Vendor Management Verbeteren: Goedkeuringsprocessen Stroomlijnen Voor Snellere, Slimmere Partnerschappen

Bedrijven werken met derdenleveranciers om veel redenen. Of ze nu contractanten gebruiken om de werkzaamheden aan te vullen, capaciteiten uit te breiden, of klanten beter te bedienen, leveranciers zijn een essentieel deel van de dagelijkse operaties.

De beste leveranciers doen alles wat ze kunnen om hun klanten tevreden te houden. Toch bestaan bepaalde uitdagingen binnen elke leveranciersbetrokkenheid, zoals contracten managen, betalingen op tijd doen en de relatie overzien. Velen bereiken een knelpunt op hetzelfde punt: goedkeuringen.

Om beschadigde relaties, verloren tijd en verspild geld te voorkomen, moeten bedrijven uitvinden hoe ze het goedkeuringsproces kunnen stroomlijnen, wat een essentieel controlepunt is voor effectief vendor management.

Enterprise-bedrijven managen hun operaties typisch door tientallen software-as-a-service (SaaS)-gebaseerde en on-premise oplossingen. De gemiddelde werknemer buiten IT hoeft vaak nooit meer dan een klein fractie van deze platforms te gebruiken, en kan snel vaardig worden in de paar oplossingen die daadwerkelijk relevant zijn voor hun baan.

Echter, managers en andere zakelijke leiders hebben logins nodig om toegang te krijgen tot tientallen van deze platforms, zodat ze goedkeuringen in elk kunnen managen. Hun dagelijkse baan vereist niet noodzakelijk platform-expertise, dus wanneer het tijd is om goedkeuringen te managen, weten ze ofwel niet hoe ze het platform moeten gebruiken of ze vertrouwen op een reeks e-mail-alerts om goedkeuringen te managen. Als resultaat missen ze vaak deadlines of laten ze een paar door de mazen lopen. Zonder een goedkeuringsplatform, kunnen projecten en contracten tot stilstand komen of volledig uiteen vallen - allemaal omdat een e-mail in de verkeerde map of inbox belandde.

Complexe of onduidelijke review-ketens veroorzaken vaak vertragingen in goedkeuringen, wat resulteert in gemiste betalingsdeadlines en late fees. Met betere processen en makkelijk te begrijpen goedkeuringssystemen, kunnen bedrijven zelfs vooruitlopen op betalingen en een korting ontvangen voor vroeg betalen. Door de review-keten te stroomlijnen en betere oplossingen te plaatsen voor managers en andere zakelijke leiders, kunnen bedrijven ophouden met geld verliezen in de vorm van late fees en gemiste kortingskansen.

Gemiste goedkeuringen kunnen weken of zelfs maanden aan vetting en onderhandelen met contractanten ongedaan maken. Wanneer betalingen mislukken, zullen derdenleveranciers hun contract met een bedrijf beëindigen, en zonder een getekend contract, zal een nieuwe leverancier doorgaan en een andere klant vinden om zijn capaciteit te vullen. In beide gevallen wordt de afdeling die de leverancier nodig heeft, teruggeduwd naar het begin, en moet misschien essentiële bedrijfsoperaties stilstellen terwijl een nieuwe leverancier geïdentificeerd wordt. Het proces zal waarschijnlijk erger gemaakt worden door het eenvoudige feit dat het nieuwe contract door hetzelfde goedkeuringsproces moet gaan dat de fout in de eerste plaats veroorzaakte. Terwijl de nieuwe contractant of leverancier geïdentificeerd en gevet wordt, resulteren vertragingen in operaties in verlorene omzet en verhoogd organisatorisch risico.

Om additionele kosten geassocieerd met trage of verloren goedkeuringen te vermijden, zijn er een paar proactieve stappen die bedrijven kunnen nemen om contractbeëindiging te voorkomen. Door relaties met contractanten duidelijk te definiëren en stappen te ondernemen om interne processen te verbeteren, kunnen goedkeuringen versneld worden tot het punt waar goedkeuringsgerelateerde verlies geen zorgen meer is.

Requests for proposal (RFPs) moeten helder zijn, de behoeften van het bedrijf vanaf het begin van de relatie articuleren. Ze moeten ook verwachtingen voor de contractant uiteenzetten, met eenvoudig te begrijpen definities van wat succes eruit zal zien gedurende de duur van de relatie. Door sterke richtlijnen in de RFP-fase te vestigen voordat een contract ooit getekend wordt, wapent een bedrijf zich om een hoogwaardige leverancier te selecteren wiens capaciteiten en verwachtingen het best afgestemd zullen zijn op het bedrijf.

Niets tijdens de initiële fasen van de leveranciersrelatie is belangrijker dan het contract. Het bedrijf moet sleutelmijlpalen vestigen, inclusief start- en einddata; operationele en procedurale vereisten definiëren, en werk specificaties duidelijk uiteenzetten. Door verwachtingen uit de RFP-fase te herhalen, kan het bedrijf consistentie demonstreren aan de contractant, en doorgaan met het leggen van de grondwerk voor zijn eigen werknemers om de relatie efficiënt te managen.

A scope of work (SOW) is een kritische supplement aan het contract. Waar een contract niet alle specificaties van een project of lopende taak mag bevatten, kan een SOW een open communicatiekanaal creëren tussen het bedrijf en zijn leverancier, door betalingsschema's te vestigen en de verantwoordelijkheden van beide partijen duidelijk te definiëren. Dit kan ook een kans zijn om beide te beschermen door meetbare beperkingen op aansprakelijkheid te plaatsen.

Zodra een contract getekend is en werk begonnen, moet het bedrijf doorgaan met de voorwaarden uit de RFP, het contract en de SOW. Als het goed gedaan wordt, zal het bedrijf hebben overwogen hoe tools en processen geïmplementeerd kunnen worden die een efficiënt goedkeuringssysteem faciliteren, en kan het zich positioneren om dat plan uit te voeren. Door periodieke betalingsdeadlines, voltooid werk en eventuele onvoorspelbare externaliteiten die tijdens uitvoering kunnen zijn gerezen bij te houden, is alles wat overblijft ervoor te zorgen dat zakelijke leiders gemakkelijk toegang hebben tot en kunnen aftekenen op al hun benodigde goedkeuringen, wat tijd en geld bespaart en kwetsbare leveranciersrelaties behoudt.

Terwijl leveranciersrelaties kunnen uiteenvallen door vertraging of verlies van goedkeuringen, kunnen bedrijven leveranciers tevreden houden en de stress van goedkeuringen wegnemen met de juiste planning en processen op de juiste plek. Als resultaat worden werknemers op alle niveaus vrij om zich te richten op andere taken.

Goedkeuringen moeten uit e-mail gehaald worden en geconsolideerd in een makkelijk te begrijpen enterprise goedkeuringsplatform, zodat managers en zakelijke leiders snel en efficiënt beslissingen kunnen nemen, of ze nu liever goedkeuringen managen via hun mobiele apparaat, desktop-browser of zelfs een samenwerktool zoals Slack of Microsoft Teams. Wanneer goedkeuringen soepel verlopen, zullen ze een diepgang effect hebben op het waarborgen dat een bedrijf potentiële verliezen en vallen in zijn derdenrelaties voorkomt.

Dave Charlesworth is vice president of sales bij Capriza, een enterprise goedkeuringsplatform.