50 Bewezen Best Practices voor Voorraadbeheer om Efficiëntie te Verhogen, Kosten te Verlagen en Winst te Maximeren

Detailhandelaren, fabrikanten, grossisten, magazijnen – bijna elk bedrijf kan profiteren van best practices voor voorraadbeheer die operaties en processen stroomlijnen en voorraad, activa en apparatuur onder controle houden. Van het correct balanceren van voorraad in magazijnen tot het garanderen dat de productie doorgaat, is voorraadbeheer essentieel om bedrijven draaiende te houden en de winst gezond te houden.

Het implementeren van best practices voor voorraadbeheer is een van de beste manieren om transparantie van voorraad en activa te behouden, de administratie in orde te houden en rapporten voor stakeholders te creëren. Natuurlijk is weten welke best practices je moet implementeren halve werk; daarom hebben we 50 tips van industrie-experts verzameld voor detailhandel, magazijnen en productie. We hebben onze tips ingedeeld in vier hoofdcategorieën om je te helpen precies de informatie te vinden die je zoekt om je voorraadbeheerprocessen te stroomlijnen. Let op: onze tips staan in alfabetische volgorde voor gemakkelijk zoeken.

Klik op een categorie hieronder om direct naar een specifieke sectie te springen:

• Voorraadbeheertechnieken
• Voorraadbeheertools
• Geldbesparende praktijken
• Magazijnorganisatie voor voorraadbeheer

Voorraadbeheertechnieken

1. Analyseer voorraaddraai (inventory turns)

“Soms heeft het geen zin om een product op voorraad te hebben. Als voorbeeld: als een item maar vijf keer per jaar wordt gepikt, kan de opslagkost geëlimineerd worden door dropshipping vanaf de fabrikant. Door het aantal keren dat een product wordt gepikt te volgen, kun je de waarde van de ruimte bepalen waar de voorraad zich bevindt.” – Arnaldo Garcia-Hernandez, 36 Tips for Warehousing and Inventory Management, SlideShare; Twitter: @ArnaldoERP

2. Audit je voorraad

“Zelfs met goede voorraadbeheersoftware, moet je periodiek je voorraad fysiek tellen om te verzekeren dat wat je op voorraad hebt overeenkomt met wat je denkt te hebben. Bedrijven gebruiken verschillende technieken, waaronder een jaarlijkse, eindjaars fysieke voorraadtelling die elk enkel item telt en lopende spotchecks, wat het meest nuttig kan zijn voor producten die snel bewegen of voorraadproblemen hebben.” – Inventory Management 101: How to Manage Small Business Inventory, Square; Twitter: @Square

3. Overweeg verschillende beheermodellen

“Er is meer dan één manier om je voorraad te beheren. Er is geen wet die stelt dat elk item dat je bedrijf aanbiedt in je magazijn moet worden bewaard. Vendor-managed inventory, waarbij een leverancier toegang heeft tot je voorraadgegevens en deze informatie gebruikt om te zorgen dat je altijd voldoende voorraad hebt, kan een levensvatbare optie zijn voor bepaalde items (zoals je C-items). Andere opties zijn een dedicated voorraadbeheerder als je er nog geen hebt, voorraadsoftware aanschaffen, of een externe consultant of specialist inhuren.” – Samantha Selsky, Effective Inventory Management: 5 Best Practices, Handshake; Twitter: @handshake

4. Bepaal of je EOQ of min-max moet gebruiken

“Naarmate de eenheidsverkoop daalt, kan het gebruik van de Economical Order Quantity (EOQ)-formule voor het berekenen van de voorlopige inkoophoeveelheid resulteren in de verkeerde voorgestelde hoeveelheid voor sommige producten die door EOQ worden beheerd. Min/max kan een betere methode zijn om te bepalen wanneer inkoop overwogen moet worden (wanneer de hoeveelheid op hand op of onder het minimum is) en de inkoophoeveelheid (die ruwweg het maximum minus de hoeveelheid op hand is). EOQ wordt echter nog steeds gebruikt voor het beheren van veel producten, dus de parameters die de formule definiëren, moeten worden herzien en gewijzigd als de marktomstandigheden zijn veranderd.” – Dick Friedman, Inventory Management Tips, Supply House Times; Twitter: @supplyht

5. Ontwikkel een systeem voor het verwerken en vervullen van orders

“Veel bedrijven hebben geen effectieve systemen voor het verwerken en vervullen van hun orders. Bestrijd dit voordat het een probleem wordt door een checklist op te stellen van taken die voltooid moeten zijn voordat een order als volledig verwerkt en vervuld kan worden gemarkeerd. Zorg ervoor dat als je andere ruimtes hebt waar je voorraad beheert, of als je een spreadsheet voor voorraad hebt, de waarden dienovereenkomstig in het hele systeem worden aangepast.” – Tyler Brown, 4 Tips for Effective Inventory Management, Elite OPS; Twitter: @Elite_OPS

6. Focus op verliespreventie

“Volgens Kabbage, een financiële dienstverleningsdata- en technologieplatform, is voorraadsverlies meestal het gevolg van zowel personeelsverlies als clerical errors. Daarom kan het nodig zijn om verliespreventietechnieken in te voeren, zoals het gebruik van beveiligingscamera's om diefstal door klanten en medewerkers te reduceren, beveiligingstags, toegang tot voorraad beperken en klantretourzendingen nauwlettend monitoreren. Hoewel voorraadbeheer niet veel mensen's idee is van een leuke bezigheid, kunnen jij en je team de klantorders en vervulling onder controle houden en stressvolle episodes minimaliseren waar producten niet gevonden of voor verzending klaargemaakt kunnen worden – door een paar best practices te overwegen.” – Lee Polevoi, Managing Inventory: 7 Great Tips for Your Small Business, Cintas; Twitter: @CintasCorp

7. Prognosticeer voorraadvraag

“Vraagprognose vormt de basis van het voorspellen van je voorraadvraag en daarmee de opslagruimte die je moet alloceren. Tegelijkertijd is het opslaan van meer aantal van een product dat goede vraag heeft geen advisabele magazijnvoorraadbeheertechniek. Het wordt geadviseerd om 1,5 keer het gemiddelde gebruik van het product in vraag op te slaan. Dieper graven in de inkoopdetails en klantordergeschiedenis kan ook opslagkosten reduceren.” – John Britto, 10 Tips for Smart Warehouse Inventory Management, Medium; Twitter: @Medium

8. Weet welk type voorraadbeheer bij je bedrijf past

“Als bedrijfseigenaar ken je je voorraedstroom het beste. Zou een continuous review of periodic review systeem het beste zijn? Als je niet zeker bent, hier zijn de feiten over elk:

• Continuous Review Systemen: Met een continuous review systeem bestel je normaal gesproken dezelfde hoeveelheid items met elke bestelling. Je moet voorraainiveaus monitoren, en wanneer de hoeveelheid van een item onder een ingesteld niveau daalt, vul je je voorraad aan.
• Periodic Review: Bij een periodic review systeem bestel je producten op hetzelfde moment elke periode. Aan het einde van elke periode bepaal je hoeveel items besteld moeten worden op basis van hoeveelheidsniveaus aan het einde van elke periode. Er zijn ook geen vaste herbestelniveaus voor dit type systeem.”

– Brad Vinson, 6 Inventory Management Best Practices, Wasp Barcode; Twitter: @WaspBarcode

9. Ken je topverkopers

“Door je hoog-volume items dichterbij het verzendgebied te plaatsen en ervoor te zorgen dat ze gemakkelijk toegankelijk zijn, elimineer je veel onnodige arbeidstijd, en je medewerkers zullen denken dat je super inzetbaar bent. Win-win! Dit moet duidelijk alleen gelden voor je bewezen topverkopers om onnodige fysieke voorraadherschikking te voorkomen.” – Emilie Fritsch, Warehouse Inventory Management: 10 Tips You Need to Know, SkuVault; Twitter: @skuvault

10. Kwaliteitscontrole koppelen aan voorraadbeheer

“Medewerkers moeten worden voorzien van checklists en/of computertystemen die hen helpen de juiste procedures te volgen bij het controleren van ontvangen goederen. Alle goederen moeten worden onderzocht op tekens van schade, inclusief lekkages, scheuren of gebroken zegels; afwijkingen in beschrijvingen – productkleuren, stijlen en maten moeten identiek zijn aan inkooporders; en prijzen en verkoopvoorwaarden. Als productkwaliteit lager is dan overeengekomen, moet de merchandise aan leveranciers worden teruggestuurd. Deze maatregel vermijdt niet alleen een onnodige toename van voorraainiveaus, maar voorkomt ook dat medewerkers klanten ongeschikte merchandise aanbieden. Als producten aan de vereiste kwaliteitsstandaarden voldoen, moeten medewerkers rekening houden met specifieke factoren, zoals licht, vochtigheid en temperatuur, om schade aan de in het magazijn bewaarde merchandise te voorkomen.” – Clara Lu, Quality Control – Inventory Management Best Practices, TradeGecko; Twitter: @tradegecko

11. Beheer voorraad om te voldoen aan de behoeften van omni-channel fulfillment

“De opkomst van omni-channel fulfillment maakt voorraadbeheer complexer, wat de noodzaak voor betere systemen voor uitvoering, prognosesamenwerking en managementrapportage vergroot, inclusief warehouse management system (WMS), enterprise resource planning (ERP), alsmede vraagbeheer en cross-disciplinaire samenwerking, aldus Don Derewecki, senior consultant bij supply chain adviesbureau St. Onge Company. 'Het uiteindelijke doel van voorraadbeheer is om supply chain praktijken te optimaliseren om kosten te minimaliseren zonder de service aan klanten in het geding te laten,' zegt Derewecki. 'Het bereiken van deze doelen draait om het vergroten van de beschikbaarheid van nuttige informatie, evenals andere belangrijke elementen zoals het verkrijgen van toezegging van topmanagement, training en het ontwikkelen van effectieve cross-functionele teams.'” – Roberto Michel, Warehouse/DC Management: Six Best Practices for Better Inventory Management, Logistics Management; Twitter: @LogisticsMgmt

12. Stel een voorraadsbudget op

“Veel organisaties hebben een jaarlijks voorraadsbudget en die worden meestal ruim van tevoren opgesteld voordat voorraad wordt aangekocht. Budgetten moeten de totale kostprijs van eigendom omvatten om voorraad gedurende dat jaar rekeningperiodes op voorraad te houden. Dit omvat materialenkosten, vaste operationele kosten, voorraadhoudingskosten, logistiekkosten, herverdelingskosten en additionele diverse kosten die bijdragen aan de totale eigendomskosten.” – Daniel Fritsch, 6 Inventory Control Techniques for Stock Optimization, EazyStock; Twitter: @EazyStock

13. Plan tijd in om go-backs te herstorten

“Onvermijdelijk zullen er fouten gebeuren tijdens het pikproces. Het ophopen van items die per ongeluk zijn gepikt kan onorganisatie creëren en leiden tot een potentiële tekortkoming in het magazijn. Door tijd in te plannen en iemand toe te wijzen om de go-backs te herstorten, blijf je op de hoogte van je voorraad en verbeter je de organisatie van het magazijn.” – End of Year Warehouse Management Tips: Part 1, Scanco; Twitter: @ScancoLLC

14. Train alle werknemers in best practices voor voorraadbeheer

“Je kunt je voorraainaccuratesse niet op eigen kracht verbeteren. Om echt succesvol te zijn, moet je je medewerkers betrekken bij elke stap van het proces. Zorg dat je team op de hoogte is van eventuele veranderingen in voorraadbeheerbeleid en -praktijken, en train ze op nieuwe technologie of systemen. Hoe meer geïnformeerd en bewust je medewerkers zijn, hoe groter de kans op duurzame verandering.” – Robert Baran, Six Warehouse Management System Tips, Positive Vision; Twitter: @PositiveVision_

15. Gebruik cycle counting operaties om voorraainaccuratesse te verbeteren

“Je moet werken aan het creëren van een cultuur van voorraadincontrole door een cycle counting proces. Doe het elke dag voordat orders beginnen met verzenden. Dit klinkt moeilijk, maar de toename in accurate, efficiëntie en morale zal tastbaar zijn. En het is makkelijker dan het klinkt.” – Scott Stone, 13 Best Practices for Warehouse Productivity, Cisco-Eagle; Twitter: @CiscoEagle

16. Bij gebruik van minimaal voorraainiveau, wees flexibel

“Minimale voorraad is het minimale bedrag aan veiligheidsvoorraad dat je bereid bent op hand te houden voordat je je voorraden aanvult. Deze hoeveelheid is nooit statisch en moet worden aangepast wanneer nodig. Bijvoorbeeld, bij een seizoensgebonden bedrijf zoals ski's, fietsen en verbouwingen, worden aanpassingen in voorraainiveaus gemaakt op basis van het tijdstip van het jaar. Aanpassingen zorgen ervoor dat je nooit in stock-outs loopt tijdens je piekseizoenen. In je lage seizoenen zal het houden van minder voorraaitems je cashflow vrijmaken. Bedrijven die bederfbare goederen gebruiken, willen ook minimaal voorraad als controle gebruiken. Stel je minimum en maximum niveaus gelijk. Dit verlaagt je risico op dode voorraad als het niet op tijd wordt gebruikt. Meer monitoring is vereist voor het gebruik van minimaal voorraad als controlemaatregel. Door minder volume te dragen, moet je de frequentie van je aanvulling verhogen. Uiteindelijk bespaart dit misschien geen geld omdat je meer verzendkosten kunt maken.” – Colleen Rodericks, Inventory Management Techniques and Best Practices, inFlow; Twitter: @inFlowInventory

Voorraadbeheertools

17. Automatiseer en overweeg een asset-tracking systeem

“[Automatiseren en implementeren van een asset-tracking systeem] kan het voorraadbeheerproces stroomlijnen, documentatie vereenvoudigen, accurate verhogen en tijd en geld besparen. Het correleert met het hebben van een goed bestelsysteem.” – Jeffrey Arnol, Best Practices for Managing Inventory, Accounting Today; Twitter: @AccountingToday

18. Overweeg een geautomatiseerde oplossing

“Onze oplossing is computergestuurd en gebaseerd op barcodes om de pikfoutmarge te minimaliseren tot bijna niets. Het vereist wel het correcte gebruik van de barcodes. Als je werkt met batches in plaats van het multipikken van gevarieerde producten voor een gegeven order, vermindert dit de foutmarge significant.” – Stock Control and Inventory Management Tips, Cloud Fulfilment; Twitter: @CloudFulfilment

19. Implementeer end-to-end supply chain zichtbaarheid

“Wanneer je snel moet reageren op veranderende marktvraag en urgente klantverzoeken, kun je niet vertrouwen op telefoon of e-mail voor tijdige updates – marktomstandigheden veranderen veel te snel. Je leveranciers en distributiecentra kunnen halve wereld en 12 tijdenzones verwijderd zijn. Je moet in real-time toegang hebben tot voorraad- en vervulstatusinformatie. Dat maakt een cloud-gebaseerd supply chain netwerk een essentieel onderdeel van agile voorraadbeheer.” – 4 Best Practices for Agile Inventory Management, Infor; Twitter: @Infor

20. Rekening houden met third-party logistics providers

“Als je uitgebesteed magazijnen of third-party logistics (3PL) bedrijven gebruikt voor voorraadopslag en verzending, moet je dit verwerken in je voorraadbeheersysteem. Dit kan het risico op fouten reduceren – of ze nu door jou of de derde partij veroorzaakt worden. Naast het vermijden van fouten, stelt een overzicht van al je voorraad je in staat beter geïnformeerd te zijn als een klant de status van hun levering of gereserveerde item opvraagt. Het is bijvoorbeeld handig om te kunnen zien wanneer goederen in het magazijn worden ontvangen, zodat je ze kunt toewijzen aan de juiste inkooporder en de prijs kunt matchen met eventuele seizoenskortingen of bundles.” – Ifan Kaldain, 4 Inventory Management Tips to Jump-Start the New Year, TotalRetail; Twitter: @MyTotalRetail

21. Integreer je uiteenlopende systemen

“Als je gesilo-de systemen gebruikt voor inkooporders, voorraainhoeveelheden, facturen, verzending en vervulling, verspillen je tijd en middelen. Een recent Aberdeen-onderzoek vond dat 36% van detailhandelaren hun klantconversie verhogde door ervoor te zorgen dat alle verkoop- en servicekanalen met elkaar geïntegreerd waren. Identificeer het meest integrale technologie-systeem in je huidige ecosysteem en zoek platforms om deze processen te integreren en te centraliseren.” – Jake Gasaway, 4 Best Practices to Gain Control of Your Retail Inventory & Operations, Justuno; Twitter: @justunosocial

22. Houd je informatie up-to-date

“Wat betreft prognoses, productiebeheer en andere belangrijke aspecten van je bedrijf is het noodzakelijk te weten hoeveel voorraad je op hand hebt. De opkomst van e-commerce en de evolutie van technologie hebben het bijna onmogelijk gemaakt om voorraainiveaus accuraat te volgen zonder continu bijgewerkte data. Doorgaans is de informatie die oudere of verouderde warehouse management systemen bieden verouderd omdat ze niet de mogelijkheden hebben om actuele data door te geven. In plaats daarvan kan er een tijdsvertraging zijn die toelaat dat materiaal- en voorraainiveaus significant veranderen voordat de volgende update komt. Dit kan problemen veroorzaken en je kunt uitverkocht raken op een item voor een belangrijke klant.” – 3 Tips for Improving Your Warehouse Inventory Management System, Siggins; Twitter: @SigginsInfo

23. Stop met handmatige voorraadtracking en beheersystemen

“Het is schokkend maar waar: sommige bedrijven vertrouwen nog steeds op handmatige voorraadtracking en beheersystemen – met andere woorden, Excel-spreadsheets. Voorraad is een levende, ademende entiteit. Handmatige systemen kunnen niet bijhouden wat alle onderdelen doen als ze bewegen. Noch stelt het een 30.000-voet overzicht van je bedrijfsvoorraad toe. Spreadsheets raken snel verouderd en zijn vatbaar voor menselijke fouten en oversight. Ten slotte faciliteren handmatige systemen geen communicatie tussen alle betrokken partijen of staan ze je niet toe om snel correcties of aanpassingen aan je voorraad te maken.” – Invest In Your Success with Inventory Management Best Practices, Asset Panda; Twitter: @AssetPanda

24. Maak gebruik van technologie

“De implementatie van magazijntechnologie biedt meer zichtbaarheid door data, waardoor elke medewerker real-time informatie kan verzamelen over de diverse magazijn- en logistieke processen. Er zijn veel opties beschikbaar – dit omvat barcodes, radiofrequentie, pick-to-label en stemgeactiveerde technologieën. Deze nieuwe technologieën zijn allemaal ontworpen om verschillende niveaus van verhoogde productiviteit en verbeterde accurate te bieden.” – 8 Tips to Improve Warehouse Efficiency, Vero Solutions; Twitter: @solutions_vero

25. Track voorraad in real-time

“Real-time voorraadtracking stelt je bedrijf in staat om je systeem automatisch te laten bijwerken als items in en uit voorraadinlocaties bewegen. Dit maakt je voorraadsysteemdata actueel met de daadwerkelijke fysieke items die je in je magazijnlocatie hebt. Zonder real-time tracking zullen je medewerkers items uittellen, maar de data pas later in het systeem uploaden. Dit betekent dat het systeem pas bijgewerkt wordt wanneer ze terug in het kantoor zijn, of wanneer ze kans krijgen om de data in batch te uploaden. Tot die tijd is je warehouse management systeemdata niet in sync met je voorraadinventaris. Om real-time tracking te gebruiken, heb je een cloud-gebaseerd warehouse management systeem, mobiele apparaten om data in te voeren, en een internetverbinding nodig. Op die manier zullen medewerkers die items scannen, informatie in je magazijnsysteem automatisch bijwerken, wat de items die je op voorraad hebt nog accurater weerspiegelt. Dit geeft je bedrijf betere zichtbaarheid in je voorraainiveaus, wat je helpt om vraag en andere rapportagemetrics accuraat te voorspellen.” – 4 Brilliant Tips for Optimizing Your Warehouse Inventory, ClearSpider; Twitter: @clearspider

26. Track voorraad met een centrale database

“Of je nu een spreadsheet of een programma gebruikt om je voorraad bij te houden, een centrale database is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat alle wijzigingen voor iedereen zichtbaar zijn en dat geen data verloren gaat.” – Kristjan Hiiemaa, Effective Inventory Management, Erply; Twitter: @erply

27. Gebruik een ERP of voorraadbeheersysteem dat sleutelmedewerkers informeert

“Behandel niet alle producten in je voorraad op dezelfde manier. Voorraaditems zullen verschillende vraag van je klanten hebben alsook variërende kosten en waarderingsmethoden. Een uitgebreid ERP-systeem stelt je in staat om elke SKU's prijs, voorraainiveaus en levertijden te volgen. Wanneer een voorraainiveau een minimum bereikt, moet je systeem je notificeren en automatisch inkooporders aanmaken die klaar zijn om naar leveranciers te sturen. Niet alle leveranciers zijn gelijk. Magazijnbeheerders weten welke leveranciers betrouwbaarder zijn, welke items in betere conditie worden ontvangen en hoe te omgaan met verwachte en daadwerkelijke ontvangstdatums. Je voorraadbeheersysteem moet ook weten hoe deze informatie te tracken. Het resultaat zal nuttige informatie zijn voor iedereen in plaats van alleen te vertrouwen op de kennis van één of twee mensen in je organisatie.” – 5 Tips to Streamline Your Inventory Management, Business Solution Partners; Twitter: @bspny

28. Gebruik een voorraadbeheersysteem voor volledige zichtbaarheid in je voorraad

“Om je logistieke en supply chain modellen te stroomlijnen zoals Kmart gedaan heeft – wat uiteindelijk werkcapitaal kan vrijmaken om in je bedrijfsgroei te investeren – heb je een voorraadbeheersysteem nodig dat je complete zichtbaarheid geeft in voorraainiveaus, productbeweging en meer. Je hebt misschien real-time inzichten, data en analytics nodig om de optimale voorraainiveaus te berekenen. Wanneer je te maken hebt met honderden of duizenden pallets, kun je niet gokken. Belangrijk: als je een deel van je supply chain uitbesteedt, moet je ervoor zorgen dat je 3PL real-time data over voorraainiveaus en bewegingen levert.” – Inventory Management Tips for Growing Businesses, StarTrack; Twitter: @startrack

29. Gebruik barcode scanning om handmatige data entry fouten te elimineren

“Eenmaal je weet hoeveel je nodig hebt, moet je ervoor zorgen dat je het daadwerkelijk op hand hebt. Kans op foutieve tellingen is overal: tijdens ontvangst, tijdens ordervervulling en de al te veelvoorkomende diefstal. In productie, zegt Huppertz, moet je ook rekening houden met opbrengst of schroot tijdens productie. Het gebruik van electronic data interchange (EDI) en barcode scanning kan helpen data entry fouten te elimineren. Huppertz stelt voor om een systeem van zogenaamde 'cycle counting' te implementeren. Kies een paar items per dag en vergelijk de voorraadrecord met de daadwerkelijke telling. Bestverkopers moeten vaker geteld worden.” – Lisa Girard, Five Steps to Painless Inventory Management, Entrepreneur; Twitter: @Entrepreneur

30. Gebruik data verzameling

“Je kunt beginnen met barcodes met een eenvoudige bijlage aan een iPhone of ander mobiel apparaat. Dit vereist geen grote investering in infrastructuur. Deze add-on apparaten kosten slechts een paar dollar, en elimineren entry fouten en verbeteren accurate. Je zult nooit wereldklasse klantenserviceniveaus bereiken totdat je voorraainaccuratesse dicht bij perfect is – of tenminste in het 95ste tot 98ste percentiel bereik. Investeer in tools die je helpen dit gemakkelijk te bereiken.” – Don Amato, Tips to Keep Your Company Free from Inventory Disasters, Industrial Distribution; Twitter: @InDistwebsite

31. Gebruik vaste en bewegelijke tracking opties

“Als bedrijven nadenken over magazijntracking, denken ze primair aan bewegelijke tracking opties, het tracken van eenheden en pallets die daadwerkelijk door het magazijn worden bewogen en de supply chain op gaan. Dit is slechts een deel van het magazijnbeheerproces – vergeet niet de voordelen die komen met vaste trackers! Door vaste magazijnactiva te tracken, kun je bestemmingen veel gemakkelijker toewijzen en beheren, en strategieprotocollen regelen zoals nodig zonder massa verwarring. Het is beter om magazijntracking in twee verschillende delen te zien, één vast en één bewegelijk.” – 7 Tips for Warehouse Inventory Management, QStock Inventory; Twitter: @QSstockInventory

32. Gebruik SKU-nummers en barcodes

“Elk van je producten moet identificeerbaar zijn, dus je moet hun een uniek ID-nummer toewijzen. Het nummer dat je toewijst heet een Stock Keeping Unit, of SKU. Naarmate je bedrijf groeit, wordt dit nog belangrijker omdat je waarschijnlijk een grotere voorraad hebt en je vergelijkbare items hebt die gedifferentieerd moeten worden. Je wilt het zo makkelijk mogelijk maken voor je magazijn om het juiste item te vinden, zodat je klanten altijd precies ontvangen wat ze hebben besteld. Daarnaast, als je samenwerkt met andere leveranciers (zoals herverkopers) heb je een universele barcode met een UPC-nummer nodig. UPC-nummers zijn als SKU-nummers, maar worden beheerd als onderdeel van een live database door GS1. Dat betekent dat je UPC-nummers via GS1 moet verkrijgen, zodat je items gemakkelijk gescand en geïdentificeerd kunnen worden.” – 6 Inventory Management Best Practices for Ecommerce Beginners, ecomdash; Twitter: @ecomdash

33. Gebruik een efficiënt voorraadbeheersysteem

“Harder werken betekent niet dat je productiever bent. Je moet dingen elimineren die de productiviteit in de weg zitten, zoals een inefficiënt voorraadbeheersysteem. Goede voorraadbeheersoftware moet je helpen tijd te besparen door te integreren met QuickBooks, en barcodes en readers te gebruiken om producten te tracken. Je kunt ook meer voorraadverantwoordelijkheden aan je medewerkers delegeren om hen te helpen meer in minder tijd te bereiken.” – Robert Lockard, Homer Simpson's Top 10 Inventory Management Tips – Part 1, Fishbowl Inventory; Twitter: @fishbowl

34. Gebruik transactie-gebaseerde bewegings voorraedstroom

“Elke beweging door een magazijn vertegenwoordigt een kans om voorraad uit het oog te verliezen, een fout in de order te veroorzaken, of resulteren in additionele pikfouten. Elke beweging van aankomst tot slot-plaatsing tot pikken tot verpakken moet een transactie genereren. Transacties worden vaak misbegrepen als de verkoop van merchandise weergeven. Echter, transacties binnen een magazijn staan toe om de bewegingen en status van een product in het ordervervullingsproces te tracken.” – Adam Robinson, Strategic Logistics: 8 Steps to Controlling Inventory Flow & Driving Warehouse Efficiency, Cerasis; Twitter: @Cerasis

Geldbesparende praktijken

35. Vergeet MRO supply niet bij voorraadbeheer

“Terwijl bedrijven de strijd op de kostenfront voortzetten, zien weinig de kans dat MRO-uitgaven zullen dalen. Een recente enquête toonde aan dat bijna 60 procent van de befragde managers in de productie-industrie verwacht hun MRO-uitgaven in 2013 op peil te houden. Helaas wordt MRO supply vaak over het hoofd gezien als 'voorraad'-verantwoordelijkheid; als gevolg wordt het zelden met de rigueur en aandacht behandeld die het zou moeten... In mijn ervaring hebben MRO supply activiteiten weinig directe verantwoordelijkheid, en worden ze te vaak gedreven door stockouts in plaats van door een overkoepelend supply chain plan. Vaak heb ik situaties gezien waar MRO voorraad geëxpenseerd wordt en in een gebied ligt zonder identificeerbaar locatiesysteem, ID, of gebruiksgeschiedenis.” – John M. Donnelly, Five Basic Practices that Can Quickly Close the Gap with Best Practices in MRO Inventory Management, SupplyChain247; Twitter: @SupplyChain247

36. Verbeter prognoses

“Prognoses kunnen een lange weg gaan in het verlagen van kosten en het waarborgen van het succes van voorraadbeheerinspanningen. Wanneer detailhandelaren in staat zijn om accuraat te voorspellen welke items ze nodig hebben en de juiste hoeveelheid, zijn ze beter in staat om aan de verwachtingen van hun klanten te voldoen zonder overtollige voorraad. Betere prognoses vereisen vakkundige observatie van marktonderzoek, vraagmodellen, vraagpatronen, minimum voorraainiveaus en historische technieken en kunnen een grote rol spelen in succesvol voorraadbeheer.” – Three Inventory Management Best Practices, SalesWarp; Twitter: @SalesWarp

37. Kies voor geldbesparende opties zoals wave picking en cross-docking

“Wanneer je voorraadbeheer voor magazijnen plant, moet je je richten op ROI en een lean operatie draaien. Cross-docking is een heel efficiënt systeem dat je in staat stelt om zowel hanterings- als opslagtijd aanzienlijk te verminderen. Cross-docking stelt bedrijven in staat om magazijnvoorraad naadloos te beheren, en maakt opslag veel gemakkelijker. Als je een complex verzendsysteem hebt, kun je kiezen voor wave picking. Als je een geavanceerde trackingmethode adopteer, zul je zowel cross docking als wave picking vinden die geld en tijd besparen.” – 7 Best Practices for Inventory Management for Warehouses, Newcastle Systems; Twitter: @NewcastleSys

38. Verminder reparatiecyclus tijden

“Managers kunnen dit doen door levertijden voor vervangende onderdelen en apparatuur vast te leggen en te verbeteren. Een strategie is om te zoeken naar lokale bronnen van essentiële onderdelen en apparatuur als manier om reparatie- en transporttijd te reduceren. Een grote bijdrage aan efficiënte reparaties is het proces van verpakken en leveren van producten. Vertragingen met alleen dit proces kunnen de directe arbeidskosten voor front-line technici met tot 50 procent verhogen.” – Andy Gager, Special Report: Timely, Cost-Effective Inventory Management, Marshal Institute; Twitter: @Marshall_Inst

39. Heroverweeg je veiligheidsvoorraad

“Zakelijke leiders vragen soms: 'Wat is het voorraainiveau waar we nooit onder mogen zakken?' Het antwoord is nul. Veiligheidsvoorraden zijn alleen nuttig als ze gebruikt worden. Het hele punt van veiligheidsvoorraad is om te beschermen tegen verwachte variaties in vraag en aanbod. Als je je veiligheidsvoorraad nooit gebruikt, heb je er te veel. Gemiddeld zou je de helft van de tijd onder het veiligheidsvoorraainiveau moeten zijn wanneer aanvulling beschikbaar is, en de andere helft erboven. Als dit niet het geval is, moet je heroverwegen welke producten je in elke locatie houdt om het meest uit je voorraaddollar te halen.” – Jane B. Lee, 8 Common-Sense Rules for Inventory Management, Inbound Logistics; Twitter: @ILMagazine

40. Update inkooporders tijdig

“Een veelvoorkomend probleem dat bedrijven ervaren is het wijzigen van inkooporders na creatie. Soms moet je datumwijzigingen, hoeveelheidsaanpassingen en rekening houden met onvolledige leveringen en ontvangstfouten. Dit creëert problemen omdat voorraaprognoses sterk afhangen van accurate inkooporderinformatie. Stel een set regels op, en zorg dat dagelijkse en wekelijkse processen aanwezig zijn, en dat inkooporders tijdig worden bijgewerkt.” – Inventory Management Best Practices, Fishbowl Inventory; Twitter: @fishbowl

Magazijnorganisatie voor voorraadbeheer

41. Overweeg een nieuwe vloerplanning

“Veel magazijnmanagers schrikken initieel terug van het herstructureren van hun vloerplanning. Tenslotte kan dit een grote onderneming zijn en vereist het dat iedereen betrokken bij het proces wennend raakt aan de nieuwe layout. Echter, er is vaak ruimte voor aanpassingen die de efficiëntie kunnen verhogen. Productaanbod en vraag evolueren constant, wat betekent dat opslagwijzigingen vaak noodzakelijk zijn om dingen zo soepel mogelijk te laten lopen.” – Melinam, Tips for Warehouse Inventory Management, IntelliTrack; Twitter: @IntelliTrack

42. Overweeg pallet rak opties

“Overweeg je pallet rak opties voor het opslaan en beheren van traag bewegende SKU's. Deze opslag vertrouwt niet op throughput, maar op de capaciteit om meer voorraad in de minste hoeveelheid ruimte te houden. Je moet misschien verschillende typen modules gebruiken om je verschillende typen voorraad te accommoderen.” – Small Mid-Sized Warehouse Inventory Management | Managing Slow-Moving SKUs, Southwest Solutions Group; Twitter: @cutyourspace

43. Zorg voor goed slotting

“Goed slotting levert niet alleen de nodige ruimte op, maar plaatst de snelst bewegende items ook dichterbij dokken en meer toegankelijke locaties, wat reisaafstand minimaliseert en algehele throughput en productiviteit maximaliseert. Helaas neigen veel bedrijven hun slotting te verwaarlozen. 'In de beste bedrijven is slotting een dagelijkse activiteit, geen kwartaal- of jaarlijkse activiteit,' zegt Open Sky's Sardeson. 'Als dagelijkse activiteit kun je erbij blijven omdat het maar een beetje werk is en volledig beheersbaar. Als je het jaarlijks doet wordt het een grote onderneming.' St. Onge's Wheeler stelt ook voor te onderzoeken of twee items een hoge kans hebben om op dezelfde order te worden besteld. 'Zo ja, dan wil je ze dicht bij elkaar in het pikgebied zodat je reisaafstand geminimaliseerd wordt, wat je arbeidskosten verlaagt.'” – Maida Napolitano, Top 8 Guidelines to Improve Inventory Management, Modern Materials Handling; Twitter: @modernmhmag

44. Stel accurate voorraagnaamgeving en labelpraktijken in

“Voorraadslabeling gaat hand in hand met voorraadorganisatie – goed georganiseerde voorraad betekent dat op macroniveau magazijnpersoneel de juiste sectie kan vinden, en goed gelabelde voorraad helpt op microniveau met het vinden van het juiste materiaal/product binnen de sectie. Goede voorraadslabeling strekt zich uit verder dan het eigen magazijn van een bedrijf en heeft twee delen. Binnen het magazijn moet elk item genaamd en gemarkeerd worden met details die het item volledig beschrijven, evenals eventuele speciale behoeften (bijv. houdbaarheidsdatums, gevaarlijke materialen, verpakkingsvereisten, etc.).” – Catherine Muir & Ted Rohm, 6 Tips to Improve Inventory Accuracy, Technology Evaluation Centers; Twitter: @TECtweets

45. Verbeter magazijnlayout

“Magazijnlayout kan de zakelijke efficiëntie aanzienlijk beïnvloeden omdat het bepaalt hoe snel en accuraat goederen worden geselecteerd en naar klanten verzonden. Het pik- en pakproces neemt de meeste tijd in beslag en wanneer het magazijn niet georganiseerd is, zeg, wanneer goederen niet correct gecategoriseerd zijn of wanneer er geen labels op de planken zijn, kunnen pikers veel tijd besteden aan het zoeken van producten om te verzenden. Dit is tijdverspilling, resulterend in ondoelmatigheid, ontevreden klanten, en zelfs verloren verkoop. Overweeg een meer georganiseerd voorraadsysteem te implementeren om je magazijnlayout te verbeteren. Daarnaast, zorg dat items die vaker verkocht worden dichtbij het pak- en verzendgebied liggen. Zo zijn ze meer toegankelijk voor het vinden en ophalen voordat ze verzonden worden. Door regelmatig verkooprapporten te bestuderen en conclusies te trekken, krijg je een idee waar en hoe je goederen in magazijnen moet plaatsen. Let ook op dat verkooptrends en patronen continu veranderen en grotendeels verschillend zijn in verschillende gebieden, de organisatie van je magazijnen moet deze locatiespecifieke vraag voor je producten weerspiegelen.” – Clara Lu, Gain Inventory Control with Multiple Warehouse Management Tactics, TradeGecko; Twitter: @tradegecko

46. Label alles

“Als je denkt dat het alleen labelen van bepaalde, aangewezen items je helpt om werk te besparen en je tijd en energie efficiënter te gebruiken, denk dan opnieuw na! Terwijl het op korte termijn tijd kan besparen, zal zuinig zijn op labels onvermijdelijk leiden tot gemiste orders, verloren items, en verloren tijd. Duidelijke, consistente labeling maakt het vinden van de items die je medewerkers nodig hebben ongewricht, ongeacht hun bekendheid met de magazijnlayout.” – Charles Malzahn, Warehouse Inventory Management Tips You're Forgetting, Reliant; Twitter: @Reliant_Inv

47. Label voorraad en locaties

“Tijd en arbeid zijn kritieke grondstoffen in het exploiteren van elk magazijn of third party logistics bedrijf. Magazijnen die ontoereikende signalering en labeling hebben, neigen tot hogere operationele kosten inclusief die van arbeid. Het implementeren van labeling volgens industriestandaarden kan een meetbare impact hebben op je bedrijf in termen van tijd, arbeid, ordervervullingspercentages en fouten. Dit kan ook de moreel van je magazijnpersoneel verbeteren en frustratie en verloren producten reduceren. Met de huidige technologie worden labels gemaakt om aan een breed scala aan behoeften in het magazijn te voldoen, van uiterst duurzaam tot temperatuurgevoelig voor koude opslag magazijnen. Een relatief kleine investering in labeling kan helpen ervoor te zorgen dat magazijnwerkers geen tijd verspillen, het juiste product hanteren en orders tijdig vervullen.” – Inventory Management Tips: Optimizing Your Warehouse, Datex; Twitter: @Datexcorp

48. Leg de basis met juiste activacategorisatie

“De eerste stap in effectief voorraadbeheer is het correct categoriseren van je bedrijfsactiva. Het definiëren van bewegelijke versus vaste activa is een brede categorisatie, maar je moet ook activa categoriseren op basis van een systeem dat zinvol is voor je bedrijf, of dat nu betekent categoriseren op gebruikscase, afdeling, waarde, of een andere metric. Al deze informatie opslaan in een centrale activadatabase is de sleutel tot het behouden van nauwkeurige controle over je voorraad, snel de benodigde informatie vinden, en de verzamelde data analyseren om je voorraadprocessen verder te optimaliseren.” – Nicole Pontius, 5 Best Practices for Inventory management that Apply to Every Business, Camcode; Twitter: @Camcode

49. Plan je magazijnruimte

“Elke inch van het magazijn moet gepland worden om opslagruimte te maximaleren. Het is een van de beste magazijnbeheer best practices die geïmplementeerd kan worden zonder veel kosten. De ruimte moet zo georganiseerd zijn dat het snel en soepel transport van goederen toelaat. Er moet voldoende ruimte zijn voor heftrucks en zwaagdrachtmachines om te manoeuvreren. Als de bins correct gepland en gemarkeerd zijn, helpt dit verwarring en opslag van goederen op ongeschikte plekken te voorkomen.” – Sundar, 9 Impactful Warehouse Management Tips to Improve Inventory Control, Catalog; Twitter: @ContalogApp

50. Vertrouw op de ervaring van senior medewerkers

“Efficiëntie is cruciaal in het magazijn. Bij het zoeken naar oplossingen om processen te verbeteren of te stroomlijnen, nodig de participatie van je senior staff uit. Hoewel het misschien als tijdverspilling lijkt, kan het laten lopen van een paar leden van je leadership teams samen met senior niveau medewerkers over de magazijnvloer nieuwe inzichten en ideeën opleveren. Samenwerken op deze manier kan helpen de communicatie tussen de verschillende groepen te verbeteren. Samenwerken aan manieren om knelpunten, gedupliceerde processen, resource issues en tijdsbesparende strategieën te reduceren, kan langdurige besparingen voor je magazijn opleveren.” – Inventory Management Continued: Tricks to Optimize Your Warehouse Operations, Datex; Twitter: @Datexcorp

Producten en Tracking Oplossingen van Camcode:

• Rak Locatie Labels
• Barcode Stickers
• Barcode Magazijn Labels
• UID Labeling
• Voorraad Labels
• Gangtekens
• Apparatuur ID Tags
• Aangepaste Magazijn Tekens
• Foil Labels