Tijd is geld:tips voor het gebruik van onderhoudssoftware om tijd te besparen en efficiënter te besteden

Tijd is geld; een zin die niet meer waar zou kunnen zijn voor fabrikanten. Zelfs een paar minuten extra productiviteit kan in veel faciliteiten het verschil betekenen tussen succes en mislukking. Tijd besparen op alles, van routineonderhoud tot het maken van rapporten, kan leiden tot hogere productieniveaus, hogere inkomsten en een hoger moreel.

Er zijn echter veel uitdagingen om het hoofd te bieden in de zoektocht om tijd te besparen. De meeste onderhoudsprofessionals hebben amper een minuut over tussen reparaties, rapportage, voorbereiding op audits, inventaris bijhouden en nalevingstaken, om er maar een paar te noemen. Er is gewoon niet genoeg tijd in de dag. Als dat niet genoeg is, kunnen pogingen om meer tijd te besteden vaak tot slechtere resultaten leiden. Haasten, snelkoppelingen en pleisteroplossingen kunnen nu tijd besparen, maar kosten later vaak meer tijd, geld en veiligheid.

Technologie is, net als onderhoudssoftware, een manier om de kloof te overbruggen tussen een overweldigende takenlijst en bezuinigingen om tijd te besparen. Bijvoorbeeld, faciliteiten waar het meeste personeel dat onderhoudssoftware gebruikt, grotere verbeteringen in arbeidsefficiëntie meldt. En er zijn meer voordelen aan het gebruik van onderhoudssoftware om op een veilige en efficiënte manier tijd te besparen, waaronder lagere kosten, meer uptime, een veiligere werkplek en eenvoudigere audits.

Hoe u tijd kunt besparen en de betrouwbaarheid van activa kunt verbeteren door onderhoudssoftware te gebruiken

Hier zijn vijf manieren waarop software uw onderhoudsteam kan helpen tijd te besparen en de vruchten te plukken.

Maak preventief onderhoud efficiënter

Door onderhoudssoftware zoals een CMMS te gebruiken, kunnen technici en managers preventief onderhoud plannen en triggers voor taken instellen. Zo worden onderhoud, reparaties en controles alleen gedaan als dat nodig is en is er minder kans op tijdrovende storingen. Met behulp van digitale tools kunnen PM's ook worden toegewezen aan specifieke technici, waardoor overtolligheden worden verminderd en ieders tijd wordt gemaximaliseerd.

Elimineren van papier en spreadsheets

Door papieren bladeren, aantekeningen maken, taken opschrijven en spreadsheets maken kan veel tijd in beslag nemen. Door onderhoudssoftware te gebruiken, kunnen teams pen-en-papier en spreadsheetmethoden voor het bijhouden van gegevens elimineren. In plaats daarvan kan deze informatie digitaal worden gedocumenteerd, georganiseerd, geopend en gearchiveerd. Wanneer al deze items op één plek worden verzameld, wordt er geen tijd besteed aan het maken, zoeken en archiveren op afzonderlijke platforms.

Organiseer werkorders

Op papier en spreadsheets gebaseerde werkbonnen hebben veel beperkingen die leiden tot tijdverspilling. Deze beperkingen zijn onder meer dat u ze nergens kunt openen en dat u de status en prioriteit van projecten niet gemakkelijk kunt zien. Met mobiele onderhoudssoftware hebben teamleden met één druk op de knop toegang tot al deze informatie. Dit helpt technici om snel dagelijkse taken te prioriteren en sneller van de ene taak naar de andere over te gaan.

Maak sneller rapporten

Als er geen softwareoplossing is, vereist het maken van een rapport het verzamelen van cijfers uit verschillende papieren documenten en/of spreadsheets. Dit kost tijd en vergroot de kans op fouten. Met een digitale oplossing, zoals een CMMS, worden gegevens uit assets en werkorders realtime bijgehouden en kunnen ze eenvoudig worden gesorteerd in rapporten.

Voorzie betere middelen voor reparaties

Ongepland onderhoud is onvermijdelijk, maar voorbereid zijn met de juiste tools kan de reparatietijd verkorten, de productiviteit verhogen en onderhoudsteams helpen de achterstanden onder controle te krijgen. Het gebruik van onderhoudssoftware biedt de mogelijkheid om documenten, handleidingen, checklists, analysegegevens van hoofdoorzaken en andere informatie aan activa toe te voegen. Met al deze bronnen op één plek en gemakkelijk toegankelijk, wordt er geen tijd besteed aan het opsporen van documenten of het gebruik van een proefondervindelijke methode om het probleem op te lossen.

7 functies van het Fiix CMMS waarmee onderhoudsteams hun tijd efficiënter kunnen besteden

Hieronder volgen enkele belangrijke tools binnen het CMMS van Fiix die kunnen worden gebruikt om tijd te besparen, zodat u het onderhoud kunt verbeteren door minder te focussen op storingen, achterstanden en gegevensinvoer en meer op betrouwbaarheid, efficiëntie en groei.

Portal voor werkverzoeken

Via een werkverzoekportaal kunnen gebruikers de status van alle onderhoudswerkverzoeken volgen. Gebruikers hoeven het onderhoud niet direct op te volgen, wat veel follow-ups, afleiding en vertragingen elimineert. De portal kan ook worden aangepast, zodat een verzoek alle belangrijke informatie bevat die uw onderhoudsteam nodig heeft om de klus te klaren zonder giswerk of de persoon die het verzoek heeft ingediend op te sporen om opheldering te krijgen.

Rapportschrijver en planner

Met de tool voor het schrijven van rapporten kunnen gebruikers inzoomen op onderhoudsgegevens zonder de cijfers te verzamelen via meerdere papieren formulieren of Excel-spreadsheets. Analyse gaat sneller, rapportages worden eerder opgeleverd en actie kan worden ondernomen zonder tijdverlies. De rapportplanner gaat nog een stap verder. De functie geeft gebruikers de kans om frequente onderhoudsrapporten te automatiseren, zodat u niet elke dag, week, maand of kwartaal hoeft te gaan zitten om een ​​sjabloon in te vullen.

Mobiele werkbonnen

Het gebruik van het mobiele CMMS van Fiix om werkorders aan te maken, te ordenen en bij te houden, helpt het onderhoud te verbeteren en opent de deur naar tal van tijdbesparende mogelijkheden. Het schrijven, indienen, prioriteren en toewijzen van werkorders kan rechtstreeks vanaf het mobiele apparaat van een gebruiker worden gedaan. Dit vermindert bij elke stap de tijd die aan werkorders wordt besteed. Preventieve onderhoudstaken kunnen ook worden gepland via de mobiele onderhoudsapp, zodat er geen tijd wordt besteed aan het maandelijks opschrijven van taken en technici meteen worden gewaarschuwd.

Voorraadniveaus en minimumhoeveelheden

Met de onderhoudssoftware van Fiix kunnen gebruikers voorraadniveaus instellen en automatisch meldingen over een lage voorraad activeren door een minimumhoeveelheid in te stellen. Voorraadniveaus kunnen worden bekeken met behulp van het digitale platform, zodat u geen tijd hoeft te besteden aan het bezoeken van het magazijn voor onderdelen of het tellen van hoeveel van elk onderdeel beschikbaar is. Gebruikers krijgen ook een melding wanneer een onderdeel bijna op is, wat betekent dat er minder reizen nodig zijn om essentiële apparatuur te tellen en minder tijd kwijt zijn aan het invoeren van cijfers op een computer.

Checklists

Hoewel preventieve onderhoudstaken op de lange termijn tijd besparen, kan een inefficiënt proces ervoor zorgen dat de zaken aanslepen. Technici besteden vaak tijd aan het raadplegen van verschillende papieren materialen, het ophalen van lijsten en records of het vinden van en praten met degenen die het activum het beste kennen. Met het CMMS van Fiix kunnen checklists voor preventief onderhoud aan bedrijfsmiddelen worden toegevoegd. Hierdoor wordt elke taak gestandaardiseerd, wat het onderhoud kan verbeteren en de tijd die nodig is om controles uit te voeren, kan verkorten, ongeacht wie verantwoordelijk is voor de taak.

Aanvragen voor offertes

Het bijhouden van de voorraad is tijdrovend. Het bestelproces is een van de grootste kansen die een faciliteit heeft om tijd te besparen. Met de functie voor het aanvragen van offertes in de CMMS-software kunnen gebruikers automatisch getriggerde RFQ's instellen voor geselecteerde leveranciers wanneer onderdelen bijna op zijn. Dit bespaart u niet alleen de tijd om onderdelen te volgen en aanvragen te maken, maar het verkort ook de tijd tussen het nodig hebben van apparatuur en het ontvangen ervan. Het resultaat is minder uitvaltijd en minder achterstanden.

Standaard storingscodes

Een storingscode is de reden waarom een ​​activum is mislukt of kapot is gegaan. Faciliteiten kunnen het Fiix CMMS instellen met veelvoorkomende storingscodes. Technici kunnen dan tijdens het afronden van een werkorder snel een vooraf ingestelde storingscode selecteren, waarin wordt uitgelegd wat er mis is gegaan. Hierdoor kunnen managers snel trends herkennen en het onderhoud verbeteren door toekomstige storingen te voorkomen in plaats van papieren werkorders of spreadsheets te sorteren. Foutcodes zorgen voor consistentie, maken rapportage eenvoudiger en stellen technici in staat om in de kortst mogelijke tijd de beste oplossing te vinden.

Meer informatie over het gebruik van cloudgebaseerde onderhoudstools om tijd te besparen en uw werkdag te optimaliseren:

• Hoe maak je een uitgebalanceerd onderhoudsprogramma met reactief, preventief en voorspellend onderhoud
• Hoeveel tijd kost het invoeren van gegevens u?
• Hoe vijf bedrijven CMMS-succes vonden