Essentiële Benchmarking voor Onderhoud: Een Stappenplan

Benchmarking is een stapsgewijs proces dat u beweegt van waar u bent naar waar u wilt zijn. Onderweg verzamelt u cruciale inzichten in zowel uw eigen operaties als die van marktleiders.

Wat is benchmarking in onderhoudsbeheer?

Laten we nader kijken naar wat benchmarking is en hoe u het kunt gebruiken om facilitaire en onderhoudsbeheer te verbeteren.

Wat te benchmarken?

Hoog-niveau overzicht van wat u in onderhoudsbeheer moet benchmarken:

• Assets
• Faciliteiten
• Apparatuur

U kunt elk product, dienst of proces benchmarken. Voor onderhouds- en faciliteitsmanagers kijkt u waarschijnlijk naar processen, hoe u assets reparatie en onderhoudt. De sleutel is in staat te zijn om kwantitatieve data te verzamelen. Als u het niet nauwkeurig en betrouwbaar kunt meten, kunt u het niet benchmarken.

Het is ook mogelijk om dingen te benchmarken die u op eerste gezicht misschien te abstract vindt. Bijvoorbeeld, u bent misschien geïnteresseerd in hoe de onderhoudsafdeling door andere afdelingen wordt gezien. Maar hoe meet u sentiment? Hoe weegt u gevoelens en meningen? Alles wat u nodig hebt is een goed bedachte enquête.

Manieren om onderhoud te benchmarken

De vier basistypen, in willekeurige volgorde:

Interne Benchmarking

Net zoals de naam suggereert, vergelijkt u twee metrische gegevens binnen uw organisatie. Bijvoorbeeld, u kunt het aantal werkorders dat de ochtend- en middagshift afsluiten, vergelijken.

Dit type benchmarking is geweldig omdat het over het algemeen goedkoop en makkelijk is. U werkt met data die allemaal op één plek zit, wat hopelijk uw computerized maintenance management software is. (Meer daarover later.) Maar het nadeel is dat u minder grote verbeteringen ziet. Stel de ochtendshift sluit twee werkorders per dag af terwijl de middagshift gemiddeld drie doet. U kunt vergelijken hoe ze werken en de ochtendshift uiteindelijk op drie werkorders per dag brengen. Maar objectief zijn uw cijfers nog steeds erg laag. Omdat uw "beste" zo laag begon, kunt u uw doel bereiken zonder echt veel beter te worden.

Competitieve Benchmarking

Hier maakt u een directe vergelijking tussen u en een concurrent in uw industrie. Luchtvaartmaatschappij A kan al hun KPI's voor motoronderhoud en compliance vergelijken met de KPI's van Luchtvaartmaatschappij B.

Als uw doel is om het niveau van best practices in de industrie te bereiken, is dit de weg. Maar er zijn een aantal uitdagingen. Als u wilt weten hoe een directe concurrent iets doet, kunt u ze altijd direct vragen, in de hoop dat ze eerlijke antwoorden geven. Of u kunt proberen de informatie op andere manieren te krijgen, wat juridische problemen kan opleveren.

Functionele Benchmarking

U werkt met vergelijkbare of identieke functies, maar buiten uw directe industrie. Bijvoorbeeld, een hotel kan zijn KPI's met betrekking tot check-ins vergelijken met die van een autoverhuurbedrijf. Dezelfde functie, andere industrie. Of u kunt kijken hoe Amazon producten in zijn magazijnen pikt en dat vergelijken met hoe de onderhoudstechnici in uw afdeling reserveonderdelen vinden.

Het kan lastig zijn om de juiste functies te vinden om te vergelijken, en dan kunnen verschillen in bedrijfsculturen het moeilijk maken om met andere bedrijven te werken. Zodra u deze uitdagingen overwint, liggen er veel kansen om uw organisatie te verbeteren.

Generieke Benchmarking

Bij deze vergelijkt u KPI's voor functies die niet hetzelfde zijn maar wel gerelateerd omdat ze hetzelfde basisconcept zijn. Dus een taxibedrijf kan kijken naar de processen van een ambulance. Taxi's en ambulances zijn heel anders, en mensen gebruiken ze voor heel andere redenen, maar beide diensten zijn in hun fundament het verplaatsen van mensen van punt A naar punt B.

Een van de voordelen van generieke benchmarking is dat het makkelijker is om andere bedrijven te benaderen. U zit ver buiten hun industrie, dus ze voelen zich niet bedreigd. Maar die afstand betekent ook dat het lastiger is om de juiste match te vinden. Ook, omdat u naar bedrijven ver buiten uw industrie kijkt, is het lastiger te weten wie best-in-class is.

Hoe onderhoud te benchmarken

Laten we de stappen van competitieve benchmarking doorlopen. In essentie stelt u uzelf verschillende vragen in elke stap.

Plannen

Wat is het proces?

Wat zijn de KPI's?

Zoeken en observeren

Welk bedrijf wordt als de beste beschouwd?

Wat kunnen we leren als we dit bedrijf benchmarken?

Analyseren

Welke kenmerken maken hun proces superieur?

Welke activiteiten moeten we veranderen om gelijkwaardigheid te bereiken?

Aanpassen

Hoe stelt de verkregen kennis ons in staat ons proces te verbeteren?

Verbeteren

Hoe kunnen we veranderingen in het proces implementeren?

Extra stappen omvatten gap-analyse, waar u begint te kijken naar de afstand tussen uw huidige processen en wat de marktleiders doen. Zodra u ziet waar u wilt eindigen, kunt u uw koers uitstippelen.

Wanneer niet meer benchmarken

Nooit. Het doel is niet om de beste te worden en dan te stoppen. U beklimt niet de Mount Everest. Er is geen piek. In plaats daarvan werkt u aan continue verbetering. Eenmaal u één proces vastgezet hebt, gaat u door naar de volgende. Elke keer dat u een nieuw asset krijgt, zijn er nieuwe kansen om nieuwe processen te benchmarken.

Hoe onderhoudsbenchmarking te rapporteren

Onthoud, als u het niet kunt meten, kunt u het niet benchmarken. U heeft betrouwbare data nodig. En de beste manier om betrouwbare data over uw onderhoudsoperaties te krijgen is met onderhoudssoftware. Een moderne cloud-gebaseerde CMMS is geweldig in data verzamelen en het daarna veilig, beveiligd en altijd up-to-date houden. Het zorgt er ook voor dat alle onderhouds- en werkorderdata toegankelijk is vanaf elke desktop of mobiele CMMS-app. Eenmaal het de data heeft, kan de software ermee aan de slag, een reeks KPI's voor u berekenen. Is het mogelijk om te benchmarken zonder CMMS? Zeker. Maar dat is hetzelfde als vragen: "Is het mogelijk om van New York naar Las Vegas te lopen?" Het antwoord is ja, het is mogelijk. Maar waarom niet vliegen? Het is zo veel sneller en makkelijker.