Top 3 Bewezen Strategieën voor Naadloze MRO Systeemintegratie

Technologie is van enorme belang voor de onderhoud, reparatie en operaties (MRO) toeleveringsketen. Van conditiemonitoring tot activahierarchie, voorraadtracing en uitgavenbeheer, de rol van technologie is absoluut vitaal.

Zonder de mogelijkheid om efficiënt te communiceren, wordt volledige integratie van de toeleveringsketen nog uitdagender. Bedrijven kunnen processen samenknopen die, aan de oppervlakte, geïntegreerd lijken, maar in feite niet zijn. Ze kunnen leiden tot informatie die in twee verschillende systemen wordt ingevoerd, wat de kans op menselijke fouten vergroot en factuurdiscrepantierapporten (IDRs) triggeren die tijd en middelen vereisen om aan te pakken.

Daarentegen dwingt het implementeren van een MRO-systeemintegratie een herziening van bestaande bedrijfsprocessen, en onthult kansen om waar mogelijk te optimaliseren. Het idee is om fouten te elimineren en de technologie, via systeemintegratie, te laten werken zoals bedoeld. Voordelen omvatten data- en voorraadsichtbaarheid, nauwkeurigere en snellere orderverwerking, lagere transactiekosten, en grotere arbeidsefficiëntie.

Het ultieme doel is om het beste uit elk van de betrokken systemen te halen, en MRO zo foutloos mogelijk te maken in volgorde. Hieronder volgen drie best practices om u daar te helpen komen.

Erkennen en begrijpen van de behoefte

Terwijl u het bedrijfsproces herziet en de data bepaalt die tussen systemen moet vloeien, moet u het systeem van registratie voor voorraad identificeren. Dit is cruciaal om te waarborgen dat transacties worden uitgevoerd binnen het systeem van registratie, in plaats van te origineren in een ander systeem en dan te proberen die data te interfaccen naar het systeem van registratie.

Bijvoorbeeld, als u goederenontvangst uitvoert in één systeem, zou goederenuitgifte in hetzelfde systeem gedaan moeten worden. Anders kan dit leiden tot voorraadsaldodiscrepanties.

Daarnaast moet u van tevoren het verwachte volume van transacties definiëren, zoals het aantal SKU's in de magazijnplaats, het mogelijke aantal inkooporderregels dat getransacteerd moet worden, en de frequentie van data-overdrachten, om de optimale IT-infrastructuur te bepalen die nodig is voor de interface. Als het systeem niet in staat is om het volume te managen, zal het het aangewezen doel niet dienen.

Identificeren en betrekken van vitale stakeholders

Het meest cruciale element in de implementatie van MRO-systeemintegratie is het betrekken van belangrijke stakeholders, met name het IT-team, gedurende het hele project. Het IT-team zou vroeg in het proces betrokken moeten worden wanneer planningsgesprekken worden geïnitieerd. Bedrijfsteams zouden evenzeer betrokken moeten zijn om ervoor te zorgen dat de interfaces afgestemd zijn op de bedrijfsverwachtingen. Inkoop, toeleveringsketen, financiële zaken, operaties, en onderhoud zouden allemaal betrokken moeten zijn in de gesprekken en planning.

Facturatie is het staartstuk van de MRO-processtroom, en veroorzaakt de meeste pijn als de interface niet goed is ontworpen. Accounts payable vertegenwoordigers van het financiële team zouden geraadpleegd moeten worden om de factuurtransmissie- en reconciliatievereisten te definiëren en te documenteren, zodat de AP-processtroom naadloos zal zijn.

Eindgebruikerstraining is ook belangrijk. U kunt de meest efficiënte interface ter wereld bouwen, maar als de gebruikers niet goed getraind zijn, is het een vergeefde inspanning.

Eindgebruikers zouden getraind moeten worden in het systeem waarin ze transacteren, alsook in hoe data tussen systemen overgedragen wordt. Ook wordt aanbevolen dat een eénpagina's snelreferentiegids aan de eindgebruikers wordt verstrekt, die de sleutelpunten van de training dekt. Begrijpen hoe de dataprocesstroom werkt helpt eindgebruikers bij het benutten van de volledige systeemcapaciteiten.

Gebruikersacceptatietesten (UAT) is een fase in het projectplan die zakelijke gebruikers de kans biedt om de interface te testen en eventuele aanpassingen te identificeren. Deze fase is bedoeld om te waarborgen dat de interface doet waar het voor ontworpen is. Genoeg tijd moet worden toegekend aan deze taak, en het bedrijf moet volledig gebruikmaken van deze kans om een succesvolle uitkomst te waarborgen.

Bronnen voor interface monitoring en verbetering includeren

Tot slot kunt u niet zomaar weglopen zodra de systeeminterface live gaat. Tijd moet worden toegekend voor post go-live hypercare, om ervoor te zorgen dat eindgebruikers volledig comfortabel zijn met de interface. Ten minste twee weken voor deze taak wordt doorgaans aanbevolen. Ook moeten foutafhandelingsmechanismen en geautomatiseerde rapporten worden ontwikkeld om eventuele problemen proactief te managen, en de last voor gebruikers te minimaliseren. Het gehele doel van de nieuwe interface is om het bedrijf te helpen, in plaats van een extra last toe te voegen.

Voor interfaces die voorraadsaldi beïnvloeden, zou een wekelijkse voorraad-reconciliatieproces geïmplementeerd moeten worden om te waarborgen dat de twee systemen niet uit balans raken. Als voorbeeld, zou een voorraadsnapshot van het systeem van registratie elektronisch naar het externe systeem worden gestuurd om te vergelijken en eventuele discrepanties te identificeren. Zakelijke gebruikers zouden dan moeten opvolgen om te reconciliëren en de nodige aanpassingen te maken. Op dezelfde lijn zou een vergelijkbare reconciliatie voor open P.O. regels tussen de twee systemen ingesteld moeten worden.

Wanneer correct uitgevoerd, voegt MRO-systeemintegratie een significant element van automatisering en tijdbesparende procedures toe die de toeleveringsketenkosten verder naar beneden drijven.

Stanley Perli is senior director van enterprise business applications voor Synovos.