IT Asset Management (ITAM) vereist de zorgvuldige constructie van bedrijfsprocessen die de identificatie, tracking en het beheer van IT-gerelateerde activa voor een organisatie mogelijk maken. Om de juiste hoeveelheid controle over alle activa te behouden, is het belangrijk voor een bedrijf om precies te overwegen hoe ze ITAM-tools zullen implementeren. Met overwegingen op het gebied van regelgeving, veiligheid en beveiliging die per bedrijfstak en bedrijf verschillen, zijn deze beslissingen cruciaal.
Aangezien de wereldwijde ITAM-markt naar verwachting in 2026 zal verdubbelen en een marktomvang van meer dan $ 2 miljard zal bereiken, is er enorm veel belangstelling voor deze technologieën en systemen. Een goed ontwikkeld IT-activabeheerprogramma vereist de deelname van een volledig personeelsbestand om succesvol te zijn. Het bijhouden van nauwkeurige gegevens, het implementeren van asset-tags (zoals folielabels, rigide Metalphoto® asset-tags en verzegelde en vernietigbare vinyl asset-tags om diefstal te ontmoedigen), en het volgen van preventieve onderhoudsplannen zijn slechts enkele van de vele stappen die nodig zijn langs de manier.
In dit bericht hebben we 50 ITAM-best practices verzameld die u kunnen helpen bij het ontwikkelen van een robuust IT-assetbeheerplan voor uw bedrijf. Deze lijst richt zich op hardwareoverwegingen en hoe u het beste een softwareplatform en een betrokken personeelsbestand kunt gebruiken om kritieke activa te bewaken en te volgen. We hopen dat je een aantal geweldige ideeën en concepten vindt die je bestaande benadering van ITAM kunnen verbeteren en nieuwe manieren vinden om de kosten te minimaliseren en de productiviteit te maximaliseren.
- Beste praktijken voor het inventariseren van IT-activa
- Het gebruik van IT-middelen door medewerkers beheren
- Beste praktijken voor het taggen en volgen van IT-middelen
- Algemene best practices voor IT-activabeheer
Beste praktijken voor het inventariseren van IT-activa
1. Inventariseer uw IT-componenten op de juiste manier . “Breek dat raamwerk nu op in zijn individuele IT-componenten en hoe deze zich verhouden tot uw doel, strategie en visie. Maak een inventaris van IT-componenten, waarin u vergelijkt wat u wilt dat IT doet met wat IT al doet. Maak deze inventaris als een overzicht op hoog niveau van wat IT biedt, vergelijkbaar met wat u in een organigram zou zien. Je bent op zoek naar functionele gebieden die jouw IT-organisatie definiëren.” – Joe Hertvik, Organizational Change Management (OCM):A Template for Reorganizing IT Around Your Vision, BMC; Twitter:@bmcsoftware
2. Schakel spook- en zombieactiva uit . “Spookactiva zijn ofwel vermist/gestolen of die activa die in uw boeken worden vermeld. Maar fysiek zijn ze niet beschikbaar. Zombie-activa zijn fysiek aanwezig, maar worden niet in de boeken genoemd. Ze deden zich voor vanwege niet-efficiënte vermogensbeheerpraktijken en beide effecten op de belastingheffing. Waarom spookactiva een probleem is? Omdat je belasting betaalt voor een goed dat je niet gebruikt.” – 7 beste praktijken voor vermogensbeheer voor uw bedrijf, AssetInfinity; Twitter:@assetinfinity
3. Inventariseer "Bring Your Own Device"-middelen op de juiste manier . “De derde stap is ervoor te zorgen dat uw mobiele activa ook worden gevolgd. In eerste instantie heb je misschien geen Bring Your Own Device ITAM-beleid, maar je kunt altijd beginnen door gebruikers te vragen hun persoonlijke apparaten te registreren voor MDM-tracking. Deze persoonlijke apparaten bevinden zich op en buiten het thuisnetwerk en vereisen daarom dynamische technieken voor het ontdekken van activa." – best practices voor IT-activabeheer, ManageEngine; Twitter:@manageengine
4. Weet wanneer u verouderde middelen moet upgraden . “Niet weten welke middelen beschikbaar zijn voor uw medewerkers kan een negatieve impact hebben op hun werk. Verouderde apparatuur op het netwerk kan vertragingen veroorzaken voor kritieke zakelijke apps of anderszins de gebruikerservaring negatief beïnvloeden. Door de levenscycli van activa te volgen en manieren te vinden om ze veilig te upgraden of te vervangen, kan de productiviteit worden verbeterd.” – Eric Dosal, wat is IT Asset Management (ITAM) en waarom is het belangrijk?, Compuquip; Twitter:@compuquip
5. Gebruik een geautomatiseerd proces voor het ontdekken van activa . “Door gebruik te maken van een geautomatiseerde asset discovery- en beheerfunctionaliteit, samen met een server- en applicatiemonitoringtool, kan een organisatie de details van de computerinventaris zien, terwijl ze een servercrash of applicatieprestatieprobleem oplossen. Detectie van ongeoorloofd en niet-conform gebruik van hardware of software op hun bedrijfswerkstation kan ook worden beoordeeld.” – Wat is IT Asset Management – Best Practices, DataVista; Twitter:@datavista_inc
6. Overweeg geautomatiseerde hulpmiddelen voor activadetectie . “Deze gegevens worden opgeslagen in een centrale repository, waarvan de logistiek niet altijd praktisch is gezien de omvang van de huidige technologie-stacks van organisaties. Daarom kunnen ITAM-software en -applicaties van derden voordelig zijn voor veel bedrijven. Deze tools detecteren automatisch hardware, software en netwerkactiva, terwijl ze gegevens verzamelen en opslaan, zodat bedrijven slimme beslissingen kunnen nemen en hun ROI kunnen optimaliseren.” – Wat is IT-activabeheer?, Workflow; Twitter:@ServiceNow
7. Gebruik zowel geautomatiseerde als fysieke inventarisatietools . “Zowel geautomatiseerde detectie als fysieke inventarisatietools, zoals het scannen van streepjescodes, zijn vereist om een continu beheer van activa te garanderen in zowel operationele als niet-operationele delen van de levenscyclus. Zonder fysieke inventarismogelijkheden is het onmogelijk om bepaalde IT-assetbeheerprocessen en best practices te ondersteunen, zoals het ontvangen en doorrollen van (fysieke) inventaris.” – IT Asset Management:het draait allemaal om proces, provance en Gartner. Twitter:@Provance
8. Pas strategische praktijken voor voorraadplanning toe . “Als je bijhoudt welke voorraad je in je IT-infrastructuur hebt, wordt het gemakkelijker om toekomstige uitgaven voor activa te plannen. Zonder te weten wat er momenteel in uw eindgebruikerssystemen aanwezig is – zowel hardware als software – is het erg moeilijk om een inkoopbudget te plannen. Het kan zijn dat u uiteindelijk meer activa aanschaft, en activa die niet nodig zijn. Met gecentraliseerd en gestroomlijnd activabeheer kunt u uw hele netwerk scannen en aangeven welke hardware en software uw systeem gebruikt.” – Vinod Mohan, Voordelen en best practices voor IT-activabeheer, Solarwinds; Twitter:@solarwinds
9. Vergeet de beschikking over IT-activa niet . “IT-asset disposition (ITAD) is een bedrijf dat is gebouwd rond de veilige en ecologisch verantwoorde verwijdering van verouderde, verouderde of ongewenste IT-producten. ITAD wordt vaak over het hoofd gezien, zelfs door organisaties met robuuste IT-afdelingen, en kan een van de sterkste waardestimulansen zijn die verband houden met IT-activabeheer, omdat het organisaties in staat stelt aanzienlijke kosten terug te verdienen bij het weggooien van IT-apparatuur die niet langer nodig is. Organisaties kunnen hun IT-activabeheersysteem gebruiken om de gebruiksgegevens van verschillende IT-apparatuur bij te houden en te bepalen wanneer apparatuur moet worden vervangen.” – Mike Bollman, IT-activabeheer 101, Cherwell; Twitter:@Cherwell
10. Zorg voor een gecentraliseerde voorraad . “Het beoordelen van je IT-afdeling is de eerste stap naar een solide ITAM-proces. Analyseer en registreer uw activa om een georganiseerde inventaris te creëren. Houd rekening met alle aspecten van IT, inclusief datacenters, computers, cloudmiddelen en netwerken, om een globaal inzicht te krijgen in uw beschikbare resources. Met software voor IT-activabeheer kunt u eenvoudig uw huidige voorraad volgen en nieuwe producten of informatie toevoegen zodra ze worden verkregen.” – 5 voordelen van IT-activabeheer en best practices voor uw bedrijf, Nearshore-technologie; Twitter:@nearshore_tech
11. Integreer compliance en governance met ITAM . “In het verleden werden IT-activabeheerders meer gezien als beheerders van voorraadbeheer, maar die oude aanpak is in de loop der jaren drastisch veranderd om nu contractuele verplichtingen te omvatten, waaronder compliance en governance, financiële verplichtingen zoals rendement op investering (ROI) en totale kosten eigendomsrechten (TCO) en voorraadprocessen, waaronder controles, boekhoudpraktijken, het beveiligen van merken en problemen met intellectueel eigendom.” – Todd R. Weiss, Best practices voor IT-activabeheer tijdens een pandemie, Cybersecurity Asset Management; Twitter:@AxoniusInc
12. Maak een formeel afboekingsproces voor activa . “Afhankelijk van je land zijn er een aantal manieren om geld te verdienen, legale manieren om van oude hardware af te komen. Er zijn organisaties die de oude hardware van de organisatie kopen en deze vervolgens als ‘refurbished’ doorverkopen. Er zijn ook recyclingbedrijven, liefdadigheidsorganisaties en scholen waar de organisatie hun oude hardware aan kan doneren. Het is belangrijk om te onthouden dat u alle gegevens van de hardware moet wissen voordat u het activum weggooit. Dit moet onderdeel zijn van het pensioenproces.” – David Foxen, Het belang van effectief HAM (Hardware Asset Management), The ITAM Review; Twitter:@itamreview
Het gebruik van IT-middelen door medewerkers beheren
13. Vermijd schaduw-IT-praktijken onder personeel . “Steeds vaker worden applicaties, licenties en andere IT-assets gekocht, beheerd en gebruikt in 'de schaduw', zonder medeweten van het centrale IT-team. Software die samenwerking gemakkelijker maakt, kan IT op de hoogte houden, waardoor andere teams productiever kunnen zijn en risico's en onnodige kosten worden vermeden.” – Wat is IT-activabeheer (ITAM)?, Atlassian; Twitter:@atlassian
14. Individueel gebruik van activa optimaliseren . “Hardware asset management richt zich op het optimaal benutten van de assets van een organisatie door inactieve of onderbenutte assets te gebruiken. Gebruik de software om uw voorraad nauwkeurig bij te houden, zodat u niet te veel uitgeeft. Omgekeerd ontvangt u tijdig waarschuwingen wanneer de voorraad een lage besteldrempel bereikt. Door standaarden te creëren door dergelijke informatie te gebruiken, kunnen bedrijven alleen kopen wat nodig is en voorkomen dat ze hardware-activa op de plank leggen." – 6 manieren waarop hardware Asset Management-software uw bedrijf ten goede komt, AssetSonar; Twitter:@assetsonar
15. Stel een duidelijk bestuursbeleid vast . “We willen geloven dat we solide processen hebben, maar onze IT-organisatiestructuur stelt geen enkele groep binnen IT in staat om een solide proces op te zetten. Een sterke focus op goed bestuur zou deze problemen oplossen. Senior managers moeten erkennen dat processen mislukken zonder governance. Het vaststellen van specifieke doelen voor het programma, waaronder het definiëren en beheren van de scope. Leiderschaps- en bedrijfsveranderingen zullen van invloed zijn op de reikwijdte en prioriteit. We moeten doelen, beleid en processen opnieuw bekijken wanneer de bedrijfsprioriteiten verschuiven.” – Patricia Adams, IT Asset Management Best Practices om u te helpen 's nachts te slapen, Ivanti; Twitter:@GoIvanti
16. Beheer de eindgebruikerservaring . “Vaak kunnen assets worden vernieuwd, simpelweg omdat gebruikers om vervanging vragen, aangezien niemand bijhoudt hoe lang ze al in gebruik zijn. Als alternatief worden activa gebruikt totdat ze kapot gaan of de frustratie van gebruikers toeneemt vanwege de prestatietijden van de app en beperkte opslagruimte op oudere modellen. Het hebben van een geautomatiseerd systeem – met vaste vernieuwingsdatums en een systeem dat IT-servicetickets en -verzoeken vastlegt – zal prestatieproblemen signaleren en een productievere gebruikerservaring bieden.” – Ian Aitchison, Wat zijn enkele effectieve strategieën voor IT-activabeheer?, MobiChord; Twitter:@MobiChord
17. Samenwerking tussen medewerkers bevorderen . “Maak uw medewerkers sterker. Gedeelde middelen kunnen effectiever worden gebruikt door middel van gezamenlijke feedback en inzichten. Bovendien kunnen medewerkers nuttige inzichten verschaffen in onderwerpen die verband houden met vermogensbeheer. Dit omvat verwijzingen naar productveiligheid, ontwikkeling van vaardigheden en ander kennisbasismateriaal dat kan worden bijgewerkt en waarnaar door werknemers kan worden verwezen.” – Voordelen van IT Asset Management – Een goed idee voor bedrijven, EZOfficeInventory; Twitter:@OfficeInventory
18. Medewerkers in staat stellen ITAM-informatie te gebruiken . “Geconfronteerd met een overweldigend aantal cruciale beslissingen die bijna onmiddellijk moeten worden genomen, voelen leiders de drang om de autoriteit te beperken en de controles aan te scherpen. Het is echter een betere benadering om de juiste teams te machtigen en gebruik te maken van de informatie in uw IT Asset Management-systeem. Onze wereld verandert nog steeds in een ongelooflijk snel tempo, dus u en uw plannen moeten flexibel zijn en uw beslissingen moeten gebaseerd zijn op tijdige en nauwkeurige informatie.” – Uw bedrijf positioneren voor wereldwijde veerkracht, SunView; Twitter:@sunviewsoftware
19. Overweeg de gevolgen van werken op afstand . “In de toekomst wordt alles anders gemeten omdat medewerkers thuis zitten. Hun tevredenheid over hun IT-afdeling zal zijn hoe gemakkelijk het voor hen is om de hardware en activa die ze nodig hebben, aan hen geleverd te krijgen. Bedrijven moeten hun bedrijfsvoering en de waarde die ze uit hun IT- en digitale systemen willen halen, heroverwegen.” – Hardware Asset Management in de thuiswerkomgeving, AMI; Twitter:@AMItracks
20. Houd medewerkers op de hoogte van updates . “Een efficiënt assetmanagementproces zorgt er ook voor dat u kunt voldoen aan de regelgeving met betrekking tot apparatuur en kunt voldoen aan eventuele auditvereisten. Door uw team te waarschuwen voor aankomende behoeften (zoals software-updates, periodiek routineonderhoud of apparaten die aan het einde van hun levensduur zijn), kunt u besluitvormers proactief adviseren over acties, waardoor de efficiëntie van uw bedrijf wordt verhoogd.” – Hoe de waarde van IT Asset Management, SolarWinds, aan te tonen; Twitter:@SolarWinds
21. Houd rekening met de vereisten op het gebied van regelgeving en beveiliging . “De meeste werknemers die in een kantooromgeving werken, hebben door het bedrijf geleverde desktops, en bedrijven krijgen steeds vaker mobiele IT zoals smartphones en tablets. Een oplossing voor IT-activabeheer helpt diefstal en ongewenste overdracht te voorkomen, stroomlijnt de coördinatie van onderhoud en zorgt voor snelle vervanging wanneer activa defect raken. Bepaalde bedrijven en zelfs IT-bedrijven die diensten van derden leveren aan sterk gereguleerde industrieën, moeten mogelijk een oplossing voor het volgen van IT-activa hebben die aan de minimumnormen voldoet.” – Asset Tracking:aangepaste systemen en oplossingen voor het bewaken en volgen van activa in een groot aantal branches, Camcode; Twitter:@camcode
22. Verzamel continue feedback . “Uw ITAM-proces is niet statisch. Probeer uw proces voortdurend te verbeteren en te verfijnen. Houd open communicatie met uw aangewezen ITAM-team. Vraag hun feedback over hoe het gaat en wat ze van je nodig hebben om effectiever te kunnen opereren. Vraag feedback aan medewerkers buiten het ITAM-team en vraag hen hoe zij het programma ervaren.” – Succesvol IT-activabeheer:5 best practices, technische dump; Twitter:@TechDumpMN
Beste praktijken voor het taggen en volgen van IT-activa
23. Bewaar belangrijke informatie voor elk item . “De informatie die bij elke hardware-asset wordt opgeslagen, moet er in ieder geval voor zorgen dat de asset uniek kan worden geïdentificeerd. Om hardware-assets te optimaliseren, moeten IT-beheerders aanvullende informatie bijhouden met betrekking tot garantie, ondersteuningscontracten, onderhoud en andere variabelen. Hardware asset management moet ook data bevatten om SAM te ondersteunen.” – Hoe u uw IT-inventaris effectief kunt beheren, Comparesoft; Twitter:@comparesoft
24. Volg de volledige levenscyclus van IT-middelen . “Een van de belangrijkste processen van IT Asset Management is het volgen van de volledige levenscyclus van uw assets. Dit omvat verzoeken van werknemers voor een nieuw activum, goedkeuring van het management, inkoop, voorziening, recycling en pensionering. Een ITAM-strategie helpt bij het vaststellen van de juiste procedures om deze processen soepel te laten verlopen. Door elk onderdeel van de levenscyclus van activa te beheren, kan IT werknemers een kwaliteitsservice bieden en hen op de hoogte houden om de juiste beslissingen te nemen.” – Wat zijn IT Asset Management-processen?, Vizor; Twitter:@VIZOR_cloud
25. Begrijp de werkelijke kosten van elk item . “Elk bezit heeft een prijs, en geld is de taal van het zakendoen. Integreer ITAM met financieel IT-beheer om meer respect van de rest van uw bedrijf te verdienen. U zult in staat zijn om regelmatig kosten te communiceren via showback- of chargeback-facturen en financieel beheer gebruiken om de vraag te beheren en een kostenbewuste cultuur te stimuleren.” – Brian Hollandsworth, 10 tips voor het winnen van de uitdaging voor IT-activabeheer, Network World; Twitter:@networkworld
26. Standaardiseer uw definitie van IT-middelen . “Niet-standaard IT-apparatuur en software kan een organisatie veel geld kosten. Het zorgt ervoor dat IT-personeel minder productief is omdat ze geen expertise hebben om de niet-standaard activa te beheren, dus elk probleem resulteert in een leerproces. Het toepassen van standaarden op IT-middelen maakt IT-personeel niet alleen productiever, gebruikers zijn ook productiever in de interactie met systemen en gegevens waarmee ze vertrouwd zijn.” – Wat is IT Asset Management?, Freshworks; Twitter:@freshserviceapp
27. Houd rekening met verloren hardware en minimaliseer deze . “Andere kosten waren onder meer detectie, forensisch onderzoek, verloren productiviteit, verloren intellectueel eigendom, datalekken en juridische, advies- en regelgevende kosten. Bijna de helft (46 procent) van de vermiste laptops bevatte vertrouwelijke gegevens. Het aantal vermiste laptops en de bijbehorende kosten zijn tegenwoordig waarschijnlijk hoger dan tien jaar geleden. Het probleem wordt nog verergerd door het recordaantal werknemers dat vanuit huis werkt en een groeiend aantal apparaten gebruikt.” – De cruciale rol van IT-activabeheer in een wereld van thuiswerken, Technologent; Twitter:@technologent
28. Begin met een subset van items . “Als je begint met een kleinere subset, heb je de kans om de assets met de grootste impact te selecteren, bijv. werkstations. Maar als u werkstations target, kunt u die processen in stap één in actie brengen en zien hoe ze werken. U kunt een betere werkrelatie ontwikkelen met het ondersteuningsteam en de servicedesk rond de "Wat te doen als"-situaties. Zodra alle knikken zijn uitgewerkt, kunt u beginnen met het beheren van de volgende subset van activa op uw lijst. De volgende batch zal soepeler verlopen en je zult het beheer van die activa sneller kunnen opvoeren.” – Yvette Mathews, Tips voor effectief IT Asset Management, ITS; Twitter:@ITS_Partners
29. Gebruik streepjescodes om de assetallocatie te verbeteren . “Samen met het check-in/check-out-systeem heeft een barcodescanner de mogelijkheid om automatisch de assetlocatie voor te stellen op basis van de rol, positie of afdeling van de nieuwe gebruiker. Zo moet Demi van HR drie dagen een laptop lenen. Op basis van haar afdeling suggereert de check-out-workflow de locatie van de activa, kamer 305, de locatie van HR. Hierdoor weet je altijd wie wat heeft en waar het is. Door de locatie van activa bij te houden, kunnen organisaties de controle behouden over hun uitleenprogramma.” – Verhoog de efficiëntie van IT-activabeheer met barcodescanners, Vizor; Twitter:@VIZOR_cloud
30. Selecteer belangrijke statistieken om bij te houden . “Naast algemene informatie zoals leveranciers, netwerkconfiguratiegegevens, locaties, gebruikersinformatie, licenties, aankoop- en verwijderingsinformatie en financiële informatie, moeten belangrijke statistieken die aan uw doelstellingen zijn gekoppeld, worden geïdentificeerd voor rapportage. Als het doel bijvoorbeeld is om aankoopbeslissingen te verbeteren, houd dan statistieken bij zoals afschrijvingspercentage van activa, gemiddelde onderhoudskosten en gemiddelde betaalde boetes voor huurovertredingen.” – Farida Ali, 7 BESTE PRAKTIJKEN VOOR IT ASSET MANAGEMENT (ITAM), dynamisch; Twitter:@DynamicFutureIT
31. Beslissen of IT-middelen moeten worden beheerd of onbeheerd . “Op basis van de risico's die ermee gepaard gaan, moeten IT-assets worden geclassificeerd als beheerd of onbeheerd. De eerste categorie moet laptops, desktops, mobiele apparaten en servers omvatten. Deze moeten dagelijks worden ingecheckt. De categorie onbeheerd moet IT-middelen bevatten die geen gevoelige gegevens bevatten - hubs, monitoren, printers." – Elena Georgescu, IT Asset Management Best Practices:An Overview, Heimdal Security; Twitter:@HeimdalSecurity
32. Begrijp de staat van elk item. “Wees je bewust van de staat van activa door de statistieken bij te houden die er het meest toe doen. Deze statistieken houden niet alleen basisinformatie bij; ze houden belangrijke gegevens bij die zijn gekoppeld aan bedrijfsdoelstellingen. Als u de staat van activa goed begrijpt, bent u beter voorbereid op audits en andere onverwachte uitdagingen die zich tijdens de levenscyclus van activa kunnen voordoen. Dit leidt tot verbetering van de dienstverlening aan eindgebruikers, compliance en uitgaven voor de aanschaf en het beheer van assets.” – IT Asset Management (ITAM) Best Practices Guide, Crossfuse; Twitter:@crossfuze
33. Gebruik zowel barcodes als RFID voor het taggen van activa . “Hoewel het serienummer een belangrijk datapunt is voor alle activa, mag het niet worden gebruikt als het standaard datapunt voor op zichzelf staande tracking- en rapportagedoeleinden. Barcoderen is de voorkeursroute. Dit zorgt voor een consistente, sleutel-ID voor alle activa in een standaardformaat. Barcodering zorgt ook voor een meer gecontroleerde inventaris. Tags kunnen worden gevolgd en activa kunnen visueel worden bevestigd en in de inventaris worden vastgelegd. RFID-asset-tags worden steeds meer standaard in de datacenter- en serveromgeving, en ook bij andere assets die organisaties het pand niet willen verlaten. Over het algemeen zal het hebben van een RFID- en Barcoded asset tagging-oplossing zorgen voor meer beheer en beveiliging van hardware-assets.” – David Foxen, beknopte handleiding voor het taggen van hardware-assets, The ITAM Review; Twitter:@itamreview
34. Gebruik gestructureerde documentatie . “IT asset management is meer dan alleen dingen opschrijven. Dat soort platte documentatie voegt niet echt veel waarde toe. Gestructureerde documentatie wel, omdat je daarmee op zinvolle wijze zaken aan elkaar kunt koppelen. Zo weet je welke gebruiker welke hardware, welke software en welke wachtwoorden heeft. Platte documentatie kan u vertellen dat uw klant tien computers heeft. Gestructureerde documentatie vertelt u welke gebruiker welke computer heeft, waar die computer op is aangesloten en waarvoor ze hem gebruiken. Doordat je naadloos door verschillende soorten activa kunt stromen, kun je de werkelijke waarde halen uit de documentatie die je gebruikt.” – IT Asset Management Best Practices, IT Lijm; Twitter:@itglue
35. Identificeer onderbenutte IT-middelen . “Onderbenutte IT-middelen leiden tot verspilling van tijd en geld, waardoor de meest efficiënte werkstroom en kritieke processen worden voorkomen. En met alle complexe multi-cloudomgevingen, cyberbeveiligingsbedreigingen en nalevingsvereisten die moeten worden aangepakt, realiseren organisaties zich dat ITAM nu een zakelijke noodzaak is. Om de vele voordelen van ITAM te benutten, moeten organisaties het aanbod van Asset Management zorgvuldig doorlichten om ervoor te zorgen dat ze de belangrijkste elementen voor succesvol IT-assetbeheer bevatten.” – Dr. Akhil Sahai, Hoe beter vermogensbeheer uw bedrijf naar een hoger niveau kan tillen, ITProPortal; Twitter:@ITProPortal
Algemene best practices voor IT-activabeheer
36. Stroomlijn hardware en software. “Bij het beheer van je bedrijfsmiddelen heb je zowel de juiste hardware als software nodig en moet je ervoor zorgen dat de twee goed geïntegreerd zijn. Ze zouden goed samen moeten werken zonder compatibiliteitsproblemen. Je hardware is net zo belangrijk als de softwarecomponent binnen je assetmanagementsysteem.” – 5 best practices voor vermogensbeheer, wesp; Twitter:@waspbarcode
37. Plan vooruit voor onderhoudsbehoeften . “Hoewel het leuk is om te denken dat technologie altijd zal werken zoals het zou moeten, is dat niet praktisch of realistisch. U moet onderhoud plannen, zowel regelmatig gepland onderhoud als onverwacht onderhoud. Dat kan betekenen dat je een of twee laptops bij de hand hebt als kant-en-klare vervanging, of het kan zo simpel zijn als het hebben van een plan voor wat werknemers moeten doen als hun technische apparatuur hen een tijdje van routinematige taken weerhoudt.” – De beknopte handleiding voor hardware asset management, RedNight Consulting; Twitter:@RedNightConsult
38. Bescherm uw bezittingen tegen diefstal . “De diefstal van vaste activa is een veelzijdige beveiligingsuitdaging waarmee verschillende soorten organisaties dagelijks worden geconfronteerd. Van medische apparaten in ziekenhuizen en computers in scholen of bedrijfspanden tot bulldozers op bouwplaatsen en inventarissen in magazijnen - er is de noodzaak om technische, fysieke en logische antidiefstalmaatregelen te implementeren om het verlies van dure en bedrijfskritieke hulpmiddelen te voorkomen.” – 7 manieren om vaste activa te beschermen tegen diefstal, GoCodes; Twitter:@gokodes
39. Voer audits uit om nalevingsboetes te voorkomen . “Het is meer dan waarschijnlijk dat bedrijven die boetes moeten betalen niet van plan zijn hun IT-middelen buiten de naleving om te gebruiken, maar de gevolgen zijn hetzelfde, ongeacht de bedoeling. Om naleving te garanderen en dure boetes voor leveranciers te voorkomen, moeten IT-activabeheerders regelmatig interne audits uitvoeren om nalevingsrisico's te voorkomen. – Lauren Suggett, de rol van compliance in IT Asset Management, Nitro Software
40. Herzie ISO-normen voor IT-activabeheer . “De International Standards Organization (ISO) handhaaft de officieel erkende normen voor IT-activabeheer. Voordat u uw IT-middelen behandelt, moet u de ISO-normen onderzoeken en nadenken over de processen en IT-softwaretools die moeten worden ingevoerd. Deze planning vooraf is de moeite waard. Een succesvolle implementatie van IT-activabeheer helpt u het meeste uit de technologie-adoptie en groei van uw organisatie te halen.” – Robert Izquierdo, een beginnershandleiding voor IT-activabeheer, de blauwdruk
41. Overweeg het gebruik van een configuratiebeheerdatabase (CMBD) . “Heeft u een CMDB? Het is niet voor alle organisaties nodig, maar het kan een handige manier zijn om:
- Configuratie-items (Cis), inclusief IT-middelen beheren
- Begrijp hoe CI's en activa met elkaar verbonden zijn en welke services ze ondersteunen.
- Gegevens uit meerdere bronnen normaliseren.
Denk goed na over welke gegevens u kiest om de CMDB te voeden. Hoewel het een belangrijke enkele bron van waarheid kan zijn, hoeft het niet alle gegevens te bevatten die je hebt. Neem alleen mee wat waarde toevoegt.” – Kirstie Magowan, 7 tips voor efficiënt IT-hardwarevoorraadbeheer, BMC; Twitter:@bmcsoftware
42. Beheers het volledige IT-activabeheerproces . “U staat voortdurend onder toenemende druk om IT-middelen te voorspellen en te budgetteren, kosten te besparen en de afdelingsefficiëntie te verbeteren. Om succesvol te zijn, moet u het gehele assetmanagementproces, budget en risico's beheersen ten opzichte van de gewenste performance van de assets. Je beste kans om efficiënt te zijn, is door deze activiteit te centraliseren met een multifunctioneel team.” – Norm Brien, IT-activabeheer:hoe efficiënt te zijn, CIO; Twitter:@CIOonline
43. Activa up-to-date houden . “De beste beveiligingsmaatregel tegen cyberaanvallen is ervoor te zorgen dat uw IT-hardware en -software up-to-date is met de nieuwste firewall en andere cyberbeveiligingsmaatregelen. Het begint bij IT asset management! Regelmatige monitoring van IT-middelen zou u op de hoogte houden van de levenscyclus van uw hardware en software, zodat u ze indien nodig kunt bijwerken.” – Haziqa Ishtiaq, Hoe belangrijk is IT Asset Management voor een organisatie?, GoodFirms; Twitter:@GoodFirms
44. Vermijd onnodige IT-kosten . “Na een audit, zowel intern als extern, zijn sommige belanghebbenden verbijsterd als ze een opvallende kloof ontdekken tussen wat ze dachten tot hun beschikking te hebben en wat hun activa en inventaris eigenlijk zijn. Het vermogen om nauwkeurige economische, verkoop- en marketingmodellen te gebruiken is van onschatbare waarde. Het maakt onderhandelingen met derden en klanten eenvoudiger en winstgevender. Als er nauwkeurige cijfers zijn, kunnen besluitvormers bovendien IT-middelen verplaatsen, verkopen, bijwerken of reorganiseren. Elk van deze opties zal een enorm verschil maken in het budget van een bedrijf.” – IT Asset Management:voordelen en hoe te beginnen, Go-codes; Twitter:@gokodes
45. IT-middelen consolideren . “Bij het plannen van uw toekomstige technologische behoeften, is het belangrijk om te overwegen uw bestaande IT-infrastructuur op te schonen en te stroomlijnen. IT-consolidatie is een proces waarbij redundante systemen worden samengevoegd en vereenvoudigd. Door systemen samen te voegen, kunt u uw IT-kosten verlagen, uw ondersteuningstaken stroomlijnen en de algehele productiviteit van uw bedrijf verhogen.” – Planning voor toekomstige technologie- en IT-behoeften, RedNight Consulting; Twitter:@RedNightConsulting
46. Neem een mentaliteit van vermogensbeheer aan . “Activabeheerpraktijken definiëren de acties die moeten worden ondernomen om technologische activa te beschermen en te behouden - van fysieke vergrendelingen op apparatuur tot inventarislabels. Samen zorgt beleid voor de 'vermogensbeheer-mindset'. Deze mentaliteit erkent dat "technologische activa belangrijk voor ons zijn en we nemen ze serieus genoeg om beschermende controles te verdragen". Om alle beoogde voordelen te realiseren, moet deze mentaliteit worden geïntegreerd in de dagelijkse bedrijfsvoering en de bedrijfscultuur - en dit wordt bereikt door aangenomen beleid.” – Bescherming van zakelijke belangen met beleid voor IT-activabeheer, IT-toolkit; Twitter:@ittoolkitcom
47. ITAM-leren toepassen op het budgetteringsproces . “IT hardware asset management omvat het volgen van fysieke componenten van computers en netwerken om een inventaris te maken van alle hardware assets op de IT-afdeling. Deze inventaris helpt je de levenscyclus van hardware te volgen, inclusief hoe lang je componenten hebt gehad, de vervaldatum van componenten, enz. Met deze informatie kun je betere budgettaire beslissingen nemen voor de toekomst op basis van wat je denkt nodig te hebben.” – Wat zijn de beste praktijken voor ITAM?, Insource; Twitter:@InsourceInc
48. Carefully manage ITAM investments as a small business . “Every penny counts for small businesses, and it’s easy for many to fall into the trap where a hesitancy to invest in IT asset management costs them much more in the long-run. Getting started typically involves conducting an internal audit to identify all IT assets the organization currently owns. This can be a daunting and time-consuming job, even with tools available that can help. For that reason, outsourcing IT asset management and other IT responsibilities to a managed services provider can often be a more cost-effective and efficient solution.” – IT Asset Management Best Practices for 2021, NinjaRMM; Twitter:@NinjaRMM
49. Don’t confuse ITAM and configuration management . “In most cases, configuration information is simply not suitable or not reliable enough for IT asset management purposes. For example, Configuration Manager determines the primary user of a computer, however, this can be determined based on how the administrator has configured the setting—either most recent, frequent or primary. Similarly, using an IP address to determine a computer’s physical whereabouts isn’t always precise or accurate; few IT organizations optimize IP address subnet allocation to readily map to locations as they’re defined for IT asset management.” – Brian Field, Don’t Confuse IT Asset Management and Configuration Management, Provance; Twitter:@provance
50. Form a dedicated IT asset management team . “Select a small but knowledgeable group of IT professionals and task them to identify the organization’s needs. This core group should define the goals of the program, determine what information the ITAM process should provide, who needs the output, research available ITAM tools and establish a budget. They will need to work with other parts of the organization and have the authority to make decisions regarding the ITAM practice. Once the plan is approved, the ITAM team would be responsible for full implementation.” – Ed Cartier, IT Asset Management Best Practices, xAssets; Twitter:@x_assets
