Pen en papier versus onderhoudssoftware:de beste methode om downtime te verminderen

Een van de meest dodelijke zinnen in het bedrijfsleven is:"Zo hebben we het altijd gedaan." Vraag het maar aan Blockbuster Video.

Het videoverhuurbedrijf was op zijn hoogtepunt in 2004 toen Netflix, een relatieve nieuwkomer in de branche, begon met het verzenden van dvd's naar klanten. Terwijl Netflix begon te bloeien, bleef Blockbuster hun winkels normaal exploiteren. Het bedrijf geloofde dat als ze vasthielden aan de strategie die altijd goed had gewerkt, deze ook goed zou blijven werken. Onnodig te zeggen dat ze het bij het verkeerde eind hadden. Blockbuster is allang voorbij, terwijl Netflix een cultureel fenomeen is.

Dit is slechts één voorbeeld van een bedrijf dat de voorkeur geeft aan de status-quo boven aanpassing aan de nieuwe realiteit in hun markt. En de vermogensbeheersector is verre van immuun voor deze status-quo-bias - er zijn veel manieren waarop productiefaciliteiten in dezelfde val kunnen trappen als Blockbuster.

Neem bijvoorbeeld downtime. Het is gemakkelijk om te kijken naar de hoeveelheid downtime in uw faciliteit, zowel gepland als ongepland, en tegen uzelf te zeggen dat het onder controle is of dat het een noodzakelijk kwaad is. Dit is tenslotte hoe je het altijd hebt gedaan, en tot nu toe is het gelukt.

Maar wat als er een manier was om onnodige downtime te identificeren en te voorkomen? Minder uitvaltijd betekent lagere kosten, betere arbeidsefficiëntie, minder achterstand en grotere betrouwbaarheid van bedrijfsmiddelen. Overstappen van pen-en-papier naar onderhoudssoftware is een manier om deze voordelen te behalen. Het kan verleidelijk zijn om het pen-en-papiersysteem te blijven gebruiken dat in het verleden werkte, maar deze 'business-as-usual'-aanpak kan u op de lange termijn schaden. Met andere woorden, laat uw onderhoud niet de weg van Blockbuster gaan.

Maar alleen maar zeggen dat onderhoudssoftware minder uitvaltijd veroorzaakt dan pen-en-papier, maakt het nog niet waar. Daarom hebben we de twee methoden voor onderhoudsplanning tegen elkaar uitgezet om te zien welke als beste uit de bus kwam.

Stilstand meten in een pen-en-papierfaciliteit versus een faciliteit met onderhoudssoftware

Faceoff #1:werkorder is aangemaakt

Wat gebeurt er met pen-en-papier:Een monteur, operator of manager vult met de hand een papieren werkbon in, of het nu gaat om preventief onderhoud of een ongeplande storing. De werkorder wordt vervolgens op kantoor afgeleverd en gearchiveerd of in geval van nood naar de technicus gebracht. Als een werkorder van buiten het onderhoudsteam komt, kunnen zij het werkverzoekportaal van de software gebruiken om een ​​verzoek in te dienen. Het verzoek wordt via het CMMS doorgestuurd naar het onderhoudsteam.

Wat gebeurt er met onderhoudssoftware:Werkopdrachten voor ongeplande reparaties worden op afstand gedaan via mobiele CMMS-software, dus het is niet nodig om de tijd te nemen om het verzoek te leveren. Bij preventief onderhoud worden werkorders automatisch getriggerd via de onderhoudssoftware. Er wordt geen tijd besteed aan het invullen van een nieuwe werkbon voor elke PM.

Winnaar:Onderhoudssoftware. Software, zoals een CMMS, kan de tijd die nodig is om werkorders te maken en in te dienen, verkorten dankzij de mobiele mogelijkheden. Minder tijd besteed aan het invullen en indienen van werkorders betekent minder stappen tussen downtime en het weer operationeel krijgen van een asset. Zelfs door het proces voor elke werkorder met vijf tot tien minuten te verkorten, kunt u elk jaar honderden uren extra productie winnen. Het helpt ook om verplichte velden in te kunnen stellen op werkaanvraagformulieren. Dit zorgt ervoor dat u over de juiste informatie beschikt en voorkomt dat u tijd verspilt aan het verduidelijken van het verzoek.

Faceoff #2:technicus wordt gewaarschuwd

Wat gebeurt er met pen en papier:de technicus moet worden gevonden als de werkorder een noodgeval is of als de technicus regelmatig het kantoor controleert, stapels werkorders doorzoekt en beslist welke aan te pakken.

Wat gebeurt er met onderhoudssoftware:Technici krijgen werkorders toegewezen en worden op de hoogte gebracht van hun taken via de mobiele onderhoudsapp. Technici kunnen ook zien welke werkorders uitstaan, hun prioriteitsniveau en hun status. Dit elimineert giswerk of geschuifel door papieren.

Winnaar:Onderhoudssoftware. Met een digitaal platform, zoals een CMMS, is er minder tijd tussen het indienen van een werkorder en het alarmeren van een monteur. De technicus kan sneller op een taak springen, waardoor de hoeveelheid uitvaltijd wordt verminderd. Door de status van een werkorder te kunnen zien, kunnen technici ook activa controleren of repareren die het belangrijkst zijn voor de productie. Reparaties worden zo snel mogelijk uitgevoerd en de betrouwbaarheid van de activa is verbeterd.

Faceoff #3:Technicus beoordeelt vacature

Wat gebeurt er met pen en papier:De technicus brengt verschillende bezoeken aan het activum, de voorraadkamer, het kantoor en collega's om de taak te beoordelen, de beschikbaarheid van onderdelen te controleren, handleidingen te raadplegen en de reparatiegeschiedenis van het activum te bespreken. Alleen dan kan de technicus een strategie uitstippelen om aan het activum te werken.

Wat gebeurt er met onderhoudssoftware:de technicus beoordeelt de werkorder, werkgeschiedenis, analyse van de hoofdoorzaak en standaard storingscodes van het activum via het mobiele platform van de onderhoudssoftware. Ze hebben ook toegang tot handleidingen, SOP's, foto's en ander materiaal van de app, samen met inventarisniveaus van alle benodigde stukken. Dan kunnen ze een werkbare strategie bedenken.

Winnaar:Onderhoudssoftware. Dit is de grootste overwinningsmarge tot nu toe. Meerdere reizen door de faciliteit, ontbrekende onderdelen en langdurig zoeken naar informatie kunnen leiden tot urenlange extra downtime, zo niet dagen. Onderhoudssoftware, zoals een CMMS, groepeert alle informatie over activa op één, op afstand toegankelijke plaats. Software geeft ook voorraadniveaus aan en activeert automatisch voorraadorders wanneer de voorraad laag is, zodat u nooit meer een belangrijk onderdeel hoeft te missen.

Het kan verleidelijk zijn om het pen-en-papiersysteem te blijven gebruiken dat in het verleden werkte. Deze business-as-usual-aanpak kan u echter op de lange termijn schaden. Met andere woorden, laat uw onderhoud niet de weg van Blockbuster gaan.

Faceoff #4:PM's of reparaties zijn voltooid

Wat gebeurt er met pen-en-papier:De technicus lost het probleem op met behulp van informatie uit handleidingen, SOP's, gesprekken met collega's en/of geheugen. De technicus kan PM's invullen vanuit het geheugen of vanuit een schriftelijke checklist. Daarna gaan ze opnieuw naar het kantoor om de werkbon af te tekenen.

Wat gebeurt er met onderhoudssoftware:De monteur repareert het probleem met behulp van oorzaakanalyse, standaard storingscodes en/of bijbehorende checklists en handleidingen, allemaal toegankelijk via het digitale platform. PM's worden ingevuld met behulp van vooraf bepaalde checklists. De werkbon wordt afgetekend en afgesloten in de software en de juiste gebruiken worden gemeld.

Winnaar:Onderhoudssoftware. De twee methoden zijn nek-aan-nek als het gaat om gepland onderhoud. Onderhoudssoftware, zoals een CMMS, heeft echter een duidelijk voordeel als het gaat om het aanpakken van ongeplande downtime. Software geeft de technicus een veel duidelijker pad naar een oplossing dan probleemoplossing met pen en papier. Als bonus is het ondertekenen van een werkorder en het zo snel mogelijk laten werken van het activum veel sneller met software. Dit alles zorgt voor minder uitvaltijd.

Faceoff #5:PM-schema is gemaakt

Wat gebeurt er met pen en papier:PM-taken worden in een fysieke kalender gezet op basis van een beoordeling van SOP's, productieschema's en het doorzoeken van eerdere schema's en activageschiedenis om te bepalen hoe vaak apparatuur moet worden onderhouden.

Wat gebeurt er met onderhoudssoftware:Rapporten worden gemaakt op basis van activageschiedenis en SOP's. Deze gegevens worden vervolgens gebruikt om triggers voor preventief onderhoud te bepalen, die vervolgens worden toegevoegd aan de kalender van de software. Productieschema's worden ook aan de kalender toegevoegd en er wordt rekening mee gehouden wanneer het schema wordt gemaakt.

Winnaar:Onderhoudssoftware (zie je al een patroon?). Software, zoals een CMMS, is in dit stadium een ​​duidelijke winnaar. Het kost veel tijd, vaardigheid en geluk om het beste preventieve onderhoudsschema te maken op basis van papieren rapporten, fysieke handleidingen en Excel-spreadsheets. Onderhoudssoftware maakt deze stap sneller, eenvoudiger en nauwkeuriger. Downtime wordt geminimaliseerd en de betrouwbaarheid van activa wordt verbeterd.

Hulpprogramma's op het Fiix mobiele CMMS die downtime kunnen verminderen

QR-codes

QR-codes geven u een gemakkelijke manier om assets in uw CMMS te vinden. QR-codes zijn scanbare afbeeldingen die door een computer worden geïnterpreteerd en gekoppeld aan informatie, zoals een website of cijfers. Met behulp van het CMMS van Fiix kunnen gebruikers automatisch QR-codes genereren voor elk activum. Zodra deze QR-codes zijn afgedrukt en aan apparatuur zijn bevestigd, kunnen ze worden gescand door de camera van een mobiel apparaat en rechtstreeks worden gekoppeld aan het profiel van het item in het CMMS.

Door QR-codes aan de bedrijfsmiddelen van uw faciliteit toe te voegen, kunt u downtime voorkomen. Denk aan het hebben van alle informatie van een werktuig, handleidingen, werkorderhistorie, storingscodes etc. in één map. Stel je nu voor dat je die map in minder dan een minuut op je mobiele apparaat overal kunt openen in plaats van naar een kantoor te slepen en door een archiefkast te graven. U heeft nu betrouwbare informatie voor elk activum binnen handbereik, waardoor u een activum sneller kunt controleren of repareren en uitvaltijd kunt verminderen.

Taakgroepen

Taakgroepen in het mobiele CMMS van Fiix fungeren als gestandaardiseerde checklists. Ze helpen fouten te verminderen door consistentie en volledigheid te garanderen. Ze elimineren ook de noodzaak om dezelfde informatie meerdere keren in te voeren. Taakgroepen kunnen worden gebruikt voor PM's, installaties, reparaties, upgrades en meer. U kunt deze taakgroepen koppelen aan werkorders of gepland onderhoud. Als er extra taken worden toegevoegd, hoeft u niet elke PM afzonderlijk te wijzigen, u hoeft alleen de taakgroep te wijzigen.

Taakgroepen hebben een tweeledig effect op het verminderen van uitvaltijd. Ten eerste besparen ze technici tijd bij het verzamelen van informatie uit meerdere bronnen om een ​​proces op te zetten voor het repareren van activa of het uitvoeren van een PM. Ten tweede bieden ze een beproefde gids voor het voltooien van een taak. Er is geen giswerk bij betrokken, wat sneller onderhoud en een grotere betrouwbaarheid van de activa betekent. Deze voordelen zorgen voor minder uitvaltijd.

Standaard storingscodes

In de eenvoudigste bewoordingen is een standaard storingscode een zeer korte beschrijving van de reden waarom een ​​activum kapot is gegaan. In het Fiix CMMS beschrijven foutcodes het probleem, de oorzaak en de aanbevolen actie voor de meest voorkomende problemen met een asset. Technici kunnen een vooraf ingestelde storingscode selecteren tijdens het voltooien van een werkorder. Hierin wordt uitgelegd wat er fout is gegaan, de oorzaak en de beste manier om dit op te lossen.

Het gebruik van storingscodes elimineert giswerk bij uw onderhoud. Storingscodes bieden een consistente oplossing voor het volgen van storingsinformatie. Met deze tool wordt het melden van problemen en het bepalen van oplossingen een stuk eenvoudiger. Het gebruik van storingscodes versnelt het oplossen van problemen, elimineert hardnekkige problemen, verbetert preventief onderhoud en verhoogt de betrouwbaarheid. Dit is een tool die een grote impact kan hebben op de manier waarop technici PM's en reparaties uitvoeren, wat kan leiden tot drastisch verminderde uitvaltijd.

Geautomatiseerde rapporten

Met de CMMS-planningsfunctie van Fiix kunnen gebruikers regelmatige onderhoudsrapporten plannen en naar hun inbox laten sturen. Een manager kan bijvoorbeeld wekelijkse, maandelijkse of driemaandelijkse rapporten plannen over werkorders die door een bepaalde technicus zijn uitgevoerd. De rapporten kunnen worden gecombineerd tot een grotere dataset die kan worden geanalyseerd en gebruikt om trends en patronen in het onderhoudsprogramma van een faciliteit te ontdekken.

De mogelijkheid om snel rapporten te maken, betekent dat de dagen van het optellen van getallen en het ontleden van statistieken in spreadsheets voorbij zijn. Gegevens worden berekend door het CMMS, waardoor het veel nauwkeuriger is. Deze informatie kan door onderhoudsmanagers worden gebruikt om slimmere beslissingen te nemen bij het plannen van preventief onderhoud. Een preventief onderhoudsprogramma gebaseerd op data maakt het veel gemakkelijker om de betrouwbaarheid van activa te verbeteren. Wanneer activa langer efficiënt functioneren, betekent dit minder ongeplande, tijdrovende storingen en minder uitvaltijd.

Prioriteiten voor werkorders

Niet alle werkorders zijn gelijk gemaakt. Een van de belangrijkste verschillen tussen werkorders is hun directheid. Preventief onderhoud aan een activum kan al lang achterstallig zijn of een apparaat dat is gepland voor een grote productiecyclus moet mogelijk worden gerepareerd. Deze werkorders hebben een hoge prioriteit, maar kunnen door de mand vallen als een instelling vertrouwt op het communiceren van belangrijke taken met pen en papier, whiteboards of Excel-spreadsheets. Wanneer dit gebeurt, volgt uitvaltijd.

De CMMS-software van Fiix biedt een eenvoudige oplossing voor dit probleem. Werkorders die op het platform zijn gemaakt, kunnen worden gemarkeerd met een prioriteitsniveau en worden gesorteerd op basis van hoe tijdgevoelig ze zijn. Technici kunnen het prioriteitsniveau bekijken van de werkorders die bestaan ​​of aan hen zijn toegewezen en deze per belangrijkheid aanpakken. Met deze eenvoudige functie kan werk worden gedaan wanneer dat het meest nodig is, zodat de productie niet wordt beïnvloed en uitvaltijd wordt geminimaliseerd.

Als je meer wilt weten over het verminderen van downtime en de voordelen van digitale transformatie, bekijk dan deze berichten:

• Waarom uw instelling een CMMS nodig heeft om de productiviteit te verhogen en uitvaltijd te voorkomen
• 5 oorzaken van apparatuurstoringen (en wat u kunt doen om dit te voorkomen)
• Weg met onderhoud. Up met betrouwbaarheid.