50 Bewezen Asset Inventory Management Tips voor Optimale Efficiëntie

Als je ervaring hebt met het beheren van voorraad, dan weet je precies hoe belangrijk het is om elk item als een asset te beschouwen, voor zowel de gezondheid als het voortbestaan van je operatie, of je nu een Fortune 500 bent of een klein bedrijf. En het gaat niet alleen om de SKU's die je magazijn vullen, maar ook de waardevolle apparatuur, apparaten, en andere activa waar je op vertrouwt voor dagelijkse operaties die effectief getrackt en beheerd moeten worden.

Het kan lijken alsof het een fundamenteel concept is dat alle bedrijven volgen, maar als je bedenkt dat een schokkende 46% van MKB's ofwel uitsluitend vertrouwt op handmatig activabeheer – of helemaal geen voorraad trackt – is het makkelijk te zien waarom asset inventory management een persistent knelpunt is voor bedrijven in veel industrieën.

Gelukkig zijn er genoeg geteste en bewezen bronnen beschikbaar die zelfs de meest 'kale' operaties kunnen helpen overstappen naar de wereld van inventory asset management efficiënt en met weinig voorafgaande investering. We hebben advies van autoriteiten op het onderwerp doorgekamd om je de 50 top inventory asset tips en best practices van vandaag te brengen. Hieronder vind je citaten rechtstreeks van deze expert bronnen, handig georganiseerd per categorie.

Spring naar:

• Tips over het Implementeren van Asset Inventory Plannen
• Asset Inventory Management Best Practices
• Asset Inventory Training Tips
• IT Asset Inventory Management Tips

Tips over het Implementeren van Asset Inventory Plannen

1. Neem de tijd om alle activa te definiëren. “Het definiëren van activa die vervolgens door een selectieproces gefilterd kunnen worden, is misschien niet zo voor de hand liggend als het lijkt. Van een uitgebreid perspectief van activabeheer, zijn er verschillende niveaus waarop een asset beheerd kan worden. Op een foundationeel niveau worden activa individueel bekeken. Dit is de eenvoudigste en makkelijkst te begrijpen benadering.

“Activa kunnen ook gedefinieerd en bekeken worden in termen van systemen. Voorbeelden van asset systemen kunnen netwerken, productielijnen of faciliteitssystemen (HVAC, afvalwater, gecomprimeerde lucht) omvatten. En ten slotte kan een derde uitgebreid perspectief asset portfoliodefiniëren. Voorbeelden zijn klassen van olieriggen, zakelijke eenheden, vastgoed, en gemeentelijke infrastructuur.” – Developing Asset Management Plans, Uptime Magazine via Life Cycle Engineering; Twitter: @uptime

2. Heroverweeg en/of stel je verwerkings- en vervullingspraktijken in. “Aantal orders is de belangrijkste factor voor een bedrijf omdat het omzet vertegenwoordigt. Maar veel bedrijven hebben geen juiste systemen om deze orders te hanteren, verwerken en vervullen. Het beste is om een lijst met taken te maken die voltooid moeten worden om een order volledig te verwerken en te vervullen.” – Raad Mobrem, 6 Tips for Inventory Management, SmallBiz Resources; Twitter: @Small_BizHelp

3. Voordat je software implementeer, zorg dat je begint met schone data. “Toen we begonnen met ons asset inventory management software te gebruiken, importeerden we bestaande data. Zodra het proces voltooid was, realiseerde ik me dat we veel inconsistenties hadden, zoals 20 verschillende productnamen voor hetzelfde model documentcamera. Als we de tijd hadden genomen om onze data door te lopen en op te schonen, hadden we die discrepanties opgemerkt. Het had ons veel hoofdpijn bespaard omdat we nu door al deze data heen moeten gaan en het opschonen zodat onze voorraapporten consistent en accuraat zijn.” – 5 Tips for Creating a Successful Asset Inventory Management Program at Your District, Hayes Software Systems; Twitter: @HayesSoftware

4. Pas kosteneffectieve beheertechnieken toe. “Beheer je activa op een proactieve of reactieve manier? In de meeste gevallen is proactief beheer op de lange termijn kosteneffectiever dan reactief beheer. Bijvoorbeeld, als je wacht tot er een slechte gat in een van je straten is voordat je wegonderhoud uitvoert, kun je meer geld uitgeven dan als je proactief wegonderhoud over tijd uitvoert. Je oefent kosteneffectief beheer uit wanneer je de meest kosteneffectieve onderhoud, reparatie of vervanging op het juiste moment tijdens de gehele activalevenscyclus doet.” – 5 Steps to Building an Effective Asset Management Plan and Asset Planning, Asset Works; Twitter: @AssetWorks

5. Onderbouw niet het belang van asset en inventory intersectie. “Activa en voorraad kruisen'occasioneel binnen hetzelfde bedrijf. Sommige bedrijven gebruiken asset management oplossingen om apparatuur (zoals servers, oliepompen, of zware machines) te tracken en beheren voor service en onderhoud die ze al aan klanten hebben geleverd. In dit geval wordt een eindgebruiksitem dat getrackt werd met een inventory management oplossing tijdens productie en verkoop, nu getrackt met een asset management oplossing.

“Zowel asset tracking als inventory management zijn cruciale applicaties voor bedrijven die proberen kosten te beheersen en productie te verbeteren. Het kennen van het verschil tussen deze operaties en de systemen die ze kunnen verbeteren zal enterprises helpen hun unieke uitdagingen beter aan te pakken en te beheren.” – What is the Difference Between Inventory Management and Asset Tracking, Lowry Solutions; Twitter: @lowrysolutions

6. Stel veiligheidslockniveaus in – en herwaarder ze als het bedrijf verandert. “Voorraadsbeheer wordt makkelijker door inventory software te downloaden. Je kunt veiligheidsvoorraainiveaus instellen voor elk van je producten. Dit is inherent de minimum hoeveelheid voorraad die je te allen tijde op hand moet hebben, om nooit een verkoop te missen. Wanneer je voorraad daalt of dichtbij deze veiligheidsniveaus komt, wordt je gealert om meer te bestellen. Het is belangrijk dat dit herzien wordt, vooral met seizoensproducten. Je moet hun veiligheidsvoorraainiveaus aanpassen zodat je niet te veel voorraad op hand hebt, vooral in markten die geneigd zijn tot marktfluctuaties.” – 4 Best Practices for Inventory Stock Management, Unleashed; Twitter: @unleashedteam

7. Creëer – en verifieer – je strategische locaties. “Voordat je inventarisdag begint, verifieer dat alle onderdelen in je voorraad een locatie hebben vermeld in je voorraadbeheersysteem. Je moet ook zorgen dat deze locaties correct zijn.

“Als een onderdeel in twee locaties bewaard wordt, zorg dat je voorraadbeheersysteem dit weergeeft. Deze stap zorgt ervoor dat inventaristellers niet rondrennen om een onderdeel te vinden of, nog erger, een onjuiste telling maken omdat ze het onderdeel niet kunnen lokaliseren. Bin-locaties checken tijdens cycle counts maakt deze taak aan het einde van het jaar makkelijker.” – Tips for Successful Annual Physical Inventory, AssetWorks; Twitter: @assetworks

8. Goede asset inventory management praktijken besparen je geld. “Wanneer je een solid inventarisysteem hebt, weet je precies hoeveel product je hebt, en op basis van verkopen kun je projecteren wanneer je op zult raken en ervoor zorgen dat je het op tijd vervangt. Niet alleen helpt dit ervoor zorgen dat je geen verkopen verliest (kritiek voor cashflow), maar het laat je ook van tevoren plannen voor het kopen van meer zodat je kunt zorgen dat je voldoende contant geld apart hebt gezet.” – Cassandra Campbell, Warning: You're Losing Money by Not Using These 8 Inventory Management Techniques, Shopify Blogs; Twitter: @shopify

9. Maak je klaar om je voorraads correcties te registreren. “Na een voorraadtelling, moet je misschien de hoeveelheid producten in je systeem wijzigen om je telling te matchen. De beste manier om dit te doen is met een voorraads correctie, volgend deze tips:

• Kies een kostprijs die zinvol is — Als je voorraad toevoegt, moet je een kostprijs invoeren. Maar met voorraads correcties heb je geen leveranciersfacturen die de kost tonen, kies dan een nummer dat zinvol is.
• Gebruik een aparte boekhoudcode — Als je systeem ze ondersteunt, helpt het gebruik van aparte boekhoudcodes je winst (meer voorraad, geen factuur) en verlies (minder voorraad, geen verkoop) die voortkomen uit voorraads correcties te zien.” – 12 Tips for Taking Control of Inventory and Stock Management, Brightpearl; Twitter: @BrightpearlHQ

10. Stel een verliespreventieplan op dat op maat is voor je operatie. “Achter elk voorraadsverlies preventie- of reductiesuccesverhaal geïdentificeerd door de Group ligt goed verliesdata. Tijdige, accurate, en actionable data beschikbaar voor alle juiste stakeholders, opgebroken per item en per winkel, leidt tot verbeterde samenwerking, meer van de juiste acties, en stelt het lopende bijhouden van resultaten en prestatietrends in staat. Vandaag is de enigste manier om deze data te krijgen door regelmatige cycle counting in-winkel. Morgen is de hoop dat slimme-plank technologie, inclusief radiofrequentie identificatie (RFID) deze zichtbaarheid sneller zal bieden, tegen veel lagere kosten, en met een veel hogere graad van accurate.” – Colin Peacock, 15 Best Practices for Inventory Loss Prevention, LPM Insider; Twitter: @lpmag

11. Neem beslissingen die je ROI maximaliseren. “Asset management helpt bedrijven de terugverdiening op elke investering te maximaleren. Wanneer je vertrouwt op asset management om inkoopbeslissingen te informeren en lopend onderhoud bij te houden, haal je meer leven uit je dure activa.

“Daarnaast, door activautilitisatie over de werkvoorkrachten te verbeteren, worden workflows efficiënter en stijgt productie. De eliminatie of reductie van verspilling door verloren of gestolen activa wordt ook gereduceerd. Ten slotte stelt asset management het efficiënt plannen van gedeelde activa over teams en afdelingen in, wat de noodzaak vermindert om onnodig duplicaat activa aan te schaffen.” – 4 Goals for Asset Management, Camcode; Twitter: @camcode

12. Investeer in en implementeer Big Data technologie. “Tools zoals handscanners en RFID tags kunnen je helpen onnauwkeurigheden snel te identificeren en te corrigeren. Informatie is immers vitaal voor elk succesvol asset management programma. Voordat je software of apparatuur kiest, moet je apparatuur monitoring en evaluatie procedures ontwikkelen en implementeren. Zodra je een nieuw asset management systeem geïmplementeerd hebt, is het nodig om de gekozen softwaresysteem continu te evalueren en te monitoren om te zorgen dat het goed werkt en conform is met vastgestelde beheervoorwaarden. Dit omvat het ontwikkelen van mechanismen voor het identificeren en corrigeren van data onnauwkeurigheden.” – Ryan Ayers, Asset Management for Your Construction Firm, Business.com; Twitter: @businessdotcom

Asset Inventory Management Best Practices

13. Integreer alle beheersystemen. “Om je onderdelen bestellen, retourzendingen, facturering en betalingsprocessen te stroomlijnen, is het belangrijk te kijken hoe je vlootbeheer en andere softwaresystemen verbonden zijn. Integratie zorgt ook voor data-accuratesse en vermindert eisen aan administratieve, financiële en ander personeel, in sommige gevallen zelfs personeelsbehoeftes reducerend.” – Lynne White, Having the Right Parts on Hand When Needed is Critical for Any Successful Workshop, Chevin; Twitter: @chevintweet

14. Zoek manieren om je asset inventory te automatiseren. “Sommige netwerkbeheer software oplossingen kunnen netwerkactiva ontdekken, mappen en inventarissen creëren die automatisch bijwerken om veranderingen in apparaatconfiguratie en status weer te geven, en de informatie presenteren aan de administrator via goed georganiseerde views en uitgebreide rapporten.

“Wat belangrijk is, is dat de tools werken over een verscheidenheid aan technologieën en protocollen—ARP, SNMP, SSH, Virtual Infrastructure Management, IP adressering, ICMP, LLDP, WMI en Telnet—om automatisch te ontdekken, lokaliseren en uitgebreide apparaatinformatie te verzamelen over routers, printers, switches, servers en firewalls.” – Best Practices Asset Inventory, WhatsUp Gold

15. Stel ijzersterke inventory KPIs in. “Inventory KPIs meten je prestaties in een specifiek gebied over een specifieke hoeveelheid tijd naar een bepaald doel. Ze helpen gokwerk te elimineren door je duidelijke mijlpalenge te geven om elke week, kwartaal, of jaar te halen. Met ze heb je de data die je nodig hebt om slimme, strategische beslissingen voor je bedrijf te maken.” – 10 Inventory Management Best Practices for Improving Your Business, Dear Systems; Twitter: @DearInventory

16. Adopteer gespecialiseerde beveiligingsmaatregelen voor je onderdelen afdeling.“Zorg dat effectieve beveiligingsmaatregelen genomen worden in het onderdelen magazijn. Verscheidene kritieke praktijken moeten overwogen worden. Toegang tot het onderdelen magazijn voorraad beperken is cruciaal voor het behouden van voorraainaccuratesse. Adopteer een beleid dat onderdelen inventarissen 'off limits' zijn en alleen onderdelen afdeling medewerkers toegang hebben.

“De eerste manier om dit te waarborgen is om fysieke beveiligingsmaatregelen te adopteren zoals onderdelen tellers die medewerkers verhinderen van het betreden van voorraadslocaties en onderdelen ophalen die vereist zijn. Iedereen toegang geven kan snel onderdelen inventarissen onnauwkeurig maken. De tweede praktijk om te helpen bij dit doel is om beveiligingscamera systemen te installeren en badge toegang te gebruiken voor in- en uitgangspunten.” – Brian Barry, 7 Spare Parts Inventory Management Best Practices, F. Curtis Barry & Company; Twitter: @FCurtisBarryCo

17. Ontwikkel een inventory support systeem dat gemaakt is voor jouw situatie. “Geoptimaliseerde voorraad vereist frequent verkregen datapunten en evolutie van de voorraad in kwestie op basis van die metingen in real-time. Een decision support systeem dat best practice methodologieën incorporeert geeft inventory managers een krachtig tool om hun zakelijke doelen te beheren en hun teams significant effectiever te maken.” – 12 Best Practices of Inventory Optimization, Oniqua; Twitter: @oniquaanalytics

18. Ontwikkel een opslagplan dat goed past bij jouw specifieke magazijn. “Men denkt typisch aan magazijnen als die plaatsen waar goederen en commoditeiten bewaard worden tot ze gedistribueerd worden. Magazijnen zijn in feite complexe real property activa die toegang vereisen (zoals rail, water en wegen), beveiliging, IT technologie, temperatuurcontroles, en levenscyclus- en supply chain management. Deze factoren beïnvloeden hoe agentschappen het magazijn als een real property asset beoordelen en analyseren voor huidige en toekomstige missie- en programmavereisten. Reductiestrategieën voor magazijnen moeten rekening houden met de functies ondersteund door de materialen opgeslagen in de magazijnen, de supply chain nodig om het meest efficiënte gebruik te maken van het magazijn, real-time business intelligence, en de technologievoortgang die minder bronnen vereist om de missie te ondersteunen.” – White Paper on Warehouse Management Best Practices, General Services Administration Office of Government-wide Policy; Twitter: @USGSA

19. Prioriteer je vraagactieplanning. “In staat zijn om vraag te pre-empten en te voorspellen stelt kostebesparingen maximaleren in staat. Met betrekking tot voorraadbeheer, stelt het je bedrijf in staat om de minimum en maximum voorraainiveaus vast te leggen. Voorraad die idle is, is kostbaar vanwege de kosten die geleden worden bij hanteren en monitoren, alsook de additionele opslagkosten.” – What is Inventory Management and Control?, Amcap; Twitter: @amcapaus

20. Investeer alleen in technologie die real-time analyse biedt. “Zodra je up-to-the-minute informatie hebt over voorraainiveaus en vervulstatus, moet je in staat zijn om je supply chain continu te analyseren om winstgevende vraagvervulling te waarborgen. Zullen onvoldoende voorraainiveaus resulteren in service-level boetes of verloren verkopen? Zullen overvoorraden leiden tot toename in verouderde voorraad? Bottom line: Wat is de meest winstgevende reactie op een gegeven voorraadsituatie? Geef planners real-time zichtbaarheid ondersteund door gesofistikeerde analytics die simultaan trekken van al je beschikbare data op het net.” – 4 Best Practices for Agile Inventory Management, Infor; Twitter: @infor

21. Ontwikkel een slim en consistent auditplan voor de minst verwachte scenario's. “Andere kwesties die kunnen rijzen en van belang kunnen zijn voor een auditor omvatten de timing van de voorraadsobservatie. De observaties vinden doorgaans plaats aan het einde van oktober of het einde van december. Typisch, door jaareinde feestdagen en/of weersomstandigheden, worden voorraadsobservaties in oktober gehouden. Echter, als de cliënt meer geneigd is tot fraude/manipulatie en bekend is daarvoor, kunnen auditors aan het einde van december verschijnen om meer betrouwbare data te verkrijgen.

“Een ander punt is of de auditor een specialist moet binnenhalen of off-site testing moet draaien om ervoor te zorgen dat de voorraad in het magazijn echt is. Bijvoorbeeld, voor sommige goederen zoals juwelen, graan, of andere high-tech producten, is het ongebruikelijk voor de reguliere auditor om te differentiëren tussen echte en nep goederen. Auditors willen misschien een specialist binnenhalen voor een grondig onderzoek of enkele monsters naar een lab sturen voor correct testen.” – What is an Inventory Audit?, CFI; Twitter: @InnovationCA

22. Bedenk een waterdicht beleid- en procedurahandboek dat gemaakt is voor jouw bedrijfs vaste activa. “Beleid en procedures moeten worden vastgelegd om consistente en correcte accounting voor en beheer van vaste activa te waarborgen. Zulke beleidsregels moeten alle mogelijke aspecten van vaste activa dekken. Overweeg gebieden zoals: kapitaliseringsdrempel; accounting behandelingen; goedkeuringsproces van aanwinsten, overdrachten, en afschrijvingen; nuttige/afschrijvingslevensduur; asset constructie; schuldkost kapitalisering (US GAAP); periodieke vaste activa inventarissen; en zo verder.” – Fixed Asset Best Practices, Simplestudies; Twitter: @simplestudies

23. Bereid je voor op het ergste. “Veroudering is een onvermijdelijk feit van voorraadbeheer, maar helaas managen veel organisaties het reactief. Om veroudering proactief te managen, moeten organisaties in staat zijn om vragen te beantwoorden zoals: Hoe kunnen we veroudering anticiperen? Wat voor contingency plannen hebben we? Wat zijn onze belangrijkste behoeften? Moeten we items onderhouden, of vervangen? Hoe zorgen we voor veiligheid?

“Zulke organisaties zouden een verouderingsrisico-assessmentproces moeten ontwikkelen, wat inventory managers helpt de kans te beoordelen dat items verouderd zullen raken en de items te vlaggen die het grootste risico lopen om dat te worden. Om het proces te augmenteren, kunnen inventory managers analytics gebruiken om al verouderde items te identificeren, items te identificeren die de organisatie zich kan permitteren om reactief te managen en de handmatige inspanning te reduceren die betrokken is bij het berekenen van de kans op veroudering. Het incorporeren van analytics in het verouderingsproces geeft organisaties de data die ze nodig hebben om mitigatiestrategieën toe te passen zoals leveranciersovereenkomsten, systeemupgrades of risicomitatie aankopen.” – Tristan O'Gorman, 5 Inventory Analytics Best Practices to Achieve Inventory Optimization, IBM Big Data and Analytics Hub; Twitter: @IBMAnalytics

24. Deel je beheerstrategie over alle afdelingen. “Het creëren van de strategie om medewerkersgedrag te veranderen begint diverse maanden voordat enige veranderingen geïmplementeerd worden op de stookruimte vloer. Om de omvang van het project vast te leggen, moet je definiëren wat de veranderingen eruit gaan zien en de visie van voordelen creëren die zullen voortvloeien uit het project.

“Het is altijd een goed idee om een nieuwe set ogen te laten kijken naar een huidige situatie en te vragen waarom we dingen op deze manier doen. Om de barriers en issues die de stookruimte medewerkers tegenkomen te beoordelen, selecteer een team van medewerkers dat een doorsnede van de organisatie vertegenwoordigt. Het team moet bestaan uit een teamleider, sponsor, en vier tot vijf teamleden. Leden van dit team moeten medewerkers zijn die als leiders in de organisatie worden gezien en die comfortabel zijn met brainstormen voor nieuwe ideeën om oplossingen te bieden voor huidige stookruimte praktijken die verspilling veroorzaken.” – Wally Wilson, Changing the Storeroom Culture to Best Practice Performance, Life Cycle Engineering; Twitter: @LCE_Today

25. Wees je bewust van alle ghost assets. “Verwijder ghost assets in je voorraad. Er zijn momenten dat items die verloren of gestolen zijn nog steeds in de voorraadrecords staan. Deze worden ghost assets genoemd. Meer dan vaak zijn ghost assets items die onnauwkeurig geregistreerd zijn.” – Top Ten Reasons Why Asset Management is Important, AER Worldwide; Twitter: @AERWorldwide

26. Stel gespecialiseerde herbestelparameters in. “De herbestelparameters — minimum en maximum niveaus (MIN/MAX) — gebruikt door het ERP materialen beheersysteem om aanvullingsorders te genereren, zijn de hoofdbepalers van voorraaduittkomsten. Herbestelparameters zouden periodiek geoptimaliseerd moeten worden om veranderingen weer te geven. Het optimalisatieproces adresseert:

• Selectie van geschikte algoritmen om minimum en maximum voorraainiveaus te optimaliseren
• Gebruik van een economisch kostenmodel dat kosten van voorraadhouding, aanvulling, spoed en stock-outs overweegt als een preferabele alternatief voor een vaste service level benadering
• Analyse van groepen items in plaats van één-voor-één, één-op-één
• De mogelijkheid om 'what-if' modellering uit te voeren en geoptimaliseerde resultaten te vergelijken met huidige voorraadprestaties
• Overweging van 'real-world' constraints inclusief maximum bin capaciteit, opslagcapaciteit en meer” – Andy Hill, 12 Best Practices of Inventory Optimization, Manufacturing.net; Twitter: @MnetNews

27. Diversifieer je SKU attributen. “De meest voorkomende van de procesverbeteringen is om veel meer attributen te gebruiken die geassocieerd zijn met elke SKU om in effect een veel groter aantal itemklassen te creëren waaraan verschillende beleidsregels toegewezen worden – ver buiten de standaard drie of vier niveaus die de meeste bedrijven nog steeds gebruiken. Deze attributen kunnen levertijden, aanbod- en vraagvariabiliteit, verbruikspatronen, criticaliteit, snelheid, en diverse anderen omvatten. Hoe meer dimensies een bedrijf gebruikt, hoe groter de precisie waarmee een bedrijf inventarissen zal beheren. Het is niet ongebruikelijk om 10-12 dimensies te zien gebruikt in best-in-class bedrijven.” – Five Strategies for Improving Inventory Management Across Complex Supply Chain Networks, CSCO Insights; Twitter: @cisco

Asset Inventory Training Tips

28. Investeer in asset inventory training sessies. “Goede, competent personeel kan het verschil maken voor het succes van een bedrijf. Inventory management training voorziet je medewerkers van de nieuwste ideeën en best practice methoden van voorraadincontrole. Het bieden van inventory management training aan je medewerkers is essentieel als de doelen van een organisatie passend vervuld moeten worden.

“Door te investeren in inventory training, kun je ervoor zorgen dat je medewerkers de benodigde tools krijgen om hun werk effectief te doen. Training helpt personeel hun kennis, vaardigheden en capaciteiten te verbeteren, wat hun algehele efficiëntie verhoogt en voorraadsverspilling reduceert. Dit zal op zijn beurt leiden tot hogere kwaliteitsprestaties.” – The Importance of Inventory Management Training for Your Staff, Unleashed; Twitter: @unleashedteam

29. Om accurate te promoten, bied je werknemers adequate systeemtraining. “Een geautomatiseerd voorraads- en asset accounting systeem helpt je activainformatie georganiseerd te houden gedurende de levenscyclus, en reduceert het risico op menselijke fouten. Als het regelmatig gebruikt wordt tijdens je jaarlijkse inventarisproces, kan een goede oplossing helpen ervoor te zorgen dat alle data accuraat en up-to-date is. Zo de volgende keer dat je probeert de details van een asset te bekijken, zoals het serienummer of financiële informatie, kun je gerust zijn dat de informatie in je database correct is.

“Accurate data binnen je asset management systeem gedurende het jaar handhaven betekent dat je waarschijnlijker eindigt met financiële rapporten waarop je kunt vertrouwen. Deze informatie is kritiek voor compliance, en helpt om geïnformeerde besluitvorming tijdens budgetterings- en planningsprocessen te ondersteunen.” – Automating Asset Tracking & Inventory Processes | 5 Benefits, AssetWorks; Twitter: @assetworks

30. Focus op het opbouwen van je leiderschapskenmerken. “Inventory managers moeten effectieve leiders zijn. Ze huren en vuren en managen een team van medewerkers, en alle uitdagingen die dat met zich meebrengt. Ze moeten hun team leiden. Ze moeten ook in staat zijn om richting op te nemen en deel uit te maken van een groter team. De meeste inventory managers zullen moeten samenwerken met marketing en verkoopafdelingen alsook inkoopmanagers om de efficiënte stroom van voorraad in en uit het bedrijf te organiseren.” – Jay Schofield, 6 Things Great Inventory Managers Do, System ID; Twitter: @System ID

31. Prioriteer product tracking bewustzijn. “Van jaar tot jaar is het voordelig te weten wat verkoopt en wat niet. Deze informatie helpt je plannen en meer geïnformeerde zakelijke beslissingen voor de toekomst te maken. Je vermijdt verliezen door producten te lang op planken te laten liggen of verkoop te verliezen omdat producten te snel uitverkocht raken voor klantvraag.” – Brian Sutter, Director of Marketing, Wasp Barcode Technologies, Inventory vs Asset Management: What's the Difference?, Score; Twitter: @SCOREMentors

32. Maak gebruik van je voorraadbeheersysteem's onboarding/training oplossingen. “Veel voorraadbeheer oplossingsproviders in de huidige markt bieden training of onboarding diensten aan zodat zowel jij als je medewerkers leren hoe je het volle potentieel van de systeemfeatures en capaciteiten kunt benutten. Het team achter de dienst zelf zal in staat zijn om je het meest uitgebreide overzicht van het systeem te geven, en ze zullen in staat zijn om ondersteuning en verdere hulp in eventuele nodige gebieden te bieden.” – Nikki Michaels, 5 Tips to Help Retail Employees Stay on Top of Inventory, Vend; Twitter: @vendhq

33. Neem een systemische benadering tot inventory asset management. “Een bedrijf kan het grootste voordeel halen uit een asset management programma wanneer het alle aspecten die betrokken zijn bij het controleren van activa en hun kosten integreert. Het programma moet alle lijnen tussen afdelingen en disciplines overschrijden om te focussen op de totale waarde. Managers moeten een systematische benadering gebruiken, standaarden op een gestructureerde manier toepassen.

“Risico's moeten geëvalueerd worden en, indien nodig, compromissen gevonden die risico het beste balanceren tegen prestaties en kosten. Het programma moet managers in staat stellen om activa te onderzoeken in de context van hun gebruik en waarde voor het bedrijf. Een goed asset management programma zal ook duurzaam zijn, helpen om de levensduur van activa te optimaliseren terwijl langetermijneffecten zoals milieueffecten overwogen worden.” – Jeffrey Joyner, What is the Purpose of an Asset Management Program?, Chron; Twitter: houstonchron

34. Bied voldoende training – en plan het passend. “Door je werkordergeschiedenis en je onderhoudsschema te bestuderen, kun je meestal accuraat voorspellen hoeveel personeel en hoeveel man-uren je kunt anticiperen nodig te hebben gedurende het jaar. Met dit nummer in gedachten, kun je je medewerkers dan passend plannen en niet alleen workers hebben die staan te wachten. Of misschien ontdek je dat je probleem niet overbemanning is, maar onderbemanning. Een routinematig onderhoud hier of daar missen gebeurt – maar als je ze frequent begint te missen door niet genoeg personeel te hebben, kan het snel misgaan.” – Lisa Richards, 7 Benefits of Inventory Management, Mapcon; Twitter: @MAPCONtech

35. Zodra je een asset inventory training programma geïmplementeerd hebt, haal er het meest uit door je skills inventory op te scherpen. “Een skills inventory vat de vaardigheden, opleiding, en ervaringen van huidige medewerkers samen. Afhankelijk van de grootte en complexiteit van een bedrijf, zal het proces voor het voorbereiden van een skills inventory variëren. Sommige bedrijven gebruiken commerciële software. Andere bedrijven gebruiken database programma's. Sommige kleine bedrijven gebruiken eenvoudige werkbladen of zelfs een papiergebaseerd systeem om de skills inventory voor te bereiden.

“Wat de methode ook is, als het correct gedaan wordt, zal een skills inventory een collectief zakelijk inventaris bieden van de vaardigheden, kennis, en real-world ervaring die de workforce van een bedrijf bezit.” – Robert Tanner, MBA, Founder & Principal Consultant of Business Consulting Solutions LLC, What is Skills Inventory?, Management is a Journey; Twitter: @mgmtjourney

36. Zorg dat alle medewerkers bewust zijn van hun asset inventory-gerelateerde verantwoordelijkheden. “Kijken naar voorraametrics die dalen is een oefening in futiliteit zonder een team om het op te lossen. Je hebt misschien geen dedicated voorraad- of stockmanager nodig, maar als de verantwoordelijkheid op een andere afdelingshoofd valt, zorg dat ze goed bewust zijn van hun rol en de doelen die ze verwacht worden te halen. Als je succesmetrics niet waar ze moeten zijn, is het tijd voor een vergadering.” – 20 Inventory Management Questions You Should be Asking, Action Storage; Twitter: @ActionStorage

37. Stamp interne diefstal uit met juiste asset inventory boekhouding. “Om diefstal door administratief personeel te voorkomen, oefen goede boekhouding. Zorg dat geen enkele persoon te veel delen van een financiële transactie controleert. Inkoop, salaris, vergoedingen en andere uitgaven zouden review en ondertekening door een senior stafflid moeten vereisen.

“Voer bankreconciliaties uit en review zakelijke creditcardstatements elke maand. Werk met een gekwalificeerde zakelijke accountant om ervoor te zorgen dat boeken correct bijgehouden worden, transacties correct geboekt worden, en de audit trail geen verdachte activiteit toont.” – 10 Tips to Help Clients Prevent Employee Theft, Xero; Twitter: @Xero

38. Incentiviseer deelname aan asset-gerelateerde training en professionele ontwikkelingsprogramma's. “Overweeg een programma aan te bieden dat een deel, of zelfs alle, van een professionele ontwikkelingscursus voor je magazijnpersoneel betaalt. Deze incentieven zijn win-win – je medewerkers zullen comfortabel zijn met verandering, en de kennis die ze verwerven kan zowel snellere implementatie als effectievere operatie aandrijven.” – Stephen "Stevie" Hay, General Manager of Aptean's Distribution & Plant Management Group, Helping Warehouse Employees Thrive in an Era of Automation, Aptean; Twitter: @aptean

IT Asset Inventory Management Tips

39. Maak gebruik van een all-inclusieve asset tracking software. “De kans is groot dat je al voorop loopt en geïnvesteerd hebt in asset tracking software van een of andere soort, maar alleen omdat je dat basis gedekt hebt betekent niet dat het de beste optie is voor je bedrijfsactiva.

“Om ervoor te zorgen dat de jouwe is, zorg dat de software je toestaat om complexe, uitgebreide informatie over je activa in te voeren, inclusief locaties, apparatuur, en componenten. Naast de hiërarchie, garandeer ook dat deze specificaties in real-time gewijzigd kunnen worden om veranderingen in onderhoudsschema's, updates op afschrijving, en alle andere relevante info weer te geven.

“Voor de beste asset tracking beveiliging, kies voor een software die GPS technologie omvat, vooral als je apparaturactiva vaak verplaatsen. Het gebruik van GPS capabilities maakt het zo dat je meest waardevolle activa altijd lokaliseerbaar zijn, zelfs als een diefstal gaande is.” – 4 Best Practices for Oil and Gas Company Asset Management, Camcode; Twitter: @Camcode

40. Zorg dat je gekozen systeem een uitgebreide 'service desk' feature omvat. “Nou, zoveel je het ook wilt ontkennen, het is altijd beter om ervoor te zorgen dat je service desk een asset management module heeft in plaats van te investeren in een standalone asset management software. Ervoor zorgen dat je asset management software onderdeel is van de service desk oplossing zal ervoor zorgen dat data sharing over de organisatie efficiënt is. Bovendien, een service desk oplossing die een asset management module heeft zal een gestroomlijnde werking van alle teams in een organisatie waarborgen.” – Apoorva Ravikrishnan, Product Marketer for Freshservice at Freshworks Inc., 5 Tips for Selecting the Right IT Asset Management Software, Freshservice Blog; Twitter: @freshserviceapp

41. Selecteer een asset inventory management systeem dat integreert met je boekhoudsysteem. “Ideaal wil je dat je voorraadbeheersysteem integreert met je boekhoudsysteem zodat je up-to-date financiële informatie hebt om te begrijpen hoe je bedrijf doet, zodat je tijdige en goed geïnformeerde beslissingen kunt maken. Voor bedrijven die al Intuit's QuickBooks boekhoudsoftware gebruiken, kunnen voorraadwaarderingen in real-time getrackt worden en de financiële statements naadloos bijgewerkt voor voorraadsveranderingen.

“Wat voor systeem je ook kiest, behoud de effectiviteit ervan door regelmatige voorraadtellingen uit te voeren van wat je op voorraad hebt, en verschillen tussen je fysieke voorraadrekening en je voorraadrecords op tijd te reconciliëren. Je moet begrijpen waarom deze reconciliërende verschillen ontstaan en het potentiële risico op diefstal managen.” – Orin Schepps, Seeing Clearly: 3 Tips for Effective Sales Inventory Management , Consultance Accounting; Twitter: @Consultancellc

42. Overweeg IT asset management in termen van centralisatie. “In de realiteit zouden alle IT winkels de middelen (beleid, procedures, tools) moeten hebben om asset management voor het enterprise te ondersteunen. De mogelijkheid om aankopen, kosten, contracten, locaties en afvoergegevens te registreren helpt de organisatie geïnformeerde beslissingen te maken over strategische aankopen.

“We zijn allemaal voor het minimaliseren van incrementele risico's en gerelateerde kosten geassocieerd met IT infrastructuurprojecten die gebaseerd zijn op oude, onvolledige en/of minder accurate informatie. Dus een centrale locatie van deze activa helpt bij het uitvoeren van belangrijke upgrades op versies van apparatuur en software.” – Norm Brien, IT Asset Management: How to Be Efficient, CIO; Twitter: @CIOonline

43. Gebruik je IT om self audits te prioriteren. “Risico is de hoofdoorzaak van onzekerheid in elke organisatie. Dus bedrijven focussen steeds meer op het identificeren van risico's en het managen ervan voordat ze het bedrijf überhaupt beïnvloeden. In de wereld van IT inventory management, kunnen self-auditing processen bedrijven helpen proactief problemen te vinden voordat een echte audit plaatsvindt. Op de hoogte blijven van audits kan ook soepelere projecten zoals datacenter consolidaties of decommissioningen faciliteren.

“Terwijl veel bedrijven cursory audits uitvoeren en sommigen misschien meer uitgebreide audits af en toe doen, zullen deze oppervlakkige audits waarschijnlijk geen issues opwerpen die tijdens een echte software compliance audit gevonden zouden worden.” – Jeremy Schaller, IT Inventory Management: What, Why, and How (Best Practices), exIT Technologies; Twitter: @exittech

44. Maak gebruik van geautomatiseerd onderhoudsscheduling voor alle activa. “De meeste onderhoudsbeheersoftware stelt je in staat om gedetailleerde notities te bewaren op alle aspecten van elk gegeven asset. Maak gebruik hiervan door onderhoudsgeschiedenis en kosten bij te houden. Dit kan dienen als een vergelijkingspunt voor de toekomst, of als een manier om te beoordelen of een bepaald model betrouwbaar is zodra vervanging noodzakelijk wordt. Op dezelfde manier, het bijhouden van kalibratiegebeurtenissen en troubleshooting resultaten voor een asset zal nuttig bewijzen over meerdere locaties en voor meerdere activa.” – 7 Tips for Better Asset Management with Maintenance Management Software, DPSI; Twitter: @dpsiCMMS

45. Gebruik geteste en bewezen asset tag technologie om je activa bij te houden. “Naarmate je bedrijf groeit, is het gebonden om een groot assetbestand te verwerven. Met al deze extra tools en machines, is voorraadincontrole gebonden om lastig te worden. De makkelijke uitweg zou zijn om een tracking systeem te bedenken wat inventarisprocessen veel meer gestroomlijnd maakt. Om te beginnen, moet je alle asset IDs die in je magazijn gelegen zijn invoeren. Dit is belangrijk omdat je medewerkers moeten weten waar een specifiek stuk apparatuur zich bevindt. Directe data op activa helpen stafmedewerkers hun dagelijkse taken veel efficiënter uit te voeren!

“Met speciale features inbegrepen in asset inventory software, kun je barcodes creëren voor al je kantooritems. Barcode en QR labels staan je toe om snel te scannen en alle relevante informatie in je systemen in te voeren. Bijvoorbeeld, je kunt de magazijnlocatie van asset X op een bepaald moment opslaan. Asset tags laten je ook voorraadbewegingen tracken elke keer dat een medewerker een asset uitleent. Monitor zakelijke activiteiten met gemakkelijk toegankelijke informatie om asset optimalisatie te verhogen.” – The 5 Rules to Simplify Asset Management with Asset Inventory Software, EZOfficeInventory; Twitter: @officeinventory

46. Implementeer de beste systeemondersteuning mogelijk. “Inclusief exception reporting, voorraad op hand en on-order beschikbaarheid per locatie, alsook projectie van hoe SKU's verkopen vs. wanneer inkooporders geplaatst moeten worden om stock-outs te voorkomen. Dit omvat ook de mogelijkheid om een SKU hoeveelheid te reserveren voor een klantorder, en vendor management om vendor-gezonden orders te monitoren en tracken.” – Curt Barry, Founder & Chairman of F. Curtis Barry & Company, 10 Tips for Improving Your Inventory Management, Multichannel Merchant; Twitter: @mcmerchant

47. Vertrouw op high-tech automatisering. “Activa handmatig managen kost veel tijd, inspanning, en kosten zonder de equivalente resultaten te krijgen. Om je asset management te optimaliseren, overweeg een geautomatiseerde asset management oplossing te gebruiken. Deze software automatiseert je asset management processen, zoals asset waarde en afschrijving tracking, asset onderhoud, contractbeheer, kostenanalyse, en diepgang rapportage generatie. Door complexe asset management taken te automatiseren, zul je in staat zijn de efficiëntie, effectiviteit en productiviteit van je bedrijf te verbeteren.” – 5 Effective Asset Management Tips for Improving Business Efficiency, BusinessTech; Twitter: @HashMicro

48. Gebruik je bedrijfs IT data om big picture voorspellingen te maken. “Begrijp dat in de huidige economische klimaat, contant geld koning is. Als je in een goede positie zit, maak besparingen in je uitgaven maar investeer in tools en mensen die je op de lange termijn helpen je bedrijf te laten groeien en grotere efficiëntie te drijven. Met ontslagen en bedrijven die erger zijn om verkoop hoog te houden, kun je sommige topkwaliteit talent en uitstekende deals op de technologie tools die je nodig hebt veiligstellen.” – Bill Harrison, President of Demand Solutions, Top Five Tips to Rescue Your Business with Inventory Management, All Business; Twitter: @AllBusiness_com

49. Zorg dat je IT inventory asset management systemen uitgerust zijn met eenvoudige integratietools. “De IT Asset Management applicatie moet makkelijk te integreren zijn met andere applicaties. Stel je voor uren te besteden aan het integreren van de IT Asset Management applicatie met de helpdesk applicatie die je bedrijf gebruikt. Het zal puur tijd- en hardwerk verspilling zijn, en nu stel je je voor wat er gebeurt als je bedrijf besluit over te stappen op een andere ticketing software. Het zal een dubbele klap zijn. Nu moet je tijd besteden aan het leren van de nieuwe helpdesk applicatie en tegelijkertijd moet je een expert vragen om een aanzienlijke hoeveelheid tijd te besteden aan het uitzoeken hoe de bestaande IT asset management applicatie te integreren met de nieuwe helpdesk applicatie die je net hebt gekocht.” – Vaishali Gopi, Important Tips to Consider in Buying IT Asset Management Software, Maintworld; Twitter: @maintworld

50. Integreer alle ERP data met een asset-gebaseerd beheersoftware. “Bedrijven zouden moeten overwegen hun enterprise resource planning oplossing te integreren met voorraadbeheersoftware. Het implementeren van mobile data verzameling technologieën in het magazijn zal helpen medewerkers en managers op de hoogte te houden van voorraad en hen helpen te zien waar en wat ze op hun planken hebben, wat makkelijker pikken en levering mogelijk maakt.” – Dustin Caudell, 5 Tips for Successful Inventory Management, RFgen; Twitter: @RFgenSoftware