3 cruciale lessen die de voedingsmiddelenindustrie in 2021 heeft geleerd

De voedingsmiddelenindustrie heeft dit jaar veel geleerd — meer dan het onderhandelde. Specifiek heeft COVID-19 ons enkele belangrijke lessen geleerd over het moderniseren van kwaliteit, veiligheid en leveranciersbeheer.

Onze industrie heeft langzaam bewogen naar modernisering, op richting van de U.S. Food and Drug Administration's New Era of Smarter Food Safety en steeds complexere supply chains, maar de pandemie heeft die tijdlijn met jaren versneld. We verwachtten dat we langzaam onze tech konden upgraden om aan nieuwe FDA richtlijnen te voldoen, maar de coronavirus pandemie heeft die tijdlijn supergeladen.

Bedrijfsdoelen in voedingsgerelateerde industrieën veranderden bijna overnachting, toen 2020 een jaar werd van reactie en korte-termijn oplossingen. Velen vonden dat hun operaties en supply chains niet wendbaar en veerkrachtig genoeg waren, en dat hun leverancierspools onvoldoende gediversifieerd waren. Meesten zagen dat handmatige processen te langzaam waren, en uitkomsten te onduidelijk, om de snelle beslissingen te nemen die nodig waren om deuren open te houden, en werknemers en klanten veilig te houden.

Naarmate het jaar vorderde, werd het pijnlijk duidelijk dat bekende handmatige processen met papier, e-mails en spreadsheets simpelweg niet genoeg zijn. Digitale transformatie en tech moderniseren zijn activiteiten die niet uitgesteld kunnen worden tot later, als je zichtbaarheid en inzichten wilt verkrijgen en datagestuurde beslissingen wilt nemen.

Als je je voorbereidt op de toekomst, is het tijd om uit de reactieve fase van 2020 te stappen en te richten op proactieve, lange-termijn activiteiten en tech oplossingen die schaalbare en transparante processen ondersteunen.

Door je tech te transformeren en te standaardiseren, kun je een systeem creëren dat het toneel zet voor het voorblijven van je concurrentie, efficiënties te verhogen en voor te bereiden op lange-termijn groei. Hier zijn een paar manieren om te beginnen.

Denk aan continue kwaliteit

De voedingsgerelateerde industrieën, als veel anderen, steunt op point-in-time rapporten van jaarlijkse audits, in plaats van een dynamisch systeem dat laat zien hoe je bedrijf elke dag presteert. Het is tijd om doelen te stellen die continue kwaliteit ondersteunen met leveranciers, binnen je eigen muren en op elke locatie.

De eerste stap is om te kijken naar alle software of tech die je nu gebruikt, om te zien of je point solutions of irrelevante applicaties kunt consolideren of elimineren. Eenmaal je een helder plaatje hebt, kun je vragen of je systemen met elkaar kunnen "praten", met het doel om een end-to-end internet of things netwerk te creëren dat alle besluitvormingsdata in een enkele bron van waarheid verbindt. Dit helpt datasilos elimineren en communicatie verhogen.

Een ander continue kwaliteit proces is het diversificeren van audit types. Grote, jaarlijkse corporate "snapshot" audits zullen niet verdwijnen, noch zouden ze dat moeten. Maar zelfs voor de pandemie, begonnen veel bedrijven zelf-assessments en andere snelle check-ins toe te voegen aan hun dagelijkse activiteit op elke locatie, om continu te zoeken naar trends en hotspots. Deze checks worden gedaan met een audit app die verbonden is met kwaliteitsbeheersoftware, zodat managers de meest up-to-date informatie kunnen zien en dagelijks datagestuurde beslissingen kunnen nemen als nodig.

Afstappen van handmatige processen

Hoeveel keer heb je je gefrustreerd gevoeld over al het admin werk dat je doet, terwijl je in plaats daarvan betekenisvol werk met je processen en systemen kunt doen? Hoeveel keer is een document of andere data "verloren" gegaan in e-mail ketens of archiefkasten? Hoeveel keer heb je extra uren gewerkt om een rapport handmatig samen te stellen uit een menigte van spreadsheets?

Het is tijd om tech de meeste van je admin werk te laten overnemen. Dit is het moment voor de voedingsindustrie om te stoppen met vertrouwen op papier, spreadsheets en andere handmatige processen.

Het is belangrijk om te onthouden dat modernisering niet gaat over mensen uit de vergelijking te halen. Het gaat om het gebruik van mensgerichte tech die menselijke fouten reduceert, admin werk vermindert en resultaten verbetert. Je zult waarschijnlijk een beetje upfront moeten investeren, maar tech creëert efficiënties en transparantie die je op de lange termijn tijd en geld zullen besparen.

Update hoe je leveranciers en verkopers beheert

Veel uitdagingen gaan gepaard met het onboarden van nieuwe leveranciers en het beheren van bestaande. E-mails blijven onbeantwoord; hernieuwingsdatums zijn gemakkelijk over het hoofd te zien, en het terugkrijgen van hernieuwingscertificaten, documenten en audits is een klus om het zacht uit te drukken. Bovenop dat, druk je misschien om je supply chain te diversifiëren vanwege storingen tijdens de pandemie. Samen genomen, is dat veel communicatie, documenten en vervaldatums om bij te houden. Bovendien is het jouw verantwoordelijkheid om te garanderen dat je leveranciers aan overheidsstandaarden voldoen.

Software gebruiken om leveranciersrelaties te managen maakt het voor alle partijen makkelijker, zodat iedereen sneller en met meer collaboratie kan werken. Leverancierscommunicatie, certificaat inzendingen en audit resultaten komen allemaal op dezelfde plek terecht, zodat je onboarding en hernieuwingsactiviteiten sneller en met meer vertrouwen kunt evalueren. Geautomatiseerde hernieuwingsherinneringen kunnen een halt toeroepen aan repetitief werk, of zorgen over of een spreadsheet correct was bijgewerkt.

Systemen moderniseren maakt zin zowel vanuit een competitief als financieel oogpunt. Voor mij is de meest overtuigende reden om te moderniseren echter je werknemers. Tijdens deze onzekere tijden doen ze meer met dezelfde of minder middelen, nemen meer stress op zich en gaan richting diepere en zwaardere burnout. Als je meer kunt doen om werknemers te versterken en efficiënties te creëren, zul je betere resultaten op de lange termijn behalen, en dat is de investering die het meest zal uitbetalen aan het eind. Het zal modernisering kosten om daar te komen.

Kari Hensien is president van RizePoint.