Niet slecht zijn in het aanleren van nieuwe software

Ik was onlangs in Philadelphia om 15 mensen te trainen in het gebruik van CMMS. Nu wist ik dat binnenlopen de slechtst mogelijke manier iemand software leren is om ze te laten kijken hoe je het gebruikt. Ik had een professor op school die op deze manier simulatiesoftware onderwees, en iedereen verachtte hem daarom. Want hoe slim hij ook was, hij had niet het enige geleerd wat je moet weten over het aanleren van software aan mensen:laat ze het zelf proberen.

En toch was het de enige optie die ik had om met mijn laptop en projector de bestuurskamer in Philadelphia binnen te lopen en te presenteren als mijn oude professor. Bovendien presenteerde ik voor een publiek dat, naar me opkijkend met stenige, bijna timide uitdrukkingen, duidelijk wenste dat ze ergens anders waren.

Deze opzet is niet verrassend typisch.

De meeste bedrijven die CMMS's inzetten, hebben niet het benodigde aantal computers om veel mensen tegelijk te trainen. Ook onderhoud 'grunts' op de begane grond, met name van een oudere generatie, haat nieuwe software leren*. En ik neem het ze niet kwalijk.

Mensen op de begane grond zien vaak geen persoonlijk voordeel in het leren van een nieuw systeem. Als u tijd en energie investeert in het leren van nieuwe software, levert dit het bedrijf geld op, niet zij. Die moeten er dus verkocht worden. Voor CMMS's zou de verkoop niet zo moeilijk moeten zijn.

Waarom zou het ze iets kunnen schelen?

1. Het systeem zal de algehele onderhoudsactiviteiten verbeteren (bijvoorbeeld door het verminderen van storingen), waardoor onderhoudstechnici en andere fabrieksmedewerkers hoofdpijn krijgen.
2. Het verminderen van de financiële druk op de onderhoudsafdeling betekent een betere baanzekerheid.
3. Weten hoe je een CMMS moet gebruiken, is een legitieme verkoopbare vaardigheid. Het zal het voor uw bedrijf moeilijker maken om u te ontslaan en het zal u aantrekkelijker maken voor andere bedrijven.

De enige manier om uw punt te laten blijven, is door herhaling. Iemand die naar een softwaredemo kijkt, kan misschien 10% reproduceren van wat hem werd getoond, 20% achterhalen, nog eens 20% leren van zijn collega's en de andere helft volledig vergeten, om later langzaam te worden opgepikt, of helemaal niet.

Met een CMMS zijn vervelende dingen zoals conventies voor gegevensinvoer niet gemakkelijk te begrijpen vanwege hun eentonige aard, en herhaling is vereist om het te laten blijven. Laat ze het een keer zien, laat ze het dan zelf doen, plaats de regels ervoor ergens toegankelijk en volg het 2 weken later op.

1. Krijg buy-in van studenten.
2. Demo van de software, laat zien wat ze willen leren, als ze de software eenmaal zelf gaan gebruiken, en het daarbij laten. Het heeft geen zin om meer dan 30 minuten demo te doen, omdat mensen daarna gewoon niet meer zullen volgen.
3. Geef de leerlingen de tijd om alles te oefenen wat ze gaan doen.
4. Volg de moeilijkheidsgraden op en train ze opnieuw.

*Ik weet dat dit niet geldt voor alle onderhoudsprofessionals. Ik heb nogal wat 'grunts' te maken gehad die veel meer technisch onderlegd zijn dan ikzelf.