Mobiele data: 3 game-changing manieren waarop het bouwmanagement transformeert

Civiele projecten zijn complex en veeleisend, vereisend aanpasbaarheid, vooruitzicht en flexibiliteit om de controle over projectkosten te behouden. En met zoveel kritieke taken vereist om een bouwterrein — laat staan meerdere bouwterreinen — soepel te laten draaien, kunnen een paar administratieve fouten leiden tot opgeblazen budgetten, ontmoedigende verspilling en frustrerende vertragingen. Gelukkig geeft nieuwe dataverzamelingstechnologie aannemers een vogelvlucht van hun bedrijf, zodat ze op de hoogte blijven van hun cijfers en voorop lopen op de curve.

Hoe efficiënt en nauwkeurig een bedrijf zijn business beheert, hangt af van de kwaliteit van de data die het verzamelt. Hier komen vandaag de realtime cloud-gebaseerde oplossingen om de hoek kijken. Deze oplossingen stroomlijnen processen en integreren cruciale verbindingspunten van veldoperaties, zoals boekhouding, salarisadministratie, projectkostprijsberekening, tijdbijhouden, apparatuurtracking en enterprise resource planning (ERP). Samen geven deze inzichten aannemers kristalheldere zichtbaarheid in de status en gezondheid van hun projecten, zodat ze snellere en meer strategische beslissingen kunnen nemen om hun bottom line te verbeteren.

Uren-nauwkeurigheid

Het nauwkeurig traceren en analyseren van een team's arbeid en productiviteit steunt vaak op elk werknemer die papier- of spreadsheet-gebaseerde urenkaarten correct bijhoudt. Vaak worden papier- of spreadsheet-gebaseerde urenkaarten dagen, zelfs weken, na afloop van het werk ingevuld, wat bijna garandeert dat de data geflawd zal zijn omdat ze moeten vertrouwen op hun geheugen. Veldsupervisors die meerdere bouwterreinen en ploegen managen, weten vaak niet met zekerheid waar werknemers zijn op hun starttijd. Ze kunnen ook niet zeker weten dat hun ploeg terugkwam van hun lunchpauze op tijd of dat iemand niet vroeg vertrok. Ook kan dit andere risico's blootleggen zoals teamleden die uren toewijzen aan inactieve of verkeerde projecten of taken of de tijd die op de bouwplaats of aan een specifieke taak besteed is, onnauwkeurig inschatten. Met zo een hoge kans op menselijke fouten, zouden de resultaten voor elke analyse van totale arbeidsuren nagenoeg nutteloos zijn.

De beste manier om de meest nauwkeurige uren-data per taak te krijgen, is om live velddata te verzamelen zoals het gebeurt en elke behoefte van werknemers te verwijderen om te vertrouwen op hun geheugen om uren toe te wijzen aan de juiste taak aan het einde van de dag, week of maand. Cloud-gebaseerde mobiele workforce-apps die de verzameling van uren per taak optimaliseren, elimineren de potentiële overestimatie van hun tijd door werknemers.

Eerst opent elk teamlid een app op hun telefoon, authenticeren met een PIN-nummer, selecteren het project, taak, en stuk apparatuur waar van toepassing om de dagse werkzaamheden uit te voeren. Vervolgens maakt de app een selfie-foto van de werknemer en klokt hen in terwijl ook hun GPS-locatie wordt vastgelegd. Field Operations Apps met live velddata maken het makkelijk om uren per taak in realtime te traceren met functies om de nauwkeurige databerekeningen te verbeteren. Gezichtsherkenning bevestigt dat de juiste persoon het werk uitvoert door hun in/uitklokfoto te vergelijken met hun profielfoto en geeft waarschuwingen bij een mismatch. De GPS-locatie bij inklokken, uitklokken, en bij elke taakwijziging, vertelt supervisors dat de werknemer op de juiste locatie is en niet offsite uren klokt voor een project zonder op de bouwplaats te zijn. Wanneer geïntegreerd met een ERP-systeem, zien werknemers alleen de relevante project-specifieke taken gebaseerd op de projectkostenstructuur in de ERP om die uren correct te tabuleren. De informatie wordt dan in de corresponderende datavelden in de ERP geduwd voor verwerking en rapportage.

Live veldtracking is ook efficiënt, wanneer een werknemer wisselt van taak naar taak, zoals beton mengen tot beton gieten. Ze kiezen gewoon de volgende taak op hun telefoon of tablet en gaan door met werken. Elke taakwijziging duurt minder dan vijf seconden om te voltooien. Werknemers hoeven alleen uit te klokken als ze klaar zijn met werken voor de dag. Best-in-class veldoperaties-apps voor mobiele werknemers werken zelfs als de internetverbinding verloren gaat. De uren per taak worden in realtime op het mobiele apparaat vastgelegd en gesynchroniseerd zodra ze een serviceverbinding hebben zonder enige impact op de nauwkeurigheid van de uren per taak.

Precieze voortgang per taak

Het bijhouden van de voortgang die een taak en project maakt, kan tijdrovend en redelijk lastig te traceren zijn. Vanwege de tijd die het kost en de vertragingen in het delen van verzamelde informatie, geven traditionele manieren van tracking een onnauwkeurig beeld van projecten in rapporten. De rapporten komen van meerdere bronnen met verschillende verzamelmethoden zoals papier, e-mail, teksten en spreadsheets, wat de verwarring vergroot. Bovenop dat is de data die verzameld wordt alleen zo goed als hoe het vastgelegd werd. Productie per kostencode kan wijdverspreid onnauwkeurig zijn door werknemers die per ongeluk het voltooide werk aan de verkeerde code of project toewijzen, wat ervoor zorgt dat een taak als meer compleet rapporteert en een ander als minder compleet dan ze daadwerkelijk zijn. Dit probleem beïnvloedt het hele bouwveld, maar is vooral schadelijk voor infrastructuurprojecten waar taken in fasen moeten worden voltooid, niet in parallel, dus issues zijn samengesteld en kunnen hoge kosten veroorzaken gedurende de levensduur van het project.

In vergelijking, stelt een geïntegreerd systeem, met controles, alle voortgangsdata in staat om automatisch getabuleerd, verzameld en gesynchroniseerd te worden. Wanneer de ERP geïntegreerd is met een veldops-app met live velddata, verhoogt het dramatisch de nauwkeurigheid van de productiedata per taak. Dit stelt veldwerknemers in staat om alleen project-specifieke taken te zien gebaseerd op de projectkostenstructuur in de ERP. Elke keer dat een veldwerknemer schakelt naar een nieuw project-specifieke taak, worden ze gevraagd om de corresponderende productiehoeveelheden van voltooide werk in te voeren met de juiste meeteenheid voor het project zoals het in realtime gebeurt. Deze interconnectiviteit zorgt ervoor dat datastructuren van de veldops-app en de ERP matchen, waardoor informatie naadloos en kan stromen van het kantoor naar het veld en terug met nauwkeurige voortgangsdata.

Geautomatiseerde operaties

Data van de ene plek naar de andere verplaatsen op papier, spreadsheets of in een programma is ongelooflijk tijdrovend en foutgevoelig. En iedereen vreesde het. Bedrijven van alle formaten verspillen tijd door data handmatig te verzamelen en in te voeren.

Meer dan 65% van de aannemers gebruikt nog steeds papier en spreadsheets, volgens een 2020-rapport van resource management platform WorkMax. Het rapport onthulde ook de correlatie tussen de grootte van het bouwbedrijf en de onmogelijkheid om data efficiënt te verwerken. Naarmate het bedrijf groeit in grootte, wordt het minder effectief. Deze bevindingen uit het Field Data Usage Report worden in andere vergelijkbare studies ook gevonden. In 2019 stelde 26% van alle bouwbedrijven dat geen van hun software-oplossingen met elkaar communiceerde, volgens een rapport van IT-dienstverlener JBKnowledge.

In een cloud-gebaseerd systeem met live velddataverzameling, maakt het niet uit wat de grootte van het bedrijf is, omdat het traceren en beheren van de data gedaan wordt via een enkele app die interacteert met de individuele werknemers. Dit elimineert de behoefte aan specialisten om grote delen van hun tijd te besteden aan verzameling en ze kunnen meer tijd besteden aan velddata-analyse. Live velddata:

• Elimineert handmatige datainvoervouten in alle systemen, met name salarisadministratie
• Houdt de ERP in sync met alle veldoperaties
• Elimineert het gebruik van verouderde of inactieve project- en kostencodes
• Geeft on-demand werknemer, taak en project toevoegingen of wijzigingen aan het veld van ERP-updates
• Biedt geautomatiseerde overwerk, vakbond en shift-regels om te garanderen dat salarisadministratie nauwkeurig verwerkt wordt
• Biedt geautomatiseerde gezichtsherkenning mismatch en geofence waarschuwingen voor werknemersarbeidstracking, waarborgend dat werknemers on-site zijn en hun eigen tijd managen

Alle velddata is gedigitaliseerd, geautomatiseerd, en nauwkeuriger dan handmatige processen die niet-geïntegreerde velddataverzamelingssystemen gebruiken. Dit vrijmaakt kantoorwerkers om efficiënter en productiever te zijn en stelt hen in staat om te focussen op analyse in plaats van hun tijd te besteden aan het opsporen van velddata en het handmatig invoeren van die data in uiteenlopende systemen. Iedereen rapporten geven gecreëerd vanuit de meest actuele data onthult de huidige status van elke taak op elk project. Deze informatie geeft aannemers helderheid in projectstatusveranderingen zoals ze zich voordoen en stelt hen in staat om snelle beslissingen te nemen wanneer aanpassingen nodig zijn.

Hier is een real-world voorbeeld: Werknemers bij Nayland Scaffold Ltd besteedden vier tot vijf uur per dag aan handmatig salarisdata invoeren en ervoor zorgen dat hun werknemers' tijd gecodeerd was naar het juiste project. Ze moesten ook de paperwork scannen en organiseren voor digitale opslag. Toen ze overgingen op een cloud-gebaseerde tracking-app en hun velddata in realtime verzamelden, verminderden ze hun handmatige processen tot slechts één uur per dag, wat een 78% toename in productiviteit en een 2.926% ROI was.

Civiele bouwprojecten zijn zeer complex met veel bewegende delen en genoeg externe druk die een veldsupervisor's aandacht dun kan spreiden. Live velddata's vermogen om nauwkeurige en actuele data allemaal in één app te bieden, houdt interne en externe project-stakeholders allemaal op dezelfde pagina, de hele tijd. De veldwerknemers en interne en externe stakeholders weten waar het project staat en zijn vertrouwd in de nauwkeurigheid van de live velddata. Met live velddata kan het veldoperaties-team pivoteren wanneer uren en voortgang onderpresteren om het project weer op spor te brengen. Naarmate meer eigenaren zoeken naar wereldwijde zichtbaarheid in projectvoortgang en meer nauwkeurigheid eisen, zal dit een duidelijke scheiding creëren tussen zware bouwbedrijven die live velddata gebruiken en die dat niet doen.

Mike Merrill is medeoprichter en chief evangelist van WorkMax.