COVID-19: Kernstrategieën voor een effectief nood-supply-chain-responsplan

We zijn in “onbekend territorium” met het coronavirus, of COVID-19, volgens de Directeur-Generaal van de Wereldgezondheidsorganisatie, Tedros Adhanom Ghebreyesus.

Omvang van de crisis

Het virus is gedocumenteerd in meer dan 70 landen en gebieden over de hele wereld — met meer dan 90.000 gedocumenteerde gevallen — en wordt verantwoordelijk gehouden voor meer dan 3.000 doden.

Het epicentrum van de ziekte is de mondiale productiehub Wuhan, China, een kritisch deel van de wereld’s tweedegrootste economie. De voortgezette verspreiding naar andere grote hubs beïnvloedt de wereldwijde economie en supply chains op manieren die niet gezien zijn sinds de SARS-uitbraak in 2003.

Fabrieken in de aangedane regio’s zijn stilgelegd of werken onder capaciteit. Extra stressfactoren zijn de toenemende impact op zowel buitenlandse als binnenlandse reizen. De Centers for Disease Control and Prevention hebben waarschuwingen en alertes uitgegeven met betrekking tot diverse aangedane landen, en bevelen aan dat alle niet-essentiële reizen naar China, Iran, Zuid-Korea en Italy worden vermeden. Evenzo zijn bepaalde reisbeperkingen opgelegd door veel bedrijven, waaronder fabrikanten zoals General Motors, Ford Motor Company, Fiat Chrysler Automobiles, Volkswagen, Amazon, Twitter en Nike.

Verhoogd risico op verstoring

Gegeven de verspreiding van het coronavirus en de impact op fabrikanten in aangedane regio’s, is er een verhoogd risico op verstoring van wereldwijde productieleveranciersketens in veel sub-sectoren, waaronder automotive, technologie, zonne-energie, en mode en kleding, om er maar een paar te noemen. De effecten van de ziekte strekken zich ver buiten de grenzen van China uit. Volgens Fortune.com worden 94% van de Fortune 1000-fabrikanten getroffen door verstoringen als gevolg van het coronavirus. Als bedrijven de benodigde componenten niet kunnen krijgen om producten te produceren, komt de aangedane supply chain snel tot stilstand.

Acties om risico te mitigeren

Naarmate de uitbraak zich verder ontwikkelt, zouden fabrikanten acties moeten overwegen om hun risico te mitigeren en zich voor te bereiden op hoe ze omgaan met materiaaltekorten en andere verstoringen. De eerste stap is het vestigen van een interdisciplinair crisisresponsteam dat samenwerkt om risico’s te identificeren, te beoordelen en te managen. Het team moet ten minste bestaan uit personeel uit commercieel (verkoop en inkoop), operaties, kwaliteit, financieel en juridisch. Een effectief responsplan moet ten minste het volgende adresseren:

Supply-chain-operaties

Wanneer het responssteam mission-critical materialen en onderdelen identificeert, moeten bedrijven communiceren met leveranciers over voorraden, onderdeelenbanken, en de potentiële onboarding van alternatieve leveranciers. Ze moeten ook hun inkoop- en levercontracten herzien om te bepalen welke force majeure-rechten en -verplichtingen van toepassing kunnen zijn. Elke partij die probeert force majeure-bepalingen in haar contract aan te roepen, moet meestal aantonen dat er geen alternatieve middelen zijn om onder de contract te voldoen, omdat verhoogde kosten op zich niet voldoende zullen zijn om te slagen bij een force majeure-claim. Bedrijven moeten ook evalueren, voor klanten met een groter risico op niet-betaling (bijvoorbeeld een eindklant die productie onder een bepaald programma kan opschorten door andere onderdeelen- of arbeidstekorten), of remedies die beschikbaar zijn voor een verkoper van goederen onder de Uniform Commercial Code moeten worden afgedwongen, inclusief eisen voor adequate verzekering van betaling of een wijziging in betalingsvoorwaarden.

Fusie- en overnameovereenkomsten

Bedrijven die partijen zijn bij definitieve M&A-overeenkomsten, moeten eventuele Material Adverse Change (MAC)-clausules, en verklaringen en waarborgen, herzien om de potentiële impact van het coronavirus op hun transacties te beoordelen.

Rapportagevereisten

Beurstgenoteerde bedrijven moeten nauwkeurige openbaaringen maken, in gevallen waarin aangedane zakelijke operaties een rapportagevereiste triggeren. Alle bedrijven die partijen zijn bij kredietovereenkomsten en andere financiële regelingen, moeten bestaande MAC-clausules en financiële covenants herzien om te bepalen of openbaaringen vereist zijn.

Verzekering

Bedrijven moeten verzekeringspolissen herzien om mogelijke dekking in het geval van een zakelijke verstoring te bepalen, en alle toepasselijke kennisgevingsvereisten nakomen.

Werknemerszaken

Onder de Occupational Safety and Health Act (OSHA) en vergelijkbare staatswetten, hebben werkgevers een algemene plicht en verplichting om een veilige en gezonde werkomgeving te bieden, zelfs als het werk plaatsvindt buiten de fysieke locatie van de werkgever. Verder, onder deze gezondheids- en veiligheidswetten, mogen werkgevers hun werknemers niet in situaties plaatsen die waarschijnlijk ernstig lichamelijk letsel of de dood kunnen veroorzaken. Het is echter ook belangrijk niet te overreacteren door brede verboden te implementeren en zakelijke beslissingen over werknemers te nemen die niet gebaseerd zijn op statistische realiteiten, aangezien dat aansprakelijkheid voor de werkgever kan uitlokken onder wetten die discriminatie verbieden op basis van handicap (waargenomen of echt) en nationale herkomst, onder anderen.

Samenvattend, het is belangrijk voor fabrikanten nu stappen te ondernemen om risico’s voor hun supply-chain-operaties te mitigeren, alsook de economische impact van het coronavirus. Voorzichtige fabrikanten zullen zich voorbereiden — en niet in paniek raken — om het beste resultaat te bereiken.

Ann Marie Uetz is partner bij Foley & Lardner LLP.