Onderhoudsdocumentatie onder de knie: Een betrouwbare aanpak om je assets te beschermen

Onderhoudsdocumentatie is elke record die informatie bevat die je misschien nodig hebt om onderhoudstaken en inspecties te voltooien. Het vertelt je wat je hebt, laat zien hoe je het onderhoudt, en heeft records van al je eerdere werk.

Natuurlijk bestaat dat oude gezegde over "nooit al je eieren in één mand leggen", maar als je accurate, toegankelijke onderhoudsdocumentatie wilt, is dat precies wat je moet doen. Je hoeft alleen de juiste mand te kiezen.

Wat is onderhoudsdocumentatie?

Voordat je besluit waar je het bewaart, is het de moeite waard om meer tijd te besteden aan wat het is.

Je kunt het zien als je verzameling antwoorden op kritieke vragen over je operaties: Wat hebben we? Hoe zorgen we ervoor? Wat hebben we tot nu toe gedaan, en wat waren de resultaten van dat werk?

Bijvoorbeeld: een machineoperator dient een onderhoudsverzoek in voor een pers die een nieuw, vreemd geluid maakt. Het verzoek wordt beoordeeld door de onderhoudslead, die het gebruikt om een werkorder te genereren, compleet met instructies en checklists. Vervolgens prioriteert hij het en wijst het toe aan een technicus. Zodra de technicus het heeft, kijkt hij de handleiding voor de pers op, samen met een paar recent afgeronde werkorders. Eenmaal op locatie merkt hij een lek in een stuk buis. Het lekt, maar het ziet er ook nieuw uit, dus de technicus checkt de garantie om te zien of de fabrikant verplicht is het te dekken. Helaas niet, dus de technicus gaat naar de voorraad en haalt de benodigde onderdelen en materialen. Na afronding van het werk sluit hij de werkorder, na een beschrijving in te vullen van wat hij deed.

In deze situatie omvat de onderhoudsdocumentatie:

• Onderhoudsverzoek
• Toegewezen werkorder
• Apparatuurshandleiding
• Apparatuurgarantie
• Afgeronde werkorder

Elk stuk documentatie speelt een belangrijke rol in het proces. Zonder het zou de onderhoudslead niet weten dat er een probleem was, de technicus niet weten hoe het op te lossen, en later zou niemand weten wat de technicus deed.

Wat zijn de verschillende soorten onderhoudsdocumentatie?

Hoewel er veel soorten zijn, vallen ze allemaal in één van drie brede categorieën: wat je hebt, wat je doet en hoe je het doet, en wat je deed.

Wat je hebt

Hier kun je documenten opnemen die je assets en equipment beschrijven, inclusief:

• Serienummers
• CAD- en BIM-bestanden
• Schema's
• Afbeeldingen
• Garanties
• Verzekeringspolissen

Je kunt hier ook alle documenten opnemen die vertellen wie je in het onderhoudsteam hebt, inclusief certificaten voor training en vak-specifieke zegels.

Al deze informatie verzamelen en compileren tot iets nuttigs kan een ingewikkelde taak zijn, maar het is noodzakelijk als je probeert de stap te maken van volledig reactief naar meer preventief onderhoud. Het goede nieuws is dat je hulp kunt krijgen met je faciliteitsaudit.

Wat je doet, hoe je het doet

Hier heb je alle documenten die uitleggen hoe je je assets beheert, inclusief:

• Originele fabricant (OEM) handleidingen
• Checklisten voor inspecties
• Stap-voor-stap instructies
• Standaard operationele procedures (SOPs)
• Algemene beleidsregels en procedures
• Preventieve onderhoudsschema's
• Omdat veiligheid zo belangrijk is, kan het een eigen subcategorie zijn, en omvatten:
• Veiligheidsspecifieke beleidsregels en procedures
• Lock-out/tag-out beleidsregels
• Workplace Hazardous Materials Information System (WHMIS)
• OSHA-documentatie

Afhankelijk van je locatie kun je ook werknemersvergoedingsdocumenten toevoegen.

Een veelvoorkomend probleem voor veel afdelingen is dat ze al deze informatie in de hoofd van hun senior technici hebben zitten. In plaats van het neer te zetten waar het veilig en toegankelijk is, zit het vast. En zodra die senior technici de deur uitgaan, ofwel omdat ze naar een nieuw bedrijf gaan of met pensioen gaan, verlies je al die cruciale onderhoudskennis.

Wat je deed

En hier zijn alle documenten gerelateerd aan het werk dat het onderhoudsteam voltooid heeft alsook eventuele derdenleveranciers. Je kunt opnemen:

• Onderhoudsverzoeken
• Werkorders
• Onderhoudskengetallen
• Key performance indicators (KPI's)
• Rapporten

Werkorders bevatten veel documenten in zich, inclusief notities en afbeeldingen die door de technicus zijn gemaakt.

Waarom is onderhoudsdocumentatie belangrijk?

Het halen van audits hangt vaak af van hoe goed je deze vragen kunt beantwoorden:

• Heeft u een proces op zijn plaats?
• Heeft het team uw processen gevolgd?
• Als ze ze volgden, wanneer deden ze het werk?
• Als u SOPs heeft en het team ze volgt, wanneer is de laatste keer dat u ze bijwerkte?

Nu we weten wat het is en waarom het belangrijk is, kunnen we de volgende vraag beantwoorden: Wat is de beste manier om het veilig te houden en toegankelijk te maken?

Waarom is een CMMS de werelds beste eierenmand?

Terug naar de eieren en hun mand, onze kwetsbare metafoor. Het idee over eieren en alles wat je veilig wilt houden is dat je ze niet allemaal op één plek moet bewaren. Maar voor onderhoudsdocumenten is het het tegenovergestelde.

Je hoeft alleen te zorgen dat je het juiste type mand hebt: een modern computerized maintenance management system (CMMS).

Met traditionele handmatige methoden vecht je tegen stapels papierwerk en willekeurige spreadsheet-bestanden. En elke keer dat je twee documenten moet verbinden, is er een grote kans dat ze in twee verschillende formaten zitten. Het PM-schema zit misschien in een spreadsheet, maar de gerelateerde garanties zijn allemaal papier. De werkorder die je net toewijst is op papier, maar de schema's voor het asset zijn allemaal PDF-bestanden.

Met een moderne CMMS gaan al je documenten in één centrale database, waar ze allemaal veilig, toegankelijk en koppelbaar zijn. De CMMS-provider neemt al het IT-gewicht van je schouders, en zij zijn verantwoordelijk voor het zorgen dat je data geback-upt is en er is wanneer je het nodig hebt. En zij zorgen er ook voor dat je data overal is waar je het nodig hebt, toegankelijk voor iedereen in het team via hun internet-verbonden apparaten.

Wanneer je een werkorder moet genereren en toewijzen, gebeurt alles op één plek, in de software. Wanneer de technicus zijn mobiele apparaat gebruikt om de info in real-time te benaderen, kan hij ook de gerelateerde afbeeldingen en SOPs ophalen die hij nodig heeft om slim en veilig te werken.

Volgende stappen

Hippo helpt je de oplossing te vinden die het beste bij je past: van vragen beantwoorden over alles wat met onderhoud te maken heeft tot het boeken van een live software demo.

Samenvatting

Onderhoudsdocumentatie is je verzameling records die je helpen onderhoudswerk te voltooien. Het is hoe je weet wat je hebt, hoe je ervoor zorgt, en wat je tot nu toe hebt voltooid. De eerste categorie kan asset-serienummers, afbeeldingen, CAD- en BIM-bestanden, garanties, verzekeringspolissen en informatie over je onderhoudsteam bevatten, inclusief certificaten en vakzegels. Voor de tweede heb je SOPs, preventieve onderhoudsschema's, checklists en handleidingen. In de derde zitten afgeronde werkorders, rapporten en KPI's. Al deze informatie is vitaal voor je operaties, en je kunt het collectief zien als een kaart die laat zien waar je bent geweest, waar je nu bent, en hoe je je doelen bereikt. Om ervoor te zorgen dat je documenten zowel veilig als toegankelijk zijn, heb je een moderne CMMS-oplossing nodig. Omdat alles in een centrale database leeft en je provider zich opneemt van alle back-ups en updates, hoef je je nooit zorgen te maken over het verliezen of het verliezen van toegang tot je onderhoudsdocumentatie.