Hoe iedereen in uw instelling tijd kan besparen met betere onderhoudsrapportage

Ongeacht je rol of titel, tijd is een waardevolle hulpbron en soms voelt het alsof er gewoon niet genoeg van is. Dus vandaag kijken we naar een van de grootste gebieden waar iedereen in uw commandostructuur waarschijnlijk veel meer tijd zou kunnen besparen:rapportage.

Allereerst:het gebruik van pen en papier of Excel-spreadsheets om onderhoud te beheren kan inefficiënt zijn en een enorme verspilling van tijd zijn. Deze verouderde onderhoudstechnieken en -methoden kunnen uren werk aan uw dag toevoegen als u de impact van verloren papierwerk bij elkaar optelt, protocollen met de hand documenteert, bestanden doorzoekt om rapporten samen te stellen en gegevensinvoer.

Hoe betere onderhoudsrapportage het verschil maakt voor iedereen

De juiste onderhoudssoftware kan veel van deze inefficiënties elimineren en u wat tijd teruggeven, vooral als het gaat om rapportage

Door onderhoudsrapportage te automatiseren en specifieke gegevens te targeten, wordt rapportage sneller en eenvoudiger en kan iedereen in een faciliteit snellere, beter geïnformeerde beslissingen nemen. Dit kan beslissingen omvatten over alles, van welke activa te werken, naast de beste manier om een ​​enorm nieuw contract te sluiten. De hele organisatie kan een enorm voordeel behalen met dit efficiëntere besluitvormingsproces.

Deze tijdwinst kan leiden tot een gezonder bedrijfsresultaat, een veiligere werkomgeving, minder uitvaltijd en een duurzamere strategie voor preventief onderhoud.

Wie bespaart tijd met digitale onderhoudsrapportage (en waarom is het belangrijk)?

Onderhoudstechnicus

Nauwkeurige en bruikbare onderhoudsrapporten beginnen bij de monteur. Zonder hun toewijding bij het loggen van informatie, zijn er niet genoeg solide gegevens om onderhoudsrapporten op te stellen. Wanneer het invoeren van gegevens te tijdrovend wordt, neemt het plaats op andere prioriteiten, zoals het repareren van een ander activum. Hierdoor ontstaan ​​onnauwkeurige of ontbrekende gegevens. Technici kunnen tijd besparen door pen en papier of Excel-spreadsheet te verwisselen voor onderhoudssoftware. Software, zoals een mobiel CMMS, geeft technici de mogelijkheid om met een druk op een paar knoppen informatie op de werkplek te loggen. Dit vervangt de tijd die besteed wordt aan het invullen van rapporten of het loggen van gegevens in een spreadsheet aan het einde van een lange dag.

Onderhoudsmanager

Onderhoudsmanagers zijn vaak degenen die verantwoordelijk zijn voor het maken van onderhoudsrapporten. Zij zijn degenen die nauwgezet dagen, weken of maanden aan papieren bestanden of Excel-spreadsheets moeten doorzoeken om de gegevens op te tellen en te berekenen. Dit systeem vergroot de kans op fouten in onderhoudsrapportages. Erger nog, omdat dit proces zoveel tijd in beslag neemt, worden rapportages vaak overgeslagen als er belangrijkere zaken aan de orde kwamen. Met onderhoudssoftware kunnen rapporten worden gemaakt met sjablonen. Ze kunnen ook worden geautomatiseerd en regelmatig rechtstreeks naar de inbox van de onderhoudsmanager worden gestuurd. Dit bespaart de onderhoudsmanager tijd en verbetert het onderhoudsrapportageproces.

Operationeel manager

De operations manager gebruikt onderhoudsrapportage om cruciale beslissingen te nemen over productieschema's, budgettering en meer. Zelfs een enkel onderhoudsrapport kan van invloed zijn op alles, van arbeidsgebruik tot gezondheids- en veiligheidsprotocollen. Operationeel managers moeten belangrijke informatie uit een onderhoudsrapport snel en met zekerheid kunnen identificeren en analyseren. Als het proces te lang duurt, kunnen tijdgevoelige beslissingen worden uitgesteld en kunnen deadlines worden gemist. Dit kan een enorm, negatief rimpeleffect hebben op de activiteiten van de faciliteit. Met onderhoudssoftware zijn de gegevens nauwkeuriger, kunnen rapporten op maat worden gemaakt en kan in enkele minuten extra informatie worden gegenereerd. Met deze mogelijkheden kunnen operations managers wendbaarder zijn, slimmere beslissingen nemen en een sfeer van betrouwbaarheid creëren binnen een faciliteit.

Door onderhoudsrapportage te automatiseren en specifieke gegevens te targeten, wordt rapportage sneller en gemakkelijker en kan iedereen in een faciliteit snellere, beter geïnformeerde beslissingen nemen.

Ingenieur

Ingenieurs zijn gericht op het vergroten van de betrouwbaarheid van activa en het zorgen voor efficiënte processen voor activabeheer en productie. Onderhoudsrapporten informeren de beslissingen van ingenieurs. Met behulp van onderhoudssoftware kunnen ze rapporten genereren en trends en patronen opsporen uit de resultaten. Het helpt ingenieurs ook om wat ze uit deze rapporten leren op een praktische manier toe te passen om de betrouwbaarheid van activa te verbeteren. Dit is een veel sneller proces dan te proberen pen en papier of Excel-spreadsheets te gebruiken om gegevens te ontginnen voor trends. Wanneer beslissingen sneller worden genomen, kan alles, van energieverbruik tot efficiëntie van activa, sneller worden geoptimaliseerd. Dit kan leiden tot lagere kosten voor voorraad, arbeid en meer.

Uitvoerder

Tijd besparen op onderhoudsrapporten is van cruciaal belang voor leidinggevenden die willen dat onderhoud van een kostenpost naar een winstcentrum gaat. Leidinggevenden nemen elke dag enorme beslissingen, zoals het aangaan van partnerschappen of het doen van grote aankopen. Door snel toegang te krijgen tot informatie en deze te begrijpen, kunnen leidinggevenden deze beslissingen sneller nemen. Een paar dagen of weken eerder deze keuzes maken, kan een enorme boost in het resultaat betekenen. Onderhoudssoftware versnelt de rapportage en daarmee de kennisoverdracht door de keten naar de C-suite. Het maakt ook maatwerk mogelijk, zodat gegevens begrijpelijk zijn en rapporten specifieke beslissingen informeren met actuele informatie.

Fiix CMMS-functies die helpen tijd te besparen op onderhoudsrapporten

De volgende vijf tools zijn beschikbaar in de CMMS-software van Fiix waarmee iedereen in een faciliteit sneller en slimmer onderhoudsrapporten kan maken en analyseren:

Aangepaste rapportenbouwer en planner

Het CMMS van Fiix heeft meer dan 100 vooraf gebouwde sjablonen voor onderhoudsrapporten die direct kunnen worden gegenereerd of met regelmatige tussenpozen kunnen worden gepland. Ook kunnen in het CMMS aangepaste onderhoudsrapportages worden opgezet en geautomatiseerd. Met de schrijver van aangepaste onderhoudsrapporten kunt u een bibliotheek met rapporten maken die zijn afgestemd op uw specifieke behoeften. Ontwerp en bouw rapportagesjablonen om snel te implementeren en sla ze op in het CMMS, zodat u ze op elk moment kunt uitvoeren.

Met de bouwer en planner voor aangepaste rapporten kunt u gemakkelijk rapporten uitvoeren en de gegevens krijgen die u nodig heeft, wanneer u die nodig heeft. Dankzij het gebruiksgemak kan iedereen in de faciliteit snel trends analyseren en terugkerende problemen opsporen. De informatie uit onderhoudsrapporten kan worden gebruikt om onderhoudskosten bij te houden, PM-schema's te optimaliseren, reparatieprocessen te analyseren, KPI's te beoordelen en te voorspellen wanneer onderdelen moeten worden vervangen.

Foutcodes

Storingscodes volgen een probleem/oorzaak/actie raamwerk binnen het CMMS. De eerste stap is het opsommen van veelvoorkomende problemen voor een asset, de waarschijnlijke oorzaken van elk probleem en elke mogelijke actie om de oorzaak te verhelpen. Vervolgens kunt u het CMMS instellen met de meest voorkomende storingscodes van een asset. Technici kunnen tijdens het afronden van een werkorder snel een vooraf ingestelde storingscode selecteren. Ze kunnen dan alle details van een probleem bekijken, waarom het is gebeurd en enkele opties om het op te lossen.

Storingscodes maken rapportage voor iedereen sneller en effectiever. Technici kunnen met een paar klikken de oorzaak van een probleem en de oplossing specificeren. Managers kunnen in slechts enkele minuten onderhoudsrapporten maken op basis van veelvoorkomende storingscodes. De rapporten kunnen wijzen op trends die toekomstige storingen kunnen helpen voorkomen. Foutcodes helpen technici ook om terugkerende problemen te identificeren en te elimineren, preventief onderhoud te beoordelen en de betrouwbaarheid van activa te verbeteren. Ten slotte kunnen rapporten over veelvoorkomende foutcodes leidinggevenden helpen de kosten te verlagen.

Gebruikersprofielen

Gebruikersprofielen kunnen worden ingesteld op het CMMS van Fiix en gevuld met informatie over elk lid van het onderhoudsteam. Het profiel kan informatie bevatten zoals werkordergeschiedenis en gezondheids- en veiligheidscertificeringen. Met de CMMS-rapportagefunctie kunnen onderhoudsmanagers snel rapporten maken voor een individuele gebruiker. Het vaardigheidsniveau van alle medewerkers en de voortgang van hun werk kunnen onder andere worden gevolgd.

Het binnen handbereik hebben van gebruikersrapporten kan verschillende voordelen hebben. Voorbereiden op en slagen voor audits is gemakkelijker, omdat regelmatige rapportage over de opleiding van werknemers het sneller maakt om verbeterpunten te identificeren en de juiste documentatie te verzamelen. De arbeidskosten kunnen worden gemaximaliseerd. Technici met een speciaal talent voor het repareren van bepaalde activa kunnen worden geïdentificeerd, waardoor uitvaltijd wordt verminderd.

Tijd besparen op onderhoudsrapporten is van cruciaal belang voor leidinggevenden die willen dat onderhoud van een kostenpost naar een winstcentrum gaat.

Online/offline-tracker

Met het Fiix CMMS kunnen gebruikers een asset als offline instellen wanneer het preventief onderhoud of reparaties ondergaat. De gebruiker kan het activum vervolgens als online instellen wanneer het weer klaar is voor productie. Het CMMS informeert gebruikers automatisch over de beschikbaarheid van het systeem. Het houdt ook bij hoe lang een asset offline is zonder dat er timers, pen en papier of Excel-spreadsheets nodig zijn.

De online/offline gegevens kunnen eenvoudig worden opgehaald bij het maken van onderhoudsrapporten. Iedereen, van onderhoudsmanager tot engineer of leidinggevende, kan zien welke assets in een bepaalde periode de meeste downtime hebben gehad. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om verschillende onderhoudsstatistieken te berekenen, zoals de gemiddelde tijd tussen storingen. Deze informatie kan waardevol zijn bij het nemen van allerlei financiële beslissingen, zoals reparatie of vervanging, arbeidsgebruik en productieschema's.

Voorraaddatabase

Het CMMS van Fiix biedt gebruikers de mogelijkheid om alle onderdelen en benodigdheden op één plek te volgen, wat u veel tijd kan besparen bij het maken van voorraadrapporten. Door alle voorraadgegevens op één platform te hebben, kunt u hoeveelheden, omzetfrequentie, cyclustellingen en meer volgen, allemaal in één rapport. U hoeft niet langer de hele dag in het magazijn door te brengen of door spreadsheets te bladeren om de inventaris op te maken en berekeningen te maken.

Gedetailleerde, toegankelijke en actuele voorraadgegevens kunnen een enorme impact hebben op productiviteit, kosten en betrouwbaarheid van activa. Het zorgt voor slimmere aankoopbeslissingen, nauwkeurigere budgettering, kortere reparatietijden en efficiëntere PM-planning. Onderhoudsmanagers kunnen gemakkelijker leveranciers selecteren. Ingenieurs kunnen onderdelen aanbevelen die leiden tot een betere betrouwbaarheid van activa. Ten slotte kunnen leidinggevenden gemakkelijk rapporten verzenden naar degenen die ze het meest nodig hebben, zoals de financiële afdeling, en helpen bij het opstellen van budgetten die beter werken voor het bedrijf.

Meer informatie over de voordelen van onderhoudsbeheersoftware en hoe deze kan worden gebruikt om iedereen in een faciliteit te helpen het onderhoud efficiënter te maken:

• Wie is er echt verantwoordelijk voor het onderhoud?
• Een programma voor totaal productief onderhoud bouwen:waar te beginnen?
• Tips voor het gebruik van onderhoudssoftware om tijd te besparen en efficiënter te besteden