Voorraadbeheersystemen: Definitie, Voordelen & Best Practices Voor Alle Industrieën

Wanneer de meeste mensen aan voorraadbeheer denken, denken ze aan retailtoepassingen. Terwijl retailoperaties zwaar vertrouwen op voorraadbeheer, worden voorraadbeheersystemen breed gebruikt in een verscheidenheid aan industrieën, van productie tot utiliteiten, gezondheidszorg, onderwijs, overheid, en meer. Voorraadbeheersystemen stroomlijnen en centraliseren het proces voor het controleren van de stroom en het onderhoud van voorraad om te garanderen dat de juiste hoeveelheid voorraad beschikbaar is op het juiste moment en van de juiste kwaliteit.
Definitie van een Voorraadbeheersysteem
Een voorraadbeheersysteem is de combinatie van technologie (hardware en software) en processen en procedures die het monitoren en onderhoud van opgeslagen producten overzien, of die producten nu bedrijfsassets zijn, grondstoffen en benodigdheden, of eindproducten klaar om naar leveranciers of eindconsumenten te worden gestuurd. Een compleet voorraadbeheersysteem bestaat uit:

• Een systeem voor het identificeren van elk voorraaditem en de geassocieerde informatie, zoals barcode labels of asset tags. 
• Hardware tools voor het lezen van barcode labels, zoals handgehouden barcode scanners of smartphones met barcode scanning apps.
• Voorraadbeheer software, wat een centrale database en referentiepunt biedt voor alle voorraad, gekoppeld met de mogelijkheid om data te analyseren, rapporten te genereren, toekomstige vraag te voorspellen, en meer.
• Processen en beleid voor labelen, documentatie, en rapportage. Dit moet een voorraadbeheertechniek omvatten zoals Just in Time, ABC Analyse, First-In First-Out (FIFO), Voorraad Review, of een andere bewezen methodologie.
• Mensen die getraind zijn om deze beleid en processen te volgen.

SearchERP definieert voorraadbeheer als "het toezicht op niet-gekapitaliseerde assets (voorraad) en voorraaitems." Voorraadbeheer is een component van supply chain management die de stroom van items (producten, goederen, etc.) overziet naarmate ze bewegen van de fabrikant naar het magazijn en dan naar het verkooppunt. "Een sleutelfunctie van voorraadbeheer is om een gedetailleerd record te houden van elk nieuw of geretourneerd product als het een magazijn of verkooppunt binnenkomt of verlaat," legt SearchERP uit, wat wijst op het belang van een duidelijk en vastgelegd voorraadbeheersysteem om te garanderen dat het proces en de documentatie zo gestroomlijnd en efficiënt mogelijk zijn, alsook om fouten te minimaliseren.
Voordelen van Voorraadbeheersystemen
Zonder een voorraadbeheersysteem zullen de goederen en producten die door een organisatie stromen onvermijdelijk in de war raken. Een voorraadbeheersysteem stelt een bedrijf in staat om een gecentraliseerd record te onderhouden van elke asset en item in het beheer van de organisatie, wat een single source of truth biedt voor de locatie van elk item, leverancier- en verkoperinformatie, specificaties, en het totale aantal van een bepaald item momenteel op voorraad.
Omdat voorraad vaak uit bewegende assets bestaat, zijn voorraadbeheersystemen cruciaal om tabs te houden op huidige voorraaidniveaus en te begrijpen welke items snel bewegen en welke items langzamer bewegen, wat organisaties vervolgens in staat stelt om met grotere nauwkeurigheid te bepalen wanneer het tijd is om te herbestellen. Over het algemeen biedt een uitgebreid voorraadbeheersysteem talloze voordelen aan bedrijven inclusief:

• Verbeterde kasstroom
• Betere rapportage en forecasting mogelijkheden
• Vermindering van opslagkosten (overhead)
• Verminderde arbeidskosten
• Vermindering van dode voorraad
• Betere organisatie
• Verbeterde transparantie
• Verbeterde leverancier, verkoper, en partner relaties

Uitdagingen van Voorraadbeheersystemen
Voorraadbeheersystemen kunnen een dramatische effect hebben op productiviteit en efficiëntie wanneer correct geïmplementeerd. Meeste van de uitdagingen geassocieerd met voorraadbeheersystemen ontstaan uit het niet volgen van best practices of het vertrouwen op verouderde methoden, zoals handmatige documentatie en inconsistente opslaglay-outs en processen. In deze gevallen kan een complete voorraadbeheer herziening nodig zijn om voorraadbeheer te stroomlijnen en duidelijkheid en consistentie aan het proces bedrijfsbreed toe te voegen.

Een goed voorraadbeheersysteem vermindert menselijke fouten door handmatige documentatie te elimineren door het gebruik van barcode labels, barcode scanners, en voorraadbeheer software, wat kostbare fouten vermindert zoals:

• Te veel langzaam bewegende voorraad op voorraad hebben, waardevolle opslagruimte innemen en in de bottom line van het bedrijf bijten.
• Onverwacht uitlopen van voorraad van een essentieel voorraaditem, wat de supply chain kan vertragen door backorders.
• Onnauwkeurige records (verkeerde deelnummers, onjuiste voorraadtellingen) die voortkomen uit handmatige documentatiefouten.
• Verspilde manuren besteed aan het opsporen van items die in de verkeerde locaties opgeslagen zijn. Voorraadopslag die niet geoptimaliseerd is voor efficiëntie (vanwege slechte magazijn- of voorraadkamer lay-outs) kan ook stock pick tijd verhogen, wat ook arbeidskosten verhoogt.

Best Practices Voor Voorraadbeheersystemen
Cleary Inventory legt uit dat een goed voorraadbeheersysteem kan helpen productiviteit te verbeteren, maar alleen als je het instelt met een paar basis essentials inclusief:

• Locatienamen
• Makkelijk leesbare locatielabels
• Unieke item identificatienummers
• Eenheden van meting
• Een starttelling
• Een softwareoplossing die effectief activiteit monitort en trackt
• Duidelijke, bedrijfsbrede beleid en processen
• Mensen die weten hoe deze beleid en processen te ondersteunen

Het implementeren van een uitgebreid voorraadbeheersysteem kan complex zijn. Het is niet slechts een kwestie van een goed softwareprogramma kopen; een voorraadbeheersysteem moet de mensen, processen, en technologieën van end-to-end aanspreken. Het volgen van best practices om een uitgebreid, bedrijfsbreed voorraadbeheersysteem op te zetten is een investering die zich zelf weer en weer zal terugverdienen door grotere efficiëntie en een boost aan de bottom line.