Asset Inventory Management:Tools en Process Explained

Als iemand u om een ​​lijst van de activa van uw bedrijf zou vragen, zou u die dan kunnen verstrekken? Hoe zit het met de exacte locatie, staat en gebruik van elk activum?

Organisaties met een groot aantal fysieke bedrijfsmiddelen kunnen die vragen alleen beantwoorden als ze over het juiste voorraadbeheersysteem en proces beschikken. Het instellen ervan speelt een belangrijke rol bij het verlagen van de kosten van uw activabeheer en het verbeteren van de algehele bedrijfsproductiviteit.

Om dat te kunnen doen, moet u eerst begrijpen wat asset voorraadbeheer inhoudt en welke tools u kunt gebruiken om dit proces te stroomlijnen en te optimaliseren.

Het verschil tussen activabeheer en voorraadbeheer

Asset voorraadbeheer is in zekere zin een liefdeskind van asset management en voorraadbeheer. Om het voorraadbeheer van activa te begrijpen, moeten we dus eerst de overkoepelende concepten uitleggen.

Hier zijn de noodzakelijke definities om ons te helpen de discussie te kaderen.

Wat is een asset?

Activa zijn middelen die een bedrijf gebruikt om zijn bedrijf te runnen:producten produceren of een dienst leveren.

Meestal wordt het woord activa gebruikt om te verwijzen naar fysieke activa zoals machines, voertuigen, armaturen, computerapparatuur, meubels en dergelijke.

In een bredere zin van het woord kan een asset ook intellectueel eigendom (zoals patenten) en digitale assets (zoals belangrijke documenten, webinars, video's, whitepapers...) betekenen.

Wat is voorraad?

Het woord inventaris verwijst naar een brede categorie materialen en items die worden gebruikt om een ​​product te bouwen, evenals voor afgewerkte goederen die het bedrijf van plan is te verkopen. Er zijn veel verschillende soorten inventaris, de belangrijkste categorieën zijn:

• grondstoffen en componenten (items die deel uitmaken van het eindproduct)
• WIP (onderhanden werk) voorraad (halffabrikaten; halffabrikaten)
• afgewerkte goederen (items die het bedrijf van plan is te verkopen)
• onderhoud, reparatie en operaties (MRO) inventaris (benodigdheden die nodig zijn om onderhoudswerkzaamheden uit te voeren)

Wat is vermogensbeheer?

Activabeheer verwijst naar de set tools en praktijken die worden gebruikt om bedrijfsmiddelen op te sporen, te onderhouden en te repareren. Het bestrijkt de hele levenscyclus van activa, van aanschaf tot verwijdering.

De belangrijkste doelen van vermogensbeheer zijn:

• het bijhouden van de activa van het bedrijf
• activa in topconditie houden om de kans op onverwachte storingen te verkleinen en de levensduur van activa te verlengen
• om alle onderhoudswerkzaamheden te stroomlijnen (reactief of proactief)

Goed assetmanagement leidt altijd tot verbeterde assetprestaties, minder veiligheidsincidenten, verbeterde bedrijfsproductiviteit, en vooral, lagere bedrijfskosten .

Wat is voorraadbeheer?

Voorraadbeheer omvat tools en praktijken die worden gebruikt om uw voorraad te beheren. Het omvat acties zoals het kopen, opslaan en volgen van voorraad. Het houdt ook de voorraadvoorraad en de productievraag in de gaten om nauwkeurige voorraadprognoses voor de komende maanden te maken.

Slechte voorraadbeheerpraktijken leiden tot over- en onderbevoorrading, verloren artikelen, problemen met verkopers en leveranciers en verschillende productiviteitsproblemen , die allemaal een negatief effect kunnen hebben op uw bedrijfsresultaten.

Een belangrijk onderdeel van voorraadbeheer is het voorraadbeheer van reserveonderdelen. Het wordt gebruikt om MRO-voorraad te voorspellen, in te kopen, op te slaan en te volgen. MRO-items hebben een speciale sectie omdat ze het enige type voorraad zijn dat uiteindelijk geen deel uitmaakt van het eindproduct . In plaats daarvan zijn dit items die worden gebruikt om bedrijfsmiddelen te onderhouden en te repareren (verbruiksartikelen zoals lijmen en lasstaven, schoonmaakbenodigdheden, kantoorbenodigdheden, vervangende onderdelen voor verschillende activa ...).

Het doel van voorraadbeheer van activa

Zoals de naam al doet vermoeden, houdt de inventaris van activa zich bezig met het hebben van een up-to-date inventaris van de activa van uw bedrijf.

Voorraadbeheer van activa is een onderdeel van een strategie voor activabeheer die tot doel heeft:

• maak een centrale opslagplaats van alle activa die het bedrijf wil volgen
• de fysieke locatie van de bedrijfsmiddelen volgen (vooral belangrijk voor bedrijfsmiddelen die op verschillende locaties worden gebruikt, zoals transport- en bouwmachines) 
• het gebruik van activa volgen (tijd van in gebruik zijnde activa versus inactieve tijd)
• prestaties van activa bijhouden
• volg de staat van het activum (vaak gedaan door te kijken naar de onderhoudsgeschiedenis van het activum in kwestie)
• het activum volgen tijdens zijn levenscyclus (zodat de boekhouding vaste activa in de loop van de tijd correct kan afschrijven en zodat managers upgrades of de verkoop en aankoop van vervangende activa kunnen plannen)

Natuurlijk kunt u niet al deze elementen op elk afzonderlijk item toepassen. U gaat de prestaties van uw meubels of rails niet meten als uw gebouwventilatiesysteem naar een andere locatie is gelopen.

Het is aan de organisatie om te beslissen welke statistieken ze willen bijhouden voor verschillende activa.

De rol van activatracering bij het beheer van activavoorraad

Asset tracking maakt gebruik van elektronische tags om de huidige locatie, gebruiker, conditie en opslaglocatie van een asset te volgen.

Er zijn meerdere manieren om activa bij te houden:

• scanbare barcodelabels
• RFID
• Bluetooth Low Energy (BLE)
• GPS

Elk item moet een unieke item-ID hebben, zodat we geen ruimte laten voor interpretatie en verwarring wanneer we meerdere items van hetzelfde type hebben. Om vergelijkbare redenen is het een goed idee om een ​​centrale opslagplaats van uw activa te hebben met bijbehorende activalogboeken.

Die logboeken zijn met name handig om de verplaatsing van bedrijfsmiddelen te volgen die gebruikmaken van streepjescodelabels. Ze registreren wanneer het activum de laatste keer is verplaatst en wie het heeft verplaatst (wie is de huidige gebruiker van het activum). Met andere woorden, u kunt de bewaarketen volgen voor items die vaak worden verplaatst.

Meer geavanceerde trackingmethoden zoals GPS volgen de activalocatie in realtime. Desalniettemin zijn activalogboeken nog steeds erg handig omdat ze de onderhoudsgeschiedenis en de kosten van elk activum bijhouden.

Het hebben van een systeem voor het volgen van activa vermindert aanzienlijk de kans dat een belangrijk item wordt gestolen of zoek raakt. Bovendien kan het gegenereerde datasysteem worden gebruikt om de afschrijving van activa te berekenen (en voor andere financiële doeleinden).

De voordelen van het gebruik van een voorraadbeheersysteem voor activa

Het implementeren van een asset voorraadbeheersysteem (soms afgekort als AIM) helpt u bij het bouwen van een centrale opslagplaats van uw activa. De mogelijkheid om dat te doen is op meer dan één manier nuttig.

1) Verbeterde productiviteit

Het kennen van de locatie van elk activum, de staat ervan en hoeveel het wordt gebruikt, kan de productiviteit op veel verschillende niveaus verhogen.

Door te weten waar het asset zich bevindt, hoeven medewerkers geen tijd te verspillen aan het opsporen van de locatie.

Door de toestand ervan te kennen, elimineert u de kans dat een werknemer tijd verspilt aan de voorbereiding van een bepaald proces, om er vervolgens achter te komen dat het activum defect is, gedeeltelijk functioneel is of wordt stilgelegd voor onderhoudswerkzaamheden.

Door het gebruik en de prestaties van activa te volgen, kan de organisatie upgrades of de aankoop van nieuwe activa plannen op een manier die aansluit bij hun behoeften. Bovendien helpt het het bedrijf een optimaal niveau van activavoorraad te behouden.

2) Lagere operationele kosten

Activa zijn nodig voor het uitvoeren van bedrijfsactiviteiten. Als een actief wordt gestolen of zoek raakt, moet het bedrijf vervangingen kopen, waardoor de operationele kosten stijgen. Een up-to-date asset-inventaris in combinatie met asset-tracking voorkomt dat dit gebeurt.

Bovendien elimineert het hebben van een digitaal voorraadbeheersysteem voor activa de noodzaak van handmatige gegevensinvoer, elimineert administratief werk en vermindert de noodzaak van vervelende controles van de activa-inventaris. Het eindresultaat is lagere arbeids- en operationele kosten.

3) Het vermogen om de waarde van activa te schatten

Activa die regelmatig worden gebruikt, verliezen na verloop van tijd hun waarde. Dit is de reden waarom de boekhouding activa afschrijft.

Als u de activawaarde nauwkeurig wilt afschrijven, moet u weten wat de oorspronkelijke activawaarde voor de organisatie is, in welke fase van de levenscyclus deze zich bevindt en hoeveel deze wordt gebruikt. Dit geeft u een goed idee van hoe snel het actief zal verslechteren. Al deze gegevens kunnen worden gevonden in een AIM-systeem als de database up-to-date wordt gehouden.

De records kunnen worden vergeleken met het EAM/CMMS-systeem van het bedrijf voor nog meer inzicht. Gedetailleerde inventarislogboeken en onderhoudsgeschiedenis zijn immers de beste manier om de staat van het activum te achterhalen en de resterende gebruiksduur in te schatten.

Op een gegeven moment wordt een asset een last. Met andere woorden, de waarde die het voor de organisatie oplevert, zal lager zijn dan de hoeveelheid middelen die u moet besteden om het operationeel te houden. Beheer van activavoorraad helpt u te beseffen wanneer u dat punt hebt gepasseerd, en helpt u bij het plannen van nieuwe activa-aankopen.

4) Minder gedoe bij het coördineren van onderhoudswerkzaamheden

Het plannen van onderhoudswerkzaamheden voor defecte activa is veel eenvoudiger dan het plannen van routinematig onderhoudswerk. Het heeft een simpele reden:kapotte activa zijn niet in gebruik.

Wanneer een onderhoudssupervisor geplande uitvaltijd moet plannen voor activa die operationeel zijn, kan hij dat niet zomaar doen. Het maakt niet uit of we het hebben over het opnieuw installeren van Windows op een kantoor-pc of het uitschakelen van de lopende band voor een maandelijkse inspectie. Ze moeten weten wanneer de activa gratis zijn om de operationele activiteiten niet te verstoren of te knoeien met het productieschema. Voor complexe activa en machines op de fabrieksvloer kan voorspellende onderhoudstechnologie helpen bij het vooraf plannen van onderhoudsactiviteiten.

Weten "wanneer" om onderhoud te plannen is belangrijk, maar "waar" ook. Veel assets worden door verschillende mensen op verschillende locaties gebruikt. Voertuigen en computerapparatuur zijn de eerste die in je opkomen. Onderhoudstechnici moeten de locatie weten van het activum waaraan ze moeten werken.

5) Toekomstige aankopen informeren

Een puls hebben op uw activainventaris is essentieel voor het optimaliseren van uw inkoopproces en voor het plannen van nieuwe aankopen.

Stel dat u bijvoorbeeld 20 laptops beschikbaar heeft voor uw personeel. Als het gebruik van activa goed wordt bijgehouden, weet u dat 15 laptops regelmatig worden gebruikt en 3 af en toe. Als u een nieuwe medewerker in dienst neemt, weet u meteen dat u geen extra computerapparatuur hoeft aan te schaffen.

Evenzo kunt u een heleboel activa van hetzelfde type hebben, maar van verschillende leveranciers. Dit is een kans om de prestaties van activa en de onderhoudskosten te vergelijken. Weten welke leverancier een betere prijs biedt, is nuttige informatie voor uw volgende aankoop.

Waar moet u op letten bij software voor voorraadbeheer van activa

Om deze vraag te beantwoorden, moet u eerst uw behoeften op het gebied van vermogensbeheer begrijpen.

Hoeveel activa heb je? Wilt u industriële activa, kantoorapparatuur of beide volgen en beheren? Wilt u zich concentreren op het bijhouden van de inventaris van activa of heeft u software nodig die u ook kan helpen bij het plannen van routineonderhoud en het beheren van onderhoudstickets?

Bespreek welke assetmanagementproblemen u met de software wilt oplossen (verloren voorwerpen, frequente uitval van apparatuur, hoge operationele kosten…). Daarmee wordt het veel gemakkelijker om een ​​lijst te maken van je onmisbare functies.