Efficiëntie Boosten: 3 Sleutelvoordelen van Automatiseren van Crediteuren

Toeleveringsketensmanagers hebben lang uitdagingen geconfronteerd wanneer het gaat om crediteuren en procure-to-pay (P2P) processen. Ondanks de shift naar digitaal die plaatsvindt over alle industrieën, vertrouwen veel organisaties nog steeds op handmatige, papier-gebaseerde AP-processen om facturen te goedkeuren en te betalen. Dit creëert een hoop problemen — inclusief gebrek aan controle rond timing van betalingen aan leveranciers, factuuruitzonderingen die kostbare personeelstijd opeten, en slechte zichtbaarheid voor zowel uw financiële team als leveranciers.

Het goede nieuws is dat door naar digitaal te gaan in uw organisatie crediteurenproces, u de langzame en foutgevoelige proces kunt elimineren dat de hoofdoorzaak is van veel problemen met uw leveranciers. Door dit te doen, zult u kosten kappen, cashflow optimaliseren, real-time zichtbaarheid krijgen in openstaande payables en potentiële toeleveringsketenstoringen afwendt voordat ze gebeuren.

Factuuruitzonderingen Elimineren

In een ideale wereld zouden factuuruitzonderingen zeldzaam zijn. Maar voor veel organisaties die nog steeds vertrouwen op verouderde AP-processen, is dat simpelweg niet het geval. In feite, een recent onderzoek van Ardent Partners vond dat 62% van AP-professionals akkoord gaat dat factuuruitzonderingen hun de grootste hoofdpijnen geven in hun dagelijkse werk.

Nemen factuuruitzonderingen niet alleen veel tijd om op te lossen, maar ze resulteren ook in inconsistente betalingscycli.

Als toeleveringsketensmanager kunt u begrijpen waarom AP factuuruitzonderingen wil elimineren. Maar u zou zich kunnen afvragen waarom u erom zou moeten geven.

Stel u voor leveranciersfacturen op hold staan omdat de goederen niet ontvangen zijn en AP geen three-way match kan uitvoeren. In dit scenario zullen veel leveranciers klanten op een credit hold zetten. Sommige kunnen zelfs stoppen met het verzenden van additionele goederen.

Zelfs als dingen niet zo extreem worden, worden uw leveranciers niet tijdig betaald. In het best-case scenario leidt dit tot slechte leveranciersrelaties en instabiliteit voor leveranciers die zich in moeilijke kasposities bevinden.

Vroeg-Betaling-Kortingskansen Schalen

Terwijl de COVID-19 pandemie toeleveringsketens over de hele wereld storde, voelde niet elke organisatie hetzelfde pijnniveau. Diegenen die geautomatiseerde processen gebruikten met software-as-a-service (SaaS) platforms, konden snel overgaan naar een remote workforce zonder te veel moeite. Op het gebied van AP, betekende dat werknemers facturen van overal konden afhandelen — en op schaal.

Als een financiële manager honderden of duizenden leveranciers vroeg wilde betalen om te kapitaliseren op een vroeg-betaling korting, was dat geen probleem. Aan de andere kant, als optimaliseren voor cashflow het doel was, betaling vasthouden tot de laatste mogelijke dag binnen termijnen was gemakkelijk te schedulen.

Zichtbaarheid Bieden in AP en P2P Processen

Ho meer zichtbaarheid u heeft in uw toeleveringsketen, hoe gemakkelijker het is om cashflow te voorspellen, potentiële storingen te identificeren voordat ze gebeuren en data-gedreven beslissingen te nemen. Helaas, wanneer u vertrouwt op papier-gebaseerde factureringswerkstromen, is het vrijwel onmogelijk om te zien waar dingen staan op elk gegeven moment.

Door AP/P2P processen te automatiseren, kunt u 24/7 zichtbaarheid krijgen in het hele factuurproces. Dit elimineert verrassingen en verbetert business intelligence, wat u in staat stelt om uw operaties continu te optimaliseren door real-time inzichten te benutten.

Als uw organisatie nog steeds papier-gebaseerde AP-werkstromen gebruikt, is het onmogelijk voor uw toeleveringsketen zo efficiënt te zijn als het kan zijn. Door te investeren in tools die het AP-proces automatiseren, kunt u een digitale verbinding creëren met uw leveranciers wat u in staat stelt om:

• Toeleveringsketenstoringen te vermijden door credit holds of complete afsnijden te omzeilen;
• Leveranciersdatabeheer te stroomlijnen door alle relevante data (bijv., W-9 en rekeninginformatie) op één plek te hebben;
• Leveranciersrelaties te verbeteren door zichtbaarheid in betalingsstatus te bieden en ervoor te zorgen dat ze op tijd betaald worden; en
• Te waarborgen dat AP, interne kopers en afdelingmanagers alleen tijd besteden aan waarde-toevoegende activiteiten.

Tel het allemaal op, en AP-automatisering is een gemakkelijke manier om ervoor te zorgen dat uw toeleveringsketen efficiënt doorgaat, terwijl productiviteit en winstgevendheid toenemen.

Shan Haq is vice president van corporate strategie en ontwikkeling bij Transcepta, een cloud-gebaseerd procure-to-pay platform.