training in te zetten in het geval dat iemand ziek zou worden, zodat iemand anders de rol onmiddellijk voor een bepaalde klant kon invullen. Voor het grootste deel bleef dit alles volledig geïsoleerd van onze klanten die de zaken gewoon als 'business as usual' beschouwden, wat het onderliggende thema is voor elk bedrijfscontinuïteitsplan.

Terwijl we dit allemaal deden, hebben we ook onze infrastructuur geüpgraded. We waren al ingesteld om werken op afstand mogelijk te maken, maar we zorgden voor meer toegang tot gegevens voor gebruikers en brachten een extra laag cyberintelligentie en cyberbeveiliging aan. Dit ging vervolgens gepaard met wijzigingen in onze standaardwerkprocedures, met name rond communicatie; we hebben procedures opgesteld rond de etiquette van videoconferenties en hebben outreach-programma's opgezet om ervoor te zorgen dat onze medewerkers, klanten en leveranciers allemaal vertrouwd waren met deze nieuwe manier van werken.

Hoe heeft u uw vastgoedklanten geholpen de verstoring veroorzaakt door de pandemie te beperken?

We hebben onze vastgoedklanten op een aantal manieren geholpen om de verstoring veroorzaakt door de pandemie te beperken. Natuurlijk was er geen one-size-fits-all-aanpak voor elke klant en moesten we voor elk van hen iets andere oplossingen inzetten. Er waren echter terugkerende thema's.

We begonnen met het bekijken van de strategie van ons eigen bedrijf, en hoewel het gericht was op onroerend goed, was het onderverdeeld in drie gebieden; de klanten, teamleden en leveranciers.

Voor sommige klanten hebben we, wat betreft technologie, kritieke applicaties die op locatie waren gemigreerd naar een cloudinfrastructuur, waardoor er voldoende redundantie werd toegevoegd. Voor hun teams hielpen we bij het opzetten van een virtuele desktopinfrastructuur of VDI, waarna oplossingen werden geïmplementeerd voor samenwerking, zoals het creëren van virtuele, privénetwerken binnen de cloud.

Een ander aandachtsgebied was back-up en herstel. Hier zetten we systemen op op basis van wat klanten zouden bepalen als hun hersteltijddoelstellingen en hun herstelpuntdoelstellingen. We maakten back-ups en zorgden voor redundantie voor alle gegevens in de cloud en pasten vervolgens geavanceerde bescherming op dreigingsniveau toe op de cloudinfrastructuur — het beheren van web-app-firewalls, preventie van gegevenslekken, inbraakpreventie en dreigingsinformatiediensten — om de gegevens van onze klanten te beschermen.

Een voorbeeld van wat we deden op het gebied van bedrijfsprocesbeheer:sommige zakelijke (huurderskant) klanten wilden dat we alle huurovereenkomsten doornamen en alle informatie met betrekking tot voorzieningen voor huurverlichting eruit haalden. We hebben onze tools voor bedrijfsprocesbeheer gebruikt om honderden, zo niet duizenden huurovereenkomsten en hun taal te doorlopen om de redenen voor huurverlaging als gevolg van Covid-19 te begrijpen.

Een ander voorbeeld van de kant van de verhuurder (eigenaar / beheerder) waren gevallen waarin huurders hun huur uitstelden vanwege de pandemie, de ruimte niet innamen en rechten van overmacht uitoefenden, en dus wilden verhuurders en de vermogensbeheerders begrijpen wat voor impact dit zou hebben op hun bedrijf en portefeuilles. Hier moesten we kijken naar huurcontracten van de kant van de verhuurder, om te begrijpen hoe deze verschillende huren het vastgoedbeheer en de portefeuillerendementen zouden beïnvloeden. De uitgestelde huurgegevens werden ingesteld in hun vastgoedbeheersysteem, rapporten werden vervolgens gemaakt en geanalyseerd om meer specifiek de uiteindelijke zakelijke en financiële impact vast te stellen.

Wat zijn de belangrijkste technologische trends die de transformatie van de vastgoedsector stimuleren?

Voorafgaand aan deze discussie heb ik met onze verkoopteams in meerdere regio's gesproken om te begrijpen wat de belangrijkste technische trends zijn die ze met onze klanten bespreken.

Over het algemeen was een van de meest voorkomende technische trends het toegenomen gebruik van gegevens en analyses. Vastgoedbedrijven zitten op veel gegevens en deze informatie bevindt zich vaak in silo's van ongelijksoortige systemen. Er is een toenemende vraag naar het begrijpen van deze gegevens om de besluitvorming te stimuleren en om inzichten en voorspellingen over de toekomst te bieden. Oplossingen op deze gebieden maken gebruik van de kracht van machine learning en kunstmatige intelligentie om de gegevens, die gestructureerd of vaker wel dan niet ongestructureerd kunnen zijn, te helpen interpreteren en begrijpen. Een van onze oplossingen hiervoor heet 4see analytics, wat helpt bij de analyse van deze gegevens.

De tweede grote technologische trend die we zien, is de opkomst van de digitale tweeling en het Internet of Things (IoT). We zijn van mening dat er een aanzienlijke adoptie zal zijn van op IoT gebaseerde sensoren die gegevens in digitale tweelingen invoeren, en de visuele interface voor deze digitale tweelingen zal zowel gebruik maken van virtual reality als augmented reality. De opkomst van 5G-netwerken zal ook de mogelijkheid bieden om virtuele interacties te hebben binnen een digitale tweeling. Als voorbeeld hiervan kunnen werknemers virtueel door een 3D-werkruimte op hun computer navigeren en collega's aan hun bureau zien zitten, met hen communiceren en samenwerken.

De drang naar duurzaamheid en netto nul stimuleert ook de vraag naar Digital Twin, omdat veel van de IoT-sensoren informatie detecteren over de bouwactiviteiten van de CO2-voetafdruk. Via de digitale tweeling krijgt men inzicht in deze gegevens om vervolgens interventies te starten om de uitstoot te verminderen.

Een derde technologische trend in de vastgoedsector is robotic process automation (RPA).

RPA in onroerend goed maakt een sneller en efficiënter elektronisch personeelsbestand mogelijk, waardoor de kans op menselijke fouten op bepaalde gebieden aanzienlijk wordt verkleind. Met behulp van machine learning kunnen deze ‘robots’ een gestructureerde reeks stappen uitvoeren zonder menselijke tussenkomst. Als voorbeeld hebben we factuurautomatisering genomen die normaal gesproken drie tot vier dagen voor een mens nodig zou zijn, terwijl onze Rebot, de RPA voor onroerend goed, dit in 30 minuten doet. De tijdwinst is behoorlijk opmerkelijk en op geaggregeerd niveau behoorlijk verbluffend.

Dit artikel is geschreven als onderdeel van een betaalde contentpartnerschap met Retransform