Onderhoudsdocumentatie en 's werelds beste eiermand 

Onderhoudsdocumentatie is elk document met informatie die u mogelijk nodig heeft om onderhoudstaken en inspecties uit te voeren. Het vertelt je wat je hebt, laat je zien hoe je het moet onderhouden en heeft records van al je eerdere werk.

Natuurlijk is er dat oude gezegde over "nooit al uw eieren in één mand leggen", maar als u nauwkeurige, toegankelijke onderhoudsdocumentatie wilt, is dat precies wat u moet doen.

Je moet er alleen voor zorgen dat je de juiste mand kiest.

Wat is onderhoudsdocumentatie?

Voordat u beslist waar u het wilt bewaren, is het de moeite waard om meer tijd te besteden aan het kijken naar wat het is.

U kunt het zien als uw verzameling antwoorden op kritische vragen over uw bedrijfsvoering:wat hebben we? Hoe zorgen we ervoor? Welk werk hebben we tot nu toe gedaan en wat waren de resultaten van dat werk?

Een exploitant van een apparatuur kan bijvoorbeeld een onderhoudsverzoek indienen met betrekking tot een pers die een nieuw en vreemd geluid maakt. De aanvraag wordt beoordeeld door de onderhoudsleider, die deze vervolgens gebruikt om een ​​werkorder te genereren, compleet met instructies en checklists. Van daaruit prioriteren ze het en wijzen het toe aan een techneut. Zodra de techneut het heeft, zoeken ze de handleiding voor de pers op, samen met enkele van de recent afgesloten werkorders. Eenmaal ter plaatse merken ze dat er een lek is in een deel van de slang. Het lekt, maar het ziet er ook nieuw uit, dus de techneut controleert de garantie om te zien of de fabrikant verplicht is om het te dekken. Helaas zijn ze dat niet, dus de techneut gaat naar de inventaris en haalt de benodigde onderdelen en materialen. Zodra ze hun werk hebben voltooid, sluiten ze de werkorder af, nadat ze een beschrijving hebben ingevuld van wat ze hebben gedaan.

In deze situatie bevat de onderhoudsdocumentatie:

• Onderhoudsverzoek
• Toegewezen werkorder
• Apparatuurhandleiding
• Apparatuur garantie
• Voltooide werkorder

Elk stuk documentatie speelt een belangrijke rol in het proces. Zonder dit zou de onderhoudsleider niet weten dat er een probleem was, zou de technicus niet hebben geweten hoe hij het moest oplossen, en later weet niemand wat de techneut heeft gedaan.

Wat zijn de verschillende soorten onderhoudsdocumentatie?

Hoewel er veel soorten zijn, vallen ze allemaal in een van de drie brede categorieën:wat je hebt, wat je doet en hoe je het doet, en wat je deed.

Wat je hebt

Hier kunt u documenten opnemen die uw activa en uitrusting beschrijven, waaronder:

• Serienummers
• CAD- en BIM-bestanden
• Schema's
• Afbeeldingen
• Garanties
• Verzekeringspolissen

U kunt hier ook alle documenten opnemen die u vertellen wie u in het onderhoudsteam heeft, inclusief certificaten voor trainingen en vakspecifieke zegels.

Het verzamelen van al deze informatie en het samenvoegen tot iets nuttigs kan een ingewikkelde taak zijn, maar het is noodzakelijk als u de overstap wilt maken van volledig reactief naar meer preventief onderhoud. Het goede nieuws is dat u hulp kunt vinden bij uw faciliteitsaudit.

Wat je doet, hoe je het doet

Hier vindt u alle documenten die uitleggen hoe u voor uw vermogen moet zorgen, waaronder:

• Original Equipment Manufacturer (OEM) handleidingen
• Checklists voor inspecties
• Stapsgewijze instructies
• Standaard operationele procedures (SOP's)
• Algemeen beleid en procedures
• Preventieve onderhoudsschema's
• Omdat veiligheid zo belangrijk is, kan het zijn eigen subcategorie zijn, en omvatten:
• Veiligheidsspecifiek beleid en procedures
• Lock-out/tag-out beleid
• Informatiesysteem voor gevaarlijke stoffen op de werkplek (WHIMIS)
• OSHA-documentatie

Afhankelijk van uw locatie kunt u ook loondocumenten voor werknemers toevoegen.

Een veelvoorkomend probleem voor veel afdelingen is dat ze al deze informatie in de hoofden van hun senior techneuten hebben. In plaats van het neer te zetten waar het veilig en toegankelijk is, is het opgesloten. En zodra die senior techneuten de deur uitlopen omdat ze naar een nieuw bedrijf verhuizen of met pensioen gaan, verlies je al die essentiële onderhoudskennis.

Wat je deed

En hier zijn het alle documenten met betrekking tot het werk dat is uitgevoerd door het onderhoudsteam en eventuele externe leveranciers. U kunt het volgende opnemen:

• Onderhoudsverzoeken
• Werkopdrachten
• Onderhoudsstatistieken
• Kernprestatie-indicatoren
• Rapporten

Werkorders bevatten veel documenten, inclusief notities en afbeeldingen die door de technicus zijn gemaakt.

Waarom is onderhoudsdocumentatie belangrijk?

Het slagen voor audits komt vaak neer op hoe goed u deze vragen kunt beantwoorden:

• Heb je een proces op orde?
• Heeft het team uw processen gevolgd?
• Als ze hen volgden, wanneer deden ze dan het werk?
• Als u SOP's heeft en het team deze volgt, wanneer heeft u ze dan voor het laatst bijgewerkt?

Nu we weten wat het is en waarom het belangrijk is, kunnen we de volgende vraag beantwoorden:wat is de beste manier om het veilig te houden en toegankelijk te maken?

Waarom is een CMMS 's werelds grootste eiermand?

Terug naar de eieren en hun mand, onze fragiele metafoor. Het idee over eieren en al het andere dat u veilig wilt houden, is dat u ze niet allemaal op één plek moet bewaren. Maar voor onderhoudsdocumenten is het tegenovergestelde het geval.

U hoeft alleen maar te zorgen dat u het juiste type mand heeft, een modern geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS).

Met traditionele handmatige methoden vecht je tegen stapels papierwerk en willekeurige spreadsheetbestanden. En elke keer dat u twee documenten moet koppelen, is de kans groot dat het twee verschillende formaten zijn. Het PM-schema staat misschien in een spreadsheet, maar de bijbehorende garanties zijn allemaal op papier. De werkorder die u zojuist hebt toegewezen, staat op papier, maar de schema's voor het activum zijn allemaal pdf-bestanden.

Met een modern CMMS komen al uw documenten in één centrale database terecht, waar ze allemaal veilig, toegankelijk en koppelbaar zijn. De CMMS-provider neemt alle IT-last van je schouders en zij zorgen ervoor dat er een back-up van je gegevens wordt gemaakt en daar wanneer je ze nodig hebt. En ze zorgen er ook voor dat uw gegevens overal zijn waar u ze nodig hebt, toegankelijk voor iedereen in het team via hun apparaten met internetverbinding.

Wanneer u een werkorder moet genereren en toewijzen, gebeurt alles op één plek, in de software. Wanneer de techneut zijn mobiele apparaat gebruikt om in realtime toegang te krijgen tot de informatie, kunnen ze ook de gerelateerde afbeeldingen en SOP's ophalen die ze nodig hebben om slim en veilig te werken.

Volgende stappen

Hippo is hier om u te helpen de oplossing te vinden die het beste voor u werkt, van het beantwoorden van uw vragen over alles met betrekking tot onderhoud tot het boeken van een live softwaredemo.

Samenvatting

Onderhoudsdocumentatie is uw verzameling records die u helpen bij het voltooien van onderhoudswerkzaamheden. Het is hoe je weet wat je hebt, hoe je ervoor moet zorgen en welk werk je tot nu toe hebt voltooid. De eerste categorie kan dus serienummers van activa, afbeeldingen, CAD- en BIM-bestanden, garanties, verzekeringspolissen en informatie over uw onderhoudsteam omvatten, inclusief certificaten en handelszegels. Ten tweede heb je SOP's, preventieve onderhoudsschema's, checklists en handleidingen. In de derde zijn er afgesloten werkorders, rapporten en KPI's. Al deze informatie is van vitaal belang voor uw activiteiten en u kunt het samen zien als een kaart die u laat zien waar u bent geweest, waar u nu bent en hoe u uw doelen kunt bereiken. Om ervoor te zorgen dat uw documenten zowel veilig als toegankelijk zijn, heeft u een moderne CMMS-oplossing nodig. Doordat alles in een centrale database staat en uw provider alle back-ups en updates voor zijn rekening neemt, hoeft u zich nooit zorgen te maken dat u de toegang tot uw onderhoudsdocumentatie kwijtraakt of kwijtraakt.