Collaboratieve Inkoop van Essentiële Voorzieningen Tijdens Pandemie-uitdagingen

Vroeg in de strijd tegen COVID-19, toen gevallen stegen samen met de vraag naar persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM), realiseerden Amerikaanse ziekenhuizen en gezondheidssystemen zich snel dat normale leveringskanalen hun behoeften niet zouden kunnen vervullen.

Veel ziekenhuizen vertrouwen op just-in-time (JIT) distributie van PBM en missiekritische voorzieningen in het geval van een luchtwegenpandemie. Het beste wat JIT-leveranciers konden doen was een fractie van wat ziekenhuizen nodig hadden, gegeven de wijdverspreide en significante stijging in vraag.

Om te compenseren, zetten ziekenhuizen en gezondheidssystemen wereldwijd zich in om producten zelf te sourcen, achter elke leid die ze konden vinden aan. Terwijl voorzieningen schaars bleven, liepen de inboxen van supply-chain teams vol met aanbiedingen van onbekende organisaties en individuen, elk belovend een bron voor kostbare PBM. In hun wanhoop om gezondheidspersoneel en patiënten te beschermen, begonnen veel inkoopprofessionals onvermoeibaar elke leid na te jagen, vaak om te ontdekken dat de voorzieningen niet meer beschikbaar waren, of erger, contante voorschotbetaling vereisten voor goederen die ofwel minderwaardig waren ofwel niet bestonden. Terwijl de vraag steeg, steeg ook de prijs, aangezien individuele ziekenhuizen, gezondheidssystemen en overheden zich in biedingsoorlogen bevonden voor producten van onbekende en soms twijfelachtige bronnen.

Samenwerken voor het Gemene Goed

De American Hospital Association (AHA) was onder de eerste organisaties die de noodzaak herkenden om de uitdaging op systeemniveau aan te pakken, in plaats van iedereen in doe-het-zelf-modus. Op ongeveer hetzelfde moment ontving Global Healthcare Exchange (GHX) oproepen van aanbieders uit hun gemeenschap, met de vraag om hulp bij het screenen van deze onbekende organisaties. Dat was het moment dat GHX en de Association for Health Care Resource & Materials Management (AHRMM), een professionele lidmaatschapsgroep van de AHA, begonnen samen te werken. GHX bood pro bono diensten aan om de bronnen te benutten die het doorgaans gebruikt om ziekenhuizen te helpen leveranciers te credentialeren. Het leverde de initiële screeningsservices, terwijl AHRMM informatie over de leveranciers die de initiële screening doorstonden, naar eigen goeddunken publiceerde op een publiekelijk toegankelijke website. Het doel was om duplicaatwerk tussen ziekenhuissupply-chain teams te minimaliseren, door één locatie te creëren waar ze de resultaten van de screeningsinspanning konden bekijken.

Tijdens eind maart en begin april groeide het volume leveranciers exponentieel. Om deze instroom te managen, zette GHX een zelfregistratieportaal op voor leveranciers om zich toe te voegen aan de screeningswachtrij. AHRMM erkende dat sommige leveranciers zware eisen maakten, zoals grote minimum bestelhoeveelheden of contante voorschotbetaling. Als resultaat voegde AHRMM extra vragen toe aan het screeningsproces over beschikbare producten, verzendkosten, prijs, en voorwaarden, en publiceerde deze informatie naast de namen van de geverifieerde leveranciers om het werk van ziekenhuissupply-chain teams verder te vereenvoudigen. Deze vragen dienden ook om leveranciers die deze vragen niet wilden beantwoorden, uit te filteren. Sindsdien heeft AHRMM ziekenhuizen die met geverifieerde leveranciers hebben gewerkt, in staat gesteld om hun ervaring te beoordelen, om peer-organisaties te helpen kwaliteitsbronnen te identificeren en meer vertrouwen te hebben in hun selectie.

Per 17 juli had GHX meer dan 770 leveranciers geverifieerd, en 315 waren goedgekeurd en geplaatst op de AHRMM-website. Hoewel dit niet garandeert dat een leverancier of zijn producten legitiem zijn, heeft het geholpen het aantal leveranciers dat ziekenhuizen zelf moesten verifiëren te minimaliseren, en de potentiële kans voor onoprechte actoren om ziekenhuizen te bedriegen en de gezondheid en welzijn van patiënten en personeel in gevaar te brengen, te verminderen. Het is echter belangrijk om te noteren dat ziekenhuizen nog steeds hun typische leveranciersbeoordelings- en goedkeuringsbeleid en -procedures moeten volgen.

De Screeningsinitiatief Vooruitbrengen

De collaboratieve inspanning trok de aandacht van de National Governors Association (NGA), die streeft naar consolidatie van het werk niet alleen van GHX en AHRMM, maar ook van andere organisaties die leveranciers en kritieke voorzieningen hebben geverifieerd. Gouverneurs hebben leidende rollen genomen in hun staten en territoria om de beschikbaarheid van levensreddende apparatuur te waarborgen, ondanks beperkte pre-pandemie ervaring in het navigeren door complexe mondiale toeleveringsketens. Door de collectieve resultaten op één website te hosten, hebben zoekers naar PBM en andere voorzieningen een one-stop-shop waar ze kunnen zoeken naar zowel producten als leveranciers. Gezondheidsorganisaties kunnen ook zien welke leveranciers en producten meerdere screenings hebben doorstaan of zijn beoordeeld door hun peers, wat de waarde van de diverse sourcinginitiatieven uitbreidt.

Één dergelijke initiatief wordt georganiseerd door Public Spend Forum (PSF), een globaal marktinformatieplatform voor publieke sector markten. Via GovShop, hun gratis leveranciers- en contractinformatieplatform, biedt PSF uitgebreide leveranciers- en contractdata over alle markten. In reactie op COVID-19 collaboreert hun team met de Defense Joint Task Force, National Governors Association, en gezondheidsorganisaties zoals AHRMM om leveranciers te verifiëren en de grootste gratis supply-chain dataset op COVID-19-gerelateerde productvoorraad, capaciteit en beschikbaarheid te compileren. De dataset aggregateert informatie van leveranciers en is bedoeld om gezondheidsinstanties te helpen benodigde producten te sourcen in reactie op het virus.

COVID-19 heeft de gezondheid en het welzijn van miljoenen individuen en organisaties wereldwijd bedreigd. Op een positiefere noot, het heeft ook organisaties, zowel publiek als privé, bij elkaar gebracht, en organisaties met legitieme bronnen naar voren gebracht om de strijd te ondersteunen. Toeleveringsketen is door zijn natuur een systeem dat bloeit op samenwerking. COVID-19 mag begonnen hebben met het benadrukken van de kwetsbaarheden van de gezondheidssupply-chain, maar het zal eindigen met een demonstratie van wat mogelijk is wanneer stakeholders samenwerken voor een gemeenschappelijk doel.