Geautomatiseerd alarmmanagement: kosten verlagen en veiligheid verhogen voor Britse bedrijven

Of het nu gaat om machines en noodsystemen, of werknemers en alleenwerkers, een geautomatiseerd alarmmanagementoplossing kan data monitoren vanaf verschillende gebieden en locaties.

De Britse bedrijfswereld is in crisis, geautomatiseerd alarmmanagement kan de pijn verlichten.

Van financieel perspectief heeft het dreigingsniveau dat economische onzekerheid met zich meebrengt een kritiek punt bereikt. Nooit is er een belangrijker tijd geweest voor de Britse industrie om bedrijfskosten over elk gebied van elk bedrijf te managen. De impact van Brexit-gerelateerde economische onstabieleit wordt ver weg gevoeld en in procesgedreven industrieën zoals productie, voedsel en drank, olie en gas, nutsbedrijven en energie, ligt de focus op het maximaliseren van efficiëntie en het minimaliseren van eventuele onderbrekingen in productiviteit.

Voor bedrijven die vertrouwen op machines, apparatuur en systemen, is één duidelijk te controleren gebied het waarborgen dat ze consistent en correct werken. De financiële valkuil van storingen en ongeplande downtime kan ernstige implicaties hebben op de bottom line. Het monitoren van deze massa apparatuur rond de klok is cruciaal. Collectief beïnvloedt de naadloze prestaties van potentiële honderden machines de algehele commerciële output van een bedrijf. Enige tekortkomingen, hoe klein ook, zullen de kosten opdrijven en de productiviteit staken.

In deze omgevingen spelen alarmmanagementsystemen (AMS) een sleutelrol in het notificeren van werknemers over machine-storingen, afwijkende condities of noodgevallens. De individuele alarmen bieden een zichtbare of hoorbare notificatie om problemen met elk component in het productieproces of een veiligheidsissue met personeel te benadrukken. Het is niet ongewoon dat honderden kleine alarmen dagelijks worden gepresenteerd en het effectief monitoren ervan vormt een significante uitdaging. In het huidige financiële klimaat moeten bedrijven duidelijk de belangrijkheid van efficiënt alarmmanagement en zijn invloed op het beschermen van zowel hun winsten als hun mensen erkennen. Geautomatiseerd alarmmanagement is een belangrijke volgende stap.

Het identificatieproces

In deze industrieën zijn er drie gangbare manieren waarop alarmen geïdentificeerd worden. De meest basale is de menselijke reactie, rekenend op een werknemer die erkent dat er een probleem is en de alarm slaat. Met zo'n rudimentair proces is er altijd een mate van risico betrokken door het potentieel voor menselijke fouten. Een andere manier van alarmen identificeren is via een verkeerslichtsysteem op een machinepaneel dat een issue signaleert. Ook deze methode vertrouwt op een teamlid dat het licht opmerkt en vervolgens het probleem rapporteert.

Alarmen kunnen ook worden gemonitord via een control room, waar fouten worden gepresenteerd als alarmen op schermen. In sommige industrieën, zoals chemische bedrijven en olie en gas, is het niet ongewoon om duizenden alerts per dag te zien, en deze moeten gedecodeerd en geprioriteerd worden door de operator. Dit kan lijken op een passende opzet, echter, de verantwoordelijkheid ligt volledig in handen van de operator en als ze de schermen niet 24/7 monitoren of de juiste reactie niet wordt genomen midden in een hoog volume aan alerts, kan het resultaat potentiëel catastrofaal zijn.

Geautomatiseerd alarmmanagement voor systeemefficiëntie

Semi-automatisering van een alarmmanagementsysteem kan maar de helft van de strijd leveren. Wanneer meerdere alerts gelijktijdig gebeuren, moet de operator omgaan met wat een 'alarm flood' wordt genoemd. Met andere woorden, ze zullen verdrinken in alarmnotificaties en onmachtig zijn om de meest kritieke te identificeren of succesvol te reageren. Wanneer alarmen een fundamenteel deel zijn van de operaties van een organisatie en bedrijven de kosten strak moeten houden, heeft het geen financieel zin om een deel van het proces te automatiseren en de reactie in handen van een enkel teamlid te laten.

Wat nodig is, is geautomatiseerd alarmmanagement doorheen het proces, op die manier kunnen bedrijven controle aansturen en slimmer werken. In plaats van een workforce die handmatig alle bedrijfsmiddelen individueel monitort, kan informatie via één oplossing worden gevoed. Of het nu machines en noodsystemen zijn, of werknemers en alleenwerkers, een geautomatiseerde oplossing kan data monitoren vanaf verschillende gebieden en locaties. End-to-end automatisering moet prioriteit krijgen om kritieke alarmen met directe actie op te roepen en te beantwoorden. Een kleine investering kan grote voordelen brengen voor financieel-slimme bedrijven, door efficiëntie en bronnen te verbeteren en kosten te verlagen die geassocieerd zijn met downtime en procesfouten.

Geautomatiseerd alarmmanagement: De juiste reactie

Focussen op zichtbaarheid door een control room op te schalen lost de uitdaging van het omgaan met kritieke alarmen niet op. In zo'n drukke omgeving is differentiëren tussen een kleine en kritieke alarmen al moeilijk genoeg. En detectie is slechts de eerste stap in het proces. De operator moet dan beslissen over de passende actie. Het is deze reactie- en resolutiefase die cruciaal is.

Bedrijven moeten ook verschillende scenario's in rekening brengen zoals wat er buiten kantooruren of op onbemande sites gebeurt. Het is niet ongewoon dat een incident onopgemerkt blijft tot de volgende ochtend of tot iemand een site bezoekt – op welk moment de schade al gedaan kan zijn. Wanneer het alarmmanagementsysteem onderdeel is van het algemene gebouwbeheersysteem (BMS), moeten werknemers handmatig inloggen op het systeem om de status te checken. De BMS kan een e-mail sturen als er een probleem is, maar weer is het slechts een andere communicatievorm die gemakkelijk gemist kan worden.

ARCs en handmatige interventie

Een aantal bedrijven hult de diensten in van Alarm Receiving Centres (ARC) om alarmen rond de klok te monitoren. Terwijl ARCs bedrijven verzekering kunnen bieden, is er nog steeds een handmatig element omdat de alarm vaak naar het bedrijf wordt geëscaleerd om intern te worden beheerd en afgehandeld. Problemen kunnen ook ontstaan wanneer er een gebrek is aan specifieke kennis over een site, zodat het centrale controlteam niet efficiënt kan reageren.

Een geautomatiseerd systeem versnelt het reactie- en resolutieproces, door kritieke alarmen direct te communiceren naar de mobieles van de relevante teamleden. Het is moeilijk te geloven dat veel bedrijven nog steeds vertrouwen op papier-gebaseerde contactlijsten om de juiste responders te identificeren. Door de langdurige belbenadering te gaan is een duidelijke tijdverspilling, zonder garanties dat de persoon op de lijst zelfs de telefoon oppakt. Dit proces heeft dringende modernisering nodig. Een directe, geautomatiseerde aanpak zal tijdsverschillen tussen een operator die een alert ontvangt en reageert elimineren en het risico op ernst van een situatie verlagen.

Geautomatiseerde tools zijn eenvoudig te implementeren en kunnen de druk op bedrijfshulpbronnen verlichten. Operationeel in real-time en directe alerts triggeren naar de relevante reactietteams zal een beschermde en productieve workforce waarborgen. Automatisering zal ontvangers ook voorzien van gedetailleerde informatie over de aard van het probleem en een transparante audittrail die bedrijven kan helpen aan compliance-regelgeving te voldoen.

Een escerend probleem

Er zijn talloze scenario's waar onvoldoende alarmmanagement en slechte processen hebben geresulteerd in bedrijven die niet adequaat reageren op noodsituaties. Naast de worst-case scenario's met betrekking tot werknemersveiligheid, kan de snelheid waarmee een incident uit de hand loopt severe financiële implicaties hebben. Of het nu gaat om verloren productiviteit, schade aan het milieu of beschadigde bedrijfsreputaties – het is een risico te ver wanneer er zoveel druk is op budgetten.

Eén voorbeeld is een bedrijf dat meerdere koelkasten in zijn labs gebruikt om chocolade op te slaan tijdens het testen van de houdbaarheid voor fabrikanten. Het doel is de chocoladeproducten zo lang mogelijk vers te houden en de testresultaten worden dagelijks in de koelkasten opgeslagen. Als een koelkast faalt, kan de verlies van tijd en geassocieerde kosten enorm zijn, van een dag tot een jaar werk kan verloren gaan. Er zijn veel goed gedocumenteerde gevallen in de media waar bedrijven letterlijk de prijs betaalden voor onvoldoende alarmmanagement en slechte processen. Van Tesco tot South West Water, bekende merken liepen significante reputatie- en operationele straffen op voor voorkombare milieuverstoringen.

Op een moment dat de landelijke bedrijven roepen om zekerheid en helderheid in de economie, kijkt elke organisatie naar maatregelen om financiële stabiliteit te behouden. In procesgedreven industrieën kunnen eenvoudige stappen gezet worden om werknemers en winsten te beschermen en onnodige verliezen te voorkomen. Volledige automatisering in alarmmanagement kan misschien niet de economische problemen van het land oplossen, maar voor vooruitstrevende bedrijven betekent het dat een volgende crisis voorkomen kan worden.

Klaus Allion is de Managing Director bij ANT Telecom