Te vermijden valkuilen in het preventief onderhoudsplan

Naarmate bedrijven in omvang en complexiteit groeien, blijken onderhoudstaken die voorheen werden beheerd met "potlood en papier" of spreadsheets, nu te ontbreken. En als het gaat om de extra onderhoudskosten die gepaard gaan met de toewijzing van tijd, middelen en personeel, is dit waar deze benaderingen het meest gewenst blijken te zijn.

Om deze beperkingen te overwinnen, heeft een volledige herziening van het vermogensbeheer plaatsgevonden; zowel wat betreft de gehanteerde aanpak als de gehanteerde methoden. In het verleden vond asset-onderhoud reactief plaats; wat betekent dat reparaties werden afgehandeld zoals ze zich voordeden. Hoewel er op korte termijn winst kan worden behaald met reparaties die worden uitgevoerd op basis van "naar behoefte", zijn de langetermijnkosten van bedrijfsstops en het vervangen (in plaats van repareren) van apparatuur vaak veel hoger. Het opzetten van een preventief onderhoudsprogramma voor alle belangrijke activa is een manier waarop een groeiend aantal bedrijven onvoorziene en dure reparaties het hoofd biedt. In tegenstelling tot een reactieve onderhoudsaanpak, wordt preventief onderhoud uitgevoerd terwijl de apparatuur nog werkt, waardoor onverwachte storingen worden voorkomen en de levensduur wordt verlengd.

In de afgelopen twee decennia zijn CMMS-systemen (Computerized Maintenance Management Software) steeds meer de voorkeursoplossing voor onderhoudsbeheer geworden voor bedrijven die een breed scala aan industrie-, service- en bedrijfssectoren vertegenwoordigen. Deze geavanceerde en robuuste geautomatiseerde systemen maken gebruik van duizenden datapunten die een gebruiker op elk moment een overzicht geven van de werking van een faciliteit of, als alternatief, de status van een individueel apparaat. Deze systemen kunnen voorraadniveaus bewaken, werkorders volgen, snel nauwkeurige rapporten genereren en, belangrijker nog, ze kunnen direct bepalen welke bedrijfsmiddelen preventief onderhoud nodig hebben. CMMS'en bieden bedrijfseigenaren efficiënte facility management-software die overuren voordelen biedt zoals verhoogde organisatorische efficiëntie, langere levensduur van apparatuur, beter tijdbeheer en arbeidsinzet en uiteindelijk lagere kosten en hogere winsten.

Hoewel door CMMS gegenereerde preventieve onderhoudsprogramma's worden gezien als een enorme sprong voorwaarts in facility management, is een juiste implementatie de sleutel tot het uiteindelijke succes. Om te helpen bij een succesvolle implementatie, zijn hier vijf valkuilen die vermeden moeten worden bij het opstellen van een preventief onderhoudsplan:

Onduidelijk zijn over de doelen voor het preventieve onderhoudsplan

Elk bedrijf is uniek in zijn werking, middelen en industrie. Bij het plannen van een PM-programma is het belangrijk om de verwachtingen ervoor te onderzoeken. Een startpunt in dit proces is een zorgvuldig onderzoek van het onderhoud en de toewijzing van middelen aan een faciliteit, evenals de activa, inclusief hun leeftijden en reparatiegeschiedenis. Deze factoren moeten in gedachten worden gehouden, aangezien de reikwijdte van een PM-plan grotendeels afhankelijk is van de grootte en structuur van een bedrijf. Ongetwijfeld zijn het verbeteren van de winst en het rendement op investering (ROI) gemeenschappelijke zakelijke doelen voor alle bedrijven, maar de vraag blijft, hoe vertalen deze zich in PM-doelen? Voor bedrijven met een groeicurve kan dit betekenen dat de bezetting van het personeel wordt gemaximaliseerd. Aan de andere kant, voor bedrijven die onlangs zijn overgestapt op nieuwe apparatuur en technologie, kan het betekenen dat ze manieren moeten vinden om ze het meest efficiënt te gebruiken. Door de onderhoudsdoelen van een bedrijf te verduidelijken, kunnen prioriteiten voor een PM-programma worden vastgesteld.

Een over- of onderinclusieve inventarislijst hebben

Het ontwikkelen van een inventarislijst is een essentiële voorloper op het implementeren van een PM-programma. De uitdaging daarbij is om uit te zoeken welke assets wel of niet in dit programma moeten worden opgenomen. Hoewel er geen formule is om dat te bepalen, zijn er enkele richtlijnen om onderhoudsmanagers te helpen bij het selecteren van de bedrijfsmiddelen die het meeste baat hebben bij routinematig beheer. De beste kandidaten voor opname zijn die activa met de volgende kenmerken:

• Een cruciale operationele functie
• Foutmodi die kunnen worden voorkomen met routineonderhoud
• Een faalkans die met de tijd of het gebruik toeneemt

Aan de andere kant is apparatuur die willekeurige storingen ondervindt die geen verband houden met onderhoud (d.w.z. printplaten) of die geen kritieke functie vervult, minder geschikt voor een PM-programma. Door alleen die middelen op te nemen die het meest geschikt zijn voor PM's, zal de efficiëntie toenemen en zal het helpen bij het bereiken van de doelen die voor het programma zijn uiteengezet.

Er niet in slagen om een ​​programma voor preventief onderhoud op te stellen, is geen "one size fits all"-onderneming. Een van de enorme voordelen van software voor preventief onderhoud is dat deze kan worden aangepast aan de behoeften van elk bedrijf. Om die reden is het belangrijk om niet alleen vast te stellen welke activa in het programma moeten worden opgenomen, maar ook om te beslissen hoe vaak routinecontroles moeten worden uitgevoerd. Er zijn een aantal factoren die meespelen bij het maken van deze beslissing, waaronder de omvang en reikwijdte van de operatie, het type, de leeftijd en de reparatiegeschiedenis van de activa die moeten worden onderhouden, evenals de aanbevolen onderhoudsprotocollen die zijn opgesteld door fabrikanten van apparatuur. Door PM-rapporten te evalueren zodra een programma ongeveer zes maanden van kracht is geweest, kunnen indien nodig wijzigingen worden aangebracht om de bedrijfsvoering en kostenefficiëntie verder te verbeteren.

Er niet in slagen om vandaag de juiste systeemondersteuning te hebben

Veel CMMS'en zijn webgebaseerd en vereisen geen installatie van software op bedrijfscomputers. Het betekent ook dat deze systemen toegankelijk zijn met elk apparaat dat internettoegang heeft. Aan de andere kant zijn er ook uitstekende systemen waarvoor onderhoudsbeheersoftware moet worden toegevoegd, samen met minimale hardwaresysteemspecificaties (d.w.z. processorsnelheid, RAM en opslag). Ongeacht het gekozen CMMS-systeem is het belangrijk om te weten welke ondersteuning nodig is; of het nu mobiele apparaten zijn die cloudgebaseerde CMMS-toegang zullen verbeteren of specifieke computerhardware die geschikt is voor het uitvoeren van de onderhoudssoftware.

Ontoereikende training van CMMS-gebruikers

Een succesvol PM-programma is grotendeels afhankelijk van de gebruikers die het zullen implementeren. Als het PM-programma niet consequent en op de juiste manier wordt gebruikt, zal het de beoogde doelen niet bereiken. De realiteit is dat sommige onderhoudsmedewerkers weerstand kunnen bieden tegen verandering of zelfs geïntimideerd kunnen worden door een overstap naar een geautomatiseerd systeem dat wordt geleverd met een basistrainingscomponent. CMMS-leveranciers kunnen werknemers helpen deze barrière te doorbreken en naleving aan te moedigen door middel van een verscheidenheid aan onboarding-opties, waaronder online handleidingen, trainingsvideo's, webinar-opnames, interne training en doorlopende e-mail-, chat- en telefonische ondersteuning.

Conclusie

Software voor preventief onderhoud is een centraal kenmerk van CMMS-systemen. Het is ook een krachtige tool voor bedrijven die beter, sneller, slimmer en oh ja, slanker willen werken! Het vinden van een CMMS-gegenereerd PM-programma dat geschikt is voor uw bedrijf is slechts een deel van de "resultatenvergelijking". Het andere deel is afhankelijk van onderhoudsmanagers die het succesvol implementeren.