50 bewezen best practices voor effectief IT Asset Management

IT Asset Management (ITAM) vereist de zorgvuldige constructie van bedrijfsprocessen die de identificatie, tracking en het beheer van IT-gerelateerde assets voor een organisatie mogelijk maken. Om de juiste mate van controle over alle assets te behouden, is het belangrijk voor een bedrijf om precies te overwegen hoe ze eventuele ITAM tools zullen implementeren. Met regelgevende, veiligheids- en beveiligingsoverwegingen die variëren over industrieën en bedrijven, zijn deze beslissingen cruciaal.

Met de wereldwijde ITAM markt verwacht te verdubbelen tot 2026 en een marktgrootte van meer dan $2 miljard te bereiken, is er een enorme hoeveelheid interesse in deze technologieën en systemen. Een goed ontwikkeld IT asset management programma zal de participatie van een gehele workforce vereisen om succesvol te zijn. Nauwkeurige records bijhouden, asset tags implementeren (zoals folie asset labels, rigide Metalphoto® asset tags, en tamper-evident en destructieve vinyl asset tags om diefstal te weren), en preventieve onderhoudsplannen volgen zijn slechts een paar van de veel stappen die onderweg vereist zijn.

In deze post hebben we 50 ITAM best practices verzameld die je kunnen helpen een robuust IT asset management plan te ontwikkelen voor jouw operatie. Deze lijst richt zich op hardwareoverwegingen en hoe je een softwareplatform en een betrokken workforce het beste kunt benutten om kritieke assets te monitoren en te tracken. We hopen dat je enkele geweldige ideeën en concepten vindt die je bestaande benadering van ITAM kunnen verbeteren en nieuwe manieren vinden om kosten te minimaliseren en productiviteit te maximaliseren.

• Best Practices voor IT Asset Inventarisatie
• Medewerkersgebruik van IT Assets managen
• Best Practices voor IT Asset Tagging & Tracking
• Algemene IT Asset Management Best Practices

Best Practices voor IT Asset Inventarisatie

1. Je IT componenten correct inventariseren. "Nu, breek dat framework af in de individuele IT componenten en hoe ze relateren aan je doel, strategie en visie. Creëer een IT componenten inventarisatie, waar je vergelijkt wat je wilt dat IT doet tegen wat IT al doet. Creëer deze inventarisatie als een hoog-niveau overzicht van wat IT levert, vergelijkbaar met wat je op een organogram zou zien. Je zoekt naar functionele gebieden die je IT organisatie definiëren." – Joe Hertvik, Organizational Change Management (OCM): A Template for Reorganizing IT Around Your Vision, BMC; Twitter: @bmcsoftware

2. Ghost en zombie assets elimineren. "Ghost assets zijn of ze zijn vermist/gestolen of die assets die in je boeken staan. Maar fysiek zijn ze niet beschikbaar. Zombie assets zijn fysiek er maar niet in de boeken vermeld. Ze ontstonden door niet-efficiënte asset management praktijken & beide beïnvloeden belasting. Waarom is ghost asset een probleem? Omdat je belasting betaalt voor een asset die je niet gebruikt." – 7 Best Asset Management Practices for Your Business, AssetInfinity; Twitter: @assetinfinity

3. "Bring Your Own Device" assets correct inventariseren. "De derde stap is om ervoor te zorgen dat je mobiele assets ook getrackt worden. Initieel heb je misschien geen BYOD ITAM beleid, maar je kunt altijd beginnen met gebruikers vragen hun persoonlijke apparaten te registreren voor MDM tracking. Deze persoonlijke apparaten zijn aan en uit het thuisnetwerk, en vereisen daarom dynamische asset discovery technieken." – IT asset management best practices, ManageEngine; Twitter: @manageengine

4. Weten wanneer verouderde assets geüpgraded moeten worden. "Niet weten welke assets beschikbaar zijn voor je medewerkers kan een negatieve impact hebben op hun werk. Verouderde apparatuur op het netwerk zou vertragingen kunnen veroorzaken voor kritieke zakelijke apps, of anderszins de gebruikerservaring negatief beïnvloeden. Asset levenscycli tracken en manieren vinden om ze veilig te upgraden of te vervangen kan helpen productiviteit te verbeteren." – Eric Dosal, What is IT Asset Management (ITAM) & Why is It Important?, Compuquip; Twitter: @compuquip

5. Een geautomatiseerd asset discovery proces gebruiken. "Het gebruik van een geautomatiseerde asset discovery en management functionaliteit, samen met server en applicatie monitoring tools, stelt een organisatie in staat om computer inventarisatiedetails te zien, terwijl ze daadwerkelijk een server crash of applicatie prestatieprobleem troubleshooten. Detectie van een medewerkers onbevoegde en non-compliant gebruik van hardware of software op hun enterprise workstation, kan ook beoordeeld worden." – What is IT Asset Management – Best Practices, DataVista; Twitter: @datavista_inc

6. Geautomatiseerde asset detectie tools overwegen. "Deze data wordt opgeslagen in een centrale repository, de logistiek waarvan niet altijd praktisch is gegeven de grootte van organisaties' technologie stacks vandaag. Dat is waarom third-party ITAM software en applicaties nuttig kunnen zijn voor veel bedrijven. Deze tools detecteren automatisch hardware, software, en netwerk assets, terwijl ze data verzamelen en opslaan zodat bedrijven slimme beslissingen kunnen nemen en hun ROI optimaliseren." – What is IT asset management?, Workflow; Twitter: @ServiceNow

7. Zowel geautomatiseerde als fysieke inventarisatietools gebruiken. "Zowel geautomatiseerde discovery als fysieke inventarisatietools zoals streepjescodescannen zijn vereist om continue beheer van assets te garanderen door zowel operationele als niet-operationele delen van de levenscyclus. Zonder fysieke inventarisatiekapaciteiten is het onmogelijk om bepaalde IT asset management processen en best practices te ondersteunen, zoals ontvangen en rollen (fysieke) inventarisatie." – IT Asset Management: It's All About Process, Provance & Gartner. Twitter: @Provance

8. Strategische inventarisatieplanning praktijken adopteren. "Wanneer je bijhoudt welke inventarisatie je in je IT infrastructuur hebt, wordt het makkelijker om te plannen voor toekomstige uitgaven aan assets. Zonder te weten wat er momenteel in je end-user systemen bestaat – zowel hardware als software – is het erg moeilijk om een inkoopbudget te plannen. Je kunt eigenlijk meer assets inkopen, en die die niet vereist zijn. Gecentraliseerde en gestroomlijnde asset management laat je je gehele netwerk scannen en listen welke hardware en software je systeem gebruikt." – Vinod Mohan, IT Asset Management Benefits & Best Practices, Solarwinds; Twitter: @solarwinds

9. Vergeet niet over IT asset disposition. "IT asset disposition (ITAD) is een business gebouwd rond de veilige en ecologisch verantwoorde afvoer van verouderde, verouderde of ongewilde IT producten. Vaak over het hoofd gezien zelfs door organisaties met robuuste IT afdelingen, kan ITAD een van de sterkste waardedrijvers zijn geassocieerd met IT asset management, omdat het organisaties in staat stelt om significante kosten te recupereren bij het afvoeren van IT apparatuur die niet meer nodig is. Organisaties hun IT asset management systeem kunnen benutten om records van gebruik voor diverse IT apparatuur te behouden, bepalend wanneer apparatuur vervangen moet worden." – Mike Bollman, IT Asset Management 101, Cherwell; Twitter: @Cherwell

10. Een gecentraliseerde inventarisatie behouden. "Je IT afdeling beoordelen is de eerste stap naar een solid ITAM proces. Analyseer en registreer je assets om een georganiseerde inventarisatie te creëren. Overweeg alle aspecten van IT inclusief datacenters, computers, cloud assets, en netwerken om een groot-plaatje begrip van je beschikbare bronnen te creëren. Met IT asset management software, kun je je huidige inventarisatie gemakkelijk tracken en nieuwe producten of informatie toevoegen naarmate ze verworven worden." – 5 Benefits of IT Asset Management and Best Practices for your Business, Nearshore Technology; Twitter: @nearshore_tech

11. Compliantie en governance integreren met ITAM. "In het verleden werden IT asset managers meer gezien als inventarisatiecontrolemanagers, maar die oude benadering is dramatisch getransformeerd over de jaren om nu contractuele verplichtingen te omvatten inclusief compliantie en governance, financiële verplichtingen zoals return on investment (ROI) en total cost of ownership (TCO), en inventarisatieprocessen inclusief controls, accounting praktijken, merken en intellectuele eigendomszaken beveiligen." – Todd R. Weiss, Best practices for IT asset management during a pandemic, Cybersecurity Asset Management; Twitter: @AxoniusInc

12. Een formeel asset vervangingsproces creëren. "Afhankelijk van je land zijn er een aantal geldverdienende, legale manieren om oude hardware af te voeren. Er zijn organisaties die de oude hardware van de organisatie kopen, en ze dan verkopen als 'refurbished'. Er zijn ook recyclingbedrijven, liefdadigheidsorganisaties en scholen waar de organisatie hun oude hardware aan kan doneren. Het is belangrijk om te onthouden dat je alle data van de hardware moet wissen voordat de asset afgestoten wordt. Dit moet deel uitmaken van het vervangingsproces." – David Foxen, The Importance of Effective HAM (Hardware Asset Management), The ITAM Review; Twitter: @itamreview

Medewerkersgebruik van IT Assets managen

13. Shadow IT praktijken onder personeel vermijden. "Meer en meer vaak worden applicaties, licenties, en andere IT assets aangekocht, beheerd, en gebruikt in 'de schaduw', zonder de kennis van het centrale IT team. Software die samenwerking makkelijker maakt kan IT in de loop houden, wat andere teams in staat stelt productiever te zijn, en risico's en onnodige kosten te vermijden." – What is IT asset management (ITAM)?, Atlassian; Twitter: @atlassian

14. Individueel asset gebruik optimaliseren. "Hardware asset management richt zich op het maximaal halen uit een organisatie's assets door ongebruikte of onderbenutte assets te gebruiken. Gebruik de software om een nauwkeurige tracking van je inventaris te behouden zodat je niet overbesteedt. Integendeel, krijg tijdige waarschuwingen wanneer inventarisatie een laag bestelthreshold bereikt. Standaarden creëren door dergelijke informatie te benutten stelt bedrijven in staat om alleen wat nodig is aan te schaffen en het opslaan van hardware assets te vermijden." – 6 Ways Hardware Asset Management Software Benefits your Business, AssetSonar; Twitter: @assetsonar

15. Duidelijke governance beleidsregels vaststellen. "We willen geloven dat we solide processen hebben, maar onze IT organisatiestructuur geeft geen enkele groep binnen IT de macht om een solid proces te vestigen. Een robuuste focus op goede governance zou deze kwesties oplossen. Senior managers moeten erkennen dat processen mislukken zonder governance. Specifieke doelen voor het programma vaststellen die omvatten het definiëren en managen van scope. Leiderschap en zakelijke veranderingen zullen scope en prioriteit beïnvloeden. We moeten doelen, beleidsregels, en processen herzien wanneer zakelijke prioriteiten verschuiven." – Patricia Adams, IT Asset Management Best Practices to Help You Sleep at Night, Ivanti; Twitter: @GoIvanti

16. De eindgebruikerservaring managen. "Vaak worden assets ververst simpelweg omdat gebruikers vervanging vragen, aangezien niemand trackt hoe lang ze in gebruik zijn. Alternatief worden assets gebruikt tot ze breken, of gebruikerfrustratie opbouwt door app prestatietijden en beperkte opslag op oudere modellen. Een geautomatiseerd systeem hebben – met vaste verversdatums en een dat IT service tickets en verzoeken vastlegt – zal prestatieproblemen vlaggen en een productievere gebruikerservaring bieden." – Ian Aitchison, What are some effective IT asset management strategies?, MobiChord; Twitter: @MobiChord

17. Samenwerking onder medewerkers bevorderen. "Maak je medewerkers machtig. Gedeelde assets kunnen effectiever benutten worden door collaboratieve feedback en inzichten. Bovendien kunnen medewerkers nuttige inzichten geven in onderwerpen gerelateerd aan asset management. Dit omvat referenties tot productveiligheid, vaardigheidsontwikkeling, en andere kennisbasismaterialen die updatebaar en referenceerbaar zijn door medewerkers." – Benefits of IT Asset Management – A good idea for businesses, EZOfficeInventory; Twitter: @OfficeInventory

18. Medewerkers machtigen om ITAM informatie te gebruiken. "Geconfronteerd met een overweldigend volume aan kritieke beslissingen die bijna onmiddellijk genomen moeten worden, voelen leiders de drang om autoriteit te beperken en controles te verstrikken. Echter, de juiste teams machtigen en de informatie in je IT Asset Management systeem benutten is een betere benadering. Onze wereld verandert nog steeds op een ongelooflijk snelle pace, dus jij en je plannen moeten flexibel zijn en je beslissingen moeten gebaseerd zijn op tijdige en nauwkeurige informatie." – Position Your Company for Global Resilience, SunView; Twitter: @sunviewsoftware

19. De impact van remote werken overwegen. "Vooruitgaand, zal alles anders gemeten worden omdat werknemers thuis zijn. Hun tevredenheidsniveau met hun IT afdeling zal zijn hoe makkelijk het is voor ze om de hardware en assets die ze nodig hebben geleverd te krijgen. Bedrijven moeten operaties en de waarde die ze willen halen uit hun IT en digitale systemen heroverwegen." – Hardware Asset Management in the Work-from-home Environment, AMI; Twitter: @AMITracks

20. Medewerkers op de hoogte houden van updates. "Een efficiënt asset management proces zorgt er ook voor dat je kunt voldoen aan regelgeving gerelateerd aan apparatuur, alsook reageren op eventuele auditvereisten. Bovendien, door je team te waarschuwen voor aankomende behoeften (zoals software updates, periodiek routinematig onderhoud, of apparaten die hun end-of-life bereiken), kun je proactief acties adviseren voor besluitvormers, wat de efficiëntie van je bedrijf verhoogt." – How to Demonstrate the Value of IT Asset Management, SolarWinds; Twitter: @SolarWinds

21. Regelgevende en beveiligingsbehoeftes overwegen. "Meeste werknemers in een kantooromgeving hebben bedrijfseigen desktops, en bedrijven worden steeds meer voorzien van mobiele IT zoals smartphones en tablets. Een IT asset management oplossing helpt diefstal en ongewenste overdracht te weren, stroomlijnt de coördinatie van onderhoud, en staat snelle vervangingen toe wanneer assets falen. Bepaalde bedrijven en zelfs IT bedrijven die third-party diensten leveren aan sterk gereguleerde industrieën kunnen verplicht zijn om een IT asset tracking oplossing te hebben die aan minimum standaarden voldoet." – Asset Tracking: Custom Systems and Solutions to Monitor and Track Assets across a Range of Industries, Camcode; Twitter: @camcode

22. Continue feedback verzamelen. "Je ITAM proces is niet statisch. Zoek om continu te verbeteren en je proces te verfijnen. Houd open communicatie met je aangewezen ITAM team. Vraag hun feedback over hoe dingen gaan en wat ze van je nodig hebben om effectiever te opereren. Vraag feedback van medewerkers buiten het ITAM team en vraag hen hoe ze het programmeren waarnemen." – Successful IT Asset Management: 5 Best Practices, Tech Dump; Twitter: @TechDumpMN

Best Practices voor IT Asset Tagging & Tracking

23. Belangrijke informatie voor elk asset bewaren. "De informatie opgeslagen tegen elk hardware asset moet ten minste garanderen dat het asset uniek geïdentificeerd kan worden. Om hardware assets te optimaliseren, hebben IT administrators extra informatie nodig met betrekking tot garantie, support contracten, onderhoud, en andere variabelen. Hardware asset management moet ook data omvatten om SAM te ondersteunen." – How to Effectively Manage Your IT Inventory, Comparesoft; Twitter: @comparesoft

24. De volledige levenscyclus van IT assets tracken. "Een van de hoofddoelprocessen van IT Asset Management is het tracken van de complete levenscyclus van je assets. Dit omvat medewerkersverzoeken voor een nieuw asset, management goedkeuring, inkoop, provisioning, recycling, en vervanging. Een ITAM strategie helpt de juiste procedures voor deze processen te vestigen zodat ze soepel verlopen. Elk deel van de asset levenscyclus managen helpt IT om medewerkers een kwalitatieve service te bieden en hen geïnformeerd te houden om de juiste beslissingen te nemen." – What are IT Asset Management Processes?, Vizor; Twitter: @VIZOR_cloud

25. De ware kosten van elk asset begrijpen. "Elk asset heeft een kosten, en geld is de taal van het bedrijf. Integreer ITAM met IT financieel management om meer respect van de rest van je business te verdienen. Je zult in staat zijn om kosten op een regelmatige basis te communiceren via showback of chargeback facturen en financieel management gebruiken voor het managen van vraag en een kostenbewuste cultuur drijven." – Brian Hollandsworth, 10 tips on how to win the IT asset management challenge, Network World; Twitter: @networkworld

26. Je definitie van IT assets standaardiseren. "Non-standaard IT apparatuur en software kan een organisatie veel geld kosten. Het zorgt ervoor dat IT personeel minder productief is omdat ze expertise missen bij het managen van non-standaard assets zodat elk issue resulteert in een leerproces. Standaarden toepassen op IT assets maakt niet alleen IT personeel productiever, gebruikers zijn ook productiever bij het interacteren met systemen en data waar ze bekend mee zijn." – What is IT Asset Management?, Freshworks; Twitter: @freshserviceapp

27. Rekening houden met en verminderen van verloren hardware. "Andere kosten omvatten detectie, forensics, verloren productiviteit, verloren intellectueel eigendom, datalekkage, en juridische, consultancy en regelgevende kosten. Bijna de helft (46 procent) van de vermiste laptops bevatte vertrouwelijke data. Het aantal vermiste laptops en de geassocieerde kosten zijn waarschijnlijk hoger vandaag dan ze een decennium geleden waren. Het probleem is verergerd door recordaantallen werknemers die van huis werken met een groeiende reeks apparaten." – The Critical Role of IT Asset Management in a Work-from-Home World, Technologent; Twitter: @technologent

28. Begin met een subset van assets. "Uitgaan met een kleinere subset geeft je de kans om de assets met de grootste impact te selecteren, bv. workstations. Maar door workstations te targeten, kun je die processen in stap een in actie zetten en zien hoe ze werken. Je kunt een betere werkrelatie ontwikkelen met het support team en de service desk rond de "Wat te doen als" situaties. Eenmaal alle knopen uitgewerkt, kun je beginnen met het managen van de volgende subset van assets op je lijst. De volgende batch gaat soepeler, en je zult in staat zijn om het management van die assets sneller op te starten." – Yvette Mathews, Tips for Effective IT Asset Management, ITS; Twitter: @ITS_Partners

29. Streepjescodes gebruiken om asset toewijzing te verbeteren. "Naast het in-/uitchecksysteem, heeft een streepjescodescanner de mogelijkheid om de assetlocatie automatisch voor te stellen op basis van de nieuwe gebruiker's rol, positie, of afdeling. Bijvoorbeeld, Demi van HR heeft een laptop nodig voor drie dagen. Op basis van haar afdeling, stelt de uitcheck-workflow assetlocatie Kamer 305 voor, wat HR's locatie is. Als resultaat, weet je altijd wie wat heeft en waar het is. Assetlocatie bijhouden zorgt ervoor dat organisaties controle behouden over hun leningsprogramma." – Increase IT Asset Management Efficiency With Barcode Scanners, Vizor; Twitter: @VIZOR_cloud

30. Belangrijke metrics selecteren om te tracken. "Naast algemene informatie zoals leveranciers, netwerkconfiguratiedata, locaties, gebruikersinfo, licenties, inkoop & afvoer info, en financiële informatie, moeten sleutelmetrics verbonden aan je doelen geïdentificeerd worden voor rapportage. Bijvoorbeeld, als het doel is inkoopbeslissingen te verbeteren, track metrics zoals asset afschrijvingssnelheid, gemiddelde onderhoudskosten en gemiddelde lease schending boetes betaald." – Farida Ali, 7 BEST PRACTICES FOR IT ASSET MANAGEMENT (ITAM), Dynamic; Twitter: @DynamicFutureIT

31. Bepalen of IT assets beheerd of onbeheerd moeten zijn. "Volgens de risico's die ermee geassocieerd zijn, moeten IT assets geclassificeerd worden als beheerd of onbeheerd. De eerste categorie moet laptops, desktops, mobiele apparaten, servers omvatten. Deze moeten op dagelijkse basis gecheckt worden. De onbeheerde categorie moet IT assets omvatten die geen gevoelige data bevatten – hubs, monitors, printers." – Elena Georgescu, IT Asset Management Best Practices: An Overview, Heimdal Security; Twitter: @HeimdalSecurity

32. De conditie van elk asset begrijpen. "Wees bewust van assetconditie door de metrics te tracken die het meest belangrijk zijn. Deze metrics zullen niet alleen basisinformatie tracken; ze zullen sleuteldata tracken verbonden aan zakelijke doelen. Als je een goed begrip hebt van assetconditie, ben je beter voorbereid op audits en eventuele onverwachte uitdaging die over de asset levenscyclus kan opduiken. Dit leidt tot verbetering in service aan eindgebruikers, compliantie, en uitgaven aan inkopen en managen van assets." – IT Asset Management (ITAM) Best Practices Guide, Crossfuse; Twitter: @crossfuze

33. Zowel streepjescodes als RFID gebruiken voor asset tagging. "Hoewel het serienummer een sleutel datapunt is voor alle assets, mag het niet gebruikt worden als het standaard datapunt voor tracking en rapportagedoeleinden in isolatie. Streepjescoderen is de voorkeursroute. Dit stelt een consistente, sleutel identificator voor alle assets in een standaardformaat toe. Streepjescoderen stelt ook een meer gecontroleerde inventarisatie toe. Tags kunnen getrackt worden en assets visueel bevestigd alsook vastgelegd binnen de inventarisatie. RFID asset tags worden meer standaard in de datacenter en serveromgeving, en ook met andere assets die organisaties niet willen laten verlaten. Over het algemeen, een RFID en Gestreept asset tagging oplossing zal groter management en beveiliging brengen aan hardware assets." – David Foxen, Quick guide to Hardware Asset Tagging, The ITAM Review; Twitter: @itamreview

34. Gestructureerde documentatie gebruiken. "Er is meer aan IT asset management dan dingen opschrijven. Dat soort platte documentatie voegt niet echt veel waarde toe. Gestructureerde documentatie doet wel, omdat het je in staat stelt om dingen op zinvolle manieren te koppelen. Dus je weet welke gebruiker welke hardware heeft, welke software en welke wachtwoorden. Platte documentatie kan je vertellen dat je klant tien computers heeft. Gestructureerde documentatie vertelt je welke gebruiker welke computer heeft, wat die computer is verbonden met, en wat ze ervoor gebruiken. In staat zijn om naadloos door verschillende asset types te stromen stelt je in staat om echte waarde te halen uit de documentatie die je gebruikt." – IT Asset Management Best Practices, IT Glue; Twitter: @itglue

35. Onderbenutte IT assets identificeren. "Onderbenutte IT assets leiden tot verspilde tijd en geld, het voorkomen van de meest efficiënte stroom van werk en kritieke processen. En met alle complexe multi-cloud omgevingen, cybersecurity dreigingen en compliantievereisten om aan te pakken, realiseren organisaties dat ITAM nu een zakelijke noodzaak is. Om de vele voordelen van ITAM te plukken, moeten organisaties Asset Management aanbiedingen zorgvuldig screenen om te garanderen dat ze de sleutelelementen bevatten voor succesvol IT asset management." – Dr. Akhil Sahai, How better asset management can take your business to the next level, ITProPortal; Twitter: @ITProPortal

Algemene IT Asset Management Best Practices

36. Hardware en software stroomlijnen. "Bij het managen van je assets, heb je zowel de juiste hardware als software nodig, en je moet ervoor zorgen dat de twee goed geïntegreerd zijn. Ze moeten goed in tandem werken zonder compatibiliteitsproblemen. Je hardware is net zo belangrijk als de softwarecomponent binnen je asset management systeem." – 5 Asset Management Best Practices, Wasp; Twitter: @waspbarcode

37. Vooruit plannen voor onderhoudsbehoeftes. "Hoewel het leuk is om te denken dat technologie gewoon werkt zoals het hoort, is dat niet praktisch of realistisch. Je moet plannen voor onderhoud – zowel regelmatig gepland onderhoud als onverwacht onderhoud. Dat kan betekenen dat je een of twee laptops op handen hebt als klaar-voor-gebruik vervangingen, of het kan zo simpel zijn als een plan hebben voor wat medewerkers moeten doen als hun tech apparatuur ze van routinematige taken weerhoudt voor een tijdje." – The quick guide to hardware asset management, RedNight Consulting; Twitter: @RedNightConsult

38. Je assets beschermen tegen diefstal. "De diefstal van vaste assets is een veelzijdige beveiligingsuitdaging die verschillende typen organisaties dagelijks moeten confronteren. Van medische apparaten in ziekenhuizen en computers in scholen of bedrijfspanden tot bulldozers op bouwterreinen en voorraden in magazijnen – er is de noodzaak om technische, fysieke, en logische anti-diefstalmaatregelen te implementeren om het verlies van dure en zakelijk-kritische tools te voorkomen." – 7 Ways to Protect Fixed Assets Against Theft, GoCodes; Twitter:@gokodes

39. Audits uitvoeren om compliantieboetes te vermijden. "Meer dan waarschijnlijk, bedrijven die boetes tegenkomen, hebben niet de intentie om hun IT assets buiten compliantie te opereren, maar de gevolgen zijn hetzelfde ongeacht de intentie. Om compliantie te garanderen en dure leveranciersboetes te vermijden, moeten IT Asset Managers regelmatige interne audits uitvoeren om compliantierisico's voorop te lopen." – Lauren Suggett, The Role of Compliance in IT Asset Management, Nitro Software

40. ISO standaarden voor IT asset management bekijken. "De International Standards Organization (ISO) onderhoudt de officieel erkende standaarden voor IT asset management. Voordat je je IT assets aanspreekt, bestudeer de ISO standaarden, en overweeg de processen en IT softwaretools om in te zetten. Deze voorafgaande planning is de moeite waard. Een succesvolle IT asset management implementatie helpt je het meeste te maken van je organisatie's technologie-adoptie en groei." – Robert Izquierdo, A Beginner's Guide to IT Asset Management, The Blueprint

41. Overwegen een configuration management database (CMDB) te gebruiken. "Heb je een CMDB? Het is niet nodig voor alle organisaties, maar het kan een nuttige manier zijn om:

• Configuration items (CIs) te managen, inclusief IT assets
• Te begrijpen hoe CIs en assets interconnected zijn en welke services ze ondersteunen
• Data van meerdere bronnen te normaliseren

Wees bedachtzaam over welke data je kiest om de CMDB te voeden. Hoewel het een belangrijke single source of truth kan zijn, hoeft het niet elk stukje data dat je hebt te bevatten. Alleen opnemen wat waarde toevoegt." – Kirstie Magowan, 7 Tips for Efficient IT Hardware Inventory Management, BMC; Twitter: @bmcsoftware

42. Het gehele IT asset management proces sturen. "Je staat constant onder druk om IT bronnen te voorspellen en te budgetteren, kosten te verlagen, en afdelingsefficiëntie te verbeteren. Om succesvol te zijn, moet je het gehele asset management proces, budget en risico's sturen tegen de gewenste prestaties van de assets. Je beste kans op efficiëntie is om deze activiteit te centraliseren met een cross-functioneel team." – Norm Brien, IT asset management: How to be efficient, CIO; Twitter: @CIOonline

43. Assets up-to-date houden. "De beste beveiligingsmaatregel tegen cyberaanvallen is om ervoor te zorgen dat je IT hardware en software up-to-date is met de nieuwste firewall en andere cybersecurity maatregelen. Het begint met IT asset management! Regelmatige monitoring van IT assets houdt je geïnformeerd over de levenscyclus van je hardware en software zodat je ze kunt updaten zoals nodig." – Haziqa Ishtiaq, How important Is IT Asset Management for an Organization?, GoodFirms; Twitter: @GoodFirms

44. Onnodige IT uitgaven vermijden. "Na een audit, of intern of extern, zijn sommige stakeholders geteisterd om een opvallende kloof te vinden tussen wat ze dachten te hebben tot hun beschikking en wat hun assets en inventarisatie eigenlijk zijn. Het vermogen om accurate economische, verkoop-, en marketingmodellen te draaien is onschatbaar. Het maakt onderhandelingen met derden en klanten makkelijker en winstgevender. Daarnaast, wanneer accurate nummers op hun plaats zijn, kunnen besluitvormers IT assets herplaatsen, verkopen, updaten of reorganiseren. Een van deze opties zal een enorme verschil maken in een bedrijfsbudget." – IT Asset Management: Benefits and How to Get Started, Go Codes; Twitter: @gokodes

45. IT assets consolideren. "Bij het plannen voor je toekomstige technologiebehoeftes, is het belangrijk om over te nadenken over het opschonen en stroomlijnen van je bestaande IT infrastructuur. IT consolidatie is een proces waarbij redundante systemen samengevoegd en vereenvoudigd worden. Door systemen samen te voegen, kun je je IT kosten verlagen, je support taken stroomlijnen en de algehele productiviteit van je business verhogen." – Planning for future technology and IT needs, RedNight Consulting; Twitter: @RedNightConsulting

46. Een asset management mindset adopteren. "Asset management praktijken definiëren de acties die genomen moeten worden om technologie-assets te beschermen en te behouden – van fysieke sloten op apparatuur tot inventarisatietags. In combinatie, beleid biedt de 'asset management mindset'. Deze mindset erkent dat 'technologie-assets belangrijk zijn voor ons en we nemen ze serieus genoeg om beschermende controles te accepteren'. Om alle beoogde voordelen te realiseren, moet deze mindset geïntegreerd worden in dagelijkse operaties en de bedrijfscultuur – en dit wordt bereikt door geadopteerd beleid." – Protecting Business Interests With Policies for IT Asset Management, IT Toolkit; Twitter: @ittoolkitcom

47. ITAM lering toepassen op het budgetteringsproces. "IT hardware asset management omvat het tracken van fysieke componenten van computers en netwerken om een inventarisatie van alle hardware assets in de IT afdeling te creëren. Deze inventarisatie helpt je de levenscyclus van hardware te tracken inclusief hoe lang je componenten hebt gehad, vervaldatum van componenten, etc. Met deze informatie kun je betere budgettaire beslissingen nemen voor de toekomst gebaseerd op wat je denkt dat je nodig zult hebben." – What Are The Best Practices for ITAM?, Insource; Twitter: @InsourceInc

48. ITAM investeringen zorgvuldig managen als klein bedrijf. "Elke cent telt voor kleine bedrijven, en het is makkelijk voor velen in de val te vallen waar een aarzeling om te investeren in IT asset management hen op de lange termijn veel meer kost. Aan de slag gaan omvat typisch het uitvoeren van een interne audit om alle IT assets te identificeren die de organisatie momenteel bezit. Dit kan een ontzettende en tijdrovende klus zijn, zelfs met tools die beschikbaar zijn om te helpen. Voor die reden kan uitbesteden van IT asset management en andere IT verantwoordelijkheden aan een managed services provider vaak een meer kosteneffectieve en efficiënte oplossing zijn." – IT Asset Management Best Practices for 2021, NinjaRMM; Twitter: @NinjaRMM

49. ITAM en configuration management niet verwarren. "In de meeste gevallen is configuratie-informatie simpelweg niet geschikt of niet betrouwbaar genoeg voor IT asset management doeleinden. Bijvoorbeeld, Configuration Manager bepaalt de primaire gebruiker van een computer, maar dit kan bepaald worden gebaseerd op hoe de administrator de instelling heeft geconfigureerd – ofwel meest recent, frequent of primair. Op dezelfde manier, een IP adres gebruiken om de fysieke locatie van een computer te bepalen is niet altijd precies of nauwkeurig; weinig IT organisaties optimaliseren IP adres subnet allocatie om gemakkelijk te mappen naar locaties zoals ze gedefinieerd zijn voor IT asset management." – Brian Field, Don't Confuse IT Asset Management and Configuration Management, Provance; Twitter: @provance

50. Een toegewijd IT asset management team vormen. "Selecteer een kleine maar deskundige groep IT professionals en opdracht ze om de organisatie's behoeften te identificeren. Deze kern groep moet de doelen van het programma definiëren, bepalen welke informatie het ITAM proces moet leveren, wie de output nodig heeft, beschikbare ITAM tools onderzoeken en een budget vaststellen. Ze zullen moeten samenwerken met andere delen van de organisatie en de autoriteit hebben om beslissingen te nemen met betrekking tot de ITAM praktijk. Eenmaal het plan goedgekeurd, zou het ITAM team verantwoordelijk zijn voor volledige implementatie." – Ed Cartier, IT Asset Management Best Practices, xAssets; Twitter: @x_assets