Vermijd deze veelvoorkomende valkuilen in uw preventief onderhoudsplan

Naarmate bedrijven groeien in omvang en complexiteit, worden onderhoudstaken die eerder beheerd werden via "potlood en papier" of spreadsheetbenaderingen, als ontoereikend bevonden. En wanneer het gaat om de toegevoegde onderhoudskosten geassocieerd met tijd, middelen en personeelstoewijzing, is dit waar deze benaderingen het meest tekortschieten.

Om deze beperkingen te overwinnen, heeft een complete herziening van activabeheer plaatsgevonden; zowel in termen van de gebruikte benadering als de ingezette methoden. In het verleden vond activaunderhoud plaats op reactieve basis; wat betekent dat reparaties werden aangepakt zodra ze zich voordeden. Hoewel er enkele kurzetermijngunsten kunnen zijn bij reparaties op een "zo nodig" basis, neigen de langetermijnkosten van operatiestillstanden alsook het vervangen (in plaats van repareren) van apparatuur ertoe om veel hoger te zijn. Het instellen van een preventief onderhoudsprogramma voor alle belangrijke activa is een manier waarop een groeiend aantal bedrijven onvoorziene en dure reparaties overwinnen. In tegenstelling tot een reactieve onderhoudsbenadering, wordt preventief onderhoud uitgevoerd terwijl de apparatuur nog werkt, wat onverwachte uitvallen voorkomt en de levensduur verlengt.

De afgelopen twee decennia zijn CMMS-systemen (Computerized Maintenance Management Software) steeds meer de bevorzugde onderhoudsbeheersoplossing geworden voor bedrijven die een breed scala aan industrie-, dienst- en corporate-sectoren vertegenwoordigen. Deze geavanceerde en robuuste geautomatiseerde systemen gebruiken duizenden datapunten die op elk gegeven moment een gebruiker een overzicht geven van de operaties van een faciliteit of, alternatief, de status van een individueel stuk apparatuur. Deze systemen hebben de mogelijkheid om voorraaivellen te monitoren, werkorders te volgen, snel nauwkeurige rapporten te genereren, en het meest belangrijk: ze kunnen direct bepalen welke bedrijfsactiva preventief onderhoud vereisen. CMMS-systemen bieden bedrijfseigenaren een efficiënt faciliteitsbeheersoftware die op de lange termijn voordelen biedt zoals verhoogde organisatorische efficiëntie, verlengde machinelevensduur, beter tijdsbeheer en personeelsinzet en uiteindelijk lagere kosten en hogere winsten.

Hoewel CMMS-gegenereerde preventieve onderhoudsprogramma's worden gezien als een kwantumsprong in faciliteitsbeheer, is een correcte implementatie de sleutel tot het uiteindelijke succes. Om te helpen bij een succesvolle implementatie, hier zijn vijf valkuilen die vermeden moeten worden bij het opstellen van een preventief onderhoudsplan:

Onduidelijkheid over doelen voor het preventieve onderhoudsplan

Elk bedrijf is uniek in termen van operaties, middelen en industrie. Bij het plannen van een PO-programma is het belangrijk om de verwachtingen ervoor te onderzoeken. Een startpunt in dit proces is een zorgvuldige analyse van de onderhouds- en middelenallocatie van een faciliteit alsook de activa, inclusief hun leeftijd en reparatiehistorie. Deze factoren moeten in gedachten worden gehouden omdat de omvang van een PO-plan grotendeels afhankelijk is van de grootte en structuur van een bedrijf. Zeker, het verbeteren van winst en een return on investment (ROI) zijn gemeenschappelijke bedrijfsdoelen voor alle bedrijven, maar de vraag blijft: hoe vertalen deze zich naar PO-doelen? Voor bedrijven op een groeicurve kan het betekenen dat personeelsinzet gemaximaliseerd wordt. Aan de andere kant, voor bedrijven die recent zijn overgestapt op nieuwe apparatuur en technologie, kan het betekenen manieren te vinden om ze het meest efficiënt te gebruiken. Door de onderhoudsdoelen van een bedrijf te verduidelijken, kunnen prioriteiten voor een PO-programma worden vastgesteld.

Een te uitgebreide of te beperkte inventarislijst hebben

Het ontwikkelen van een inventarislijst is een essentiële voorbereiding voor het implementeren van een PO-programma. De uitdaging hierbij is om uit te zoeken welke activa wel of niet in dit programma opgenomen moeten worden. Hoewel er geen standaardformule is voor die bepaling, zijn er enkele richtlijnen om onderhoudsmanagers te helpen bij het selecteren van de activa die het meest baat zullen hebben bij routinematig beheer. De beste kandidaten voor opname zijn die activa met de volgende kenmerken:

• Een kritieke operationele functie
• Uitvalmodi die voorkomen kunnen worden met routinematig onderhoud
• Een kans op uitval die toeneemt met tijd of gebruik

Aan de andere kant is apparatuur die willekeurige uitvallen ervaart die niet gerelateerd zijn aan onderhoud (bijv. printplaten) of geen kritieke functie vervult, minder geschikt voor een PO-programma. Door alleen die activa op te nemen die het meest geschikt zijn voor PO's, wordt de efficiëntie ervan verhoogd alsook de hulp bij het bereiken van de gestelde doelen voor het programma.

Het niet opstellen van een preventief onderhoudsprogramma's is geen "one size fits all" onderneming. Feitelijk is een van de grote voordelen van preventieve onderhoudssoftware dat deze aangepast kan worden om aan de behoeften van elk bedrijf te voldoen. Daarom is het belangrijk om niet alleen vast te leggen welke activa in het programma opgenomen worden, maar ook te beslissen hoe vaak routinematige controles moeten worden uitgevoerd. Er zijn een aantal factoren die een rol spelen bij deze bepaling, waaronder de omvang en reikwijdte van de operatie, het type, de leeftijd en de reparatiehistorie van de te onderhouden activa, alsook de aanbevolen onderhoudsprotocollen die door machinefabrikanten worden vastgelegd. Door PO-rapporten te evalueren zodra een programma ongeveer zes maanden op gang is, kunnen er indien nodig wijzigingen worden aangebracht om de operaties en kostenefficiëntie verder te verbeteren.

Niet over de juiste systeemondersteuning beschikken vandaag

Veel CMMS-systemen zijn web-gebaseerd en vereisen geen software die op bedrijfscomputers geïnstalleerd hoeft te worden. Dit betekent ook dat deze systemen toegankelijk zijn via elk apparaat dat internettoegang heeft. Aan de andere kant zijn er ook uitstekende systemen die vereisen dat onderhoudsbeheersoftware wordt toegevoegd samen met minimale hardwarespecificaties (bijv. processorsnelheid, RAM en opslag). Ongeacht het gekozen CMMS-systeem, is het belangrijk om zich bewust te zijn van welke ondersteuning vereist is; of het nu mobiele apparaten zijn die cloud-gebaseerde CMMS-toegang zullen verbeteren of specifieke computerhardware die de onderhoudssoftware zal draaien.

Onvoldoende training van CMMS-gebruikers

Een succesvol PO-programma is grotendeels afhankelijk van de gebruikers die het zullen implementeren. Het niet consequent en adequaat benutten van het PO-programma zal tekortschieten bij het bereiken van de beoogde doelen. De realiteit is dat sommige onderhoudsmedewerkers weerstand kunnen hebben tegen verandering of zelfs geïntimideerd kunnen zijn door een overstap naar een geautomatiseerd systeem dat met een basistrainingcomponent komt. CMMS-leveranciers kunnen medewerkers helpen deze barrière te doorbreken en naleving te bevorderen door een verscheidenheid aan onboarding-opties die online handleidingen, trainingvideo's, webinar-opnames, in-house training alsoop lopende e-mail, chat en telefonische ondersteuning omvatten.

Conclusie

Preventieve onderhoudssoftware is een centrale functie van CMMS-systemen. Het is ook een krachtig hulpmiddel voor bedrijven die beter, sneller, slimmer en, oh ja, slanker willen opereren! Het vinden van een CMMS-gegenereerd PO-programma dat de juiste past voor uw bedrijf is slechts één deel van de "resultatenvergelijking". Het andere deel berust op onderhoudsmanagers die het succesvol implementeren.