De opportuniteitskosten van niet automatiseren

Als er één ding is dat ik heb geleerd in de afgelopen vijf jaar van het bouwen, leiden, schalen en adviseren van automatiseringsprogramma's, dan is het dit:er zijn alternatieve kosten om niet te automatiseren. De ervaring heeft me geleerd dat de risico's en kosten van het wachten op het automatiseren van processen veel groter zijn dan het waargenomen voordeel van wachten tot andere initiatieven zijn voltooid.

Veel te vaak maken goedbedoelde leiders van het automatiseringscentrum van uitmuntendheid (CoE) en bedrijfssponsors de kostbare fout om zich als laatste op automatisering te concentreren. De gedachte is "eerst zullen we de processen stabiliseren met mensen en dan automatiseren op het einde."

In dit artikel zal ik een tegengesteld standpunt innemen en stellen dat elk nieuw of veranderend proces vanaf het begin met automatisering moet worden ontworpen. Elke executive sponsor, leider van een business unit en leider van een automatiseringsprogramma moet zich richten op de prioriteit en urgentie van automatisering om het bedrijf te helpen zijn doelstellingen op korte en lange termijn te bereiken.

Volgens een artikel van Gartner Insights heeft het gemiddelde bedrijf in de afgelopen drie jaar vijf grote bedrijfsbrede organisatorische veranderingen ondergaan, waarbij bijna 75% verwacht het aantal grote veranderingsinitiatieven in de komende drie jaar te vermenigvuldigen. Deze onvermijdelijke en constante verandering helpt organisaties om te slagen in een steeds veranderende markt en competitief landschap. Het zo vroeg mogelijk automatiseren van uw bedrijfsprocessen is een duidelijk concurrentievoordeel voor uw bedrijf.

Stable-state processen bestaan ​​zelden

Wanneer een nieuw proces is ontworpen om door mensen uit te voeren, is het nooit een verrassing wanneer het proces moet worden gewijzigd om aan nieuwe zakelijke vereisten te voldoen of wanneer het in de loop van de tijd wordt geoptimaliseerd. Alles, van de afzonderlijke stappen die moeten worden gevolgd, de gebruikte systemen en de ervaring van de betrokken mensen, zal in de loop van de tijd blijven evolueren.

Automatisering, en met name robotic process automation (RPA), kan helpen om procesveranderingen op een minder storende manier te versnellen.

Stel je bijvoorbeeld een organisatie voor die weet dat ze hun onboarding-platform voor human resources (HR) binnen enkele maanden gaan veranderen. Sommigen beweren dat het het beste is om te wachten tot de systeemvervanging is voltooid, het nieuwe onboardingproces volledig is gedefinieerd en uitgevoerd om eventuele problemen op te lossen, en dan moet automatisering worden overwogen.

Er zijn echter kosten verbonden aan het nemen van deze benadering die door de leiders van de business units serieus moeten worden overwogen. Met deze aanpak werkt de organisatie maandenlang met een suboptimaal proces in afwachting van een systeemvervanging. Ik zou deze aanpak 'automatisering als laatste' willen noemen en het duidelijke onderscheid tussen deze aanpak en een 'automatisering eerst'-benadering wordt hieronder weergegeven.

De mentaliteit van de laatste automatisering is vooral een groot risico voor de organisatie als er tussen nu en het moment waarop het systeem live gaat significante volumeveranderingen zijn, waardoor de organisatie beperkte opties heeft. In dit voorbeeld, als het bedrijf een groot wervingsinitiatief zou hebben om een ​​business unit te ondersteunen, zou het onboardingproces onder druk komen te staan ​​en zou de organisatie extra middelen moeten inhuren om het volume aan te kunnen of de overwerklast op bestaande medewerkers.

Daarnaast kunnen er andere risico's en problemen zijn met het huidige statusproces die de systeemvervanging specifiek zou aanpakken, zoals zwakke risicocontroles, gegevenslacunes en het onvermogen om te voldoen aan nieuwe zakelijke vereisten.

RPA-oplossingen kunnen snel worden gebouwd en geïmplementeerd voorafgaand aan de systeemvervanging en een snelle ROI opleveren, terwijl er nog meer capaciteit voor materiedeskundigen (MKB) vrijkomt om zich te concentreren op aankomende initiatieven.

In dit voorbeeld van HR-onboarding kan RPA snel worden ingevoerd voor activiteiten zoals het initiëren van accountconfiguratie, systeemtoegangsverzoeken, hardware-inkoop, trainingsinschrijving, directe managermeldingen en herinneringen, naast het controleren van onvolledige stappen. Op korte termijn kan de organisatie capaciteit vrijmaken of zelfs volumestijgingen opvangen met de onmiddellijke schaal die automatisering biedt. Wanneer de systeemvervanging aanwezig is, kan het RPA-platform eenvoudig en snel worden bijgewerkt om verbinding te maken met het nieuwe systeem en zal het bijscholen van de HR-medewerkers beperkter zijn (of helemaal worden vermeden).

Er is een menselijke tol wanneer automatisering de laatste stop is

Volgens McKinsey &Company geeft 73% van de door veranderingen getroffen werknemers aan matige tot hoge stressniveaus te ervaren. Wachten met het automatiseren van een proces na een op handen zijnde verandering in een systeem verhoogt de tol van werknemers en kan bijdragen aan stress bij werknemers. Een medewerker zal minimaal twee ronden van verandermanagement moeten doorlopen.

Ten eerste moet de medewerker eenmaal veranderingsbeheer doorlopen wanneer de systeemverandering plaatsvindt, leren hoe de stappen van het proces zijn veranderd en leren hoe het nieuwe systeem te gebruiken. Vaak vereist het doorlopen van deze ronde toegewijde tijd om getraind te worden in het nieuwe systeem.

De tweede ronde van verandermanagement vindt plaats na de livegang van het systeem, wanneer automatisering eindelijk is gebouwd om stappen van het proces uit te voeren. In deze ronde moeten de medewerkers nu leren welke stappen de robots gaan nemen en welke interacties er tussen hen en de robots zijn. Een systeem en proces moeten leren om die kennis slechts voor een korte periode te gebruiken, is frustrerend voor werknemers en verspillend voor de organisatie.

De eenvoudigste weg voor de medewerker is om één ronde verandermanagement te hebben door af en toe automatisering in het proces te introduceren en vervolgens eventuele wijzigingen in het proces, inclusief het wijzigen van de onderliggende systemen, te beheren door de stappen die door de robot worden uitgevoerd aan te passen.

Sommigen zullen zeggen dat er kosten verbonden zijn aan het aanbrengen van deze codewijzigingen voor de softwarerobot, maar de organisatie brengt die wijziging slechts op één plek aan. Terwijl de organisatie in de huidige staat veel meer zou investeren in capaciteit en alternatieve kosten om de opleiding en communicatie voor tientallen of zelfs honderden werknemers te moeten beheren. Bovendien is er elke keer dat er sprake is van verandermanagement met mensen, risico's voor het algehele proces vanwege het gebrek aan kennis en ervaring met het navigeren door het nieuwe systeem.

Ook moet worden opgemerkt dat het met RPA mogelijk is om snel en tegen lage kosten wijzigingen in de automatisering door te voeren.

Elke organisatie zou zich moeten afvragen wat minder storend en tijdrovend is:een codewijziging uitvoeren op een enkele automatisering of wijzigingsbeheer met tientallen (of meer) medewerkers in uw organisatie.

Tijdgebonden kansen

Timing speelt een belangrijke rol in het succes of falen van elke organisatie. In een steeds competitiever wordende wereld is het noodzakelijk om strategische beslissingen te nemen en snel actie te ondernemen. Er zijn organisaties in dezelfde branche en sector als uw bedrijf die actief robots inzetten in elke business unit in de onderneming. Deze organisaties hebben strategische doelstellingen die ze nastreven, zoals het verhogen van de efficiëntie, het verlagen van de kosten, het verbeteren van de klanttevredenheid, het behouden van medewerkers, het verminderen van risico's en het bieden van capaciteit om zowel een tijdgebonden kans als een langetermijnschaal te benutten.

In het verleden was de enige optie om een ​​kans op korte termijn waar snel capaciteit nodig was, te grijpen, het in dienst nemen van aannemers, het snel aannemen van personeel of het zo veel mogelijk overwerken van werknemers. Met automatisering hebben organisaties nu directe schaal met robots die paraat staan.

Het beste voorbeeld dat ik hiervan onlangs heb gezien, was met de effecten van de COVID-19-pandemie. In zowat elke bedrijfstak kwamen volumeschommelingen voor. Leningen voor kleine bedrijven, herfinanciering van woningen, online bestellen, bezorgdiensten en mobiele diensten zijn slechts enkele voorbeelden waarbij organisaties in die sectoren tot het uiterste werden gedreven omdat ze procesvolumes hadden die ze niet aankonden gezien de omvang en snelheid van hun menselijke personeelsbestand . De organisaties die al robots hadden die hielpen bij hun kritieke processen, konden de kans grijpen die anderen niet hadden.

Bron

Dit patroon is niet beperkt tot wereldwijde pandemieën. Er zijn veel externe factoren die het volume voor uw organisatie plotseling kunnen verschuiven, zoals te zien is in de bovenstaande afbeelding. Het zou logisch zijn dat uw organisatie zich zou moeten richten op het automatiseren van alle processen die essentieel zijn voor de bedrijfsvoering en die in de loop van de tijd waarschijnlijk in volume zullen toenemen. Hiermee beschermt u uw organisatie tegen het risico een tijdgebonden kans niet te kunnen grijpen. Bovendien zijn er doorlopende voordelen van schalen met automatisering, aangezien de volumes in de loop van de tijd geleidelijk toenemen.

De tijd om te automatiseren is nu

Waarom wacht u met het automatiseren van uw bedrijfskritische processen? Zoals ik in deze blogpost heb uitgelegd, zorgt dit er vroeg voor dat je:

• Zijn voorbereid op volumeverhogingen op korte en lange termijn zonder onderbreking

• Kan op korte termijn voordelen behalen door capaciteit vrij te maken van uw waardevolle medewerkers

• Verminder de hoeveelheid wijzigingsbeheer voor uw medewerkers

Door te wachten tot de stabiliteit wordt geautomatiseerd, wat misschien nooit zal komen, plaatst u uw organisatie mogelijk in een concurrentienadeel.

Systeemvervangingen, procesoptimalisaties en verschuiving van middelen zullen constant zijn in uw organisatie, dus u moet nu automatisering integreren om snel uw strategische bedrijfsdoelen te bereiken.

We spraken uitgebreid met brancheleiders over dit onderwerp tijdens de "UiPath Live :It's Time To Automate" evenement. Heb je het gemist? Je hebt nog steeds toegang tot de opname.