Een eenvoudige gids voor onderhoudsbenchmarking

Benchmarking is een stapsgewijs proces dat u brengt van waar u bent naar waar u wilt zijn. Onderweg verzamelt u belangrijke inzichten in zowel uw activiteiten als die van marktleiders.

Wat is benchmarking in onderhoudsbeheer?

Laten we eens nader bekijken wat benchmarking is en hoe u het kunt gebruiken om faciliteiten en onderhoudsbeheer te verbeteren.

Wat te benchmarken?

Overzicht op hoog niveau van wat u zou moeten benchmarken in onderhoudsbeheer:

• Activa
• Faciliteiten
• Apparatuur

U kunt elk product, elke dienst of elk proces benchmarken. Voor onderhouds- en facilitaire managers gaat u hoogstwaarschijnlijk kijken naar processen, hoe u activa repareert en onderhoudt. De sleutel is om kwantitatieve gegevens te kunnen verzamelen. Als je het niet nauwkeurig en betrouwbaar kunt meten, kun je het niet benchmarken.

Het is ook mogelijk om dingen te benchmarken die u in eerste instantie misschien wat te abstract vindt. U bent bijvoorbeeld misschien geïnteresseerd in hoe de onderhoudsafdeling door andere afdelingen wordt gezien. Maar hoe meet je sentiment? Hoe kun je gevoelens en meningen afwegen? Het enige dat u nodig heeft, is een goed doordachte enquête.

Manieren om onderhoud te benchmarken?

De vier basistypen, in willekeurige volgorde:

Interne benchmarking

Zoals de naam al doet vermoeden, vergelijk je twee statistieken binnen je organisatie. U kunt bijvoorbeeld het aantal werkorders vergelijken dat is afgesloten door de ochtend- en middagploeg.

Dit type benchmarking is geweldig omdat het over het algemeen goedkoop en gemakkelijk is. U werkt met gegevens die allemaal op één plek staan, wat hopelijk uw geautomatiseerde onderhoudsbeheersoftware is. (Daarover later meer.) Maar het probleem is dat u minder snel grote verbeteringen zult zien. Laten we zeggen dat de ochtendploeg twee werkorders per dag afrondt, terwijl de middagploeg er gemiddeld drie is. Je kunt vergelijken hoe ze werken en uiteindelijk de ochtendploeg tot drie gesloten werkbonnen per dag krijgen. Maar objectief gezien zijn uw cijfers nog steeds erg laag. Omdat je 'beste' zo laag begon, kun je je doel bereiken zonder echt een stuk beter te worden.

Concurrerende benchmarking

Hier maakt u een directe vergelijking tussen u en een concurrent in uw branche. Luchtvaartmaatschappij A kan al haar KPI's voor motoronderhoud en compliance vergelijken met de KPI's van luchtvaartmaatschappij B.

Als het uw doel is om het niveau van best practices in de branche te bereiken, is dit de juiste keuze. Maar er zijn een aantal uitdagingen. Als je wilt weten hoe een directe concurrent iets doet, kun je het ze altijd rechtstreeks vragen, in de hoop dat ze je eerlijke antwoorden geven. Of u kunt proberen de informatie op een andere manier te verkrijgen, wat juridische problemen kan veroorzaken.

Functionele benchmarking

U werkt met vergelijkbare of identieke functies, maar deze vallen buiten uw directe branche. Een hotel kan bijvoorbeeld zijn KPI's met betrekking tot check-ins bekijken en deze vergelijken met die van een autoverhuurbedrijf. Zelfde functie, andere branche. Of u kunt kijken hoe Amazon producten in zijn magazijnen kiest en dat vergelijken met hoe de onderhoudstechnici op uw afdeling reserveonderdelen vinden.

Het kan moeilijk zijn om de juiste functies te vinden om te vergelijken, en dan kunnen verschillen in bedrijfsculturen het moeilijk maken om met andere bedrijven samen te werken. Als je deze uitdagingen eenmaal hebt overwonnen, zijn er veel mogelijkheden om je organisatie te verbeteren.

Algemene benchmarking

Hiermee vergelijk je KPI's voor functies die niet hetzelfde zijn, maar gerelateerd zijn omdat ze hetzelfde basisconcept hebben. Een taxibedrijf zou dus kunnen kijken naar de processen voor een ambulance. Taxi's en ambulances zijn heel verschillend, en mensen gebruiken ze om heel verschillende redenen, maar beide diensten gaan in wezen over het verplaatsen van mensen van punt A naar punt B.

Een van de voordelen van generieke benchmarking is dat het makkelijker is om andere bedrijven te benaderen. Je bent zo ver buiten hun branche dat ze zich helemaal niet bedreigd zullen voelen. Maar die afstand betekent ook dat het moeilijker is om de juiste pasvorm te vinden. Omdat u naar bedrijven kijkt die ver buiten uw branche liggen, is het bovendien een grotere uitdaging om te weten wie de beste van de klas is.

Hoe benchmarking voor onderhoud?

Laten we de stappen van concurrerende benchmarking doornemen. In principe stel je jezelf bij elke stap andere vragen.

Plan

Wat is het proces?

Wat zijn de KPI's?

Zoeken en observeren

Welk bedrijf wordt als het beste beschouwd?

Wat kunnen we leren als we dit bedrijf benchmarken?

Analyseren

Welke kenmerken maken hun proces superieur?

Welke activiteiten moeten we veranderen om gelijkheid te bereiken?

Aanpassen

Hoe kunnen we met de opgedane kennis ons proces verbeteren?

Verbeteren

Hoe kunnen we veranderingen in het proces doorvoeren?

Aanvullende stappen omvatten gap-analyse, waarbij u begint te kijken naar de afstand tussen uw huidige processen en wat de marktleiders van plan zijn. Als je eenmaal ziet waar je wilt uitkomen, kun je beginnen met het uitstippelen van je koers.

Wanneer niet langer benchmarken voor onderhoud?

Nooit. Het doel is niet om de beste te worden en dan te stoppen. Je beklimt de Mount Everest niet. Er is geen piek. In plaats daarvan werk je aan continue verbetering. Zodra u een proces hebt vergrendeld, gaat u verder met het volgende. Elke keer dat u een nieuwe asset krijgt, zijn er nieuwe mogelijkheden om nieuwe processen te benchmarken.

Hoe rapporteer ik onderhoudsbenchmarking?

Onthoud dat als je het niet kunt meten, je het ook niet kunt benchmarken. Je hebt betrouwbare gegevens nodig. En de beste manier om betrouwbare gegevens over uw onderhoudsactiviteiten te krijgen, is met onderhoudssoftware. Een modern cloudgebaseerd CMMS is geweldig in het verzamelen van gegevens en deze vervolgens veilig, beveiligd en altijd up-to-date houden. Het zorgt er ook voor dat alle onderhouds- en werkordergegevens toegankelijk zijn vanaf elke desktop- of mobiele CMMS-app. Zodra het de gegevens heeft, kan de software ermee aan de slag en een reeks KPI's voor u berekenen. Is het mogelijk om te benchmarken zonder CMMS? Zeker. Maar dat is hetzelfde als vragen:"Is het mogelijk om van New York naar Las Vegas te lopen?" Het antwoord is ja, het is mogelijk. Maar waarom niet vliegen? Het is zoveel sneller en gemakkelijker.