Conexiom: Hoe 100% data-entry nauwkeurigheid klantloyaliteit en supply chain efficiëntie drijft

In de complexe wereld van supply chain logistiek is het verzenden van het juiste product in de juiste hoeveelheid snel een concurrentievoordeel. Voor elke groothandelfabrikant of distributeur moet dit proces zo snel en foutloos mogelijk zijn. Maar dit is geen makkelijke klus. Wanneer u orders per e-mail ontvangt, zijn er veel punten waar het data-entry en orderverwerkingsproces mis kan gaan.

Uitdagingen van handmatige data-entry

Elke fout is slecht nieuws. Inefficiënties en fouten kunnen leiden tot vertraagde ordercycli, langzamere betalingen, kleinere winstmarges en erosie van klantloyaliteit. Helaas vertrouwen de meeste organisaties nog steeds op handmatige sales order verwerking. De meeste orders komen via e-mail binnen, en sommige van deze orders kunnen honderden regels bevatten, wat handmatige data-entry en orderverwerking een echte uitdaging maakt. De meeste orders vereisen ten minste één of meer handmatige aanrakingen voordat ze overgaan in sales orders. Maar elke instantie van menselijke inmenging introduceert de kans op natuurlijke menselijke fouten. Ondanks de beste bedoelingen, zijn fouten onvermijdelijk.

Order Entry Procesverbetering

De beste oplossing? Implementeer de ultieme order entry procesverbetering en verwijder het menselijke element volledig uit orderverwerking, terwijl de data nog steeds in het ERP-systeem terechtkomt. Vertrouwen op EDI en webportals is een goede oplossing voor een klein aantal klanten. Maar voor geëmailde orders (die de overgrote meerderheid van orders vertegenwoordigen), is touchless sales order automation de manier om purchase orders naadloos te transformeren in accurate, machine-consumable transacties.

Echter, de juiste oplossing vinden gaat verder dan alleen het automatiseringscomponent. Het gaat om een oplossing die 100% nauwkeurigheid biedt in data-extractie. Waarom? Overweeg de impact van minder dan 100% nauwkeurigheid. Stel je voor dat je langjarige klant Bill een enkele 300-regels order plaatst. Bij 98% nauwkeurigheid zou dat een paar fouten opleveren. Het is makkelijk te begrijpen waarom Bill ontevrede zou zijn. Hij zou zelfs genoeg geïrriteerd kunnen zijn om over te stappen naar een concurrent.

Orderverwerkingsnauwkeurheid is de sleutel

Voordat dat gebeurt, laten we de impact van resolutie-inspanningen verkennen. Eerst zijn er de kosten van extra arbeid om de fouten op te lossen. Er is tijd betrokken bij het ontvangen van de niet-zo-aardige oproep van Bill, evenals het herzien van de sales order, het vergelijken met de originele klantorder, en het identificeren van de fout. En aangezien dit een noodgeval is, vereist de situatie ook dat je andere klantorders op pauze zet tot de zaak opgelost is.

Eenmaal de juiste artikelen in een rush-order samengesteld en tweemaal geverifieerd (omdat je je geen tweede fout kunt permitteren), gaat de order naar het magazijn voor picking en packing. Dan zijn er de rush-frachtkosten. immers, je moet de juiste producten er zonder verdere vertragingen krijgen. Bill nog een moment langer laten wachten zal hem alleen meer ergeren, dus prijs is geen object.

Dan is er de beslissing wat met het onjuiste product te doen. Dat kan retourzendkosten of afschrijving van materialen omvatten. Soms is er een prijscorrectie op de factuur, voor de juiste goederen of soms uit goedwill om een tweede kans te verdienen. Dan is het weer tijd om terug te keren naar het verwerken van de knelpunt van orders die zijn opgestapeld terwijl je jezelf uit de put graafde.

Kortom, de boetekosten tellen op. Snel. Met geautomatiseerde data-entry en orderverwerking die 100% nauwkeurig is, is het tegendeel waar. Zonder fouten zijn er geen spirale van extra kosten. En Bill blijft tevreden. Maar meer dan dat, ontgrendel je actief besparingen. Wanneer je het proces van het transformeren van inkomende elektronische documenten in 100% nauwkeurige en machine-consumable transacties moderniseer, benut je een enorme hoeveelheid onbenutte zakelijke waarde.

Data-entry verbeteringen: Conexiom & Diversey:

Bijvoorbeeld: Bij Diversey heeft het Conexiom-platform de handmatige invoer van 87% van de orderregels (1,9 miljoen in totaal) geëlimineerd. Eerder waren 57 FTE's nodig om orders handmatig in te voeren. Nu kunnen 50 van die 57 zich richten op activiteiten die het klantenserviceniveau verhogen en marktaandeel boosten. Tussenzeitelijk gebeurt data-entry en orderverwerking sneller dan tevoren, met minder fouten.

Data-entry verbeteringen: Conexiom & Grainger:

Bij Grainger heeft het Conexiom-platform de tijd tussen geëmailde order en verzonden shipment teruggebracht tot 15 minuten. 95% van de orders wordt in minder dan twee minuten verwerkt, zonder fouten. 83% van de orders vereiste nul interventie van menselijk personeel, en de kosten per order zijn gedaald van $4,50 tot $0,96.

Als het gaat om data-entry en orderverwerking, zijn foutresoluties duur. Ze ontbinden elke hoop op winst op een transactie, en kosten je geld. Erger nog, je kunt een klant verliezen. Nieuwe klantverwervingskosten zijn ver hoger dan het behouden van bestaande klanten, dus het is een verliesgevend voorstel. En dit is precies waarom het kiezen van een oplossing met iets minder dan 100% nauwkeurigheid onacceptabel is voor het moderne bedrijf.