Tips, trucs en tools om audits gemakkelijker en goedkoper te maken voor onderhoudsteams

We geven een overzicht van de meest voorkomende soorten audits en wat onderhoudsteams kunnen doen om ze gemakkelijker, goedkoper en succesvoller te maken.

Inhoudsopgave

1. Inleiding:de ernstige gevolgen van falende audits
2. Soorten audits en hoe audits gemakkelijker te maken
   • Milieu-audits
   • Voedselveiligheidsaudits
   • Bedrijfsaudits
   • Gezondheids- en veiligheidsaudits
3. Hoe audits uw bedrijfsresultaten beïnvloeden
4. Hoe u audits eenvoudiger en goedkoper kunt maken met het CMMS van Fiix

Irving Pulp and Paper, The Wood Group, Fiera Foods en Cericola Farms hebben allemaal één onaangenaam ding gemeen; ze kregen onlangs allemaal hoge boetes na het mislukken van audits. Hoewel elk geval anders was, variërend van milieuovertredingen tot een schending van de voedselveiligheid, waren de kosten voor elk bedrijf hoog. De boetes bedroegen meer dan $ 11 miljoen.

Deze productiefaciliteiten zijn slechts vier van de honderden bedrijven die boetes hebben betaald na falende audits in het afgelopen half decennium. In sommige gevallen kosten de overtredingen meer dan geld. In 2016 kwam een ​​werknemer van de productiefaciliteit van Fiera Foods om het leven als gevolg van het niet handhaven van een veilige werkomgeving. Helaas is dit slechts één voorbeeld van hoe niet-naleving kan leiden tot het worstcasescenario.

Maar hier is het ding:de meeste mislukte audits zijn te voorkomen, maar alleen als ze een topprioriteit zijn voor de verantwoordelijken, met name het onderhoudsteam. Door te focussen op conforme onderhoudspraktijken kan een rampzalig domino-effect worden voorkomen en de kans op boetes, productieverlies, hoge omzet, letsel op de werkplek en slechte publiciteit worden verminderd.

Soorten audits (en hoe u ze gemakkelijker kunt maken)

Audits vinden in bijna elke branche om verschillende redenen plaats, zoals veiligheid, naleving van milieuregelgeving en om de gezondheid van een bedrijf te meten voorafgaand aan mogelijke zakelijke deals.

Maar hoewel ze vaak voorkomen, zijn audits niet altijd gemakkelijk. Ze zijn vaak tijdrovend en duur. Informatie kan door de kieren glippen, nauwkeurige gegevens zijn moeilijk te verkrijgen en een gebrek aan toegankelijkheid maakt de gegevens die u wel heeft onbruikbaar. Zonder een gecentraliseerde bron van kennis is het moeilijk om audits gemakkelijker te maken en is een voldoende nooit zeker. De hoge faalkosten gaan gepaard met enorme kopzorgen en een mogelijk verlies van duizenden of miljoenen dollars.

Door te focussen op conforme onderhoudspraktijken kan een rampzalig domino-effect worden voorkomen en de kans op boetes, productieverlies, hoge omzet, letsel op de werkplek en slechte publiciteit worden verminderd.

Het hebben van de juiste tools en processen is cruciaal voor een succesvolle audit. Door belangrijke gegevens te verzamelen en digitaal te ordenen, vergroot u uw slagingskans aanzienlijk. Digitalisering opent ook de deur naar een verscheidenheid aan tools die audits gemakkelijker en goedkoper maken. Het onderhoudsteam zal toegang hebben tot records, rapporten kunnen maken en strategieën voor preventief onderhoud effectiever kunnen implementeren.

Hieronder volgen enkele van de meest voorkomende soorten audits waarmee fabrikanten worden geconfronteerd en hoe digitale kennishubs kunnen helpen om audits gemakkelijker te maken voor faciliteiten.

Milieu-audits

Milieu-audits meten op basis van vastgestelde criteria hoe fabrikanten het milieu beïnvloeden. Deze criteria zijn meestal afhankelijk van de industrie en kunnen afvalwaterbeheer, koolstofemissies en energieverbruik omvatten. Milieu-audits identificeren ook manieren waarop fabrikanten hun impact op het milieu kunnen verminderen. Deze audits vinden meestal plaats vanwege milieuwetgeving (zoals de wetten uiteengezet door de EPA), certificering (zoals ISO of LEED) of overweldigende verzoeken van klanten.

Digitale onderhoudssoftware, zoals een CMMS, kan faciliteiten helpen zich voor te bereiden op milieu-audits. Het kan een database met bedrijfsmiddelen en procedures bijhouden, documentatie over lozingen van verontreinigende stoffen volgen en werkgeschiedenissen opbouwen. Het stelt faciliteiten in staat om snel storingen te analyseren en te corrigeren, wat de efficiëntie verbetert en de emissies verlaagt. Software maakt het eenvoudig om gegevens te verzamelen, rapporten te maken en auditors te laten zien hoe een faciliteit werkt volgens de normen.

Voedselveiligheidsaudits

Voedselveiligheidsaudits zorgen ervoor dat fabrikanten voldoen aan alle normen voor voedselverwerking en -verwerking. Voedselveiligheidsaudits kunnen worden gebruikt om naleving te bewijzen (zoals voor de FDA), voor certificering (zoals ISO 22000 of GFSI) of om het vertrouwen van het publiek terug te winnen na een veelbesproken terugroepactie.

Een recent onderzoek van de FDA identificeerde "geen preventief onderhoud" als het 5e meest voorkomende probleem in de Amerikaanse voedselverwerkende industrie. Faciliteiten kunnen dit probleem aanpakken en audits doorstaan ​​met behulp van een CMMS of een andere digitale onderhoudsoplossing om een ​​kennishub te creëren. Onderhoudssoftware biedt auditlogboeken en een werkgeschiedenis voor elk activum, waardoor verbeteringen en preventieve onderhoudsroutines eenvoudiger worden. Technici kunnen apparatuur ook beter in de gaten houden met een database met onderdelen en kunnen ervoor zorgen dat vervangende onderdelen schoon, aan de normen voldoen en vrij van verontreinigingen zijn. Documenten, zoals veiligheidshandleidingen en onderhoudschecklists, kunnen aan het activaprofiel worden toegevoegd. Dit maakt PM's niet alleen sneller, maar vermindert ook het risico op besmetting die vaak gepaard gaat met onderhoudswerkzaamheden. Ten slotte kunnen technici of managers met een paar klikken gegevens ophalen of rapporten maken om naleving aan te tonen.

Bedrijfsaudits

Productiefaciliteiten worden vaak gecontroleerd wanneer een bedrijf wordt overgenomen, gefuseerd of lid wordt van een nieuw partnerschap. Deze audits vragen faciliteiten om informatie over onderaannemers, opbrengsten, achterstanden, inventaris, milieuprestaties, veiligheidsgegevens en betrouwbaarheid van activa. Audits kunnen faciliteiten ook helpen besparen op verzekeringen, omdat ze aantonen dat activa waarschijnlijk goed worden onderhouden.

Sommige organisaties hebben faciliteiten nodig om preventieve onderhoudsprogramma's te hebben voordat ze ermee gaan werken. Het gebruik van een digitaal onderhoudsplatform voor het verzamelen, opslaan en openen van informatie kan een grote bijdrage leveren aan het creëren van een solide PM-strategie. Digitale tools kunnen downtime verminderen door het eenvoudig te maken om onderhoud te plannen, werkorders te verwerken en een bibliotheek met documenten te creëren. Ze kunnen het beheer van gezondheids- en veiligheidsgegevens, inventaris en milieuregistraties ook vergemakkelijken. Deze stappen verbeteren de productiviteit en maken faciliteiten aantrekkelijker.

Gezondheids- en veiligheidsaudits

Gezondheids- en veiligheidsaudits worden meestal uitgevoerd door overheidsinstanties om naleving van de wetgeving te garanderen, zoals de OHSA. Ze kunnen ook worden uitgevoerd door een externe auditor en worden gebruikt om de gezondheids- en veiligheidsstrategieën van een bedrijf te evalueren en tegelijkertijd verbeterpunten te identificeren.

Met digitale onderhoudssoftware kunnen onderhoudsteams een nauwkeurige en diepgaande bibliotheek met informatie creëren. Als u deze informatie op het mobiele apparaat op zak heeft, kunnen audits eenvoudiger worden. Mobiele onderhoudssoftware kan werkgeschiedenissen traceren, OSHA-richtlijnen koppelen aan apparatuur en onderhoudschecklists maken. Door deze middelen op één plek te hebben, wordt het aantal potentieel gevaarlijke corrigerende taken verminderd. Software kan ook de training en certificering van werknemers, veiligheidsinspecties en rapporten volgen die laten zien hoe een faciliteit in de loop van de tijd is verbeterd.

Hoe audits uw bedrijfsresultaten beïnvloeden

Als je boetes, omzetverlies, productieverlies, afval, extra onderdelen en overuren bij elkaar optelt, is het duidelijk dat inefficiënte en mislukte audits veel geld kosten. Een kenniscentrum kan helpen om deze onnodige kosten uit de wereld te helpen.

Het hebben van informatie op een digitaal platform maakt het toegankelijker voor technici, zodat ze preventief onderhoud snel en correct kunnen doen. Het invoeren en analyseren van alle gegevens op één plek, met een paar klikken, versnelt het rapportageproces. Het aanleveren van werkhistorie en verbeteringen aan de faciliteiten aan een auditor duurt een paar minuten in plaats van een paar dagen. Al die tijd besparen betekent meer productiviteit en minder arbeidskosten. Een verbeterd auditproces kan zelfs leiden tot certificeringen en een sterkere reputatie, wat uw bedrijf een concurrentievoordeel geeft.

Klik hier om te zien hoe onderhoudssoftware audits makkelijker maakte voor één fabrikant

Hoe u audits eenvoudiger en goedkoper kunt maken met Fiix's CMMS

Stap #1 – Houd de gezondheids- en veiligheidsgegevens van werknemers bij

Gebruikersprofielen kunnen worden ingesteld op het CMMS van Fiix en worden gevuld met belangrijke gezondheids- en veiligheidsinformatie. Dit omvat certificeringen en trainingen. Met de gebruikersgroeptool kunnen technici vervolgens in verschillende categorieën worden ingedeeld. Onderhoudsmanagers kunnen aanpassen wat elke persoon kan zien en doen in de software. Dit is handig om ervoor te zorgen dat alle medewerkers over de juiste referenties beschikken om een ​​taak uit te voeren en om dit te bewijzen aan auditors.

Stap #2 – Bevestig belangrijke materialen aan apparatuurprofielen

Met het CMMS van Fiix kunnen gebruikers gezondheids- en veiligheidsmaterialen en media aan activaprofielen koppelen. Activaprofielen kunnen MSDS-formulieren, SOP's, OHSA-richtlijnen, onderhoudschecklists en meer bevatten. Technici kunnen ook foto's aan een profiel toevoegen om te laten zien dat een probleem is geïdentificeerd en verholpen. Deze acties tonen een engagement voor gezondheid en veiligheid. Dit maakt een audit gemakkelijker en sneller, en een voldoende zekerder.

Stap #3 – Beheers de rapportagefunctie

De rapportagefunctie van Fiix geeft gebruikers de mogelijkheid om binnen enkele minuten gegevens te verzamelen, relevante statistieken te selecteren en een rapport te maken. Met het CMMS kan een faciliteit onder meer statistieken volgen zoals emissies, efficiëntie van activa en aantal inspecties. Deze informatie wordt gebruikt om snel rapporten te genereren om auditors bewijs van naleving te tonen en audits te vergemakkelijken. Het kan ook intern worden gebruikt om ervoor te zorgen dat verbeteringen worden aangebracht en de faciliteit zo efficiënt mogelijk wordt beheerd.

Stap #4 – Maak een geschiedenis van audits en werkorders

Volg en archiveer werkorders, audits en andere onderhoudstaken met de onderhoudssoftware van Fiix. De functie Root Cause Analysis (RCA) kan bijvoorbeeld de oorzaak van een storing in een asset identificeren en de stappen volgen die zijn genomen om deze te corrigeren. Omdat deze informatie op één plek staat, is het gemakkelijk om de geschiedenis van activa of een groep activa op te halen. Dit maakt het gemakkelijk om een ​​patroon van naleving aan te tonen en aan te tonen dat alle noodzakelijke activiteiten op tijd en volgens de normen zijn voltooid.

Stap #5 – Gebruik de planningsfunctie

De planningsfunctie van Fiix maakt het gemakkelijk om gezondheids- en veiligheidstaken te plannen volgens tijdlijnen voor naleving. Deze functie activeert een waarschuwing wanneer onderhoud nodig is, zodat u ervoor kunt zorgen dat u nooit meer een taak mist. Zodra het noodzakelijke onderhoud in het schema is opgenomen, fungeert het ook als een secundaire registratie van naleving. Het schema zorgt er ook voor dat gezondheids- en veiligheidscontroles plaatsvinden op een tijdstip dat ook de productiviteit optimaliseert.