RPA en COVID-19:hoe softwarerobots bedrijven helpen om de gezondheid van werknemers voorop te stellen

David Neo is wereldwijd leider op het gebied van services voor de regio Azië-Pacific (APAC) bij UiPath .

Op het UiPath-kantoor in Beijing beginnen meerdere WeChat-meldingen over de werkvloer te pingen. Het is een herinnering voor iedereen om de dagelijkse gezondheidsenquête in te vullen - een snel en eenvoudig proces dat slechts een paar minuten duurt.

UiPath is een van de vele bedrijven in de APAC-regio die overheidsadviezen volgt om de dagelijkse lichaamstemperatuur van werknemers te documenteren. Veel regeringen in de APAC-regio hebben bedrijven geadviseerd om elke dag de temperatuur van werknemers te documenteren wanneer ze het kantoor binnenkomen of werknemers die vanuit huis werken om hun reisplannen en eventuele gezondheidssymptomen aan hun werkgevers te melden.

Voor degenen die de waarschuwing in het UiPath-kantoor in Peking hebben gemist, klinkt het een uur later opnieuw en worden werknemers gevraagd het gezondheidsformulier zo snel mogelijk in te vullen. Nu de huidige uitbraak van het coronavirus (COVID-19) koortsachtig wordt, is het dringend noodzakelijk dat iedereen zijn gezondheidsstatus dagelijks bijwerkt.

Achter de schermen wordt de grote hoeveelheid gezondheidsgegevens (uit de enquêtes) verzameld, geordend in rapporten en geanalyseerd door een onzichtbare softwarerobot. Deze robot kan een cruciale tijdsbesparing zijn en de procedures voor gezondheidsscreening verbeteren voor bedrijven in China, het land in het epicentrum van het COVID-19-virus dat zich wereldwijd heeft verspreid.

In de drie maanden sinds het eerste nieuws over de epidemie aan de oppervlakte kwam, heeft COVID-19 zich verspreid naar meer dan 50 landen, met bijna 84.000 geïnfecteerde mensen en meer dan 2.800 doden op 28 februari 2020. De wereldeconomie lijdt ook, en het bedrijfsleven daalt drastisch in verschillende sectoren, van toerisme tot logistiek. Directeur van het Internationaal Monetair Fonds (IMF), Kristalina Georgieva, zei dat het virus op dit moment de “meest dringende onzekerheid” is waarmee de wereldeconomie wordt geconfronteerd. Het IMF verlaagt de prognoses van de wereldwijde groei vanwege het virus.

Het is belangrijk op te merken dat we vandaag de dag beter voorbereid zijn om wereldwijde gezondheidsproblemen aan te pakken dan in 2003, toen de epidemie van het Severe Acute Respiratory Syndrome coronavirus (SARS-CoV) wereldwijde chaos veroorzaakte.

Zestien jaar na de SARS-CoV-epidemie werden er snel maatregelen genomen om de verspreiding van het COVID-19-virus tegen te gaan. Die maatregelen omvatten het implementeren van quarantaines, reisbeperkingen en temperatuurcontroles op luchthavens, treinstations, winkelcentra en meer in heel Azië. Sommige landen en steden sloten hun grenzen voor Chinese bezoekers, waaronder Hong Kong, dat de hogesnelheidstreindienst tussen de stad en het vasteland van China opschortte, evenals alle grensoverschrijdende veerdiensten.

De technologie heeft zich na SARS-CoV ook in een snel tempo ontwikkeld om de verspreiding van ziekten te helpen verminderen. Een tool die de wereld nu beschikbaar heeft, is de nieuwe UiPath Health Screening Bot , die in verschillende APAC-landen is gelanceerd. Met onze uitgebreide expertise in het toepassen van Robotic Process Automation (RPA) om uitdagende zakelijke en maatschappelijke problemen op te lossen, hebben we de Health Screening-robot gemaakt om de gezondheidscontroles van bedrijven minder vervelend te maken. De robot verzendt en verzamelt vragenlijsten via software en kan worden gebruikt of aangepast door personeel van HR (HR) om aan de behoeften van hun organisatie te voldoen. Voor degenen die geen maatwerk nodig hebben, zijn er kant-en-klare sjablonen die eenvoudig kunnen worden geïmplementeerd. Dit helpt geografisch verspreide organisaties met beperkte middelen, waardoor ze kunnen profiteren van een snelle implementatie.

De robot inzetten voor uw eigen organisatie? Download vandaag nog de UiPath Health Screening Bot.

Een geautomatiseerd antwoord op een gezondheidscrisis

Onze Health Screening-robot biedt een oplossing voor werkplekken in Azië, waar een toenemend aantal organisaties is begonnen werknemers thuis te laten werken om het contact tussen personeel te minimaliseren. Het minimaliseren van contact tussen medewerkers is van cruciaal belang om het risico op infectie te verminderen.

In een nog strengere maatregel heeft de regering van Singapore een "blijfhuisverklaring" aangekondigd, die haar burgers en houders van een langetermijnpas die zijn teruggekeerd van het vasteland van China, verbiedt 14 dagen hun huis te verlaten. Hoewel het veiliger is om vanuit huis te werken, kan het bijhouden van de gezondheid van werknemers in een dergelijke regeling een arbeidsintensieve taak zijn voor HR, vooral in grotere bedrijven, waaronder UiPath.

Voorheen werd van UiPath-medewerkers verwacht dat ze dagelijks een formulier invullen om hun gezondheidsstatus bij te werken. Ze moesten hun e-mailinbox handmatig controleren, wat een gedoe was en het formulier kan verloren gaan in hun zee van e-mails. Soms vergeten werknemers de enquête in te vullen, waardoor het voor HR tijdrovend wordt om werknemers eraan te herinneren hun enquêtes in te dienen. Vertragingen bij het indienen kunnen ook onbedoeld leiden tot het vervallen van de naleving.

Maar vandaag verstuurt de robot een enquête en houdt bij wie de enquête wel en niet heeft ingevuld. De bot zal ook elk uur proactief opvolgen via verschillende communicatietools zoals Slack, WeChat en WhatsApp. Dit maakt tijd vrij voor HR-medewerkers om aan andere taken te werken en zorgt tegelijkertijd voor een veilige werkomgeving.

Door middel van automatisering kan op een systematische manier de gezondheidstoestand van alle medewerkers worden vastgelegd. De robot waarschuwt werkgevers voor iedereen met ongewoon hoge lichaamstemperaturen, waardoor bedrijven sneller kunnen reageren om de situatie te beheersen en te verhelpen.

Tegelijkertijd hebben UiPath-klanten zoals AIA, Beijing Hyundai Information Technology, Deloitte, Dongfeng Nissan en Doosan Group aangegeven dat UiPath bedrijven professionele en betrouwbare oplossingen biedt tijdens de COVID-19-epidemie. Wat nog belangrijker is, is dat bedrijven vanuit een langetermijnperspectief een end-to-end-oplossing hebben gevonden die handmatige bewerkingen helpt automatiseren en interne en externe applicaties met elkaar verbindt:het UiPath Enterprise RPA-platform.

Gegevens goed georganiseerd houden

Om de gegevens van de dagelijkse lichaamstemperatuuronderzoeken die werknemers in APAC momenteel invullen, beter te begrijpen, organiseert de Health Screening Bot aan het eind van de dag alle gegevens in een samenvattend rapport. De gegevenssamenvattingen worden gepresenteerd in een gemakkelijk leesbare afbeelding, zoals taart- en staafdiagrammen, waardoor het gemakkelijk is om te zien waar werknemers aan het werk zijn (thuis of op kantoor) en wat hun temperaturen zijn. En omdat het proces geautomatiseerd is, worden de taken van HR-medewerkers om de resultaten te beoordelen en eventuele afwijkingen te melden veel eenvoudiger.

Door deze robot te implementeren, willen we proactieve gezondheidsmaatregelen voor bedrijven vereenvoudigen, zodat bedrijven zich kunnen concentreren op de belangrijkere strijd, zoals het welzijn van werknemers waarborgen en de bedrijfsvoering draaiende houden. Tijd die wordt bespaard door vervelende taken kan beter worden gebruikt om u te helpen uw bedrijf door deze turbulente tijden te loodsen. Met UiPath-robots blijven we innovatie en bedrijfsnaleving stimuleren om mensen en bedrijven gezond en productief te houden, zelfs in tijden van wereldwijde gezondheidsepidemieën. We hopen dat onze kleine bijdrage kan helpen om nu en in de toekomst sneller te reageren op preventie en behandeling.