Het leveranciersbeheer verbeteren door goedkeuringen te stroomlijnen

Bedrijven werken om vele redenen met externe leveranciers. Of ze nu aannemers gebruiken om het personeelsbestand aan te vullen, hun capaciteiten uit te breiden of klanten beter van dienst te zijn, leveranciers zijn een essentieel onderdeel van de dagelijkse activiteiten.

De beste leveranciers doen er alles aan om hun klanten tevreden te houden. Toch bestaan ​​er binnen elke leveranciersbetrokkenheid bepaalde uitdagingen, zoals het beheren van contracten, het op tijd leveren van betalingen en het toezicht houden op de relatie. Velen bereiken een knelpunt op hetzelfde punt:goedkeuringen.

Om beschadigde relaties, verloren tijd en verspild geld te voorkomen, moeten bedrijven uitzoeken hoe ze het goedkeuringsproces kunnen stroomlijnen, wat een essentieel controlepunt is voor effectief leveranciersbeheer.

Bedrijven op ondernemingsniveau beheren hun activiteiten doorgaans via tientallen op software-as-a-service (SaaS) gebaseerde en on-premise oplossingen. De gemiddelde medewerker buiten I.T. hoeft vaak nooit meer dan een klein deel van deze platforms te gebruiken en kan snel vaardigheid opbouwen in de weinige oplossingen die echt relevant zijn voor hun werk.

Managers en andere bedrijfsleiders hebben echter logins nodig om toegang te krijgen tot tientallen van deze platforms, zodat ze goedkeuringen in elk kunnen beheren. Hun dagelijkse werk vereist niet per se platformexpertise, dus als het tijd is om goedkeuringen te beheren, weten ze niet hoe ze het platform moeten gebruiken of vertrouwen ze op een reeks e-mailwaarschuwingen om goedkeuringen te beheren. Daardoor missen ze vaak deadlines of laten ze er een paar door de mand glippen. Zonder een goedkeuringsplatform kunnen projecten en contracten tot stilstand komen of helemaal uit elkaar vallen - allemaal omdat een e-mail naar de verkeerde map of inbox is gegaan.

Complexe of onduidelijke beoordelingsketens veroorzaken vaak vertragingen bij goedkeuringen, wat resulteert in gemiste betalingstermijnen en te late vergoedingen. Met betere processen en gemakkelijk te begrijpen goedkeuringssystemen kunnen bedrijven zelfs vooruitlopen op betalingen en een korting krijgen voor vroeg betalen. Door de beoordelingsketen te stroomlijnen en betere oplossingen te bieden voor managers en andere bedrijfsleiders, kunnen bedrijven geen geld meer verliezen in de vorm van te late vergoedingen en gemiste kortingskansen.

Gemiste goedkeuringen kunnen weken of zelfs maanden van doorlichting en onderhandelingen met aannemers ongedaan maken. Wanneer betalingen niet doorgaan, beëindigen externe leveranciers hun contract met een bedrijf en zonder een ondertekend contract zal een nieuwe leverancier verder gaan en een andere klant zoeken om zijn capaciteit te vullen. In beide gevallen wordt de afdeling die de leverancier nodig heeft teruggeduwd en moet mogelijk essentiële bedrijfsactiviteiten stopzetten terwijl een nieuwe leverancier wordt geïdentificeerd. Het proces zal waarschijnlijk worden verergerd door het simpele feit dat het nieuwe contract hetzelfde goedkeuringsproces moet doorlopen dat de storing in de eerste plaats heeft veroorzaakt. Terwijl de nieuwe aannemer of leverancier wordt geïdentificeerd en doorgelicht, leiden vertragingen in de werkzaamheden tot inkomstenderving en een groter organisatorisch risico.

Om extra kosten in verband met langzame of verloren goedkeuringen te voorkomen, zijn er een paar proactieve stappen die bedrijven kunnen nemen om contractbeëindiging te voorkomen. Door de relaties met aannemers duidelijk te definiëren en stappen te ondernemen om de interne processen te verbeteren, kunnen goedkeuringen worden versneld tot het punt waarop inkomstenverlies door goedkeuring niet langer een probleem is.

Verzoeken om voorstellen (RFP's) moeten duidelijk zijn en de behoeften van het bedrijf vanaf het begin van de relatie verwoorden. Ze moeten ook de verwachtingen voor de contractant schetsen en gemakkelijk te begrijpen definities geven van hoe succes eruit zal zien tijdens de duur van de relatie. Door sterke richtlijnen vast te leggen in de RFP voordat een contract ooit wordt ondertekend, rust een bedrijf zichzelf uit om een ​​leverancier van hoge kwaliteit te selecteren wiens capaciteiten en verwachtingen het best bij het bedrijf passen.

Niets tijdens de beginfase van de leveranciersrelatie is belangrijker dan het contract. Het bedrijf moet belangrijke mijlpalen vaststellen, inclusief start- en einddatums; operationele en procedurele vereisten definiëren en duidelijk werkspecificaties schetsen. Door de verwachtingen te herhalen die in de RFP-fase zijn vastgelegd, kan het bedrijf consistentie tonen aan de contractant en de basis blijven leggen voor zijn eigen medewerkers om de relatie efficiënt te beheren.

Een scope of work (SOW) is een kritische aanvulling op het contract. Waar een contract mogelijk niet alle bijzonderheden van een project of lopende taak bevat, kan een SOW een open communicatiekanaal creëren tussen het bedrijf en zijn verkoper, door betalingsschema's vast te stellen en de verantwoordelijkheden van beide partijen duidelijk te definiëren. Dit kan ook een kans zijn om beide te beschermen door meetbare beperkingen aan de aansprakelijkheid te stellen.

Zodra een contract is ondertekend en het werk is begonnen, moet het bedrijf de voorwaarden naleven die zijn uiteengezet in de RFP, het contract en de SOW. Als het goed wordt gedaan, heeft het bedrijf overwogen hoe tools en processen kunnen worden geïmplementeerd die een efficiënt goedkeuringssysteem mogelijk maken, en kan het zich vervolgens positioneren om dat plan uit te voeren. Door het bijhouden van periodieke betalingstermijnen, voltooid werk en eventuele onvoorspelbare externe effecten die zich tijdens de uitvoering kunnen hebben voorgedaan, hoeft u alleen nog maar ervoor te zorgen dat bedrijfsleiders gemakkelijk toegang hebben tot al hun noodzakelijke goedkeuringen en deze kunnen ondertekenen, waardoor tijd en geld wordt bespaard en de kwetsbare leverancier behouden blijft. relaties.

Hoewel relaties met leveranciers kunnen mislukken als gevolg van vertraagde of verloren goedkeuringen, kunnen bedrijven leveranciers tevreden houden en de stress van goedkeuringen wegnemen met de juiste planning en processen. Als gevolg hiervan krijgen medewerkers op alle niveaus de vrijheid om zich op andere taken te concentreren.

Goedkeuringen moeten uit e-mail worden verwijderd en worden samengevoegd tot een eenvoudig te begrijpen platform voor bedrijfsgoedkeuringen, zodat managers en bedrijfsleiders snel en efficiënt beslissingen kunnen nemen, of ze nu liever goedkeuringen beheren met hun mobiele apparaat, desktopbrowser of zelfs een samenwerkingstool zoals Slack of Microsoft Teams. Wanneer goedkeuringen soepel verlopen, zullen ze een diepgaand effect hebben om ervoor te zorgen dat een bedrijf potentiële verliezen en valkuilen in relaties met derden voorkomt.

Dave Charlesworth is vice-president verkoop bij Capriza, een platform voor goedkeuring van ondernemingen.