Wachttijden met 65% reduceren met papierloze bills of lading

Tijd is van essentie in de toeleveringsketen, zeker voor vrachtwagenchauffeurs die goederen ophalen en leveren. Klanten verwachten niet alleen dat hun orders veilig aankomen, maar dienstverleners zien on-time delivery als essentieel om toeleveringsketens efficiënt te laten functioneren.

Chauffeurs moeten een reeks tijdrovende taken voltooien, van toegang krijgen tot een faciliteit om een lading op te halen, de faciliteit verlaten, rijden naar de bestemming, toegang krijgen tot de bestemmingsfaciliteit en de levering voltooien. In recente jaren hebben chauffeurs geklaagd over vertragingen op faciliteiten van drie tot vijf uur, volgens een DAT Solutions-enquête. En volgens data van MIT-onderzoeker David Correll, besteden vrachtwagenchauffeurs gemiddeld slechts zes en een half uur per dag aan rijden, uit 11 beschikbare uren – een lichte verbetering ten opzichte van zes uur een paar jaar geleden. Met de tijd van chauffeurs op de weg beperkt door uren-van-dienst-regels, gecombineerd met lange wachttijden, verliezen bedrijven geld door te wachten op trailers die worden gelost.

COVID-19 gooide een extra wortel in de werken, aangezien faciliteiten te maken kregen met personeelstekorten en veel chauffeurs vrijnamen om hun eigen gezondheid te beschermen. Beperkingen zoals mondkapjesplicht en sociale distancing werden ingevoerd om de gezondheid en veiligheid van chauffeurs en faciliteitswerkers te waarborgen, wat op zijn beurt alleen maar tot vertragingen leidde.

Afzenders en carriers draaien naar technologie om deze nieuwe toeleveringsketuitdagingen te overwinnen. Een proces dat veel personeelsinteractie vereist, en specifiek is gericht op verbetering, is de overdracht van de bill of lading (BOL).

De BOL vernieuwen

In de vroege stadia van COVID-19 verzamelde de Consumer Brands Association (CBA) belangrijke leden om gebieden te identificeren waar processen veiliger en expeditiever gemaakt konden worden. Het creëerde een task force samengesteld uit brancheverenigingen, fabrikanten, third-party logistics providers, carriers, detailhandelaren en technologieleveranciers, met als doel samenwerking, standaardisatie, digitalisering en automatisering in de toeleveringsketen te faciliteren. Het resultaat was een contactloze elektronische bill of lading (eBOL) standaard voor het ophaal- en leveringsproces.

Vanaf het moment dat een item in het buitenland wordt geproduceerd tot het de eindconsument bereikt, hebben zowel het product als de bijbehorende BOL meerdere keren handen gewisseld. Er is de originele apparatenfabrikant, initiële carrier, scheepsbemanning, havenpersoneel, andere havenmedewerkers, de carrier weer, een potentiële distributeur, meer carriers, en uiteindelijk de detailhandelwinkel. Met producten die in bulk worden verzonden en verdeeld in havens of distributiecentra, blijft er ruimte voor fouten wat BOL-nauwkeurigheid betreft. Wat meer is, al die contactpunten verspreiden bacterieën.

Daarentegen kan een eBOL helpen een geldig, blockchain-achtig record te creëren van de reis van een product van oorsprong tot eindconsument, wat resulteert in minder menselijke fouten, snellere doorlooptijden en minder fysieke papieren formulieren die worden doorgegeven.

De eerste resultaten

Door de noodzaak om documenten fysiek over te dragen te elimineren, maakt een eBOL niet alleen zin in termen van bescherming tegen de verspreiding van COVID-19, maar creëert het ook efficiënties in het sneller binnen en buiten krijgen van chauffeurs uit faciliteiten. Vroege tests van de nieuwe contactloze ophaal- en leverstandaard door deelnemende leden van de CBA task force hebben een gemiddelde daling in chauffeur wachttijden getoond van 66 minuten tot 23 minuten.

De industrie staat al lang voor een ernstige chauffeurtekort. Als resultaat wordt de toeleveringsketen gestrest door zware vraag en niet genoeg capaciteit, wat verzendkosten opjaagt die worden doorberekend aan de eindconsument.

Tijd teruggeven aan de dag van een chauffeur kan de toeleveringsketen significant beïnvloeden. Net één extra stop per dag aan een route toevoegen kan helpen de capaciteitsklem te verlichten, verzendprijzen te stabiliseren en besparingen voor consumenten te realiseren.

Terwijl de contactloze standaard voor ophalen en leveren zich blijft ontwikkelen met elke nieuwe implementatie, tonen vroege resultaten de positieve impact die het op afzenders en carriers kan hebben. Maar voor de nieuwe standaard een grote impact te hebben, moet het wijdverspreide adoptie ervaren in een industrie die typisch traag is in het aannemen van nieuwe technologie. Met COVID-19 die opnieuw piekt, zou nu een perfecte tijd zijn voor bedrijven in de hele toeleveringsketen om de contactloze ophaal- en leverstandaard te implementeren, niet alleen om efficiënties te boosten, maar ook om de gezondheid van alle werknemers te beschermen.

Will Chu is chief executive officer en co-founder van Vector, een contactloos ophaal- en leverplatform.