Facility Management Meesterschap: Bewezen Strategieën voor Operaties, Leiderschap en Project Excellentie

Facility management, of FM, is een brede discipline die een verscheidenheid aan industrieën omvat, van voedsel tot technologie, productie tot e-commerce en verder. Maar, hoewel de kern van elk bedrijf compleet anders kan zijn dan zelfs zijn dichtste concurrentie, zijn succesvolle facility management praktijken gemakkelijk uitwisselbaar van onderneming tot onderneming. Feitelijk is het een van de weinig functietitels die in, eigenlijk, elk klein tot grote organisatie gevonden kan worden, inclusief publieke entiteiten, zoals scholen en ziekenhuizen, tot private bedrijven, zoals die hun inventaris in magazijnen beheren.

Maar, wederkerige tendensen daargelaten, moeten facility management procedures en technieken gespecialiseerd zijn voor het bedrijf waarin ze gebruikt worden. Omdat de discipline complexe specificaties dekt, inclusief business continuity planning en zelfs brandveiligheid, is het cruciaal dat uw organisatie een holistische kijk biedt op zijn facility management procedures.
In deze gids bespreken we:

• De Kerncompetenties van Facility Management
• Operaties en Management Strategieën
• Project Management voor Gestroomlijnde Faciliteiten
• Best Leadership Practices voor Facility Managers
• Aanvullende Bronnen over Facility Management

De Kerncompetenties van Facility Management

Volgens de International Facilities Management Association (IFMA), is facility management een interdisciplinaire praktijk die “overweegt de coördinatie van mensen, plaats, proces en technologie.” Uitgebroken, betekent dit dat een facility manager verantwoordelijk is voor het succes van alle facetten van de faciliteit, inclusief organisatie, veiligheid, beveiliging en onderhoud, samen met de sleutel, alledaagse operationele praktijken.
Het kan lijken als een overweldigende taak om op één persoon of een klein team te leggen – en het is een overweldigende taak – maar wat belangrijk is om te onthouden is het feit dat facility management slechts één aspect is van wat een gezond bedrijf maakt. Simpel gezegd, moeten alle benodigde afdelingen met facility managers samenwerken om een bedrijf’s algehele succes te bouwen.
Hier is wat de discipline van facility management omvat – en waarom slecht management gemakkelijk kan leiden tot een organisatie’s ondergang:

• Veiligheid – Het is de facility management team’s taak om de veiligheid van alle werknemers en klanten die de property bezetten, te garanderen. Deze verantwoordelijkheid strekt zich uit over alle mogelijke environmentale gezondheids- en veiligheidskwesties, met name diegenen die het gebouw en zijn apparatuur specifiek betreffen. Het niet doen hiervan kan zaken betekenen in de vorm van boetes, verloren business, of zelfs vervolging als geoordeeld werd dat de manager of het bedrijf’s negligentie slachtoffers of permanente milieuschade veroorzaakte. Brand, bijvoorbeeld, is meestal recht bovenaan de radars van facility managers omdat het een voorkombare tragedie is die, wanneer voldoende voorbereid, levens en waardevolle inventaris kan redden. Een grondige facility management team kan zijn bedrijf het beste beschermen door te garanderen dat alle delen van de faciliteit up-to-code zijn, de werknemers goed getraind zijn, en alle vergunningen en certificaten volledig geldig zijn. Deze functie omvat alles van veilige en efficiënte verlichting tot vloerkeuzes.
• Beveiliging – Wat betreft belang, tweede na veiligheid is faciliteitsbeveiliging, nog een ander belangrijk puzzelstukje waarin het facility management team moet antwoorden. Hoewel grotere bedrijven of die met bijzondere dure inventaris of apparatuur de wijze keuze kunnen maken om hun beveiligingsbehoeftes uit te besteden in de vorm van een particulier bureau, is het nog steeds de rol van de facility manager om te garanderen dat het bureau competent presteert. Technologische vooruitgang zoals biometrie en wearables maken het mogelijk om strikte toegangcontrole voor high-security gebieden te handhaven, maar het is aan facility managers om op de hoogte te blijven van deze ontwikkelingen en slimme beveiligingstechnologie investeringen te doen. Naast algemene veiligheid, is het ook belangrijk dat het facility management team de technologische know-how heeft om zijn duurste hardware te beschermen en te onderhouden. Deze rol is een sleutelrol omdat het dubbel bevestigt dat assets net zo nauwgezet beschermd worden als de veiligheid van de gemeenschap.
• Onderhoud en Inspecties – Ongeacht de focus van de organisatie, is een van de meest onachtzame dingen die een facility management team kan doen, slap zijn op zijn gebouwonderhoudstaken. Elk deel van het gebouw, inclusief geïnstalleerde machines zoals HVAC systemen, moet worden onderhouden door het facility management team. Omdat sommige faciliteiten talloze elementen bevatten die regelmatig onderhoud nodig hebben, helpt het vaststellen en volgen van strikte onderhoudsschema’s om te garanderen dat alle bewegende en permanente delen van de faciliteit up-to-date blijven en goed werken in de toekomst. Naast algemeen onderhoud, zijn inspecties ook iets waar facility management teams altijd klaar voor moeten zijn. Ze kunnen het bedrijf voorbereiden door interne inspecties uit te voeren, zoals nodig, voor de vele formele regulatorische inspecties die ze jaarlijks kunnen incurreren. Natuurlijk moet het team ook rekening houden met elke keer dat de faciliteit een grote verandering in hardware, inventarisniveau of capaciteit ondergaat – en ze moeten ook hun ogen openhouden voor alle veranderingen in wetten die hun huidige procedures kunnen beïnvloeden.
• Business Continuity Planning – Deel van het leiden van een effectief facility management team betekent plannen voor “worst case scenario’s.” Dit betekent dat elk team zich moet neerzetten met de machtigen om een plan te bedenken voor het geval disaster slaat en het bedrijf het zich niet kan permitteren om operaties te stoppen. Bijvoorbeeld, laten we zeggen dat een community college een grote brand ondergaat en de autoriteiten het hele hoofgebouw een totale verlies achten. De community college is momenteel midden in een semester dat het niet kan verkorten – dit is een situatie waar eerdere business continuity planning cruciaal is. Als dit in het bovengenoemde scenario gedaan was, had het facility management team al alternatieve locaties bedacht om lessen te houden en de organisatie’s administratieve taken te opereren. Naast de nieuwe locatie, had het team al een solid plan gemaakt voor de tijdelijke faciliteit’s beveiliging, onderhoud en hardware behoeften.
• Dagelijkse Operationele Taken – Naast het dienen als de veiligheids- en beveiligingsliaisons voor de faciliteit, is het ook belangrijk dat facility management teams georganiseerd zijn om de inherente dagdagelijkse uitdagingen aan te pakken die kunnen ontstaan. Afhankelijk van hoe de gegeven organisatie gestructureerd is, kan dit alles betekenen van een lekkend dak in de damestoilet repareren tot zelfs een vastgelopen fax machine repareren.

Ongeacht de grootte van de organisatie, is het cruciaal dat de hogere management een facility manager aanstelt die een betrouwbaar, competent team kan huren of uitbesteden. En, omdat niet elk bedrijf gevuld is met veiligheidsbewuste individuen, is het de taak van deze manager om te fungeren als een advocate voor de werknemers en/of klanten die hun faciliteit bezetten. Dit niveau van volharding en aandacht voor detail in het facility management spectrum is noodzakelijk – in feite, kan het een bedrijf of zelfs een leven redden.

Operaties en Management Strategieën

De huidige voorzittende mondiale faciliteitsmanagement organisatie, de International Facility Management Association, roept deze leiders op om een meer tactische en scherpe aanpak te hanteren wanneer het gaat om het beschermen van de toekomst van hun bedrijfs properties.
In IFMA’s Strategic Facility Planning white paper, doet de organisatie een oproep aan facility managers om SFP (strategic facility planning) uit te voeren omdat het “helpt om fouten, vertragingen, teleurstellingen en klantontevredenheid te vermijden.” Naast de bovengenoemde veiligheids- en onderhoudszware verantwoordelijkheden, wil de IFMA dat managers beginnen te kijken verder dan hun normale taken, zodat ze beter kunnen helpen bij de efficiëntie van hun organisaties.
Om dit effectief te doen, moeten managers twee dingen compileren: 1) een strategic facility plan en 2) een master plan voor de faciliteit. Laten we eens kijken hoe elk de algehele productiviteit van het bedrijf kan versterken:

• Strategic Facility Plan (SFP) – Om een uitgebreide SFP te compileren, dringt de IFMA managers aan om eerst bekend te raken met drie zeer belangrijke dingen: de kernwaarden of veranderende waarden van de organisatie en hoe faciliteiten de waarden moeten weerspiegelen, het compileren van een diepgaande analyse van de faciliteit, inclusief locatie, capaciteit en conditie, en ten slotte, een fundamenteel begrip van hoe de organisatie’s doelen kunnen zorgen voor het op- of afschalen met betrekking tot faciliteiten. Als de manager elk van deze benchmarks met de geschikte afdelingen kan bevestigen en een manier vindt om de ambities van hun organisatie te ondersteunen terwijl ze effectieve dagdagelijkse praktijken uitvoeren, zullen ze optreden als een echt “strategisch” steunsysteem. Deze mix van “huidig” en “toekomst” stelt alle betrokken partijen in staat om met veranderingen te worstelen zoals ze komen op de meest effectieve manier.
• Facility Master Plan – Elke facility manager zou al constant hun faciliteit’s master plan moeten herwerken, een framework dat kijkt naar de “fysieke omgevingen die de gebouwen incorporeren,” maar dat betekent niet dat elk zo uitgebreid is als het zou kunnen zijn. Laten we eens kijken naar wat een holistische master plan die zowel de dagdagelijkse taken als de toekomstige ruimtegebruiksanalyses in overweging neemt, omvat.

Hier is wat een facility master plan moet omvatten:

1. Zoning, regulering, covenant beoordelingen
2. Ruimtestandaarden/benchmarks beschrijvingen
3. Programma van ruimtegebruik
4. Workflow analyses
5. Engineering beoordeling en plan
6. Blok, fit, of stacking plannen
7. Concept site plan of campus plan
8. Architecturale beeldconcepten
9. Langetermijn onderhoudsplan
10. Bouwkostenschattingen
11. Fasering of sequentieplan (de volgorde van projecten)

Eenmaal een facility manager de juiste voorgewendes doet om contact te maken met alle afdelingen die hun faciliteit beïnvloeden, zullen ze beter toegerust zijn om hun organisatie te ondersteunen bij het maken van winstgevende bewegingen in de toekomst.

Project Management voor Gestroomlijnde Faciliteiten

Omdat de naam van het spel voor facility managers veiligheid, onderhoud en planning is, komt het zeker als geen verrassing dat de manager ook een waslijst van projecten moet ontwikkelen en uitvoeren om te garanderen dat alles op en in het gebouw soepel draait.
Hier zijn enkele voorbeelden van hoe project management tactieken een faciliteit’s algehele efficiëntie kunnen stroomlijnen:

• Het vaststellen van projectschema’s die zowel scope als budgettaire behoeften omvatten
• Advies geven aan alle werkers, inclusief werknemers en consultants, over ontwikkeling en werkvoortgang
• Transparante databases handhaven over elk project om te garanderen dat hogere management op de hoogte is van veranderingen in schema, budget of bemanning in real time
• Het compileren van uitgebreide trainingschema’s om te garanderen dat alle werknemers correct gecertificeerd zijn voor eventuele regulatorische veranderingen die kunnen ontstaan
• Budgetschattingen uitvoeren voor alle voorgestelde bouwprojecten
• Coördineren van service- of onderhoudsupgrades voor de faciliteit’s systemen
• Vergaderingen houden en goedkeuring krijgen voor noodzakelijke ruimtewijzigingen die nodig kunnen zijn voor de modernisering van de ruimte
• Interne auditprocessen ontwikkelen om te garanderen dat alle toepasselijke regulatorische standaarden worden voldaan, inclusief de nieuwe ISO 41001, Facility management – Management systems – Requirements with guidance for use

Screenshot via ISO

Natuurlijk is het adresseren van alle infrastructuurkwesties eerst van vitaal belang voor het garanderen van de veiligheid en beveiliging van de faciliteit.

Best Leadership Practices voor Facility Managers

Zoals u al afgeleid hebt, is facility management een grote, vaak complexe taak die een sterke, vooruitstrevende en bovenal verantwoordelijke leider vereist die denkt over hun faciliteit’s behoeften op zo holistisch mogelijke manier. Naast het bezitten van deze kwaliteiten, hebben de meest geïnformeerde managers ofwel jarenlange diverse industrie-ervaring onder de riem of een gespecialiseerde graad in de discipline behaald. Voortgezet onderwijs is ook gebruikelijk in het vak, en er zijn een aantal facility management cursussen die facility managers helpen up-to-date te blijven op huidige trends en best practices.

Dus, nu we een idee hebben van hoe een bekwame facility manager op papier eruit kan zien, laten we duiken in de meest effectieve leiderschapspraktijken die ze kunnen implementeren om de veiligheid en efficiëntie van hun organisatie te garanderen:

• Zij zijn op dezelfde lijn als het hogere management met betrekking tot de toekomst – Zoals doorheen deze gids vermeld, betekent een krachtige facility manager zijn naar de toekomst kijken. Van het compileren van business continuity plannen in het geval van een ramp tot het openhouden van een communicatielijn met andere afdelingen, begrijpt de manager dat ze alleen een echte leider zullen zijn als hun faciliteit en personeel klaar zijn om mee te rollen met de veranderingen.
• Zij weten hoe te plannen en budgetteren – Facility managers kennen de huidige waarde van elk deel van hun faciliteit’s infrastructuur – en hoeveel het zal kosten om te upgraden. Ze hebben ook een scherp begrip van hoe hun budgettaire behoeften in de toekomst kunnen ebben en vloeien, zodat ze nauwkeurig budgettaire wijzigingen aan de machtigen kunnen voorstellen.
• Zij hebben een gevoel voor het ontwikkelen van een geweldig team – Afhankelijk van de specifieke behoeften van de organisatie, kan de facility manager verantwoordelijk zijn voor het werven en trainen van faciliteitswerkers, aannemers of zelfs consultants. Dit betekent dat de manager een innate begrip moet hebben van de taken en beperkingen van elke positie en hoe ze het beste samen kunnen werken om het meest bekwame team mogelijk te maken. Onthoud, deze teamleden zijn uiteindelijk in controle van de veiligheid en beveiliging van de faciliteit, heel belangrijke banen die een organisatie kunnen breken wat betreft aansprakelijkheid als er iets misgaat.
• Zij zijn bereid te luisteren – Het is alleen maar natuurlijk voor facility managers om gefrustreerd te raken met hogere management die grote shifts roepen die fysiek losgekoppeld kunnen zijn van de faciliteit, maar dat betekent niet dat ze fout zijn. Dynamische leiders collaboreren met alle afdelingen door te luisteren naar hun voorstellen en ideeën. Door dit te doen, creëren ze een open, veilige communicatielijn die, ongeacht de uitkomst, interdepartementale relaties versterkt.

Facility management is een uitdagende taak, en het is een die steeds complexer wordt naarmate technologische vooruitgang oude processen herschrijft in nieuwere, gestroomlijnde benaderingen. De beste facility managers begrijpen precies hoe slimme technologie-investeringen die efficiëntie verhogen te balanceren met het minimaliseren van risico’s (bijv. fiscale en veiligheidsrisico’s) voor een positieve invloed op de bottom line. Kortom, facility management is de ruggengraat van operaties in een veelheid van industrieën vandaag de dag.

Aanvullende Bronnen over Facility Management

Voor meer informatie over de beste facility management praktijken, bezoek de volgende bronnen:

• IFMA Knowledge Library
• The Essence of Facilities Management and Leadership
• Redefining the Executive View of Facility Management
• Succession Planning for Facilities Managers
• 6 Ways to Drive Cost Leadership in Facility Management
• 6 Essential Characteristics of Facility Managers
• A Brief History of Facilities Management
• Facilities Management Training
• How Important is Facilities Management?
• Top 10 Reasons Your Company Needs a Facilities Management Professional Like You

Producten en Tracking Oplossingen van Camcode:

• Magazijn Rek Locatie Labels
• Barcode Labels
• Magazijn Locatie Labels
• UID Tags
• Inventariscontrole Tags
• Magazijn Gang Signalering
• Metaal Apparatuur Tags
• Magazijn Tekens
• Custom Folie Labels