De juiste ERP-strategie kiezen: Best-of-Breed vs. All-in-One suites

In de jaren '80 en '90, aan het begin van de digitale era, was elke industriële softwareapplicatie een point solution — een product gericht op één specifiek aspect van het back-office werk van het bedrijf, zoals crediteuren, salarisadministratie en belastingen. In de loop van de tijd begonnen nieuwere softwarepakketten ook op de werkvloer te duiken, waar elk opnieuw zijn eigen specialiteit had, zoals productieplanning, onderhoud en compliance-rapportage.

Midden jaren '90 begonnen enterprise resource planning (ERP) softwarepakketten beschikbaar te komen. Ze integreerden bedrijfsadministratie, voorraadtracing, inkoopprijs en productieplanning in een enkele oplossing. Hun ontwikkelaars bleven deze functies uitbreiden om klantrelatiebeheer, HR-tracing, toeleveringsketenbeheer en zelfs productontwerp te omvatten. Door de eeuwwisseling was een monster gecreëerd, in de vorm van een monolithische reus die erg duur en complex was om te beheren en te onderhouden.

Een dag van afrekening

Zelfs in theorie kan een strak geïntegreerd enterprise softwareplatform gebruikers een verscheidenheid aan belangrijke voordelen bieden, waaronder een systematische blik op operaties, verminderde trainings- en integratiekosten, verbeterde nauwkeurigheid, betere beveiliging en eenvoudiger onderhoud. Maar het werd snel duidelijk dat dit een visie was die goed leek op papier, maar minder in de realiteit. Een plek waar deze visie vaak vastliep was toen ERP-systemen begannen capaciteiten uit te breiden op basis van slecht verteerde overnames van meer gespecialiseerde bedrijven, wat vaak resulteerde in ernstige integratie- en versiebeheerkwesties, gecombineerd met een gebruikerservaring die diep onvriendelijk was.

Belangrijker nog, deze aggregatie van bedrijven en dienstenaanbod beïnvloedde innovatie enorm — in feite, het onderdrukte het nagenoeg volledig. Terwijl de grotere bedrijven aanzienlijke resources besteedden aan post-overname- en integratieactiviteiten, stopte software-innovatie van de rest van de industrie nooit. En hoewel enige organische groei plaatsvond binnen de ERP-reuzen, vond veel van de meer relevante innovatie buiten hen plaats.

Uiteindelijk begon de cyclus zich te herhalen, waarbij de meest belovende van de kleinere, onafhankelijke firmes werden overgenomen samen met hun creaties, die dan werden bevestigd of ingesloten in het aanbod van het ERP-bedrijf. Tot die tijd brengen special-purpose oplossingen vaak hoogst intuïtieve gebruikersinterfaces en functionele mogelijkheden mee die hen legitiem best-of-breed status opleveren. Al te vaak verdween deze designation snel, zodra het indoctrinatieproces na de overname was voltooid.

Afwegingen van Best-of-Breed

Tegelijkertijd zijn er afwegingen bij het volhouden van een best-of-breed strategie. Er zijn bijvoorbeeld verhoogde kosten verbonden aan het ondersteunen van meerdere pakketten van verschillende leveranciers. Kwesties kunnen rijzen met het integreren van data in softwarepakketten van andere leveranciers, inclusief verhoogde personeelstrainingskosten, en mogelijke beveiligingsrisico's als gevolg van meerdere inloggen.

Van een managementperspectief is een populair argument dat gebruikt wordt om de prestatieverbetering van een best-in-breed strategie te compenseren, het hebben van "één keel om te wurgen." Met andere woorden, als er iets misgaat, wordt het gezien als makkelijker om slechts één telefoontje te hoeven maken, tenminste in theorie.

Hoewel deze bedenkingen nog steeds geldig zijn, neemt de kracht van die argumenten af om meerdere redenen. Interfaces zijn meer gestandaardiseerd geraakt met het gebruik van gemeenschappelijke application programming interfaces (API's). Dataintegratiestandaarden zijn geëvolueerd om de uitdaging van compatibiliteit te mitigeren. En met de groei van cloud-gebaseerde oplossingen, is beveiliging beter beheerbaar geworden met een single sign-on benadering. Ten slotte heeft de complexiteit van hoe grotere softwareorganisaties worden gerund, het concept van slechts één accountteam om elke oplossing's ondersteuningsvereisten te beheren, nagenoeg geëlimineerd.

De Industry 4.0-beweging heeft de kloof tussen deze twee benaderingen aanzienlijk vernauwd — een realiteit die de grotere enterprise softwareproviders snel te kennen geven en graag verbergen. Op een minimum is dit een onderwerp dat hernieuwde focus en overweging in sommige belangrijke opzichten verdient. Gegeven alles wat is veranderd, vooral de afgelopen zes maanden, stelt het de vraag: Wat is het beste voor uw organisatie? Hoe kunt u effectief onderzoeken en begrijpen welke opties nu bestaan? En moet het echt een either/or keuze zijn?

De oordeelsdag arriveert

De antwoorden, hebben we geleerd, kunnen worden gevonden uit een zonder-compromissen evaluatie van uw technologie-architectuur, door een studie uit te voeren die zowel data-gedreven is als zo vrij mogelijk van persoonlijke of historische bias. Dat is niet makkelijk, vooral rekening houdend met de diepe wortels van de politieke beslissingen die hebben geleid tot eerdere oplossingsselecties. Maar het is mogelijk.

De eerste stap is het vestigen van een afzonderlijk evaluatieteam, versterkt door een mandaat van senior management, om een studie uit te voeren en deze te volgen waar het ookheen leidt. Definieer een tijdlijn. Maak het mensen-gedreven eerst, gevolgd door proces en dan technologie. Gebruik een RACI-model — verantwoordelijk, accountabel, geraadpleegd en geïnformeerd — om rollen te definiëren en te verduidelijken. Erkend ook dat architectuur niet vaststaat; in de loop van de tijd zal het evolueren samen met uw bedrijf. En het allerbelangrijkste, begrijp dat de evaluatieresultaten een lange weg zullen gaan naar het definiëren van de weg die uw bedrijf neemt naar een succesvolle digitale transformatie.

Op een strikt praktisch niveau draagt de keuze voor of best-of-breed of single-vendor suite implicaties voor zowel het personeel als de vaardigheden die nodig zijn om ze te gebruiken. Een single-vendor benadering zal bijvoorbeeld sterke vaardigheden vereisen in het bouwen van gebruiksvriendelijke interfaces, iets wat een probleem kan zijn aangezien meeste suite-oplossingen niet zo intuïtief zijn als best-of-breed applicaties.

Alternatief kan een best-of-breed benadering de toevoeging van nieuwe vaardigheden aan de organisatie vereisen. Dit kan een ontwrichtend proces zijn, maar zal een organisatie waarschijnlijker positioneren voor grotere veerkracht en operationele flexibiliteit in de toekomst. Zoals we allemaal in 2020 hebben gezien, is de waarde van deze capaciteit nooit groter geweest, noch wordt verwacht dat het snel verdwijnt. De capaciteit om sneller te reageren op onvoorziene veranderingen is cruciaal geworden voor langetermijn organisationele overleving.

Welke strategie is het beste voor u? Het Lund Instituut in Zweden, dat sinds de jaren '70 data-verwerkingsonderzoek doet, heeft de kwestie van meervoudig systeemgebruik onderzocht. Het concludeerde door de gevestigde IT-mantra te betwisten die houdt dat "één beter is dan veel." Het Instituut stelt het zo: "Minder is beter dan veel, maar één zou te weinig kunnen zijn." In essentie kan het kiezen van een operationeel technologieplatform gebouwd op software die best-of-breed is voor uw behoeften een geweldige keuze zijn, maar alleen zolang het ook kan koppelen aan een gedeeld enterprise business- en automatiseringsplatform.

Bekijk deze conclusie op dezelfde manier als u uw toeleveringsketen beheert. Wilt u slechts één leverancier, of is het beter om een paar even bekwame aanbieders te hebben om onverwachte problemen of verrassingen te navigeren?

Ongeacht uw beslissing, moeten zowel enterprise als operationele technologie-architecturen in staat zijn om een veel verhoogd niveau van agiliteit te leveren over operaties en het algehele productiebedrijf. Dit is met name het geval in de huidige COVID-19-omgeving (en daarna), waar zakelijke onzekerheid hoger is dan ooit. In bijna alle situaties zal een best-of-breed benadering uw organisatie beter positioneren om sneller en effectiever te adapteren. Zowel de technische vaardigheden die nodig zijn om een best-of-breed benadering te ondersteunen, als de capaciteit om nieuwe best-of-breed oplossingen in te pluggen die snel kunnen evolueren tijdens de huidige coronavirus-omgeving en daarna, kunnen uw bedrijf het nodige voordeel geven om sneller te reageren, en te overleven om nog een dag te zien.

Tom Hennessey is vice president van marketing en business development bij iBASEt.